01-22RV009 Handvat Participatie Zeist; Hoe we in samenspel werken aan een goed leven

Handvat participatie Hoe we in samenspel werken aan een goed leven in Zeist.

Januari 2022

1

In Zeist zetten we ons in voor ‘een goed leven’. We willen graag dat inwoners en ondernemers zoveel mogelijk het leven kunnen leiden zoals ze dat willen. Om hierbij te kunnen ondersteunen als gemeente zijn we voortdurend in gesprek met de samenleving. Dit noemen we ‘samenspel’. In gesprek met de samenleving kan op tal van manieren. Eén van die manieren is ‘participatie’ toepassen. Een middel voor de gemeente om met vele inwoners en ondernemers in gesprek te gaan over onderwerpen waar de gemeenteraad een besluit over neemt. Een participatieproces organiseren kan op talloze manieren. Ieder participatieproces is uniek, maar er zijn wél gemeenschappelijke ingrediënten op basis waarvan zo’n proces wordt opgebouwd. Zo is er bij participatie altijd sprake van meerdere gesprekken over hetzelfde onderwerp met veel inwoners en ondernemers tegelijkertijd. In dit handvat zetten we de ingrediënten op een rij, bekeken vanuit de optiek dat wíj als gemeente initiatiefnemer zijn van een participatieproces. Denk aan de vragen die we onszelf stellen voordat we beslissen óf we dit middel toepassen, en waar we op letten als we overgaan tot uitvoering, zoals duidelijk communiceren wat er gebeurt met de input van inwoners en ondernemers

Waarom Waarom is participatie belangrijk? Als je participatie als middel wilt inzetten, is het is goed om je te realiseren dat het vaak een grootschalig en langdurig proces is. Het vergt veel tijd en energie van velen. Participatie start je dus weloverwogen op. Inwoners en ondernemers kennen Zeist het beste. Ze zijn ervaringsdeskundig in het wonen en werken in Zeist, en die ervaring is nodig voor het oplossen van sommige vraagstukken en het maken van nieuw beleid. Als gemeente willen we deze kennis benutten om beleidsvoorstellen te verbeteren, zodat de gemeenteraad een zorgvuldig besluit kan nemen. Het doel van participatie is dus: de kennis en ervaring in de samenleving over het wonen en werken in Zeist te benutten, zodat de kwaliteit van maatschappelijke en politieke processen wordt verhoogd.

Dit handvat is bedoeld als interne werkwijze voor het college van B&W en voor ambtenaren die met participatie aan de slag willen gaan. Vier stappen staan centraal: 1. Het maken van een keuze; wel of geen participatie toepassen? 2. De voorbereiding op een participatieproces 3. Uitvoering 4. Afsluiting 2

Stap 1A

Wel of geen participatie? Overweeg je te starten met een participatieproces, houd dan rekening met de volgende ingrediënten: Vanuit de optiek van dit handvat ben je zelf als gemeente initiatiefnemer van het participatieproces wat je overweegt te starten. Participatie in Zeist doen we op verschillende vormen: van raadplegen tot meebeslissen. Er zijn inhoudelijke kaders om aan te houden, vooraf vastgesteld door de gemeenteraad. De opbrengsten uit de gesprekken worden meegewogen door het college van B&W en de gemeenteraad. Van participatie is sprake als er één of meerdere ontmoetingen zijn tussen de gemeente en meerdere mensen uit de samenleving. Deze ontmoetingen kunnen offline zijn (een fysieke bijeenkomst) en/of online (via een digitaal platform, een enquête of Zoom).

Past het bij je kerntaak en rol als gemeente? Een gemeente kan drie rollen op zich nemen, soms overlappen ze in één proces. In hoeverre past de keuze om participatie toe te passen bij de rol die je als gemeente hebt in dit project?

1. Rechtmatige overheid Een overheid die de wetgeving naleeft, duidelijke kaders, zorgvuldig en met een hoge mate van rechtszekerheid en voorspelbaarheid.

