00-23RV043 rv Rechtspositie buitengewone raadsleden Gewijzigd

RAADSVOORSTEL Rechtspositie buitengewoon raadsleden

Portefeuillehouder

burgemeester

Ontvangst griffie

13 juni 2023

Opsteller

Ronde Tafel

24 augustus 2023

Zaak/stuknummer

Marloes Haveman 23RV043/220857

Debat

24 augustus 2023

Besluit college

n.v.t.

Raadsvergadering

05 september 2023

Onderwerp Rechtspositie buitengewoon raadsleden

Doel van het voorstel 1. De vergoeding voor buitengewoon raadsleden meer in overeenstemming brengen met de verrichte inspanningen. 2. De reiskostenregeling voor raadsleden en commissieleden actualiseren.

Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met het splitsen van de werkzaamheden van een buitengewoon raadslid per 1 januari 2024 in: a. commissielid (om deel te nemen aan raadsactiviteiten) met recht op een vergadervergoeding per bijgewoonde commissievergadering b. fractie-ondersteuner (om de fractie te ondersteunen) waarvoor de fractie een vrijwilligersvergoeding kan verstrekken. 2. Het fractiebudget te verhogen met een bedrag van €1.900 per aangewezen fractieondersteuner per jaar voor een maximum van twee fractie-ondersteuners per fractie. 3. De structurele kosten van €100.000 betrekken bij de integrale afweging voor de begroting 2024. 4. De ‘Verordening tot wijziging van enkele Verordeningen en regelingen van de raad van Zeist in verband met het wijzigen van de rechtspositie van buitengewoon raadsleden’ vast te stellen. 5. De Regeling fractieassistentie 2014 in te trekken per 1 januari 2024. 6. De Regeling commissieleden 2024 vast te stellen en in werking te laten treden per 1 januari 2024.

Besluit Raad 05 september 2023: Conform besloten (met 27 stemmen voor) met in acht name van de kanttekening dat de fracties van SP en Seyst.nu geacht worden tegen te hebben gestemd.

Pagina 1 van 8

Inhoud (korte samenvatting) Door de raad is de wens geuit in kaart te brengen welke mogelijkheden er zijn om de vergoeding voor buitengewoon raadsleden meer in overeenstemming te brengen met de inspanningen. De wet- en regelgeving op het gebied van dit type vergoedingen is vrij strikt en laat weinig ruimte. Desalniettemin is er een, relatief complexe, maar niet ongebruikelijke, mogelijkheid waarmee de vergoeding desgewenst verhoogd kan worden. De werkzaamheden van de huidige functie van buitengewoon raadslid dienen hiervoor in twee functies te worden gesplitst: 1) Deelname aan raadsactiviteiten als commissielid, waardoor recht ontstaat op een vergadervergoeding per bijgewoonde vergadering. 2) Ondersteunen van de fractie als fractie-ondersteuner, waarvoor de fractie een vrijwilligersvergoeding kan verstrekken. Voor de uitvoering hiervan is het nodig om enkele Verordeningen en Regelingen van de raad te wijzigen. Daarnaast dient structureel extra budget beschikbaar te worden gesteld. Aanvullend wordt van dit moment gebruikgemaakt om de reiskostenregeling voor raadsleden te actualiseren, zodat deze aansluit bij de recent gewijzigde landelijke regelgeving. VERDIEPING Inleiding Meermaals, waaronder in de reflectiebijeenkomst en bij de behandeling van de Kadernota, is gesproken over de vergoeding die buitengewoon raadsleden ontvangen.

De huidige maximale onbelaste vrijwilligersvergoeding die buitengewoon raadsleden ontvangen zou onvoldoende in overeenstemming zijn met de geleverde (uren)inspanningen. Het verstrekken van een hogere vergoeding is complex, omdat de Gemeentewet en onderliggende regelingen alleen de mogelijkheid bieden tot een belaste vergoeding die gekoppeld is aan het bijwonen van commissievergaderingen. Toch is er binnen de grenzen van de Gemeentewet een mogelijkheid om voor buitengewoon raadsleden een ruimere financiële vergoeding te realiseren. In dit raadsvoorstel is uitgewerkt hoe de huidige regeling voor buitengewoon raadsleden kan worden aangepast, zodat zij de facto een hogere vergoeding kunnen ontvangen. Het advies is gebaseerd op het rapport ‘Burgerleden in raadscommissies: theorie, praktijk en juridisch kader’ (Universiteit Leiden, 2020) en informatie van de VNG over commissieleden. Het voorstel houdt in dat de werkzaamheden van een buitengewoon raadslid worden gesplitst in twee aparte functies die in de praktijk ook zo onderscheiden moeten worden: 1) Deelname aan raadsactiviteiten als commissielid, waardoor recht ontstaat op een vergadervergoeding per bijgewoonde commissievergadering. 2) Ondersteunen van de fractie als fractie-ondersteuner, waarvoor de fractie een vrijwilligersvergoeding kan verstrekken.

Als overkoepelende term blijft de benaming buitengewoon raadslid in de praktijk bestaan.

Pagina 2 van 8

ARGUMENTEN VOOR EN TEGEN 1. Met deze wijziging wordt, conform de wens van de raad, de facto de vergoeding voor buitengewoon raadsleden meer in overeenstemming gebracht met de geleverde (uren)inspanning. 2. Per 1 januari 2023 is de reiskostenvergoeding voor raadsleden en commissieleden dwingend geregeld in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers, de lokale uitwerking voor Zeist dient daarop te worden aangepast. 3. De uitvoering van de nieuwe regeling voor wat betreft commissieleden en fractieondersteuners is administratief complexer dan de huidige regeling en vraagt ook e.e.a. van de fractie/partij en fractie-ondersteuner zelf. TOELICHTING Huidige situatie In de Regeling fractieassistentie 2014 van de raad van Zeist is geregeld dat elke in de raad aanwezige fractie twee niet-raadsleden als buitengewoon raadslid kan voordragen. Buitengewoon raadsleden worden als zodanig door de raad aangewezen. Zij kunnen, namens die fractie, in de bijeenkomsten Ronde Tafel en Debat optreden en aan de beraadslagingen deelnemen. Ook nemen zij deel aan onder meer het Vragenuur, werkbijeenkomsten en enkele commissies. Aan de buitengewoon raadsleden wordt een vrijwilligersvergoeding toegekend, met dien verstande dat het maximum van de fiscale regeling vrijwilligersvergoeding wordt toegepast.

Voor 2023 is deze vastgesteld op €1.900. De buitengewoon raadsleden ontvangen geen aanvullende vergoedingen zoals reiskosten of ICTvoorzieningen, omdat anders de maximale vrijwilligersbijdrage wordt overschreden. Nieuwe situatie De werkzaamheden van een buitengewoon raadslid worden gesplitst in twee aparte functies die in de praktijk ook zo onderscheiden moeten worden: 1) Deelname aan raadsactiviteiten als commissielid, waardoor recht ontstaat op een vergadervergoeding per bijgewoonde commissievergadering. 2) Ondersteunen van de fractie als fractie-ondersteuner, waarvoor de fractie een vrijwilligersvergoeding kan verstrekken. Commissielid Een commissielid wordt benoemd door de raad en kan, net als een huidig buitengewoon raadslid, deelnemen aan allerlei bijeenkomsten/activiteiten van de raad, waaronder ook de Ronde Tafel en het Debat. Het aantal commissieleden per fractie wordt gemaximeerd op twee per fractie. In het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers staat dat een commissielid lid is van een commissie als bedoeld in de artikelen 82, 83 en 84 van de Gemeentewet, en niet tevens raadslid is. In die hoedanigheid ontstaat recht op een vergoeding (naar inwonersklasse) van €112,31 per bijgewoonde commissievergadering. Deze vergoeding is belast.

Aanvullend heeft een commissielid recht op een reiskostenvergoeding (gelijk aan die van raadsleden, te weten €0,21/km) en het gebruik van informatie- en communicatievoorzieningen (iPad). Aangezien een commissielid op basis van het aantal bijgewoonde commissievergaderingen bovengenoemde vergoeding ontvangt, is het van belang te bepalen welke huidige bijeenkomsten/activiteiten die de raad kent, worden aangepast naar een commissie op grond van de Gemeentewet. Momenteel kent de raad van Zeist geen commissies ingesteld op grond van de Gemeentewet; die keuze is destijds gemaakt om juist voor buitengewoon raadsleden van de vrijwilligersvergoeding gebruik te kunnen maken. Voorgesteld wordt de Ronde Tafels en Debatten aan Pagina 3 van 8

te merken als commissies bedoeld in artikel 82 (raadscommissies) van de Gemeentewet. Interne bijeenkomsten, waaronder informatiebijeenkomsten, werkbijeenkomsten, werkconferenties, werkbezoeken en stamtafels zullen eveneens worden gezien als vergadering van deze commissies. Aangezien we in Zeist geen vaste samenstelling per commissie (thema’s Ruimte, Samenleving en Bestuur) kennen, is het per vergadering aan de fractie te bepalen wie welk onderwerp zal behandelen. Daarom worden commissieleden niet benoemd als lid van een bepaalde commissie, maar generiek als commissielid. Daarnaast wordt voorgesteld de auditcommissie met betreffende subcommissies (de financiële commissies) aan te merken als commissie als bedoeld in artikel 84 (overige commissies) van de Gemeentewet. Op basis van de huidige type bijeenkomsten en het aantal activiteiten het afgelopen jaar, is de verwachting dat een commissielid jaarlijks tussen de 20 en 40 commissievergaderingen per jaar bijwoont. Hierbij zullen er grote individuele verschillen zijn in aanwezigheid en daarmee dus in vergoeding. In de tabel bij de financiële toelichting zijn enkele rekenvoorbeelden opgenomen. Nb. Het is niet voor elk individueel commissielid in te schatten wat hij of zij hier precies netto financieel mee opschiet, omdat de vergoeding wordt belast en de wijze waarop afhangt van de verdere persoonlijke financiële situatie.

De huidige maximale vrijwilligersvergoeding vanuit de raad voor het commissiewerk komt te vervallen.

Fractie-ondersteuner Naast bovengenoemde functie van commissielid kan iemand tegelijkertijd ook de functie van fractieondersteuner vervullen. In het geval een huidig buitengewoon raadslid naast tot commissielid ook tot fractie-ondersteuner wordt benoemd, is het essentieel dat de taken en werkzaamheden als fractieondersteuner aantoonbaar anders zijn dan die van commissielid. Dit komt voort uit wat is bepaald in artikel 99 van de Gemeentewet, dat een combinatie van presentiegeld en een vergoeding uit het fractiebudget niet kan voor dezelfde werkzaamheden. Het uitgangspunt is dat werkzaamheden maar één keer vergoed kunnen worden: of het telt mee als commissielid-werk of het telt mee als fractieondersteuning. De VNG benadrukt ter illustratie dat het in strijd is met de Gemeentewet als een fractie-ondersteuner politiek-inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden uitoefent voor zichzelf als commissielid. Met andere woorden, het voorbereiden van een Ronde Tafel waaraan zelf wordt deelgenomen, valt onder de werkzaamheden als commissielid. Een fractie-ondersteuner die tevens commissielid is mag in de rol van fractie-ondersteuner alleen ondersteunende werkzaamheden verrichten die betrekking hebben op een bijeenkomst van een raadscommissie, waar hij of zij niet zelf aan deelneemt.

Qua werkzaamheden van een fractie-ondersteuner valt te denken aan werkzaamheden als secretaris van de fractie, voorbereiden van raadsinbrengen van raadsleden. De griffie zal samen met de fracties een indicatieve lijst opstellen van werkzaamheden. Deze lijst kan gebruikt worden om aan de fiscus de verstrekking van een vrijwilligersvergoeding te rechtvaardigen. Elke fractie bepaalt zelf óf zij met fractie-ondersteuners willen werken. Voor deze fractieondersteunende werkzaamheden is het vervolgens mogelijk om vanuit de fractie/partij een (maximale) vrijwilligersvergoeding aan de fractie-ondersteuner te verstrekken van maximaal €1.900 per jaar onbelast of op uurbasis (o.a. VNG en Vereniging van Griffiers). Het moet aannemelijk zijn dat de vergoeding die wordt ontvangen voor het werk als fractie-ondersteuner zo laag is dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. De fractie en de fractie-ondersteuner zijn hier verantwoordelijk voor. Het is aan de fracties om fractie-ondersteuners te benoemen en het wordt daarmee een afspraak tussen fractie of partij (rechtspersoon: vereniging of stichting) en de fractie-ondersteuner, waar de gemeente nadrukkelijk buiten staat. Het opstellen van een vrijwilligersovereenkomst is niet verplicht, dat bepaalt de fractie of partij zelf.

Zie voor meer informatie bijvoorbeeld de specifieke webpagina van het Kennispunt lokale politieke partijen.

Pagina 4 van 8

Om dit financieel mogelijk te maken voor de fracties wordt in dit raadsvoorstel voorgesteld om de huidige fractievergoedingen te verhogen met een bedrag dat tweemaal de maximale vrijwilligersvergoeding behelst. Deze verhoging is geoormerkt: fracties hebben alleen recht op deze verhoging indien daadwerkelijk fractie-ondersteuner(s) zijn benoemd. In Zeist worden de fractiebudgetten beheerd door de griffie en wordt uitbetaald in opdracht van de fractie. Als een fractie dat wenst, kan de griffie daarom ook, in opdracht van de fractie, de uitbetaling van de vrijwilligersvergoeding voor fractie-ondersteuners uitvoeren. Commissielid en/of fractie-ondersteuner? Gelet op het doel van dit raadsvoorstel is de gedachte dat de functies van commissielid en fractieondersteuner door dezelfde persoon worden ingevuld. Immers, op die manier ontstaat recht op twee type vergoedingen, wat optelt tot een hogere vergoeding dan in de huidige situatie. Het is echter geenszins een verplichting om beide functies in één persoon te verenigen. Fracties kunnen ook andere personen dan commissieleden aanwijzen als fractie-ondersteuner. Deze fractieondersteuners krijgen dan niet de bevoegdheden die commissieleden hebben. Immers, het doel van de voorgestelde wijziging is om de vergoeding voor wat de raad nu kent als buitengewoon raadsleden (max. 2 per fractie) te verhogen.

Niet om het aantal buitengewoon raadsleden per fractie te verhogen. Uitwerking Voor de uitvoering van het splitsen van het huidige model van buitengewoon raadsleden naar commissieleden en fractie-ondersteuners is het nodig om enkele Verordeningen en Regelingen van de raad te wijzigen. De Verordeningen waarin slechts enkele zaken dienen te worden gewijzigd worden middels een wijzigingsverordening aangepast. Deze is opgenomen in de bijlage 1, Verordening tot wijziging van enkele Verordeningen en regelingen van de raad van Zeist in verband met wijzigen van de rechtspositie van buitengewoon raadsleden. In diezelfde bijlage vindt u een artikelsgewijze toelichting en een zogenoemde ‘was/wordt’-tabel. Aangezien de huidige Regeling fractieassistentie 2014 grotendeels dient te worden aangepast, is ervoor gekozen een nieuwe Regeling commissieleden 2024 op te stellen. Deze bevat waar mogelijk dezelfde onderwerpen en artikelen, echter aangepast naar de nieuwe situatie. Zowel de huidige regeling als de voorgestelde nieuwe regeling zijn als bijlagen toegevoegd. Financiële toelichting In de tabel hieronder wordt voor drie situaties geschetst van welke vergoedingen een buitengewoon raadslid uit mag gaan voor de verschillende rollen. Commissielid en fractie-ondersteuner

