00-22RV009 rv Handvat Participatie

RAADSVOORSTEL Handvat Participatie Zeist

N.v.t. Opsteller Zaak/stuknummer Raadsvoorstel

College van B&W Jorieke Vermeulen 423189 22RV009

Ronde Tafel Debat Raadsvergadering

31 januari 08 februari 22 februari

Maatschappelijk effect en doel van het voorstel Met het vaststellen van het ‘Handvat Participatie Zeist’ ligt er een opdracht aan ieder die zich in Zeist inzet voor ontmoeting en gesprek. Een opdracht om het nog beter te doen en hier gezamenlijk van te leren. Het handvat is een leidraad voor het organiseren van participatie. Het is een hulpmiddel voor bestuur, raad, ambtelijke organisatie en samenleving om het goede gesprek te voeren over de betekenis van participatie en de inzet ervan. Het biedt transparantie en uniformering in datgene waar wij telkens opnieuw naar streven: in samenspel een goed leven in Zeist vormgeven. Voorstel 1. In te stemmen met voorliggend ‘Handvat Participatie Zeist; Hoe we in samenspel werken aan een goed leven in Zeist’; 2. Het handvat na vaststelling als leidraad gebruiken bij het maken van een keuze om het middel participatie toe te passen; 3. Het handvat als basis te gebruiken voor de toekomstige verordening participatie. Besluit Raad 22 februari 2022:

Toelichtingen x x

Financiën Communicatie

Juridisch Automatisering

Risico’s Anders

VERDIEPING Inleiding We werken als gemeente aan een goed leven voor de inwoners van Zeist. Met veel vraagstukken die vaak te groot, belangrijk en complex zijn om als gemeente alleen op te lossen. We hebben de kennis, kunde en inzet van de samenleving (inwoners, ondernemers) nodig om de goede dingen te doen. We kunnen en willen het niet alleen doen, maar met elkaar. Samen, met ieder de eigen rol en verantwoordelijkheid. Een goed leven geven we dus vorm in een samenspel tussen samenleving, democratisch bestuur en gemeentelijke organisatie. We willen als bestuur en organisatie een samenspel dat leidt tot inspiratie, kennisuitwisseling, vernieuwde energie en een groeiend onderling begrip van, en vertrouwen in, elkaar. Dat kan alleen als we leren onze ontmoetingen en gesprekken waardevol en resultaatgericht te maken. En dat is een hele klus. Het ‘samenspel’ kan je op tal van manieren organiseren. Van een bilateraal gesprek, tot een bijeenkomst met veel mensen tegelijk. Online, offline en/of fysiek. Al heel wat jaren hebben we hier als gemeente ervaring mee. En ondanks en dankzij zoveel ervaring, is er genoeg te verbeteren en te ‘groeien in samenspel’. Zowel inwoners, raad en college, als Pagina 1 van 5

medewerkers hebben de behoefte om scherpte te krijgen in hoe we dit samenspel organiseren. Specifiek hoe we omgaan met één middel in het bijzonder: participatie. Aanleiding Er hebben zich de afgelopen jaren verschillende gelegenheden voorgedaan waar de roep om een leidraad aan de orde kwam: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

De eerste Maaltijd van Zeist, nu inmiddels het ‘uitvoeringsprogramma’ (UVP), heeft onder andere als actie onder het thema ‘Goed Bestuur’ staan dat we komen tot duidelijkere participatietrajecten inclusief passende communicatie; In 2019 is er een motie van de CU/SGP ingediend en aangenomen die pleit voor meer duidelijkheid en transparantie in participatietrajecten; Georganiseerde groepen inwoners hebben via raadsbrieven of anderszins kenbaar gemaakt ruimte voor verbetering te zien in onze participatieprocessen; Een Position Paper van raadslid Dick van Ginkel met een aangenomen motie van D66 tot gevolg voor het opnemen van een strategisch afwegingskader in het handvat; Twee rekenkamer rapporten: 1. Leren van ervaringen (najaar 2020) en 2. Lessen voor effectieve(re) burgerparticipatie in Zeist (voorjaar 2021).

Wat hebben inwoners aan het handvat? Participatieprocessen duren vaak lang en elk proces is weer anders. Zo is de Maaltijd van Zeist een heel ander type vorm van participatie dan ‘Samen in balans’; waarin er met een gelote burgerberaad van 150 inwoners is samengewerkt. Toch doorloopt elk proces dezelfde stappen. Zo is er altijd voorbereiding, uitvoering en afronding. Het handvat zet deze ingrediënten systematisch op een rij, zodat voor eenieder duidelijker wordt hoe participatie werkt. Ook helpt het bij het vinden van de juiste maatvoering. Altijd participatie organiseren, is ook niet de bedoeling. Wanneer maak je de keuze om het als gemeente niet te doen? En waarom? En welke ruimte is er voor inwoners om mee te doen? Het handvat helpt bij de beantwoording van deze vragen. In groter geheel past dit handvat ook goed in de benodigde werkwijze onder de invoering van de omgevingswet, waarin inwoners via participatie meer invloed kunnen uitoefenen op ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving. Het handvat kan zeer behulpzaam zijn voor bijvoorbeeld ontwikkelaars die deze participatie moeten organiseren. Proces om te komen tot het handvat Medio 2019 is gestart met het verzamelen en ordenen van tal van informatie hoe wij in Zeist samenspel vormgeven, en specifiek daarin participatieprocessen om te komen tot een handvat.

Denk aan het analyseren van evaluaties van participatieprocessen die zijn gehouden, tot vele tips die we in de afgelopen jaren van inwoners hebben gekregen om ons samenspel te verbeteren, tot ervaringen vanuit de ambtelijke organisatie. Medio 2020 is door COVID-19 het proces vertraagd. Er waren diverse gesprekken gepland met raadsfracties om het concept handvat te bespreken, dit is uiteindelijk weer opgepakt in 2021 met een bijeenkomst van de raadswerkgroep democratische vernieuwing. Hun feedback is verwerkt in het handvat. Daarnaast zijn adviezen en lessen uit de genoemde rekenkamerrapporten opgenomen. Werkbijeenkomst Op 21 december 2021 is er een werkbijeenkomst georganiseerd voor de gemeenteraad en het college van B&W om gezamenlijk voor het eerst te werken met het handvat. Er is uitgebreid de tijd genomen om te doorgronden wat in het handvat staat, en in hoeverre dit behulpzaam is voor raad en college om in de praktijk toe te passen. Belangrijke noties die zijn meegegeven: ▪ Het belang van het schetsen en vaststellen van heldere kaders vooraf aan een participatieproces; ▪ Er moet meer ruimte zijn voor reflectie en evaluatie; ▪ Verslaglegging van een participatieproces is essentieel, zodat dit de raad helpt om een besluit te nemen. Tot op zekere hoogte staat de raad op afstand van een participatieproces.

Het is van belang om secuur mee te worden genomen, al dan niet vooraf afgesproken, zodat de raad het comfort wordt geboden bij het nemen van een weloverwogen besluit; ▪ Recht doen aan iedere stem uit de samenleving, oftewel: het participatieproces laten aansluiten bij de pluriformiteit in de samenleving. Niet tot doel om meningsverschillen weg te poetsen, wel om ieder de kans te geven de eigen mening naar voren te brengen;

Pagina 2 van 5

▪ ▪

▪

Er mag meer ruimte worden genomen om af te wegen wat de nut en noodzaak is van het organiseren van een participatieproces; Ervan bewust zijn dat als inwoners of anderen niet positief zijn over een participatieproces, de onvrede ten grondslag kan liggen aan diverse aspecten anders dan het proces zelf. Denk aan dat de communicatie en informatie niet op orde was, of dat er hardgrondige verschillen van mening zijn; Vooral de element ‘tijd en ruimte’ zijn veelvuldig genoemd. Je doet het niet in een handomdraai.

