00-21RV057 rv Vaststellen vergaderschema 2022

RAADSVOORSTEL VASTSTELLEN VERGADERSCHEMA RAAD 2021

8-8-2014 RAADSVST14 H FliD01 griffie Portefeuillehouder

Presidium

Ronde Tafel

N.v.t.

Opsteller

Dieneke van de Flier

Debat

N.v.t.

Raadsvergadering

12 oktober 2021

Zaak/stuknummer Raadsvoorstel

21RV057

Versienr.

Datum

Opsteller

Toelichting

1.0

16 sept.

Roland Beenen / Dieneke van de Flier

(help)

Maatschappelijk effect en doel van het voorstel Voorstel 1. Vaststellen van het vergaderschema 01 januari 2022 tot en met 31 december 2022. 2. Het presidium van de gemeenteraad te mandateren om het vergaderschema 2022 te wijzigen. Besluit Raad 12 oktober 2021:

Basis INLEIDING In de raadsvergadering van 15 september 2020 heeft uw raad het vergaderschema van 2021 vastgesteld. Uit een oogpunt van agendabeheer en transparantie is het wenselijk dat de vergaderplanning voor 2021 wordt vastgesteld. De data voor de Ronde Tafel, Het Debat (flexavond), Vragenuur Lijst Ingekomen Stukken, de Raad en het politiek spreekuur worden vastgesteld, alsmede data voor uitloop Raad en andere raadsactiviteiten zoals het reguliere fractieberaad en informeel overleg. Bij het bepalen van het vergaderschema wordt aangesloten bij de schoolvakanties van de basisscholen zoals bepaald door het ministerie van O&W. De raadsvergaderingen zijn op dinsdag en beginnen om 20.00 uur. Er worden op die dag geen Ronde Tafels gehouden. Deze worden op de donderdag voorafgaand aan de raadsvergadering gehouden. De donderdag daarna kan ook worden gebruikt voor diverse bijeenkomsten. Bijvoorbeeld Ronde Tafels, maar ook uitloop van de raad, informatiebijeenkomsten, werkbezoeken etc. De andere dinsdag wordt gebruikt voor het fractieberaad en informeel overleg. Politiek spreekuur: om het politiek spreekuur een vast ritme in de maand te geven, is er in 2022 wederom voor gekozen deze op donderdagavond te plannen tijdens een flexavond. Tijdens een flexavond op donderdagavond kan het gebeuren dat er 4 activiteiten zijn.

Bij de planning zal er rekening mee worden gehouden dat één van de activiteiten dan om 20.30 uur zal beginnen, na afloop van het politiek spreekuur. Argumenten Financiën

Juridisch

Risicos

Communicatie

Automatisering

Anders

Vaststellen Vergaderschema raad 2021

Pagina 1 van 2

Verdere proces

ARGUMENTATIE 1. Ten behoeve van goed agendabeheer en transparantie is het noodzakelijk dat voor het jaar 2022 de vergaderdata tot en met 31 december worden vastgesteld. 2. Om te kunnen inspelen op de actualiteit wordt voorgesteld om het presidium te mandateren om wijzigingen in het vergaderschema aan te brengen. In een dergelijk geval zullen de wijzigingen zo spoedig mogelijk worden gecommuniceerd. Omdat het meestal om kleine wijzigingen gaat, wordt de raad niet belast om hierover een besluit te nemen. TOELICHTING Eventuele tussentijdse aanpassingen van de vergaderstructuur kunnen leiden tot wijziging van het vastgestelde vergaderschema. Afwijkingen in het vergaderschema De meeste afwijkingen in het vergaderschema worden veroorzaakt door schoolvakanties en/of feestdagen. Een andere belangrijke afwijking dit jaar zijn de gemeenteraadsverkiezingen op 16 maart. In de maand maart zijn er wel 2 raadsvergaderingen (afscheid oude raad en installatie nieuwe raad). Er worden dan geen inhoudelijke voorstellen behandeld. Tot slot is op 1 april 2022 een inwerkprogramma gepland voor de nieuwe raad. Voor het overige lijkt het vergaderschema op het vergaderschema van 2021. VERDERE PROCES Planning en uitvoering De raad stelt zijn eigen vergaderschema vast, het presidium bewaakt de uitvoering.

Het raadsvoorstel, alsmede de jaarkalender en bijzonderheden vergaderschema zijn voorgelegd aan de leden van het Presidium van 28 september 2021, waarna doorgeleiding ter vaststelling van het vergaderschema 2022 in de raad van 12 oktober 2021 zal plaatsvinden. Communicatie en Informatie en Automatisering Het vergaderschema wordt voor interne gebruikers opgenomen op Intranet en ten behoeve van externe gebruikers na vaststelling opgenomen in de vergaderkalender van de website van de gemeenteraad.

Evaluatie N.v.t. BIJLAGEN

1. Jaarkalender in kleur 2. Uitgeschreven vergaderschema incl. bijzonderheden, feestdagen en door Zeister scholen afgesproken schoolvakanties basisscholen

Pagina 2 van 2

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 2RV057 De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van het Presidium van 28 september 2021;

BESLUIT:

1.

Vaststellen van het bijgevoegde vergaderschema 01 januari 2022 tot en met 31 december 2022.

2.

Het presidium van de gemeenteraad te mandateren om het vergaderschema 2022 te wijzigen.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 12 oktober 2021. De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter

Pagina 1