00-21RV051 rv Rekenkamerrapport (effectievere) burgerparticipatie

RAADSVOORSTEL Lessen (effectievere) burgerparticipatie

Portefeuillehouder Opsteller Zaak/stuknummer Raadsvoorstel

Koos Janssen Presidium 423100 21RV051

Ronde Tafel Debat Raadsvergadering

01 juli 2021 N.v.t. 14 september 2021

Maatschappelijk effect en doel van het voorstel Voorstel 1) Kennis te nemen van het onderzoek van de rekenkamer “Lessen voor (effectievere) burgerparticipatie in Zeist”. 2) De conclusies en aanbevelingen van de Rekenkamer over te nemen. 3) De aanbevelingen aan de raad zelf ter harte te nemen en hiermee actief aan de slag te gaan. 4) Het college te verzoeken om de aanbevelingen van de rekenkamer te betrekken bij het Handvat Participatie en dit spoedig ter vaststelling aan de raad aan te bieden. Besluit Raad 14 september 2021:

Basis Op 3 juni bood de Rekenkamer Zeist u de resultaten aan van haar onderzoek naar burgerparticipatie binnen de gemeente Zeist. Het onderzoek is getiteld “Lessen voor effectieve(re) burgerparticipatie in Zeist”. Inleiding In Zeist staat burgerparticipatie als wijze om beleid te maken en uit te voeren hoog op de politieke en bestuurlijke agenda. Zeist durft daarin te experimenteren, zoals met de Maaltijd van Zeist of de Inwoners Advies Commissie. Desondanks worden er soms ook knelpunten ervaren en zaken benoemd die anders of beter kunnen. De Rekenkamer wilde daarom vanuit een ‘nieuwsgierige en onbevoordeelde’ houding meekijken in processen waar participatie een belangrijke rol speelt. Het doel van het onderzoek was om conclusies en aanbevelingen te kunnen formuleren waarmee de gemeente kan leren, zodat de burgerparticipatie binnen Zeist nog effectiever wordt.

Financiën Communicatie

Juridisch Automatisering

Risico’s Anders

VERDIEPING Inleiding Participatie verloopt niet altijd soepel, ook niet in Zeist. Dat leidt dan tot gemopper over en weer. De Rekenkamer Zeist onderzocht de interactie tussen gemeente en inwoners bij burgerparticipatie en Pagina 1 van 4

kwam tot inzichten waar gemeente en inwoners hun voordeel mee kunnen doen. De rekenkamer constateert dat veel dingen goed gaan, maar dat er nog veel te winnen is op duidelijkheid. Wat wil de gemeente nu precies weten van inwoners, welke rol hebben ze in het proces en wat gebeurt er met hun inbreng? Ook de gemeenteraad kan meer doen om er voor te zorgen dat alle geluiden worden gehoord en meegenomen in de besluitvorming, en niet alleen de luidste stemmen. De Rekenkamer heeft dit onderzoek op vernieuwende wijze aangepakt. Het onderzoek is nadrukkelijk participatief ingezet. Input vanuit inwoners van Zeist, ambtenaren, het college en de gemeenteraad heeft het analysekader gevormd. Daardoor kon er gericht worden gekeken naar wat goed gaat in Zeist en wat er nog voor verbetering vatbaar is. Vervolgens is een observatieteam gevorm uit zes inwoners van Zeist samen met drie raadsleden. Zij hebben verschillende interactie- en contactmomenten tussen de gemeente en participanten geobserveerd. Onder begeleiding van de Rekenkamer en bureau 7 Zebra’s hebben zij beschreven wat er gebeurt. Vervolgens zijn deze observaties, met hulp van dit ‘Observatie- en Meedenkteam’, geanalyseerd en daaruit zijn lessen voor de gemeente Zeist getrokken. Het onderzoek is daarmee in feite burgerparticipatie in de praktijk.

