02-21RV043 - Bijlage 2 RIB21.084 Bestuurlijke Reactie Rekenkamerrapport Leren van Ervaringen

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twittter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

Aan de gemeenteraad

Ontv. Griffie 22-04-2021/RIB21.084

Datum

22 april 2021

Burgerservicenummer Bijlage(n) Onderwerp

Ons kenmerk

404680

Uw kenmerk

Bestuurlijke reactie Rekenkamerrapport Leren van Ervaringen

Behandeld door

Remco Riezen, van

Portefeuillehouder

J.J.L.M. Janssen

Geachte leden van de raad, In deze raadsinformatiebrief geven wij onze reactie op de nieuwe rapportage van de Rekenkamer: ‘Leren van Ervaringen’. Deze rapportage over het lerend vermogen binnen gemeente Zeist is op 18 februari 2021 gepubliceerd. De Rekenkamer Zeist heeft in samenwerking met Rijnconsult in kaart gebracht hoe en op welke manier de gemeente Zeist leert. Hierbij is gekeken naar het complete systeem, zowel de gemeenteraad, als het college en de ambtelijke organisatie. Bovendien wordt ingegaan op aspecten van zowel ´systeemleren´ als het ´ervaringsleren´. Conclusies van de Rekenkamer: Leren van ervaringen en leren van elkaar maakt een belangrijk deel uit van de Zeister cultuur en sluit nauw aan bij onze kernwaarden: kracht, nabijheid en vertrouwen. Door te durven leren, blijven we ons verbeteren. In het rekenkamerrapport Leren van Ervaringen heeft de Rekenkamer onderzocht hoe het lerend vermogen in Zeist geborgd is en welke verbetermogelijkheden er zijn, aan de hand van de volgende onderzoeksvraag: “Hoe is het leren geborgd in processen en activiteiten van de gemeente Zeist en welke verbetermogelijkheden zijn hierbij, waarbij gekeken wordt naar systematisch en ervaringsgericht leren?” In het onderzoek zijn, naast een bijeenkomst met werknemers en raadsleden (ongeveer 30 deelnemers), twee casussen onder de loep genomen.

Het gaat om de Fietstunnel in Den Dolder (onderdeel van drieluik Den Dolder) en de pilot met de Methode Duisenberg. De Rekenkamer trekt volgende conclusies (geredigeerd, zie rekenkamerrapport voor volledig overzicht): 1. Inregelen van systematisch leren: Ten aanzien van leren wordt een aantal zaken systematisch aangepakt en ingeregeld bij de gemeente Zeist. Het systematisch oppakken van leren krijgt vorm via de methode Projectmatig creëren, waar mijlpalen en evaluaties een onderdeel van zijn. Ook bij de Zeister Academie zorgt een veelzijdig leer- en ontwikkelaanbod met puntensysteem voor maximale deelname en minimale vrijblijvendheid. 2. Methoden om te leren: Methoden die ondersteunend zijn aan systematisch leren worden niet altijd toegepast en gebruikt, zoals de inregeling en het volgen van de planningscyclus (PDCA). Het bewust plannen en inbouwen van evaluatie- en reflectiemomenten wordt niet systematisch toegepast. 3. Innovatieve gemeente: De gemeente Zeist wordt door de verschillende deelnemers aan het onderzoek een innovatieve, initiatiefrijke gemeente genoemd. Er is veel ruimte voor innovaties en experimenten. De kans bestaat dat hierdoor onvoldoende tijd wordt genomen voor reflectie. Het

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

2

innovatieve karakter van de gemeente Zeist kan dan het systematisch leren belemmeren, in plaats van bevorderen. 4. Rolverdeling: Leren wordt belemmerd doordat rollen en verwachtingen in het systeem niet altijd duidelijk zijn. Als hier onduidelijkheid over is dan is het aanspreken op elkaars bijdrage een stuk lastiger. Dat geldt ook voor het bespreken van hoe het gaat en wat er beter of anders kan (leren en evalueren). Het is onvoldoende helder wie verantwoordelijk is voor de opvolging van adviezen en/of wie de actoren zijn in de totstandkoming van de verbetering en welke acties kunnen worden genomen (letterlijk ‘wie acteert’). 5. Leercultuur: Binnen de gemeente Zeist ziet de Rekenkamer een open en veilige cultuur waarin leren en evalueren op diverse manieren aandacht krijgen. Feedback en evaluatie gebeuren vooral binnen ‘kokers’; teams, afdelingen of projecten, en veel minder integraal. De rekenkamer concludeert dat leren een belangrijke plek binnen de gemeente Zeist inneemt. Er is inzet om leren te stimuleren, er zijn verschillende manieren waarop leren en evalueren wordt ondersteund. Het ontbreekt echter aan vanzelfsprekendheid en automatisme om op systematische wijze te reflecteren, evalueren en dus te leren van projecten, ervaringen en uitgebrachte onderzoeken en adviezen.