2. Presterende overheid Een overheid die een bepaalde opdracht te vervullen heeft met een duidelijk resultaat. Efficiënt en effectief. Met tempo! Werkt met indicatoren en monitoring.

e als initiatiefde de gemeent n va el ve gt aa op voorhand proces vr is het goed om Een participatie m ro aa D n. ne k van betrokke participatie nemer maar oo . Zo bepaal je of en nt pu de an ta er onders na te denken ov ecifieke project. t is voor jouw sp an ss re te in d aa inderd dit bij rnemers en past de on en s er on ies van inw Wat vraag je prec rticipatie? het doel van pa toefenen? s echt invloed ui Kunnen inwoner ieproces? n een participat va en tt ze op t ) bij dit Is er tijd voor he s gemeente(raad al lf ze je b he l en ro Welke kerntaak onderwerp? icipatie toe? ns je project part de tij je s pa er Wanne omsten? daan met de uitk Wat wordt er ge budget? tijd, capaciteit en Is er voldoende rs heb je rekening houdelijke kade in en es oc pr Met welke te houden?

3. Netwerkende overheid Een overheid die zoekt naar samenwerking om te komen tot resultaat. Overheid heeft regie, niet per se inhoudelijk leidend. In feite ‘inwonersparticipatie’. Denk aan co-creatie, brainstormen.

Door weloverwogen een keuze te maken om het middel participatie toe te passen, kan er nooit een misverstand ontstaan over nut en noodzaak ervan.

3

Participatievorm

Rol bestuursorgaan

Rol inwoner

Mate van invloed

Raadplegen

Het college of de gemeenteraad vraagt de mening van de doelgroep.

De samenleving laat weten wat zij ervan vindt, en luistert ook naar de mening van anderen in het proces.

De uitkomst biedt inzicht hoe de doelgroep over een bepaald onderwerp denkt. De uitkomst wordt ter kennisgeving opgevat.

Adviseren

Het college of de gemeenteraad vraagt een open advies waarbij er ruimte is voor dialoog met de samenleving.

De inwoner heeft zijn mening gegeven, er worden argumenten uitgewisseld met als doel bijstellen of veranderen van standpunten.

De uitkomst is een advies van de doelgroep aan het bestuur over de gewenste richting. Het bestuur moet argumenten geven waarom zij het advies wel of niet overneemt. De uitkomst wordt meegewogen.

Coproduceren

Het college of de gemeenteraad werkt op basis van gelijkwaardigheid met andere partijen samen.

Je doet het samen met een partij(en). Er zijn afspraken tussen partijen bijvoorbeeld over medefinanciering of communicatie.

Samen met een andere partij komt het voorstel inhoudelijk en/of financieel tot stand.

Meebeslissen

Het college of de gemeenteraad geeft de samenleving de bevoegdheid om binnen randvoorwaarden zelf beslissingen te nemen.

De inwoner heeft binnen bepaalde randvoorwaarden de ruimte gekregen om zelf te beslissen. Als dat zo is afgesproken, moet het bestuur deze beslissing overnemen.

Vooraf is afgesproken welke uitkomsten worden overgenomen.

van parste niveau g a la t e h r n is ngsverkee Informere t eenrichti e h t a d m iticipatie. O geen partic at in Zeist d ij w n e m rde om te is, noe dvoorwaa n ra n e e r a een patie, ma als zodanig n e n re e ip rtic tieproces. kunnen pa r participa e d ie n a v l onderdee 4

Stap 1B

Tijdens het participatieproces:

