00-21RV043 rv Rrekenkamerrapport Leren van ervaringen

RAADSVOORSTEL Rapport rekenkamer ‘Leren van ervaringen’

Portefeuillehouder Opsteller Zaak/stuknummer Raadsvoorstel

Presidium J. Janssen 411527 21RV043

Ronde Tafel Debat Raadsvergadering

29 april 2021 N.v.t. 08 juni 2021

Maatschappelijk effect en doel van het voorstel Verbeteren van het lerende vermogen van de ambtelijke organisatie en het gemeentebestuur en daarmee nog beter de belangen van de inwoners van Zeist te dienen. Voorstel 1. Kennis te nemen van het onderzoek van de rekenkamer “Leren van ervaring” 1. De conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer over te nemen 2. Het college te verzoeken om de aanbevelingen aan organisatie en college op te pakken en de raad over de uitwerking te informeren 3. Bij projecten die voor besluitvorming naar de gemeenteraad komen op voorhand duidelijk te laten maken op welke manier geëvalueerd gaat worden. Besluit Raad 08 juni 2021:

Basis

Inleiding De rekenkamer heeft op 19 april 2021 haar onderzoek “Leren van ervaring Rekenkameronderzoek naar het leren van de gemeente Zeist en alle partners; gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie” naar de gemeenteraad toegezonden. De rekenkamer onderzocht het lerend vermogen van de raad, college en ambtelijke organisatie. Hierbij is gekeken naar het complete systeem, zowel de gemeenteraad, als het college en de ambtelijke organisatie. Hierbij is zowel gekeken naar het ´systeemleren´ als het ´ervaringsleren´. Op basis van het onderzoek doet de rekenkamer een aantal aanbevelingen om het lerend vermogen te versterken.

Financiën Communicatie

Juridisch Automatisering

Risico’s Anders

VERDIEPING Inleiding Op 19 april 2021 heeft de rekenkamer u het onderzoek “Leren van ervaring Rekenkameronderzoek naar het leren van de gemeente Zeist en alle partners; gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie” aangeboden. De rekenkamer heeft hierin onderzocht op welke wijze in de gemeente Zeist

Pagina 1 van 4

wordt geleerd., door raad, college en ambtelijke organisatie. Hierbij is zowel gekeken naar het ´systeemleren´ als het ´ervaringsleren´. Op basis van de bevindingen constateert de rekenkamer dat leren een belangrijke plek binnen de gemeente Zeist inneemt. Er is inzet om leren te stimuleren, er zijn verschillende manieren waarop leren en evalueren wordt ondersteund. Het ontbreekt echter aan vanzelfsprekendheid en automatisme om op systematische wijze te reflecteren, evalueren en dus te leren van projecten, ervaringen en uitgebrachte onderzoeken en adviezen. Op basis van het onderzoek adviseert de rekenkamer het volgende: Aanbeveling 1: Veranker leren in het systeem We bevelen aan om na te gaan in welke mate leren en evalueren nog meer systematisch ondersteund kan worden en dit vervolgens toe te passen, te ervaren en bij te stellen. Ter illustratie: a) De methode Projectmatig creëren beschikt over beproefde evaluatievormen voor tussentijdse evaluaties, eindevaluatie, klant- of inwonerevaluaties en collegiale checks. Stel deze organisatiebreed beschikbaar en bekijk het gebruik (actie: ambtelijke organisatie).

b) Elkaar feedback geven op werkwijze en effectiviteit wordt een vast onderdeel van de jaarplancyclus en er wordt een tool of formulier beschikbaar gesteld waardoor feedback geven makkelijk kan worden uitgevoerd en het gebruik na een jaar kan worden bekeken (actie: ambtelijke organisatie). c) Bij elk rekenkamer-onderzoek wordt de aanbeveling opgenomen dat na een jaar wordt geëvalueerd of de aanbevelingen zijn opgevolgd en wat vervolgafspraken zijn; hiervoor wordt een methode (bijv. een eenvoudig standaard evaluatieformulier) bijgevoegd dat kan worden ingezet. De griffie laat in de organisatie de evaluatie invullen door de betrokkenen en verzamelt de inbreng. Of evaluaties worden uitgevoerd, wordt op die manier bewaakt door de griffie. De rekenkamer kan vervolgens zien welke acties zijn ondernomen en indien nodig op de evaluatie terugkomen. (actie: griffie en rekenkamer ). Reactie griffie: Voor deze actie zijn reeds jaren geleden afspraken gemaakt in de vorm van het afloopregister aanbevelingen rekenkamer. Met dit register rapporteert het college jaarlijks aan de raad over de uitvoering van aanbevelingen van de rekenkamer. De stand van zaken wordt jaarlijks besproken in de auditcommissie in aanwezigheid van de voorzitter van de rekenkamer. Geconstateerd wordt dat dit register sinds 2018 niet meer is bijgewerkt.

Deze aanbeveling en bevinding zal worden besproken in het presidium. d) In het bestuurlijke besluitvormingsproces wordt reflecteren en (tussentijds) evalueren als vast onderdeel opgenomen. Het uitvoeren van deze stap wordt ondersteund door een formulier, vragenlijst of andere methodiek waarmee de opdrachtgever (raad of college) de opdracht in brede zin kan evalueren. Bij raadsvoorstellen voor te starten projecten wordt een vast onderdeel evaluatie opgenomen om vooraf te bedenken hoe en wanneer geëvalueerd wordt, zowel op inhoud als op proces (controle: griffie ). ‘Verschuiving van doelen’ is geen reden om niet te evalueren, maar een aandachtspunt bínnen de evaluatie. De ambtelijke organisatie let op de doorwerking hiervan. Het college reflecteert op vaste basis over de uitkomsten. (actie college). Reactie griffie: Het format raadsvoorstel bevat reeds een onderdeel evaluatie. Dit onderdeel wordt vaak zeer summier ingevuld en bovendien is er geen centraal overzicht van de toegezegde evaluaties. Deze aanbeveling zal worden besproken in het presidium en daarbij zal de optie worden betrokken dat de griffie een overzicht bijhoudt van toegezegde evaluaties.

