00-21RV049# Realisatie gemeentewerf Joh. Postlaan

RAADSVOORSTEL Programma van eisten en dekking van de nieuwe gemeentewerf aan de Johannes Postlaan

Portefeuillehouder

Wethouder S. Jansen

Ronde Tafel

09 september 2021

Opsteller

Debat

Nog in te plannen

Zaak/stuknummer

C. Wee, van der 396935

Raadsvergadering

12 oktober 2021

Raadsvoorstel

21RV049#

Maatschappelijk effect en doel van het voorstel Voorstel

1. Akkoord te gaan met de uitvoering van de vervolgfase (realisatie) van de nieuwe gemeentewerf aan de Johannes Postlaan te Zeist. 2. In te stemmen met het openen van een krediet voor een bedrag van € 4,1 mln. voor het gebouw. 3. In te stemmen met het openen van een krediet voor een bedrag van € 1 mln. voor de installaties. 4. Akkoord te gaan met bijgevoegde begrotingswijziging, welke van kracht wordt als u instemt met dit voorstel.

Besluit Raad

Inleiding

Bij RIB19.032 hebben wij u geïnformeerd over de voorgenomen verplaatsing van de gemeentewerf en de locatie keuze voor een perceel grond, in ons eigendom, aan de Johannes Postlaan te Zeist. Het proces van voorbereiding en uitwerking voor deze verplaatsing is inmiddels zover gevorderd dat overgegaan kan worden tot een vervolg op de uitvoeringsfase (realisatie) van de gemeentewerf. Het programma van eisen is aangepast aan nieuwe inzichten uit de coronacrisis en de dekking van de incidentele en structurele lasten zijn in beeld gebracht en doorlopend geactualiseerd. Er heeft financiële toetsing plaatsgevonden in nauwe samenhang tussen een extern adviesbureau, interne financiële adviseurs, control en planeconoom. De besluitvorming voor de uitvoering van de vervolgfase van de realisatie is belangrijk vanwege de relatie met de planontwikkeling op de Van Renesselaan (versnelde huisvesting) en vanwege de in verval rakende voorzieningen van de huidige werf. Bovendien is de huidige gemeentewerf niet duurzaam. Dit raadsvoorstel ligt aan u voor om goedkeuring te verkrijgen voor uitvoering van de uitvoeringsfase (realisatie) van de nieuwe gemeentewerf aan de Johannes Postlaan.

Pagina 1 van 8

In genoemde RIB zijn wij ingegaan op de taken die vanuit de gemeentewerf door ons personeel dienen te worden verricht. Tevens is aangegeven dat het uitgangspunt is om een duurzaam en functioneel gebouw voor de uitvoering van die taken te realiseren. We realiseren hiermee een duurzaam (nul op de meter dan wel energieleverend gebouw), compact multifunctioneel gebouw en terrein waar onze diverse vakafdelingen uit de voeten kunnen en opslag hebben voor hun materiaal en materieel. Inzichten die we hebben opgedaan tijdens de coronatijd, i.c. hybride werken en afstandnormen zijn meegenomen het het programma van eisen en de ruimtestaat. Het programma van eisen (PvE) is ook tot stand gekomen op basis van vele interviews met het hoofd en de medewerkers van de huidige gemeentewerf. Het PVE omvat het functionele programma (uitwerking entree, kleedzones, kantoor, kantine, werkplaatsen, etc.). Bouwfysica, brandveiligheid, werktuigbouwkundige en elektrotechnische installaties zijn beschreven. Het programma betreft de opslagloodsen (open en overdekt), kantoor en buitenterrein. Met de OR, in bijzijn van medewerkers van de gemeentewerf is gesproken over de inhoud van het PvE.

In verband met de verkeersbewegingen van en naar de locatie wordt er de voorkeur aan gegeven de locatie te ontsluiten via de Dijnselburgerlaan en niet aan de Johannes Postlaan, vanwege de nabijheid van een school, de ligging in de woonwijk, de aantasting van groen en het ruimtebeslag op de locatie van de nieuwe werf. Door ingenieursbureau Megaborn is een verkeerstudie verricht naar de mogelijkheden voor een veilige ontsluiting. Megaborn adviseert om uitsluitend via de Dijnselburgerlaan te ontsluiten. Deze conclusie geeft onderbouwing aan de oorspronkelijke wens om op deze wijze het terrein van de gemeentewerf te ontsluiten.

