Raadsvoorstel aanvulling (financiële) rechtmatigheid 2024

Datum

Agendapunt

8 april 2025

Documentnummer

R06S002/z250017388

Onderwerp

2024 Aanvulling (financiële) Rechtmatigheid

Raadsvoorstel Beoogd effect Het interne inkoopbeleid aan te laten sluiten bij de financiële verordening Beslispunten 1. Het interne inkoopbeleid buiten het oordeel van de rechtmatigheidsverantwoording 2024 houden. Inleiding Met ingang van de jaarrekening 2023 nemen gemeenten een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De basis is de (gewijzigde) Gemeentewet. Voorheen gaf op basis van de Gemeentewet de controlerend accountant een oordeel over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Een onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording betreft het voorwaardencriterium. Deze ziet er op toe dat het college de taken uitvoert binnen de voorwaarden die daarvoor gelden. Bij de beoordeling van de rechtmatigheid van inkopen wordt uitgegaan van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit is ook als dusdanig opgenomen in het normenkader wat voor de jaarrekening 2024 welke door u als Raad op 19 december 2024 is vastgesteld. Het interne inkoopbeleid vormt een aanvulling hierop en bevat veelal aanvullende richtlijnen die specifiek zijn toegespitst op de organisatie. Hoewel deze richtlijnen belangrijk zijn voor een goede bedrijfsvoering, zijn deze niet doorslaggevend voor de beoordeling van de rechtmatigheid in financiële zin. Echter is het intern inkoopbeleid in 2022 bij de gemeente Zeewolde naast het college ook vastgesteld door de Raad.

Het intern inkoopbeleid is niet opgenomen in het normenkader conform voorgaande jaren. Echter door de komst van de rechtmatigheidsverantwoording had bij het vaststellen van het normenkader een expliciet besluit moeten komen dat het intern inkoopbeleid geen onderdeel is in het oordeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Met dit voorstel vragen wij u om dit alsnog te doen. Team BDO 8 april 2025

Raadsvoorstel: 2024 Aanvulling (Financiële) rechtmatigheid

2/2

Argumenten 1.1 De controle vindt nog altijd plaats op de Europese wet en regelgeving. Hier mag het college niet van afwijken. Hierover zal gerapporteerd worden in de jaarrekening. 1.2 Bij het vaststellen door de Raad van de financiële verordening 2023 is bij artikel 24.g al besloten dat het college zorg draagt voor het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten. De financiële verordening is leidend voor de inrichting van de lokale inkoopregels van 2022. In 2025 zal bij de herijking van het lokale inkoopbeleid deze aansluiting worden hersteld: het college stelt de lokale inkoopbeleid vast. 1.3 Het is een collegebevoegdheid om af te wijken van het intern inkoopbeleid. Hierdoor kan er in bepaalde gevallen gekozen worden voor doelmatigheid waardoor er sneller gehandeld kan worden. 1.4 De afgelopen jaren heeft de accountant in lijn met het vastgestelde normenkader niet getoetst op het intern inkoopbeleid, enkel op de Europese wet- en regelgeving. Kanttekeningen N.v.t. Financiën Effecten van het advies: Past binnen de beschikbare middelen in de begroting en de opdracht aan de accountant. Communicatie en participatie N.v.t. Hoofdlijnen uitvoering Na besluitvorming maakt dit advies onderdeel uit van de kaders (financiële) Rechtmatigheid.

Evaluatie Jaarlijks worden de kaders en het hieruit voortkomende normenkader door de raad geactualiseerd. Burgemeester en Wethouders van Zeewolde, de secretaris, de burgemeester, K.C. Hamstra

Team BDO 8 april 2025

A.M. Harmsma

Raadsvoorstel: 2024 Aanvulling (Financiële) rechtmatigheid