Tenslotte is het rapport in een toegankelijk vorm - geïnspireerd door de artikelen op de website van De Correspondent- gepresenteerd. Ook is een handzame ‘praatplaat’ gemaakt met de bevindingen van het onderzoek en concrete tips en adviezen voor raadsleden, bewoners van Zeist, ambtenaren en het college. Het doel van het onderzoek was om conclusies en aanbevelingen te formuleren waarmee de gemeente kan leren, zodat de burgerparticipatie binnen Zeist nog effectiever wordt. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen van de rekenkamer: ➢

Gemeente: Wees duidelijk en transparant De observaties laten zien dat er veel goed gaat in de interactie tussen inwoners en gemeente, maar dat er nog veel te winnen is als het gaat om duidelijkheid. Dit komt op verschillende manieren naar voren. Zo zijn uitnodigingen voor bijeenkomsten onvoldoende duidelijk over de rol/verwachting die de gemeente heeft van inwoners, en welke ruimte er is om invloed uit te oefenen. De kaders worden wel goed toegelicht tijdens de bijeenkomsten, maar verbetering is mogelijk door in verslagen te laten zien welke input er is gegeven en explicieter aan te geven wat de volgende stappen zijn. Bij besluitvorming tenslotte is het essentieel om te kunnen uitleggen wat er met de input is gebeurd. Zeker als de gemeente andere keuzes maakt is het belangrijk aan te geven wat daarbij de overwegingen zijn geweest.

➢

College: Een gestructureerde aanpak bij burgerparticipatie helpt om maatwerk te bieden Binnen de ambtelijke organisatie bestaat behoefte aan meer houvast en duidelijkheid rondom burgerparticipatie. Met ons eindproduct hopen we hier een eerste houvast voor te bieden.

➢

Gemeenteraad: Bepaal je eigen positie en varieer meer in vormen van gedachtewisseling met bewoners Zoals de raad ook zelf al heeft geconstateerd, is de positie van de gemeenteraad bij burgerparticipatie soms lastig. Vooral de inwoners die niet of niet volledig ‘hun gelijk’ hebben gekregen, weten de gemeenteraad goed te vinden, waardoor het lastig is voor de raad om een goed beeld te vormen. Voor betrokkenen bij een participatieproces is het frustrerend als de raad afwijkt van een in gezamenlijkheid tot stand gekomen plan. Zeker als zij daar veel tijd in hebben gestoken. Tegelijkertijd heeft de raad de verantwoordelijkheid besluiten te nemen en belangen te wegen van alle stakeholders, ook de stakeholders die niet betrokken waren bij de participatie of die zich daarna minder laten gelden.

➢

College: Onlinebijeenkomsten vormen een goede aanvulling op vormen van ontmoeting met bewoners Over het algemeen verliepen de online ontmoetingen goed. Hoewel online emotie en interactie tussen inwoners minder goed zichtbaar zijn, is de toegankelijkheid van online bijeenkomst een voordeel. Zo kost het bewoners geen reistijd en kunnen meer aan huis gebonden inwoners toch meeluisteren en -praten. Hybride en digitale bijeenkomsten zijn daarmee een kans om bredere groepen inwoners te betrekken bij processen. Ook zorgt de setting van de online ontmoetingen ervoor dat de stem van allerlei bewoners kan worden gehoord en dat dominante stemmen minder

Pagina 2 van 4

een stempel drukken op de ontmoeting. De gemeente kan nog wel creatiever worden in de werkvormen: er is online meer mogelijk dan nu gebruikt wordt. ➢

College: Bied meer ruimte voor open gedachtewisseling over maatschappelijke opgave We hoorden van inwoners de behoefte aan meer open gedachtewisseling over maatschappelijke opgaven, zowel met wethouder en ambtenaren als inwoners onder elkaar. Dit pleit voor meer algemene bijeenkomsten en gespreksvormen gericht op ideeënuitwisseling. Het is dan ook goed om te zien dat dit binnen Zeist inmiddels vorm krijgt door de Inwoners Advies Commissie.

Aanbevelingen aan de raad De Rekenkamer adviseert de raad met elkaar te bespreken op welke wijze de raad zijn rol bij burgerparticipatie wil invullen. Dat kan volgens de Rekenkamer het beste door als raad aan de voorkant van het proces de inhoudelijke en proceskaders op te stellen. In het binnenkort te bespreken Handvat Participatie wordt hierin voorzien door voorafgaand aan een participatieproces de raad hierover een besluit te laten nemen. Hierbij komt ook de rol van raadsleden in het betreffende participatieproces aan de orde. Tevens adviseert de rekenkamer na te denken over meer gevarieerde vormen van gesprek aan de Ronde Tafel. Over dit onderwerp hebben raad en college ook gesproken op de reflectiebijeenkomst van 31 augustus jl. Op basis van de resultaten van de bespreking op 31 augustus zal een voorstel hiervoor worden opgesteld.

Bestuurlijke reactie Het college heeft bij brief van 24 juni 2021 een reactie gegeven op het rapport. Het college onderschrijft hierin de bevindingen van de Rekenkamer. Het college spreekt de verwachting uit dat dit rapport ons verder brengt met participatie. “In Zeist willen wij het gesprek voeren met inwoners en daarvan leren. Dit rapport geeft hiervoor nuttige handvatten, zonder dat het ons een specifieke werkwijze oplegt, waarmee we bepaalde stappen moeten nemen. De conclusies uit het observatieonderzoek zijn waardevol. Onze participatieprocessen zijn gebaat bij duidelijkheid en transparantie.” In zijn reactie wijst het college ook op het artikel van hoogleraar Evelien Tonkens op www.raadsleden.nl over het Gezag van de raad bij burgerparticipatie. Ronde Tafel 1 juli Op 1 juli is het rapport gepresenteerd en besproken in de Ronde Tafel. Dat het onderwerp leeft in de samenleving blijkt wel uit het grote aantal meesprekers. Liefst 6 buurt- en belangenverenigingen namen deel. De inbreng was divers maar duidelijk is dat de bevindingen uit het onderzoek herkend worden. Ook werd duidelijk dat bij verschillende meesprekers sprake is van ongeduld waar het gaat om het verbeteren van participatieprocessen. Als oplossing werd een aantal keren verwezen naar het opstellen van een participatie verordening.

De portefeuillehouder, burgemeester Janssen, heeft op vragen geantwoord dat ter uitvoering van een eerder door de raad ingediende motie gewerkt wordt aan een “Handvat burgerparticipatie” Dit Handvat zal zorgen voor meer houvast bij het vormgeven van participatieprocessen, zowel voor raad als organisatie. De portefeuillehouder heeft toegezegd het Handvat burgerparticipatie snel na behandeling van het rekenkamerrapport aan de raad ter vaststelling aan te bieden. Tijdens de Ronde Tafel is door de voorzitter aan de deelnemers de mogelijkheid geboden om na afloop nog schriftelijk kenbaar te maken welke wensen er eventueel nog waren m.b.t. het raadsvoorstel over het onderzoek. Dit omdat hiervoor in de vergadering geen ruimte meer was. Hiervan is alleen gebruik gemaakt door de fractie van D66. Deze heeft het volgende punt ingebracht: “Wij willen graag in de reactie/RV opnemen de vraag aan het college om een routekaart te maken waarop niet alleen de uitwerking van de voorstellen van de rekenkamer, maar ook de samenhang met andere participatie gerelateerde dossiers is opgenomen.” BIJLAGEN

1. Aanbiedingsbrief rapport “Lessen voor (effectievere) burgerparticipatie in Zeist” 2. Rapport Rekenkamer “Lessen voor (effectievere) burgerparticipatie in Zeist” 3. RIB21.118 Bestuurlijke reactie rekenkamerrapport Burgerparticipatie

Pagina 3 van 4

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 21RV051

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het rapport van de Rekenkamer van Zeist “Lessen voor (effectievere) burgerparticipatie in Zeist” , alsmede het voorstel van het Presidium van 02 september 2021. BESLUIT: 1) Kennis te nemen van het onderzoek van de rekenkamer “Lessen voor (effectievere) burgerparticipatie in Zeist”. 2) De conclusies en aanbevelingen van de Rekenkamer over te nemen. 3) De aanbevelingen aan de raad zelf ter harte te nemen en hiermee actief aan de slag te gaan. 4) Het college te verzoeken om de aanbevelingen van de rekenkamer te betrekken bij het Handvat Participatie en dit spoedig ter vaststelling aan de raad aan te bieden.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 14 september 2021 De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter

1