De gemeenteraad in zijn kracht Het is aan de gemeenteraad van Zeist om voorstellen voor nieuw beleid vast te stellen. En heel vaak wordt er over nieuw beleid eerst gesproken met zo veel mogelijk inwoners en ondernemers. De samenleving merkt immers iets van dit nieuwe beleid, dat moet gaan bijdragen aan een goed leven in Zeist. Het is dan ook de rol van de gemeenteraad om te besluiten of participatie moet worden ingezet. De raad beslist niet zo maar of participatie passend is of niet. De raad stelt zichzelf daarvoor ook vragen en de antwoorden op deze vragen zijn door het college van B&W meegenomen in een procesvoorstel. Dit voorstel maakt altijd onderdeel uit van een raadsvoorstel of RIB en wordt soms ook, voorafgaand aan vaststelling, apart in een bijeenkomst met de raad besproken. Voor het opstellen van dit voorstel en het stellen van de juiste vragen, is het gebruik maken van dit handvat essentieel.

en Vooraf: het mak

van een keuze

en pen, financiën) spreksonderwer ge v. (b ud en ho in or nghebb den) Welke kaders vo en, wie zijn bela er vo en kk re sp ier van ge proces (bv. man ee? d worden? geeft de raad m t proces gewijzig he ns de tij rs de en de ka ? In hoeverre kunn , en waarop niet leving invloed op en m sa , adviseren, de t en ef eg Waar he t? (raadpl he at ga ie at ip ic van part Om welk niveau eebeslissen) aan inwoners? coproduceren, m dt exact gesteld or w g aa vr ie at ip samenleving in Welke partic spanning van de in e gd aa vr ge t de In hoeverre staa d? reflectie mate van invloe de t to trokken zijn bij de verhouding be ad ra de il w welke wijze In hoeverre en op t proces? ieproces? planning voor he en op het participat it te ci pa ca e ns et, de benodigd gehouden tijde Wat is het budg ogte te worden ho de op ad ra wenst de Op welke wijze ien het participat het proces? hteraf verslag va ac ge lle co t he r doet Op welke manie proces?

In hoeverre wenst de raad onderde el uit te maken, in een actieve of passieve rol, van het participatieproces? In hoeverre wil de raad zelf gesprek smomenten met de samenleving organiseren?

Achteraf: het nemen van een besluit

Welke inspanning is gedaan om inbreng van alle belanghebbenden te verzamelen? In hoeverre is er sprake van een diverse en pluriforme samenstelling van belanghebbenden met wie gesproken is? Hoe is omgegaan met verlangen en/of belangentegenstellingen? Op welke wijze wil de raad een Ronde Tafel organiseren?

Uitgangspunten vo

or de gem

eenteraad: • Het college van B& W maakt een proces voorstel waarin de opzet van het gehele participatieproces sta at, inclusief kaderstelling. • De raad besluit via een raadsvoorstel ov er de participatie, of wordt geïnformeerd via een RIB (raadsinfo rmatiebrief ). Onderdeel van het raads voorstel of de RIB is het procesvoorstel. • Het is aan de raad om te bepalen of zij m et de samenleving over de kaders wil pr aten voordat deze va stg elegd worden. • De raad maakt gebr uik van het afweging sk ad er op de volgende pagina. • het college zorgt alt ijd voor verslagleggin g van het participatieproces ac hteraf, op de manier zoals vooraf afgesproken met de gem eenteraad. • Het is aan de raad om een stem te geve n aan het algemeen • belang bij het nem en van een besluit ov er uitkomsten van een participatieproce s. 5

Afwegingskad er/ch

Afwegingskader participatie bij beleid

e

cklist Wil je weten of jouw project zi ch leent voor part icipatie? Gebru ik dan dit afwegingska der. Door antw oo rd te geven op de ze vragen, kan ee nvoudig worde n beargumente er d of inwonerspartic ipatie bij een be pa ald onderwerp ee n goed idee is of niet.

Ja

Zou u dat wel doen, inwonersparticipatie?

1. Leent het beleidsvraagstuk zich voor inwonersparticipatie? a. Is er voldoende beleidsruimte? Is er voldoende juridische ruimte: is bestaande wet- en regelgeving geen belemmering? Valt er iets te kiezen?

Nee

2. In hoeverre is het mogelijk om aan de noodzakelijke randvoorwaarden te voldoen? a. Is er voldoende tijd voor inwonersparticipatie in dit beleidsproject? b. Is het college en/of de raad bereid om een actieve bijdrage te leveren? c. Is er voldoende geld en ambtelijke tijd beschikbaar? en/of ervaringen op dit beleidsonderwerp?