Commissielid

Fractie-ondersteuner

Pagina 5 van 8

- Presentievergoeding a €112,21 bruto

Als commissielid: - Presentievergoeding a €112,21 bruto

- Maximale vrijwilligersvergoeding per

(belast!) per commissievergadering

jaar: €1.900 (onbelast)

1

- Vb. voor 20 vergaderingen €2.244,20;

- Elke fractie besluit zelf óf ze met

- Vb. voor 20 vergaderingen €2.244,20;

voor 40 vergaderingen €4.488,20

fractie-ondersteuners willen werken en

voor 40 vergaderingen €4.488,20

- Reiskostenvergoeding a €0,21 per km

óf ze hen een vrijwilligersvergoeding

- Reiskostenvergoeding a €0,21 per km

- Gebruik iPad en Notubiz-account

verstrekken

(belast!) per commissievergadering

1

- Gebruik iPad en Notubiz-account

- Gebruik Notubiz-account

Als fractie-ondersteuner: - Maximale vrijwilligersvergoeding per jaar: €1.900 (onbelast) - Elke fractie besluit zelf óf ze met fractie-ondersteuners willen werken en óf ze hen een vrijwilligersvergoeding verstrekken

De huidige fractievergoedingen zijn ontoereikend om hieruit ook twee fractie-ondersteuners een vrijwilligersvergoeding te geven. De fractievergoeding bedraagt momenteel, conform de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006, €1.500 per jaar per fractie, vermeerderd met een bedrag van €75 per raadszetel. In dat kader is het voorstel om de fractievergoeding te verhogen met een bedrag dat tweemaal de maximale vrijwilligersvergoeding behelst, te weten 2 x €1.900 is €3.800 per jaar. Waarbij fracties alleen recht hebben op deze verhoging indien daadwerkelijk fractie-ondersteuners zijn benoemd. Met het uitgangspunt dat alle huidige tien fracties gebruik gaan maken van de mogelijkheid om twee fractie-ondersteuners de maximale vrijwilligersvergoeding te geven is structureel een budget van €38.000 nodig. De huidige regeling waarbij buitengewoon raadsleden de maximale vrijwilligersvergoeding van de gemeente ontvangen komt te vervallen en levert €38.000 op. In plaats hiervan komt de vergadervergoeding van €112,31 bruto per commissielid per bijgewoonde vergadering. Een eerste inschatting, op basis van de huidige type bijeenkomsten en het aantal activiteiten het afgelopen jaar, is dat dit gemiddeld per commissielid ongeveer 30-40 commissievergaderingen op jaarbasis betekent.

Uitgaande van 11 (fracties) x 2 (commissieleden) x 40 (commissievergaderingen) x €112,31 (vergadervergoeding) = €98.833; afgerond €100.000. Benadrukt wordt dat dit een hoge inschatting is qua kosten; waarbij alle huidige 11 fracties twee commissieleden laten benoemen door de raad en zich in bijna alle commissievergaderingen laten vertegenwoordigen door (een raadslid en) een commissielid. De praktijk van de afgelopen jaren heeft laten zien dat dit in de praktijk minder is, daarbij zijn er ook grote verschillen in aanwezigheid tussen de huidige buitengewone raadsleden. Daarnaast kan het aantal fractie na gemeenteraadsverkiezingen, maar ook tussentijds, wijzigen. Naar verwachting zullen de werkelijke kosten dus lager zijn (bij bijv. gemiddeld 30 vergaderingen is het €67.000). Voor het totale voorstel is een aanvullend budget nodig van €100.000. Hiervoor is binnen de bestaande budgetten van de raad geen ruimte. Bij de Kadernota is dit voorstel genoemd als mogelijke ontwikkeling en dit dient te worden betrokken bij de integrale afweging voor de begroting 2024. Reiskostenvergoeding 1 Een commissielid kan kiezen voor een zogenoemde fictieve dienstbetrekking (opting in), waarbij de gemeente aan de

voorkant de verschuldigde loonbelasting en heffingen inhoudt. De vergoeding wordt dan netto uitbetaald.