Argumenten 1. Besluit voor de gemeentewerf is belangrijk vanwege planontwikkeling Van

Renesselaan Het besluit voor uitvoering van de vervolgfase (realisatie) van de nieuwe gemeentewerf is belangrijk vanwege de relatie met de planontwikkeling op de huidige locatie aan de Van Renesselaan (versnelde huisvesting) en de in verval rakende voorzieningen in de huidige gemeentewerf. 2. Bestemmingsplan van de vertreklocatie (Van Renesselaan) is vastgesteld Het bestemmingsplan Zeisterwerf is vastgesteld. Dit is een mijlpaal voor de bestemming (woningbouw) voor de Van Renesselaan. 3. Versnelde huisvesting aan de Van Renesselaan Aan de Van Renesselaan zullen woningen worden gerealiseerd (o.a. versnelde huisvesting). De gemeente heeft een overeenkomst gesloten met woongroep Surplus. Op een deel van het terrein aan de Van Renesselaan is een appartementencomplex gebouwd. In deze overeenkomst is een bepaling opgenomen, dat de huidige gemeentewerf binnen 10 jaar na ingangsdatum van de overeenkomst weg zal zijn. Bij niet nakoming van deze bepaling is de gemeente schadeplichtig. Verplaatsing van de gemeentewerf is toegezegd en vastgelegd. Herbouw of vernieuwing op de bestaande locatie is niet wenselijk. 4. De huidige werf is verouderd De huidige gemeentewerf aan de van Renesselaan is niet duurzaam, te groot en de technische staat is met normaal onderhoud steeds slechter te borgen. De inrichting is Pagina 2 van 8

verouderd. Binnen afzienbare tijd zijn investeringen nodig voor renovatie, groot onderhoud, herstel en duurzaamheid. Besluitvorming voor de nieuwe gemeentewerf betekent dat dergelijke investeringen niet meer nodig zijn. De nieuwe voorzieningen zullen passend worden gemaakt bij nieuwere, compactere en duurzame behoeften voor de gemeentewerf. 5. Invloed corona op functioneren van de gemeentewerf In de afgelopen maanden is de wereld om ons heen sterk veranderd vanwege corona. Daarom is doorlopend gekeken naar het programma van eisen voor de werf, waaronder de logistiek en de inrichting van het nieuwe kantoor met (flex)werkvormen. In deze coronaperiode is de huidige gemeentewerf operationeel gebleven en de (calamiteiten)werkzaamheden zijn zelfs toegenomen. De aard van de (technische) werkzaamheden brengt mee, dat de mogelijkheden van de medewerkers om thuis te werken beperkt zijn. Er is aansluiting gezocht bij de werkgroep, die betrokken is bij “de werkplek van de toekomst”. 6. Bestemming en grond De keuze voor de ontwikkeling van de gemeentewerf op de locatie Johannes Postlaan is door uw college in 2018 gemaakt op basis van eigendomsposities, mogelijkheden die het bestemmingsplan biedt, ligging/situering, natuurwaarden, etc.

Bestemmingsplan-technisch (waaronder milieuzones) kan de gemeentewerf op de Johannes Postlaan worden gerealiseerd, zonder aanpassingen van het bestemmingsplan. Niet benutten van deze kans zorgt voor het langer aanhouden van onbenutte locaties in eigendom van de gemeente. Ook is binnen de planvorming rekening gehouden met kleine optimalisaties in overleg met VRU/brandweerpost en ZPH (de naastgelegen buren).

KANTTEKENINGEN 1. Gezamenlijke inrit/uitrit met de toekomstige buren ZPH-verpakkingen en VRU/brandweerpost Vanwege de wens om te ontsluiten via de Dijnselburgerlaan zijn geruime tijd zijn gesprekken gevoerd met de buren van de nieuwe gemeentewerf (d.i. VRU/bandweerpost en ZPH- verpakkingen) over een uitweg (inrit-/uitrit) op deze Dijnselburgerlaan. Vanuit de gemeente is in de gesprekken ingezet op het bereiken van een win-winsituatie. Bedrijf ZPH-verpakkingen Met de eigenaren van bedrijf ZPH-verpakkingen is diverse malen gesproken over de inrit aan de Dijnselburgerlaan, over alternatieve rijrouten en verkeersveilige mogelijkheden, naar aanleiding van onderzoek door adviesbureau Megaborn. De inrit aan de Dijnselburgerlaan is verkeersveilig. Deze inrit aan de Dijnselburgerlaan is deels in eigendom van de gemeente en deels in eigendom van ZPH-verpakkingen. Het verkeer van de gemeentewerf zal over de strook grond van 4 meter breed, in eigendom van de gemeente, naar de gemeentewerf rijden, vervolgens over het terrein van de werf en weer bij de brandweerpost uitrijden. Er is een erfdienstbaarheid gevestigd op de grond van de gemeente, waardoor het bedrijf ZPH-verpakkingen na het laden en lossen terug mag rijden naar de Dijnselburgerlaan. Verkeerstechnisch is dit veilig te realiseren. Juridisch is er geen sprake van verzwaring van de erfdienstbaarheid.