Nee

Inwonersparticipatie afraden

Waarom, wanneer, welke kaders, wie met welke rol en hoe lang?

Ja 3. Waarom? Benoem doel van inwonersparticipatie in dit beleidsproject. De kennis en ervaring in de samenleving over het wonen en werken in Zeist te benutten, zodat de kwaliteit van maatschappelijke en politieke processen wordt verhoogd. Dit kan op verschillende manieren, maar centraal staat altijd: één of meerdere ontmoetingen tussen de gemeente en meerdere mensen uit de samenleving. Indirecte doelen: draagvlak creëren en betrokkenheid en soms eigenaarschap bij inwoners en ondernemers.

4. Wanneer? In welke beleidsfasen geeft u participatie een plaats? a. Agendavorming. Inwoners dragen onderwerpen aan voor beleid. b. Beleidsvorming. Deelnemers geven advies of denken mee over beleidsalternatieven. c. Besluitvorming. Gemeentebestuur/raad neemt zelf besluit of geeft kader aan waarbinnen beslissingsbevoegdheid wordt gedelegeerd aan bepaalde groep inwoners. d. Uitvoering. Inwoners denken/ doen mee in beleidsuitvoering. e. Evaluatie. Inwoners hebben rol in beoordeling van effecten van beleid. Inwonersparticipatie in de hele beleidscyclus is zelden haalbaar. Maak een keuze voor nadruk op het voortraject (agendavorming en planvorming) of het natraject (uitvoering en evaluatie). In bijna alle gevallen neemt het bestuur of de raad formeel het besluit.

Bron: https://prodemos.nl/wp-content/uploads/2017/12/ProDemos-afwegingskader_brochure.pdf

5. De kaders (randvoorwaarden) Met welke kaders moet er rekening gehouden worden tijdens een participatie­ proces? Deze kaders worden voorafgaand aan het proces vastgesteld door de gemeenteraad. Er kan sprake zijn van inhoudelijke kaders, zoals wet- en regelgeving, waarden van een bepaald gebied of bijvoorbeeld een geldbedrag. Het kan ook gaan om proceskaders. Dat zijn spelregels hoe je het proces inricht en met elkaar omgaat. Bijvoorbeeld het betrekken van een specifieke doelgroep, of het streven naar consent.

6. Welke rol en verantwoordelijkheid krijgen de deelnemers? a. Ze worden geraadpleegd. Inwoners geven desgevraagd hun mening. b. Ze adviseren over beleid. Deelnemers geven beredeneerd advies aan de gemeente. c. Ze coproduceren. Deelnemers werken mee aan beleidsalternatieven. d. Ze beslissen. Een groep burgers, zoals een wijkraad, neemt besluiten binnen door de gemeenteraad aangegeven kaders. De verantwoordelijkheid van inwoners en hun invloed op het beleidsproces neemt toe van a naar d. Daarmee neemt ook de verplichting toe van raad en college om de resultaten mee te wegen in de besluitvorming.

7. Wie? Stel vast welke inwoners erbij betrokken moeten worden Het is belangrijk om de juiste groep samen te stellen. Belangrijke vragen hierbij zijn: Welke inwoners hebben directe belangen bij het onderwerp? Welke personen of groepen moeten in ieder geval actief worden uitgenodigd om mee te doen? Dit is van belang voor organisatie, werving en publiciteit. Minder direct voor het te kiezen instrument.

8. Wat is de duur van het traject? a. Structureel. b. Incidenteel kortlopend. Variërend van één avond tot ca. twee maanden. c. Incidenteel langer lopend. Langer dan twee maanden, maar wel duidelijk begrensd in de tijd.