ARGUMENTATIE −

− −

− − −

Met vele jaren wijsheid over het toepassen van participatie op zak, is het nu het moment om deze wijsheid op een rij te zetten en gemeenschappelijk te maken. Met het handvat passen we heel bewust de stappen toe die we in de praktijk hebben geleerd en belangrijk vinden met elkaar. Dit betekent bijvoorbeeld een intensievere voorbereiding vooraf aan een participatieproces. Het handvat is ook een inspiratiemiddel voor inwoners of anderen om uit te putten, bij het zelfstandig organiseren van participatie met belanghebbenden. Hoe kunnen wij hen behulpzaam zijn hierin? Met dit handvat doen we recht aan de positie van iedere actor, doordat iedere actor wordt aangesproken met dit handvat op rol en verantwoordelijkheid. Denk aan de positie van de gemeenteraad, het college van B&W, partnerorganisaties, inwoners en ondernemers. Het handvat vraagt een gezamenlijk leerproces om de interactie te verbeteren. Dit handvat stelt de gemeenteraad in staat om zorgvuldig en eenduidig te komen tot benodigde kaderstelling vooraf aan ieder participatieproces. Het handvat helpt ons ook bij de maatvoering van participatie. We streven een ideaal na van samenspel, maar participatie inzetten bij elke stap die we vooruit zetten, is niet altijd nodig. We leren met elkaar scherper te zien wanneer het middel participatie onmisbaar is.

Tot slot betekent dit handvat een volgende stap in het groeien van onze ambtelijke organisatie op het gebied van ontmoeting en gesprek met de samenleving. Het is een professionaliseringsslag, en het draagt bij aan het efficiënt organiseren van participatieprocessen. Dit laatste sluit goed aan bij één van de Inwoners Advies Commissie (IAC) voorstellen op het gebied van participatie (1.08).

TOELICHTING Zie dit handvat als een leidraad om erbij te pakken wanneer het denkproces over de inzet van het middel participatie voor een specifiek project start. Het beschrijft stappen om met elkaar te doorlopen in aanloop naar de uitvoering van een participatieproces. Dit handvat is bedoeld voor de gemeenteraad, het college van B&W, het ambtelijk apparaat en de samenleving. Het handvat zet aan tot nadenken over het waarom en het hoe van een participatieproces en helpt o.i. dan ook bij gesprekken hierover die doorgaans plaatsvinden tussen deze actoren. Daarnaast biedt het handvat inzicht voor de samenleving hoe wij als gemeentelijke organisatie wikken en wegen om te komen tot een bepaald participatieproces. Het handvat is geen ‘blauwdruk’. Elk participatieproces is maatwerk. Wel zijn er veelal dezelfde kenmerken en eigenschappen die de revue passeren, en dat hebben we dan ook gemeenschappelijk gemaakt in dit handvat. KANTTEKENINGEN − − −

Het handvat blijft een leidraad. Het geeft veel meer duidelijkheid en inzicht in hoe het middel participatie werkt, maar het handvat is geen regel. Ieder proces kent een eigen dynamiek en context. Er is geen generieke werkwijze voor een participatieproces. De samenleving blijft zich ontwikkelen, en wij ontwikkelen mee. Daarmee is het handvat geen eindpunt of een garantie het ‘ideaal’ te hebben gevonden. Dat betekent dat het handvat nooit ‘af’ is. Wat er nu ligt, kunnen we op een hanteerbare wijze gebruiken. Al doende leren we. Het handvat is opgesteld vanuit het perspectief dat de gemeente in de rol van initiatiefnemer zit (of: regisseur) bij een participatieproces. Tegenwoordig is dat niet altijd het geval. Soms sluiten we ons juist aan bij een participatieproces waarvan de regie elders ligt; in de

Pagina 3 van 5

−

samenleving. Voor een dergelijk proces staan ook aanknopingspunten in het handvat om gebruik van te maken. Tijdens de Ronde Tafel over het rekenkameronderzoek naar effectieve(re) burgerparticipatie in Zeist gaven insprekers aan dat zij graag zien dat de gemeente een participatie verordening opstelt. Op dit moment ligt daarvoor een wetsontwerp in Den Haag. Zodra deze wet ingevoerd wordt, zullen wij aan de hand daarvan, én het gesprek met politiek en samenleving in Zeist omwille van dit handvat, onze verordening participatie en inspraak schroeien op de leest van die nieuwe wet. Op uiteraard een Zeister manier, die aansluit bij onze filosofie van democratische vernieuwing en het samenspel.

