02-23RV072 Bijlage 2 - Uitvoeringsplan 2024-2026 manifest - gewijzigd

Manifest bestuurscultuur Zeist ‘Goed op weg naar beter’ - Uitvoeringsplan 2024-2026 Inleiding Het gemeentebestuur heeft het manifest van de bestuurscultuur in Zeist ‘Goed op weg naar beter’ opgesteld. Het manifest vormt het kader en de gezamenlijke uitgangspunten voor het verdere gesprek op basis van centrale waarden en zes inhoudelijke thema’s. In dit uitvoeringsplan is een vertaalslag gemaakt van het manifest naar intenties en concrete vervolgacties om het samenspel te bestendigen en nog verder te verbeteren. Het abstractieniveau van de punten wisselt; een aantal punten dient eerst verder uitgewerkt te worden alvorens te worden toegepast of geïmplementeerd. Dit eerste uitvoeringsplan is opgesteld voor de periode 2024 tot de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2026.

Intenties en vervolgacties Intenties We organiseren een training om beter te kunnen debatteren. Daarbij is er oog voor debatstijlen en de technische kanten van het debat om op die manier zo effectief en efficiënt mogelijk te kunnen opereren. We investeren verder in sterk voorzitterschap door commissievoorzitters verder te trainen en intervisies voort te zetten. De voorzitter heeft de verantwoordelijkheid om een gelijk speelveld te creëren en ervoor te zorgen dat omgangsvormen worden gerespecteerd. We voeren het gesprek over wat een kwalitatief debat precies inhoudt. We gaan elkaar meer aanspreken op gedrag en gemaakte afspraken, waarbij de voorzitter het voortouw neemt. Direct na de raadsvergadering We evalueren we in 5 minuten de vergadering. Daarbij worden omgangsvormen besproken en wisselen we uit hoe het 'politieke spel' door eenieder beleefd wordt. Niet alleen de voorzitter, maar ook de (buitengewoon) raadsleden zelf zijn verantwoordelijk voor het debat. We stellen beter prioriteiten welke onderwerpen en wanneer voor een Ronde Tafel en Debat worden geagendeerd. Hiertoe stellen we een afwegingskader op dat we bespreken, zodat er meer acceptatie voor de agendabesluiten ontstaat. We staan open voor advies vanuit het college hierbij.

Thema’s Kwaliteit van debat Efficiëntie van vergaderen en werkdruk Kwaliteit van debat Efficiëntie van vergaderen en werkdruk Omgangsvormen Kwaliteit van debat Omgangsvormen

Wie raad griffie zoekt passende training uit

Kwaliteit van debat Efficiëntie van vergaderen en werkdruk

griffie, ambtelijke organisatie, college, agendacommissie

commissievoorzitters griffie zoekt passende training uit, aansluiting op algemene training

raad onder leiding van plaatsvervangend voorzitter

1

We bekijken of de Ronde Tafel in zijn huidige vorm voldoende bijdraagt aan een goede beeldvorming over een voorstel (BOB) en we onderzoeken alternatieve werkwijzen. Dat kan zijn binnen de Ronde Tafel of in een andere werkvorm. We bekijken kritisch voor welke onderwerpen een aparte raadsbijeenkomst nodig is of dat andere instrumenten meer passend zijn. Daarbij brengen we het aantal verschillende type raadsbijeenkomsten terug, zodat voor een ieder duidelijker is wat het doel van de bijeenkomst is.

Efficiëntie van vergaderen Informatievoorziening

griffie, raad, agendacommissie

Efficiëntie van vergaderen en werkdruk

griffie, raad, agendacommissie

We zorgen voor een betere digitale ontsluiting van bijeenkomsten. We kijken wanneer hybride of digitaal overleggen passend is. Ook zorgen we dat alle bijeenkomsten terug te luisteren zijn of transcripties beschikbaar zijn.

Efficiëntie van vergaderen en werkdruk Informatievoorziening en -behoefte Efficiëntie van vergaderen en werkdruk

griffie werkt dit uit

(Buitengewoon) raadsleden en hun fracties maken zelf de afweging bij welke bijeenkomst er iemand aanwezig is, zodat er ook ruimte en tijd is om aan taakdifferentiatie te doen en je op bepaalde dossiers te focussen. We kijken elkaar daar niet op aan.

Efficiëntie van vergaderen en werkdruk Omgangsvormen Informatievoorziening en -behoefte

raad; griffie kan voorbeelden van taakdifferentiatie aandragen en proces faciliteren

Nu de aanbesteding van het raadsinformatiesysteem is afgerond, maken we een frisse nieuwe start met het raadsinformatiesysteem. De nieuwe start biedt kansen voor optimaal gebruik van het raadsinformatiesysteem.