TIP: www.participatiewijzer.nl

6

Stap 2

Voorbereiding Goede voorbereiding is het halve werk Je hebt zorgvuldig afgewogen of participatie voor jouw project relevant en interessant is. Als het antwoord daarop volmondig JA is, komt een belangrijk onderdeel van succesvolle participatie om de hoek kijken: de voorbereiding! Hierbij concentreer je je op alle zaken die van invloed kunnen zijn op jouw project en het participatieproces. kwijze kan je een wer en ag vr de an dersta ers, ondernete geven op on gaat met inwon k re Door antwoord sp ge in s naf nu). er hoe je precie ghebbenden’ va an el ‘b e (j vormgeven ov s tie ganisa ocracy’), een chappelijke or oals ‘deep dem (z de mers en maats ho et m ks re delen zoals passende gesp online hulpmid a vi of k Denk aan een re sp in ge strategie, fysiek communicatie om. MS Teams of Zo geschiedenis? Wat is de voor van invloed? projecten zijn maken? Welke andere ders heb je te ka e ijk el ud ho es- en in Met welke proc nghebbenden? en zij? Wie zijn je bela f belangen hebb /o en s en ng r stakeholder? Welke verla van invloed pe e at m , de ilt ch rs rticipatieproces In hoeverre ve raad) in dit pa e( nt ee m ge s en wij al Welke rol hebb vloed? en wanneer? de mate van in is at W s? er on om te en inw nde informatie oe Welke rol hebb ld vo er ov n langhebbende Beschikken be iperen? kunnen partic

TIP: Een interessante tool om tijdens de voorbereiding te gebruiken is de app THiNK! van de VPNG. In THiNK! is de kennis over participatie van 180 gemeenten gebundeld. De app biedt antwoord op drie kernvragen: 1. Hoe kun je maatwerk bieden qua participatie en toch consistent zijn? 2. Hoe kun je een participatiekader maken? 3. Welke participatietool past het beste bij een concrete participatiestap? Je kunt de app vinden in de app-stores van Google en Apple op de zoekwoorden 'THiNK! participatie versneller'.

Met het afronden van deze stap ben je klaar voor het ‘echte werk’: de uitvoering. Je gaat in gesprek met de samenleving om te komen tot echte resultaten.

7

Stap 3

Uitvoering In gesprek met de samenleving Je hebt stap 1 (keuze maken) en stap 2 (voorbereiding) doorlopen. Nu is het moment daar om écht in gesprek te gaan met inwoners en ondernemers. Je hebt in stap 2 een begin gemaakt met hoe je dat zou willen doen, in deze stap ga je hiermee verder en voer je de gesprekken uit. Onthoud dat de manier waarop je in gesprek gaat, in verhouding staat tot wat je wilt bereiken. Uitgangspunt is: de investering in tijd, geld en moeite van iedere betrokkene weegt op tegen het doel.

Een succesvolle uitv oering

De kwaliteit van het resultaat valt of staat met de kwaliteit van Daarom is het goed de uitvoering. om hier bij stil te sta an. Houd in het acht slechts 10 minuten ec er ho ofd dat mensen ht kunnen luisteren en dat ze ervaringen Ga dus op zoek naar beter onthouden. interactie om samen te onderzoeken en na Zo ontstaan creatiev te denken. e oplossingen. Gebr uik onderstaande ch uitwerken van een co ec klist voor het ncrete ontmoeting: Er is een communica tieplan (de basis voor succes). De samenstelling va n de belanghebbend en is divers en plurif Er is een goede balan orm. s tussen fysieke en on line participatiemog Er is sprake van innov elijkheden atie. Je houdt rekening m et procedurele recht vaardigheid (inhoud procesgeluk). sgeluk en Het participatieproce s heeft een duidelijk begin en einde en de is zo kort mogelijk. doorlooptijd Je hebt belanghebbe nden voorzien in vo ldoende informatie participeren, zoals ov om te kunnen er relevantie geschie de nis , wa t je exact van ze vraagt en de kaders die gelde n. Je hebt een tussentijd s reflectiemoment sa men met belangheb ingebouwd. benden