Pagina 3 van 8

De veranderde situatie heeft voor ZPH impact ten opzichte van de huidige situatie. Nu heeft ZPH alleen de brandweer als buurman, de kavel aan de Johannes Postlaan is al jarenlang onbebouwd. Straks hebben ze de Brandweerpost en de gemeentewerf als buurman. Vanuit de gemeente is geluisterd naar de belangen van ZPH. Voor dit bedrijf is het belangrijk, dat zij hun directieauto’s kunnen blijven parkeren bij de hoofdingang en dat 1x per maand een grote containervrachtwagen kan laden en lossen. Er is consensus over de inpasbaarheid van deze wensen in de nieuwe plannen. Eventuele juridische of praktische afspraken worden in een later stadium afgehecht. VRU/Brandweerpost Met VRU/brandweerpost zijn besprekingen gevoerd over de inrichting van een gezamenlijke uitrit. In deze gesprekken is gekeken naar een win-winsituatie. De VRU kan meegaan in gezamenlijk gebruik van de uitrit. VRU heeft een paar wensen meegegeven aan de gemeente, die we kunnen inpassen in het terrein van de gemeentewerf: compensatie van verlies van 10 parkeerplaatsen en 10 extra parkeerplaatsen. Onder enkele van de nieuwe parkeerplaatsen wenst VRU een pompput in te bouwen Binnen de planvorming voor de gemeentewerf kunnen we medewerking verlenen aan deze inpassingen van pompput en parkeerplaatsen, omdat dit voorwaarden zijn, die prima in het ontwerp van het buitenterrein van de gemeentewerf meegenomen kunnen worden.

De kosten voor plaatsing van de pompput en voor toekomstig onderhoud en beheer van de put en parkeerplaatsen zijn voor VRU. Dit wordt juridisch vastgelegd. De brandweerkazerne wordt via VRU gepacht. De erfpachter is akkoord met het voorstel voor de rijrichting. De gemeentewerf wordt op eigen grond wordt gebouwd, waardoor de erfpacht alleen de uitrit betreft. In de pachtovereenkomst of een separate gebruiksovereenkomst zullen de genoemde voorwaarden juridisch worden afgehecht. VRU vraagt om activiteiten te combineren met de gemeentewerf, zoals o.a. gezamenlijk gebruik van een wasstraat en bandenopslag. De mogelijkheden hiervoor worden onderzocht. Verkeersstudie Door ingenieursbureau Megborn is een studie gedaan naar de mogelijk voor een veilige ontsluiting. Het bureau heeft 6 verkeersvarianten in beeld gebracht, waaronder een studie naar een inrit/uitrit op de Johannes Postlaan. Er is rekening gehouden met zwaar verkeer, middelzwaar verkeer en licht verkeer. In het rapport worden de vooren nadelen beschreven. Ook is bekeken wat iedere verkeersvariant betekent voor het ruimtebeslag op de locatie van de gemeentewerf. Megaborn adviseert om de gemeentewerf uitsluitend via de Dijnselburgerlaan te ontsluiten. Deze conclusie geeft een onderbouwing van de oorspronkelijke wens om op die manier het terrein te willen ontsluiten.

Deze weg is hiervoor geschikt en er is geen conflict met fietsers, omdat die een vrijliggend fietspad hebben aan de overzijde van de weg. Door een ontsluiting via de Dijnselburgerlaan worden de nadelen van een ontsluiting op de Johannes Postlaan voorkomen. Tevens vraagt een uitrit op aan de Postlaan veel ruimte op de gemeentewerflocatie, waardoor het programma niet kan worden gerealiseerd. Ook de bosstrook aan de Johannes Postlaan is belangrijk.