Informatievoorziening en -behoefte

iedereen; griffie organiseert startbijeenkomst en zorgt voor cursussen

Er wordt een start gemaakt met het opbouwen van dossierkennis. Naast meer inhoudelijke expertise bij de griffie, wordt daarvoor de zoekfunctie in het raadsinformatiesysteem verbeterd. Zodat zowel de griffie voor de gehele raad, maar ook (buitengewoon) raadsleden hun eigen dossiers, opbouwen en onderwerpen sneller eigen kunnen maken.

Informatievoorziening en -behoefte Kwaliteit van debat Efficiëntie van vergaderen en werkdruk Informatievoorziening en -behoefte

griffie (na uitbreiding) raad

De vaste vergaderavonden van de raad zijn de dinsdag en de donderdag. Andere momenten zijn echt uitzonderingen.

We kiezen bewuster voor het inzetten van raadsinstrumenten. De griffie kan adviseren wat de meest effectieve manier is om aan onze informatiebehoefte te voldoen. Raadsleden zoeken hiervoor eerder contact met de griffie.

griffie; agendacommissie

griffie update de instrumentenwijzer; raadsleden proberen hun vragen zo efficiënt mogelijk te stellen, de griffie is voor advies beschikbaar 2

Efficiëntie van vergaderen en werkdruk We werken aan een goede balans in informatievoorziening van college naar raad door kwalitatief hoogwaardige, bondige en heldere stukken die voldoen aan de behoefte van de raad. De kwaliteitscommissie met de griffie kijkt naar format en toelichting van raadsvoorstellen. Ambtenaren krijgen via een cursus meer zicht op het raadswerk.

Informatievoorziening en -behoefte Efficiëntie van vergaderen en werkdruk

college, ambtelijke organisatie, griffie (na uitbreiding) werken samen aan een kwaliteitsimpuls

We werken met een actuele bestuurlijke planning, zodat we weten waar we aan toe zijn.

Informatievoorziening en -behoefte Efficiëntie van vergaderen en werkdruk Kwaliteit van debat

college, verantwoordelijk portefeuillehouder

De aansluiting tussen college en raad wordt vaker besproken. Naast de bestuurlijke driehoek wordt dit periodiek besproken in een breder overleg met ook het college en de plv. voorzitter van de raad.

Informatievoorziening en -behoefte Kwaliteit van debat Efficiëntie van vergaderen en werkdruk

college en gemeentesecretaris, plv. voorzitter raad griffie

Ambtelijk wordt de samenwerking tussen organisatie en griffie verstevigd door met vaste aanspreekpunten op onderwerpen tussen directieteamleden en griffiemedewerkers te gaan werken.

Informatievoorziening en -behoefte

ambtelijke organisatie griffie (na uitbreiding)

We koesteren de participatiemogelijkheden die we al hebben. Daarnaast denken we na over nieuwe initiatieven.

Betrokkenheid van de samenleving Informatievoorziening en -behoefte Betrokkenheid van de samenleving Efficiëntie van vergaderen en werkdruk

griffie, college, ambtelijke organisatie

Als politieke partij verdelen we onze tijd beter tussen binnen en buiten. Dit betekent minder vergaderen, en meer in contact met inwoners staan.

meer tijd volgt uit andere acties; fracties en (buitengewoon) raadsleden

3

Om het contact met inwoners te verbeteren investeren we in onszelf. We kunnen leren van elkaar om vaardigheden te ontwikkelen die onze volksvertegenwoordigende rol kunnen versterken. Hierbij hoort ook gezaghebbend ‘nee’ zeggen.

Betrokkenheid van de samenleving

uitwisseling ervaringen (buitengewoon) raadsleden onderling, griffie kan desgevraagd meedenken

De gemeente moet spreken in begrijpelijke taal. Daarom stemmen college, raad en ambtelijke organisatie hun taal naar inwoners toe op elkaar af. In onze taal zijn we helder, bondig en doen we niet onnodig moeilijk.

Betrokkenheid van de samenleving

De raad neemt meer initiatief om maatschappelijke thema’s te agenderen. In eerste instantie wordt verkend hoe dit er uit zou kunnen zien.

Agenderende rol van de raad Betrokkenheid van de samenleving Omgangsvormen

In eerste instantie ambtelijke organisatie, en griffie die dit verder uitwerken. Daarna is het aan raad en college. fractievoorzitters, griffie, later: raad

We werken verder aan een open en constructieve cultuur, waarin ruimte is voor onderlinge feedback. We spreken elkaar aan als zaken niet worden uitgesproken of als we bijv. (non-)verbale negatieve communicatie of roddelen waarnemen.

iedereen

We hebben respect en begrip voor elkaar. We investeren in onze bekwaamheid door het goede gesprek met elkaar te voeren om de onderlinge relatie te versterken. Bijv. door elkaars drijfveren te leren kennen.

Omgangsvormen Kwaliteit van debat

iedereen

We kijken naar wat ons eigen bijdrage aan het geheel is en voelen ons collectief verantwoordelijk om de lokale politiek op een hoger niveau te tillen.

Omgangsvormen Kwaliteit van debat

iedereen bij de jaarlijkse reflectiebijeenkomsten

4