Doorloop naast de checklist onderstaande punten voor een succesvol participatieproces. Op naar een goede ontmoeting! Houd er wel rekening mee dat het altijd anders loopt dan van te voren bedacht. Wees dus wendbaar.

n voor de aandachtspunte de an ta rs de on . ist helpen sultaat te komen Naast de checkl tot maximaal re om ie at ic un m m organisatie en co ?

n de ontmoeting

t doel va Doel – wat is he

bij lder is. Denk hier voor iedereen he g tin oe , tm en on ss el van de ren, besli Zorg dat het do dragen, discussië er ov is nn ke , pa en , uitwissel fenen. En be al aan kennismaken vaardigheden oe , en rm vo n ne alueren, plan brainstormen, ev t resultaat. de vorm van he ten? ne ga je ontmoe en een andere aa Ontmoeting – ho aats? Beide vrag pl e lin on of te j e bi in en offl n ting te sluite Vind de ontmoe in staat zijn aan dat deelnemers rg Zo . m or ng, maar vragen kv di er pak en w meer (ver)bin or vo en rg zo n hand. tmoetinge ine gaan hand in dragen. Live on g. Online en offl in id re be or vo ieke ook meer logist tafel? et wie zit je om nt de groep – s Deelnemer m et het thema. Ke m en ar ka el et nt de verbinding m nnis te maken. Ke Zorg altijd voor rst met elkaar ke ee k rij ng la be t is he t thema. elkaar niet; dan te maken met he t handig kennis he is n da ; el w groep elkaar uw proces? j het vorm past bij jo ke el w – m Kies er een die bi or kv Wer f bij te dragen? tie ac ek om t ui rin gt nodi een erva g, zo Welke werkvorm belangrijk; creëer on et ni En . st pa oeting doel van de ontm n dialoog. ontmoeting is ee De . op ie ct ra te de in ste? t in de catie past het be ema en faciliteer Plek – welke lo die past bij het th tie ca lo de en ek im van de ru te. Kies een aanspr over de indeling na k oo nk De .

men gekozen werkvor je voldoende n uitnodigt en of Uitnodiging se en m je er ne htingen er hoe en wan . Maak je verwac Denk goed na ov er gaat gebeuren at w er ov n ve gege en. informatie hebt onmisbaar voel zich welkom en n se en m at la helder en s? proces jn de next step elke manier het Vervolg – wat zi idelijk of en op w du ie ss t se n he j ee bi n t nd va en houd Maak aan het ei de groep betrokk je e ho n aa k oo t. Geef een vervolg krijg oces. pr t vervolg van he

8

Stap 4

Afsluiting

Om het participatieproces goed af te ronden kun je zelf een aantal stappen zetten. Denk aan: Koppel de uitkomsten van het gesprek met de belanghebbenden duidelijk en snel terug. Het snelst kan dit natuurlijk per e-mail; een goed idee is om dit aan te kleden met een kleine sfeerimpressie. Bijvoorbeeld een filmpje of een fotocollage die in beeld brengt wat er is gezegd en gedaan. Heeft de gemeenteraad een besluit genomen? Communiceer dit dan ook naar de betrokkenen. Geef waar mogelijk ook een toelichting waarom welke keuze is gemaakt.

Het einde is pas het begin Je hebt verschillende gesprekken gevoerd, waardevolle inzichten en input opgehaald. Daarmee is jouw participatieproces nog niet voorbij. Sterker nog, hier begint het eigenlijk pas. Het college van B&W en de gemeenteraad gaan zich over het voorstel buigen en bepalen of en hoe er invulling wordt gegeven aan het resultaat van de participatie. In deze fase verdwijnen de belanghebbenden misschien wat meer naar de achtergrond. Zonde! Houd ze betrokken en neem ze mee in het proces. Zo laat je zien dat je de inbreng vanuit de samenleving serieus neemt.

Het is goed om samen met alle betrokkenen te evalueren en te leren. Dat doe je aan het einde van het traject. Niet alleen voor jezelf, maar deel je ervaringen ook met anderen. Zo worden we er samen steeds beter in. We leren door te doen!