Toelichtingen X

Financiën

X

Juridisch

X

Risico’s

X

Communicatie

X

Automatisering

X

Anders

Pagina 4 van 8

Toelichting financiën De financiële toetsing is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met een extern adviesbureau, interne financiële adviseurs, control en de planeconoom. De lasten De totale bouwkosten van de gehele ontwikkeling van de nieuwe gemeentewerf (zowel gebouw als terrein) bedragen ca. € 5,5 miljoen. Dit bedrag wordt conform de systematiek die gehanteerd wordt bij de bouw van gemeentelijk vastgoed omgezet naar kapitaallasten (rente en afschrijving) in de begroting. Hiervoor wordt gewerkt conform de financiële verordening met verschillende afschrijftermijnen, afhankelijk van het soort investering die het betreft. De jaarlijkse kapitaallasten bedragen gemiddeld € 186.000,- Het krediet wordt naar verwachting afgesloten in 2023, de kapitaallasten worden met ingang van 2024 toegerekend. Behalve de kapitaallasten zijn ook de geprognotiseerde lasten voor het klein dagelijks onderhoud, nutsvoorzieningen, goederen en diensten exploitatie (waaronder onderhoudsabonnementen) en de te betalen belastingen opgenomen. Deze lasten bedragen jaarlijks € 49.000,De totale jaarlijkse benodigde middelen bedragen afgerond € 235.000,-. De exacte bedragen zijn opgenomen in bijgevoegde begrotingswijziging.

De dekking De lasten kunnen gedekt worden met bestaande budgetten. Tegenover de lasten zijn diverse dekkingsbronnen in beeld gebracht en opgenomen. Een van de dekkingsbronnen is een incidentele dekking, bestaande uit de dekking vanuit de grondexploitatie van de vertreklocatie van de gemeentewerf - indien nodig aangevuld vanuit de reserve grondbedrijfter hoogte van € 2,5 miljoen. Verder bestaan de dekkingsbronnen uit een aantal reserveringen, zoals de transitorische post Dijnselburg Zuid en de huidige exploitatielasten en onderhoudslasten van de gemeentewerf. In totaal is dit circa € 2,7 miljoen. Dit bedrag wordt jaarlijks ingezet om de exploitatie sluitend te krijgen. De reserve is een incidenteel dekkingsmiddel, dit betekent dat er bij eventuele vervanging van het complete gebouw (over minimaal circa 40 jr.) er een dekkingsprobleem kan ontstaan in geval van volledige nieuwbouw of verhuizing naar een andere locatie van de werf op dat moment. De jaarlijkse lasten van de huidige gemeentewerf (op de locatie Van Renesselaan) kunnen worden ingezet voor de jaarlijkse lasten van de nieuwe gemeentewerf omdat voor de achterblijflocatie geen begroting meer nodig is, vanwege de herontwikkeling.

De huidige locatie houdt op te bestaan, derhalve is er binnen de huidige budgetten met een eenmalige investering van een deel van de opbrengsten een nieuwe toekomstbestendige gemeentewerf te realiseren, zonder aanvullende geldvraag. Door toepassing van de kapitaallastenmethodiek zal - in tegenstelling tot de huidige situatie vrijval van kapitaal plaatsvinden, waarmee na einde levensduur van het nieuwe gebouw middelen vrijvallen die gebruikt kunnen worden voor herinvestering. Saldo Het saldo van de baten minus de lasten is € 0,- (neutraal). Hiermee sluit de businesscase van de nieuwe gemeentewerf neutraal voor de begroting. Concluderend: met de dekking vanuit de begroting van de huidige gemeentewerf en de bijdrage van 2,5 miljoen vanuit de grondexploitatie voormalige gemeentewerf (Rv 256996) zijn er geen aanvullende middelen nodig. Pagina 5 van 8

Toelichting Juridisch Overeenkomst met Surplus • Met woongroep Surplus is een ontwikkelingsovereenkomst gesloten over verplaatsing van de gemeentewerf vóór 2027. Niet nakoming kan leiden tot een (forse) schadeclaim aan de gemeente. Deze datum van 2027 wordt ruimschoots gehaald, als we uitgaan van de planning. • De grond, bestaande uit een perceel grond van ca. 1100 m2, is in eigendom van de gemeente Zeist. Wij hebben het recht om dit perceel te gebruiken, maar dienen blijvend overpad te verlenen aan de buren (ZPH). • De huurovereenkomst met Stedin en het recht van opstal voor Regiotax zijn beide per 1 augustus opgezegd/beëindigd. Deze huurders maakten gebruik van het perceel grond aan de Johannes Postlaan.