Aanbeveling 2: Gebruik een vorm die de inhoud ondersteunt Systematisch leren (middelen, processen of systemen die vast ingezet worden om het leren binnen de organisatie mogelijk te maken) en ervaringsleren (de cultuur om te leren en evalueren van ervaringen) gaan hand in hand, ze versterken elkaar; “één en één is drie”. Het louter ter beschikking stellen van (kennis)systemen, methoden of formulieren zal niet werken. Dit blijkt ook uit het feit dat de stappen evalueren en verbeteren (‘check en act’) uit de PDCA-cyclus niet automatisch worden uitgevoerd, terwijl toch voor iedereen duidelijk zal zijn dat deze stappen moeten worden doorlopen. Raad, bestuur en managers kunnen hierop sturen, maar bovenal is het belangrijk dat het gesprek plaatsvindt over bevindingen, het geleerde, over ‘wat werkt en wat werkt niet’. We bevelen dan ook aan om te kijken naar de vorm en met betrokkenen de vorm te bepalen: dialoog, inspiratiesessies, Pagina 2 van 4

koffiegesprekken en bij voorkeur in wisselende kringen, afdelingsoverstijgend, met college, raad, organisatie en inwoners. Doorbreek daarbij ook kokers om te voorkomen dat de lessen slechts in kleine kring geleerd worden. Aanbeveling 3: Benut de innovatieve en open cultuur binnen de gemeente Zeist In Zeist is er ruimte voor innovatieve ideeën, initiatief van medewerkers en het experimenteren vanuit verschillende geledingen van het systeem (denk aan methode Duisenberg, het initiatief van raadsleden, de Zeister Academie). Deze innovatieve, open cultuur en de Zeister Academie kunnen uitstekend worden benut voor leren en evalueren. Experimenteer, reflecteer en leer: op die manier leidt elke innovatie of elk experiment tot een kleine of grote verbetering (of: leerervaring) binnen het systeem. Natuurlijk kan alsnog een experiment geen succes blijken, maar als ervan geleerd is met elkaar kan er nooit gesproken worden van een totale mislukking. Als het gaat om het geven van feedback, begin dan ‘klein en veilig’, maak het leuk en makkelijk, vraag collega’s, opdrachtgevers, klanten en raadsleden om feedback. Betrek raadsleden in (ambtelijke) werkgroepen waar mogelijk, vraag hen om medewerking en evalueer met hen wat beter kan. Trek samen op, je doet het tenslotte samen voor de inwoner. Dit versterkt vertrouwen in elkaar en stimuleert openheid en kwetsbaarheid.

Het nog meer benutten van de innovatieve cultuur in Zeist is een gezamenlijke exercitie, en het college, de raad en het gemeentelijk management kan hier een goede voorbeeldrol in vervullen. Aanbeveling 4: Bespreek rollen, verwachtingen en ‘eigenaren’ met elkaar Uit de conclusies blijkt dat het belangrijk is om aan de voorkant rollen en verwachtingen helder te hebben, deze tussentijds te evalueren en zo nodig bij te stellen. En tijdens een project of na een onderzoek duidelijkheid te creëren over wie welke actie of aanbeveling oppakt. Dit geldt zowel voor college, raad als ambtelijke organisatie. Leg dit vast om geen onduidelijkheid voor een ieder te laten ontstaan als later politieke gevoeligheden in het proces sluipen. Ook bij politiek gevoelige onderwerpen moet helder blijven wat verwacht mag worden van wie. Voorgesteld wordt deze aanbeveling te bespreking in het presidium om te bezien hoe deze geoperationaliseerd kan worden.

ARGUMENTATIE De aanbevelingen van de rekenkamer zijn goed doordacht en zijn gericht op versterking van het lerend vermogen. De rekenkamer de aanbevelingen zo veel mogelijk geadresseerd, maar toch is nog niet in alle gevallen duidelijk wie “eigenaar” is van de aanbeveling. Aanbevelingen 1c en 4 zullen daarom na besluitvorming in het presidium worden besproken om hier verder invulling aan te geven.

TOELICHTING

VERDERE PROCES Planning en uitvoering Besluitvorming in de raad van 8 juni. Evaluatie nvt BIJLAGEN 1. Rapport rekenkamer “Leren van ervaring Rekenkameronderzoek naar het leren van de gemeente Zeist en alle partners; gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie” 2. RIB21.084 Bestuurlijke Reactie Rekenkamerrapport Leren van Ervaringen

Pagina 3 van 4

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 21RV043

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van het presidium van 31 mei 2021;

BESLUIT:

1. Kennis te nemen van het onderzoek van de rekenkamer “Leren van ervaring”. 2. De conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer over te nemen. 3. Het college te verzoeken om de aanbevelingen aan organisatie en college op te pakken en de raad over de uitwerking te informeren.

4. Bij projecten die voor besluitvorming naar de gemeenteraad komen op voorhand duidelijk te laten maken op welke manier geëvalueerd gaat worden. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 8 juni 2021 De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter

1