Pagina 6 van 8

De reiskostenvergoeding voor raadsleden is geregeld in de lokale Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Zeist 2019. Echter hebben sinds 2021 een aantal wijzigingen op dit vlak plaatsgevonden in de hogere regelgeving2, waardoor de Zeister verordening niet meer hierop aansluit. Zo is er geen onderscheid meer tussen reizen binnen en buiten de gemeente. Ook is de nadere uitwerking hiervan in de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers opgenomen. Voor een uitgebreide toelichting wordt verwezen naar de betreffende circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 20 januari 2023. Hierdoor is een lokale uitwerking op dit punt niet meer nodig. De lokale uitwerking ten aanzien van woon-werkverkeer en parkeerkosten blijft wel van toepassing en deze wordt uitgebreid naar commissieleden. VERDERE PROCES Planning en uitvoering Inwerkingtreding is voorzien per 1 januari 2024. Alleen voor de actualisatie van de reiskostenvergoeding is wijziging op kortere termijn wenselijk. Communicatie De nieuwe en gewijzigde regelingen zullen worden gepubliceerd op gebruikelijke wijze en de informatie op de website/raadsinformatiesysteem zal worden bijgewerkt. Aangezien de wijzigingen mede een grondslag hebben in artikel 96 van de Gemeentewet, dienen de verordeningen aan gedeputeerde staten te worden gezonden.

Evaluatie Een jaar na inwerkingtreding zal op basis van de opgedane ervaringen de nieuwe regeling ten aanzien van commissieleden en fractie-ondersteuners worden geëvalueerd in het seniorenconvent.

BIJLAGEN 1. Verordening tot wijziging van enkele Verordeningen en regelingen van de raad van Zeist in verband met wijzigen van de rechtspositie van buitengewoon raadsleden (inclusief artikelsgewijze toelichting en ‘was/wordt’-tabel) 2. Regeling commissieleden 2024 (nieuw voorgestelde regeling) 3. Regeling fractieassistentie 2014 (huidige regeling)

2 Per 1 juli 2021 is artikel 97 van de Gemeentewet vervallen; in april 2022 zijn artikel 3.1.7 en 3.4.3

van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers gewijzigd; per 1 januari 2023 is de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers gewijzigd. Pagina 7 van 8

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 23RV043

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van de burgemeester en het seniorenconvent; BESLUIT: 1.

In te stemmen met het splitsen van de werkzaamheden van een buitengewoon raadslid per 1 januari 2024 in: a. commissielid (om deel te nemen aan raadsactiviteiten) met recht op een vergadervergoeding per bijgewoonde commissievergadering b. fractie-ondersteuner (om de fractie te ondersteunen) waarvoor de fractie een vrijwilligersvergoeding kan verstrekken.

2.

Het fractiebudget te verhogen met een bedrag van €1.900 per aangewezen fractie-ondersteuner per jaar voor een maximum van twee fractie-ondersteuners per fractie.

3.

De structurele kosten van €100.000 betrekken bij de integrale afweging voor de begroting 2024.

4.

De ‘Verordening tot wijziging van enkele Verordeningen en regelingen van de raad van Zeist in verband met het wijzigen van de rechtspositie van buitengewoon raadsleden’ vast te stellen.

5.

De Regeling fractieassistentie 2014 in te trekken per 1 januari 2024.

6.

De Regeling commissieleden 2024 vast te stellen en in werking te laten treden per 1 januari 2024.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 05 september 2023.

De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter

1