VERDERE PROCES Financiën Dit handvat biedt mogelijk een helpende hand bij de te realiseren besparing op tenminste één IAC, te weten 1.08 (slagvaardige burgerparticipatie). Ingeboekt vanaf 2022 staat een structurele besparing van 100.000 euro. Participatie en Communicatie Dit raadsvoorstel wordt besproken via de formele besluitvormingsprocedure van een Ronde Tafel (RT) en mogelijk een Debat. We kijken hoe op een ietwat andere manier dan bekend, de RT georganiseerd kan worden. Uitgangspunt is dat het RT zorgt voor dialoog, verbinding en een leermoment voor allen op het gebied van participatie. Daarvoor lijkt een standaard RT minder passend door bijvoorbeeld een beperkt tweerichtingsverkeer en mogelijkheid tot dialoog. Tevens past dit initiatief bij één van de adviezen uit het rekenkamerrapport naar effectieve(re) burgerparticipatie. Op goedkeuring van de raad volgt een Debat. Uiterlijk in kwartaal 1 2022 stelt de raad het handvat vast. Planning: Donderdag 31 januari: RT Debat: nader te bepalen Dinsdag 8 februari: Raadsvergadering met besluit De samenleving betrekken we bij de besluitvorming met een uitnodiging voor deelname aan de RT. De uitnodiging wordt verspreid onder buurt-, wijk- en belangenverenigingen die veelvuldig met ons samenwerken. Het handvat is toegankelijk voor inwoners via de gemeentelijke website.

Implementatie In samenspraak met HR wordt een plan van aanpak gemaakt om de ambtelijke organisatie mee te nemen hoe ze met het handvat gaan werken, waarbij ook de Zeister Academie wordt ingezet. Dit is een nieuw project en daarin wordt ook het rekenkamerrapport betrokken. In samenwerking met de griffie wordt bekeken op welke wijze de gemeenteraad gefaciliteerd kan worden om het werken met het handvat eigen te maken. Tijdens de eerder genoemde werkbijeenkomst zijn hier suggesties voor gedaan, zoals elk kwartaal reflecteren op een willekeurig participatieproces met hulp van het handvat met als insteek: leren. Evaluatie Monitoring, evaluatie en tussentijdse reflectie maakt nadrukkelijk onderdeel uit van dit strategische handvat, en daarmee ook van ieder participatieproces. Met een participatie verordening onderweg, is het moment van opstellen van de verordening ook aan te grijpen als evaluatiemoment op het handvat. Zoals aangegeven betreft het handvat geen blauwdruk en is participatie maatwerk. De jaren van wijsheid die we hebben opgedaan werkende met participatie, nemen ook de komende jaren toe. En deze wijsheid vertalen in een actualisatieslag van het handvat en terug laten komen in de verordening, is een natuurlijk moment om te benutten. BIJLAGEN Handvat Participatie Zeist; Hoe we in samenspel werken aan een goed leven in Zeist.

Pagina 4 van 5

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 22RV009

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 januari 2022; BESLUIT: 1.

In te stemmen met voorliggend ‘Handvat Participatie Zeist; Hoe we in samenspel werken aan een goed leven in Zeist’.

2.

Het handvat na vaststelling als leidraad gebruiken bij het maken van een keuze om het middel participatie toe te passen.

3.

Het handvat als basis te gebruiken voor de toekomstige verordening participatie.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 22 februari 2022. De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

D. van Ginkel, plv. voorzitter

1