Reactie college We hebben het rapport met belangstelling gelezen en onderschrijven de bevindingen. Hoewel er enkel twee praktijkcasussen zijn onderzocht, hechten wij waarde aan de uitkomsten van het onderzoek en de vertaling die naar het systematisch leervermogen van de organisatie kan worden gemaakt. De Rekenkamer baseert zijn conclusies op twee praktijkcasussen. Uit beide casussen komt naar voren dat het evaluatieproces slechts ten dele uit de verf is gekomen. Er zijn aan de voorkant te weinig duidelijke evaluatiecriteria opgenomen en er is geen specifieke methode om te evalueren uitgekozen. Ook blijken de bevindingen die wel zijn opgedaan door evaluatie niet breed verspreid. Er ligt in Zeist op dit moment meer nadruk op ervaringsleren, dan op systeemleren. Een voorbeeld van lerend vermogen in onze organisatie is de onderzochte casus rondom de fietstunnel, in combinatie met het rekenkamerrapport “Fietstunnel Den Dolder: de baas ontbreekt? (2015)” dat leidde tot het vormgeven van projectmatig creëren. Dat is een werkvorm die is tot stand gekomen, vanuit onze eigen identiteit en die wij actief gebruiken in onze organisatie. We zijn blij om te lezen dat de nieuwe Zeister Academie en het Projectmatig creëren op waarde worden geschat. De Zeister academie heeft binnen de organisatie een sterke ontwikkeling doorgemaakt, om zo een innovatieve en open leercultuur te creëren.

We herkennen ons in de bevinding dat Zeist een organisatie is die voorop wil lopen, met veel ruimte voor innovatie en experimenten. We zien in dat het lerend vermogen van de organisatie nog verder geïnstitutionaliseerd kan worden. We zien dat er voor het bereiken van een daadwerkelijk gezonde leercultuur en organisatie met lerend systeem er nog een aantal stappen genomen moeten worden. Het is hierbij voor ons randvoorwaardelijk dat we onze eigen identiteit niet uit het oog verliezen en verandering vanuit onszelf teweeg brengen. Voor ons is leren ook durven en doen, waarbij het helpt als de leercultuur meer in ons systeem verweven is.

Aanbevelingen van de rekenkamer: De rekenkamercommissie geeft ons suggesties in de vorm van vier aanbevelingen (geredigeerd, zie het rekenkamerrapport voor de volledige aanbevelingen): 1. Veranker leren in het systeem: zorg dat leren nog meer systematisch ondersteund kan worden via een goede basis, zoals de Zeister Academie en Projectmatig creëren. 2. Gebruik een vorm die de inhoud ondersteunt: Kies de beste methode om evaluatielessen in het systeem te doen landen. In wisselende samenstelling bespreken wat wel/niet werkt over het geleerde, met als doel om kokers te doorbreken en de inhoud te versterken. 3. Benut de innovatieve en open cultuur van Zeist: Experimenteer, reflecteer en leer. 4. Voer het gesprek over rollen, verwachtingen en eigenaarschap met elkaar: Maak rolverdeling aan de voorkant duidelijk, om verwachtingen te scheppen. Tussentijdse evaluaties helpen om waar nodig bij te stellen.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

3

Reactie College: In het rekenkamerrapport wordt aanbevolen om aan te sluiten bij bestaande instrumenten binnen de organisatie. Wij delen de opvatting van de Rekenkamer dat de Zeister Academie en het Projectmatig creëren zich hier uitstekend voor lenen. De Zeister Academie biedt wat ons betreft veel kansen, waarbij het toepassen van een puntensysteem eraan bijdraagt dat de mate van vrijblijvendheid rondom leren afneemt. Projectmatig Creëren is een werkvorm die is voortgekomen uit eerdere aanbevelingen van de rekenkamer. Door ons lerend vermogen te ontwikkelen met deze instrumenten blijven we dichtbij onze eigen identiteit en benutten we de innovatieve leercultuur, waarop we in onze gemeente zo trots zijn. Een andere suggestie uit het onderzoek is om rolverdelingen te expliciteren. Enerzijds tussen dat van de raad en het college, maar ook dat van ambtelijk opdrachtgeverschap en projectleiderschap. Ook deze aanbeveling is waardevol. Wij waarderen uw voornemen om de conclusies en aanbevelingen van uw onderzoek, aan de hand van een interactieve fictieve casus, met de organisatie te delen. Wij vertrouwen erop, dat de aanbevelingen uit het rapport zo goed beklijven en dat dit een eerste aanzet is tot het verbeteren van het lerend vermogen van raad, college en ambtelijke organisatie.

Tot Slot: Tijdens Ronde Tafel op donderdag 29 april gaan wij graag verder met u en de leden van de Rekenkamer in gesprek over de uitkomsten van dit onderzoek en hoe wij het lerend vermogen van raad, college en ambtelijke organisatie. We gaan graag met u in gesprek om te verkennen hoe we vanuit onze verschillende rollen het lerend vermogen kunnen verbeteren.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

dr. H.S. Grotens

drs. J.J.L.M. Janssen

Bijlage: Bijlage 1: Rekenkamerrapport Leren van Ervaringen

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist