01-21RV051 Bijlage 01 Aanbiedingsbrief rapport effectieve(re) burgerparticipatie

Gemeente Zeist Postbus 513 3700 AM ZEIST

Datum

3 juni 2021

Bijlage(n)

Rapport effectieve(re) burger- Behandeld door Rekenkamer Zeist participatie Aanbieding Rekenkamerrapport effectieve(re) burgerparticipatie

Onderwerp

Ons kenmerk

-

Geachte leden van de gemeenteraad, De Rekenkamer Zeist biedt u hierbij de resultaten aan van haar onderzoek naar burgerparticipatie binnen de gemeente Zeist. Het onderzoek is getiteld ‘Lessen voor effectieve(re) burgerparticipatie in Zeist’. Aanleiding In Zeist staat burgerparticipatie als wijze om beleid te maken en uit te voeren hoog op de politieke en bestuurlijke agenda. In vrijwel alle projecten kiest de gemeente Zeist voor een vorm van burgerparticipatie. Zeist durft daarin te experimenteren, zoals met de Maaltijd van Zeist of de Inwoners Advies Commissie. Desondanks worden er soms ook knelpunten ervaren en zaken benoemd die anders of beter kunnen. De Rekenkamer wilde daarom vanuit een ‘nieuwsgierige en on-bevoordeelde’ houding meekijken in processen waar participatie een belangrijke rol speelt. Het doel van het onderzoek was om conclusies en aanbevelingen te kunnen formuleren waarmee de gemeente kan leren, zodat de burgerparticipatie binnen Zeist nog effectiever wordt. Methode We hebben gekozen voor een bijzondere onderzoeksmethode: we hebben het onderzoek nadrukkelijk participatief ingezet. Input vanuit inwoners van Zeist, ambtenaren, het college en de gemeenteraad heeft het analysekader gevormd. Daardoor konden we gericht gaan kijken naar wat goed gaat in Zeist en wat er nog voor verbetering vatbaar is.

Vervolgens hebben we zes inwoners van Zeist samen met drie raadsleden een grote rol gegeven in ons onderzoek. Zij hebben verschillende interactie- en contactmomenten tussen de gemeente en participanten geobserveerd. Onder begeleiding van de Rekenkamer en het door ons ingehuurde bureau 7 Zebra’s hebben zij beschreven wat er gebeurt. Vervolgens zijn deze observaties, met hulp van dit ‘Observatie- en Meedenkteam’, geanalyseerd en daaruit hebben wij lessen voor de gemeente Zeist getrokken. Daarmee brachten we burgerparticipatie in de praktijk. We vinden het van belang dat onze onderzoeken daadwerkelijk gebruikt kunnen worden door de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie en we willen dat onze rapporten uitnodigen om te lezen. Om dat te stimuleren, hebben we ons voor de vorm van dit rapport laten inspireren door de artikelen op de website van De Correspondent. Ook hebben we een handzame ‘praatplaat’ gemaakt met de bevindingen van ons onderzoek en concrete tips en adviezen voor raadsleden, bewoners van Zeist, ambtenaren en het college. Corona Door Corona is ons onderzoek vertraagd (we wilden starten met observeren vanaf maart 2020) en heeft het een andere invulling gekregen. Onze focus is verschoven van fysieke bijeenkomsten naar digitale ontmoetingen, die zijn geobserveerd in het najaar van 2020. Digitale participatie is immers de nieuwe werkelijkheid.

Daarbij hebben we begrip getoond voor het feit dat de gemeente nog zoekend was naar de invulling van digitale bijeenkomsten.

Conclusies en aanbevelingen Als Rekenkamer zien we dat het laten meespreken van inwoners hoog in het vaandel staat in Zeist. Participeren is eerder regel dan uitzondering. Die ervaring betaalt zich uit: veel gaat al goed. In het bijzonder willen we daarbij de houding van de gemeente benadrukken, die ervoor zorgt dat veel inwoners zich betrokken en gehoord voelen. Maar er zijn ook mogelijkheden voor verbetering. Onze belangrijkste conclusies en aanbevelingen zijn:  Gemeente: Wees duidelijk en transparant De observaties laten zien dat er veel goed gaat in de interactie tussen inwoners en gemeente, maar dat er nog veel te winnen is als het gaat om duidelijkheid. Dit komt op verschillende manieren naar voren. Zo zijn uitnodigingen voor bijeenkomsten onvoldoende duidelijk over de rol/verwachting die de gemeente heeft van inwoners, en welke ruimte er is om invloed uit te oefenen. De kaders worden wel goed toegelicht tijdens de bijeenkomsten, maar verbetering is mogelijk door in verslagen te laten zien welke input er is gegeven en explicieter aan te geven wat de volgende stappen zijn. Bij besluitvorming tenslotte is het essentieel om te kunnen uitleggen wat er met de input is gebeurd. Zeker als de gemeente andere keuzes maakt is het belangrijk aan te geven wat daarbij de overwegingen zijn geweest. 

College: Een gestructureerde aanpak bij burgerparticipatie helpt om maatwerk te bieden Binnen de ambtelijke organisatie bestaat behoefte aan meer houvast en duidelijkheid rondom burgerparticipatie. Met ons eindproduct hopen we hier een eerste houvast voor te bieden.



Gemeenteraad: Bepaal je eigen positie en varieer meer in vormen van gedachtewisseling met bewoners Zoals de raad ook zelf al heeft geconstateerd, is de positie van de gemeenteraad bij burgerparticipatie soms lastig. Vooral de inwoners die niet of niet volledig ‘hun gelijk’ hebben gekregen, weten de gemeenteraad goed te vinden, waardoor het lastig is voor de raad om een goed beeld te vormen. Voor betrokkenen bij een participatieproces is het frustrerend als de raad afwijkt van een in gezamenlijkheid tot stand gekomen plan. Zeker als zij daar veel tijd in hebben gestoken. Tegelijkertijd heeft de raad de verantwoordelijkheid besluiten te nemen en belangen te wegen van alle stakeholders, ook de stakeholders die niet betrokken waren bij de participatie of die zich daarna minder laten gelden.



College: Onlinebijeenkomsten vormen een goede aanvulling op vormen van ontmoeting met bewoners Over het algemeen verliepen de online ontmoetingen goed. Hoewel online emotie en interactie tussen inwoners minder goed zichtbaar zijn, is de toegankelijkheid van online bijeenkomst een voordeel. Zo kost het bewoners geen reistijd en kunnen meer aan huis gebonden inwoners toch meeluisteren en -praten. Hybride en digitale bijeenkomsten zijn daarmee een kans om bredere groepen inwoners te betrekken bij processen. Ook zorgt de setting van de online ontmoetingen ervoor dat de stem van allerlei bewoners kan worden gehoord en dat dominante stemmen minder een stempel drukken op de ontmoeting. De gemeente kan nog wel creatiever worden in de werkvormen: er is online meer mogelijk dan nu gebruikt wordt.



College: Bied meer ruimte voor open gedachtewisseling over maatschappelijke opgave We hoorde van inwoners de behoefte aan meer open gedachtewisseling over maatschappelijke opgaven, zowel met wethouder en ambtenaren als inwoners onder elkaar. Dit pleit voor meer algemene bijeenkomsten en gespreksvormen gericht op ideeënuitwisseling. Het is dan ook goed om te zien dat dit binnen Zeist inmiddels vorm krijgt door de Inwoners Advies Commissie.

Tot slot Als Rekenkamer kijken wij positief terug op de inzet van het observatie- en meedenkteam bij dit onderzoek. Het is goed gelukt om raadsleden en geïnteresseerde inwoners als onderzoekers in te zetten. Niet alleen werden we zelf geconfronteerd met de uitdagingen van burgerparticipatie (hoe meer mensen meedenken, hoe meer goede ideeën en dat betekent soms ook dat het proces anders loopt dan initieel voorzien), maar het geeft in onze ogen ook meer legitimiteit aan onze bevindingen. Het observatie- en meedenkteam heeft een grote bijdrage geleverd aan de conclusies en aanbevelingen. Als Rekenkamer hopen we dat deze bevindingen bijdragen aan effectieve(re) burgerparticipatie. Met vriendelijke groet, Robert Elenbaas Voorzitter Rekenkamer Zeist