TOELICHTING COMMUNICATIE/ PARTICIPATIE •

•

•

• • •

Een huis-aan-huis informatiebrief is in 2019 verzonden naar bewoners in de woonwijk, naar bedrijven/ huurders van bedrijven op bedrijventerrein Dijnselburg en het Handelscentrum. Met de directe buren van de nieuwe werf, zijnde de eigenaren van ZPH-verpakkingen en VRU/brandweerpost is sinds 2019 regelmatig persoonlijk, via Teams en telefonisch contact. Na instemming van dit voorstel door de gemeenteraad, zal de communicatie met wijkbewoners, huurders en eigenaren van het bedrijventerrein weer worden gestart. Belangrijk is dat er uitsluitsel is over de wijze van ontsluiting van de nieuwe gemeentewerf. Een digitale nieuwsbrief zal met regelmaat verschijnen. Regelmatige updates van de bestaande website nieuwe gemeentewerf. Architectenselectie en definitieve keuze voor het gebouw kan interactief, met de buren van de nieuwbouw.

Verdere proces Q3- 2021: Q4- 2021:

aanbesteding nieuwe gemeentewerf opdrachtverlening voor de nieuwe werf en voorbereidingen locatie Johannes Postlaan Q1- 2022: start bouw van de nieuwe werf Q2 -Q3- 2023: nieuwbouw gereed, schoonmaak, oplevering en verhuizing naar de nieuwe locatie Q1- 2024: ingebruikname nieuwe gemeentewerf Q1- Q2: 2024: sloop locatie Van Renesselaan

VERDIEPING/ KANTTEKENINGEN/ RISICO’S Zie opmerkingen onder ZPH-verpakkingen en VRU/brandweerpost. De gemaakte afspraken zullen juridisch worden vastgelegd in (erfpacht) akte c.q. gebruiksovereenkomsten.

Pagina 6 van 8

VERDERE PROCES Planning en uitvoering

Aanbesteding en architectenselectie De gemeente zal de aanbesteding voor de realisatie van de gemeentewerf organiseren. Het gaat om aanbestedingen voor het gebouw en het buitenterrein, voor de installaties en de vaste inrichtingen. Voor deze aanbestedingen wordt de meervoudige onderhandse (mvo) procedure gevolgd. Ook wordt een taakstellend ontwerpbudget als voorwaarde gesteld bij de aanbesteding van het ontwerp. Met inkoop wordt gekeken naar de Zeister inkoopvoorwaarden. Vervolgens worden basisovereenkomsten opgesteld, waarin de contractuele kaders voor de opdracht worden gevat.

DUURZAME ASPECTEN Ten aanzien van duurzaamheid is een raming opgesteld voor “Nul-op de meter” en mogelijk een energieleverend gebouw. De kosten voor een extra duurzaam gebouw ( t.o.v. nul -opde- meter) zijn opgenomen in de raming. De mate van energielevering zal afhankelijk zijn van mogelijkheden in de toekomst en het ontwerp van gebouw en terrein. We onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor energielevering aan bijvoorbeeld computers en (auto) vervoer. Ook wordt aansluiting gezocht bij de routekaart van Zeist: alle vervoer in 2025fossielvrij.

Evaluatie N.v.t. het gaat om de realisatie van een gemeentewerf.

BIJLAGEN

• • •

Vlekkenplan Johannes Postlaan Rijvariant Dijnselburgerlaan Begrotingswijziging

Pagina 7 van 8

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 21RV049#

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van; BESLUIT:

1. Akkoord te gaan met de uitvoering van de vervolgfase (realisatie) van de nieuwe gemeentewerf.aan de Johannes Postlaan te Zeist. 2. In te stemmen met het openen van een krediet voor een bedrag van € 4,1 mln. voor het gebouw. 3. In te stemmen met het openen van een krediet voor een bedrag van € 1 mln. voor de installaties. 4. Akkoord te gaan met bijgevoegde begrotingswijziging, welke van kracht wordt als u instemt met dit voorstel.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter

1