Door de belanghebbenden te blijven betrekken zorg je ervoor dat zij aangehaakt blijven en dat we samen leren van hoe we het hebben gedaan.

Rekenkameronderzoek De Rekenkamer Zeist heeft in 2020/2021 onderzoek gedaan naar effectieve(re) burgerparticipatie. Dit onderzoek heeft onder andere geleid tot een praatplaat, met tips en suggesties voor de interactie tussen bewoners, ambtenaren, raad en college. De praatplaat staat hieronder afgebeeld. Zie deze informatie als praktische aanvulling en versterking op de stappen die je doorlopen hebt in dit handvat. 9

Bijlage 16

Eindproduct onderzoek Effectieve(re) burgerparticipatie Rekenkamer Zeist

Tips voor succesvolle burgerparticipatie in Zeist

Tips voor BEWONERS VOORAF • Verdiep je in het onderwerp van gesprek. Wat is het doel van de ontmoeting? Wat kan jouw bijdrage zijn? • Verdiep je in het proces. Wat is er voor deze bijeenkomst gedaan? Wat volgt er na de ontmoeting? • Welke kaders en randvoorwaarden gelden er op inhoud en proces? Is dat niet duidelijk: vraag ernaar in de bijeenkomst.

Tips voor AMBTENAREN

Om bij te dragen aan effectieve(re) burgerparticipatie reikt de Rekenkamer Zeist ambtenaren, college, raadsleden én bewoners handvatten en suggesties aan. De focus ligt hierbij op de contactmomenten tussen gemeente en inwoners. Op deze plaat staan ze bij elkaar.

HANDVATTEN en SUGGESTIES

TIJDENS DE ONTMOETING • Wat kan je bijdragen aan een sfeer van naar elkaar luisteren en voortbouwen op wat anderen zeggen? • Durf wat te vragen als je iets niet duidelijk is.

1

3

EEN GOEDE UITNODIGING

TIJDENS EEN (ONLINE) GESPREK

• Is duidelijk en vlot geschreven, en uitnodigend. • Geeft inzicht voor welke afweging de gemeente staat en waarop invloed van bewoners op mogelijk is. • Legt uit hoe de gemeente het participatieproces voor ogen staat. • Benoemt waarom de gemeente het belangrijk vindt dat bewoners meedoen. • Verwijst naar de plek waar alle informatie te vinden is. • Geeft vooraf al inhoudelijke vragen om over na te denken, zodat deelnemers hun gedachten over het onderwerp kunnen laten gaan. • Tip: Laat de uitnodiging eens tegenlezen door iemand die zich verplaatst in de positie van bewoners.

Tips voor RAADSLEDEN VOORAF • Welke kaders voor inhoud en proces geeft de raad mee? • Om welke soort input worden bewoners gevraagd? • Op welke manier gaat de gemeente inbreng uit participatie verwerken? • Staat de gevraagde inspanning van bewoners in verhouding tot de beïnvloedingsruimte die er is?

4 4 BIJ DE AFRONDING

2 2 BIJ DE INTRODUCTIE VAN DE ONTMOETING • Benoemt de gespreksleider het doel van ontmoeting en waarop invloed van bewoners mogelijk is. • Is er aandacht voor het creëren van een goede sfeer. • Bespreek je met elkaar de omgangsvormen en houding die je van elkaar mag verwachten: constructief, fatsoenlijk, respectvol.

TIJDENS HET PROCES • Welke rol kiest de raad in verschillende fases van het proces? • Op welke momenten tijdens het proces kun je als raad aansluiten, of zelf momenten van gedachtewisseling met bewoners organiseren?

• Vindt een korte kennismaking plaats, zodat iedereen weet wie er aan tafel zit. • Stimuleert de gemeente gedachtewisseling tussen bewoners. • Is het niet erg als een ambtenaar op punten geen antwoord heeft. Laat dit weten en vertel hoe en wanneer er WEL antwoorden komen. • Maken online tools de gedachtewisseling levendiger. Bied deelnemers eventueel vooraf technische ondersteuning of een moment om te oefenen. • Helpt het om zaken waarover inwoners mogen meebeslissen zo concreet mogelijk te benoemen.

• Vat de procesleider de hoofdlijnen van het gesprek samen. • Geeft de gemeente aan wat zij met de inbreng gaat doen en wanneer zij hierover terugkoppelt. • Maakt de gemeente het mogelijk om aanvullende vragen te stellen of input te geven via e-mail, omdat sommige mensen wat meer bedenktijd nodig hebben.

5 (BIJ DE) TERUGKOPPELING

“Wat kan ik bijdragen aan een sfeer van naar elkaar luisteren en voortbouwen op wat anderen zeggen?”

ACHTERAF • Welke inspanning is gedaan om inbreng van alle belanghebbenden te verzamelen? • Zijn de juiste groepen tijdig betrokken? • Hoe is omgegaan met belangentegenstellingen?

• Wordt óók over de inhoud van het gesprek verslag gedaan: welke argumenten zijn ingebracht, of welk gedeeld beeld of aandachtspunten kwamen in gesprek naar voren? • Maakt de gemeente een verslag dat leesbaar is, ook voor inwoners die later aanhaken. • Wordt het verslag toegevoegd aan het dossier, op een publiek toegankelijke plek waar alle projectinformatie te vinden is. • Deelt de gemeente een sfeerimpressie via sociale media (en bij gemeentewerk met grote impact) en in een huis-aan-huisblad.

Voorjaar 2021

OPZET ONDERZOEK

WENSEN GEMEENTE

KENMERKEN

OMT AAN DE SLAG

INZICHTEN OBSERVATIES

CONCLUSIES & AANBEVELINGEN

VOORAF • Valt er iets te delen? • Welke kaders voor inhoud en proces gelden er? Zijn ze helder en compleet? • Wat is het doel van de ontmoeting? • Sluiten gespreksopzet en locatie aan bij het doel van gesprek? • Waarop hebben bewoners invloed? • Hebben bewoners relevante kennis en expertise? • Hebben bewoners voldoende informatie over het onderwerp of het proces? Of moeten we hierop nog iets bieden? • Leef je in: waarom zouden bewoners wel of niet willen komen? Benut hiervoor o.a. de kennis van de wijkteams, wijkmanagers en gebiedsbeheerders. • Bij wie moet je langsgaan omdat die misschien niet automatisch naar jouw bijeenkomst komt? • Wat doe je om mensen die digitaal minder vaardig zijn te helpen met de voorbereiding op (online) ontmoeting? • Op welke plek staat alle informatie over het project toegankelijk bij elkaar? TIJDENS DE ONTMOETING • Is er een variatie in ondersteunende materialen (foto’s, filmpjes, praatplaten)? • Is er in ontmoeting een inhoudelijk trekker én een procestrekker? Dat voorkomt ogenschijnlijke partijdigheid. NA DE ONTMOETING • Wat vertel je over wat er met inbreng gebeurt en/of hoe input wordt benut?

Tips voor het COLLEGE BIJ BESPREKING VAN PLANNEN EN PROCESSEN • Wat is het doel van de ontmoeting? Waarover gaan we in gesprek? • Waarop hebben bewoners invloed? • Timing: Heeft bestuurlijke deelname aan een ontmoeting meerwaarde? • Wat vertelt de gemeente in communicatieve uitingen over: - hoe het proces tot nu toe is gegaan, - welke keuzes al zijn gemaakt en - wat met inbreng van bewoners tot nu toe is gedaan? • Op welke manier wordt duidelijk wat met inbreng gebeurt en/of hoe input is benut? • Bespreek rond de projectstart eens met de raad: welke invloed van bewoners is gewenst?

10

BIJLAGEN

Contact Gemeente Zeist tel. 14 030 e-mail: zeist@zeist.nl

12