Jaarplan Griffie en raad 2026

JAARPLAN GRIFFIE EN RAAD 2026

Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 1

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Wat is en doet de griffie ? 3. Doel 1: ondersteunen en adviseren 4. Doel 2: contact met inwoners en organisaties 5. Doel 3: goede samenwerking college en raad 6. Extra Doel 4: een goed startprogramma nieuwe raad 7. Extra Doel 5: investeren in kwaliteit voorstellen 8. Planning en budgetten griffie en raad Bijlage: Infographic Jaaroverzicht 2025

1. Inleiding Dit is het jaarplan voor de griffie en de raad voor 2026. Dit plan is tot stand gekomen in afstemming met de leden van de werkgeverscommissie. De gemeenteraad wordt gevraagd het plan vast te stellen. De raad van Zeewolde vergadert sinds 2023 via de BOB – structuur, met beeldvormende avonden, oordeelsvormende avonden en besluitvormende avonden. In 2025 is bij de oordeelsvorming algemeen inspreekrecht ingevoerd, zodat inwoners kunnen inspreken over niet geagendeerde onderwerpen. In februari 2026 wordt een geactualiseerd organisatiereglement voorgelegd aan de raad. De huidige werkwijze van de BOB structuur is daarin vastgelegd. In dit plan wordt ingezoomd op 5 doelen voor 2026: Doel 1: Ondersteunen en adviseren Doel 2: Een goed startprogramma voor de nieuwe raadsperiode Doel 3: Contact met inwoners en organisaties Extra Doel 4: Een goed startprogramma voor de nieuwe raad Extra doel 5: Investeren in kwaliteit van de voorstellen De reguliere werkzaamheden voor de raad gaan door,- de griffie blijft in al die werkzaamheden ondersteunend, op doel 4 en 5 ligt in 2026 het accent in 2026.

Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 2

2. Wat is en doet de griffie ? Bij de griffie werken 5 gedreven collega’s (bijna 4 fte) die de gemeenteraadsleden en de burgerraadsleden bij hun werk helpen en ondersteunen. Zorgvuldige besluitvorming is daarbij het uitgangspunt. De besluitvorming begint bij beeldvorming, daarna volgt de oordeelsvorming en daarna volgt het raadsbesluit. De gemeenteraad neemt besluiten over de belangrijkste kaders van het beleid en over het geld. Daarnaast controleert de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders en gaat de raad ook over hun benoeming of ontslag. De griffie is het eerste aanspreekpunt voor (burger) raadsleden, maar ook voor inwoners die een vraag hebben over de raad. De griffie werkt veel achter de schermen. Dat is precies de bedoeling. De griffie ontzorgt de raadsleden en werkt aan praktische zaken, geeft inhoudelijke adviezen en schrijft de voorstellen voor de raad die niet van het college van burgemeester en wethouders afkomstig zijn. Het is belangrijk dat de raad goede informatie krijgt en op het juiste moment in een proces beslissingen neemt en kan nemen. De griffie zorgt daarvoor. Ook de inwoners moeten goed worden geïnformeerd over wat de raad doet, welke invloed inwoners daar op kunnen uitoefenen en welke besluiten de raad neemt. Daarom verzorgt de griffie de raadscommunicatie van de raad naar de inwoners.

Verder ondersteunt en adviseert de griffie de voorzitters van de beeldvormende avond, de oordeelsvormende avond, de raadsvergadering en de commissies en werkgroepen van de raad. Om dat werk goed te kunnen doen werkt de griffie samen met de ambtelijke organisatie, vooral met de teamleiders en de adviseurs die de voorstellen voor het college en de raad schrijven. Ook werkt de griffie samen met de leden van het college, om hen te adviseren vanuit het belang van de raad. De raad bepaalt de eigen agenda, en heeft er voor gekozen de agendacommissie de agenda’s te laten opstellen. De agendacommissie bestaat uit de raadsleden die plaatsvervangend voorzitters van de raad zijn en de burgemeester als voorzitter van de raad. De griffie maakt voor de agendacommissie de concept agenda’s, verzamelt de stukken, houdt de raadsplanning bij en legt de dilemma’s voor aan de agendacommissie. Het gaat dan om prioriteren: welk onderwerp stellen we uit als de agenda te vol is, welk onderwerp kan zonder beeldvorming geagendeerd worden, en kiezen we ondanks de extra belasting voor raadsleden wel of niet voor een extra vergaderavond. De agendacommissie bepaalt welke vergadervorm in de beeldvorming het beste past bij het onderwerp. Ook bepaalt de agendacommissie of er publiek speciaal wordt geattendeerd of uitgenodigd voor een beeldvormende avond.

De griffie haalt advies op bij de ambtelijke organisatie zodat de agendacommissie de consequentie kent van bijvoorbeeld een keuze om iets uit te stellen. De griffie voelt zich door de gemeenteraad gesteund in het werk voor de gemeenteraad. De griffie is gericht op samenwerking. College en raad zijn twee verschillende bestuursorganen en er sprake is van een machtsverhouding, de raad is het hoogste orgaan. De griffie focust echter op het gezamenlijke belang van college en raad: er zijn voor de inwoners en voor het belang van Zeewolde. De ambtelijke organisatie is aangesteld door het college. De griffie is aangesteld door de raad. Soms is in een besluitvormingsproces de wens van de organisatie anders dan die van de raad. De griffie Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 3

komt dan op voor het belang van de raad. Dit doen we in vertrouwen en met respect, en dat ervaart de griffie ook zo vanuit de ambtelijke organisatie. De burgemeester, gemeentesecretaris en griffier werken samen in de ‘driehoek’. Hier wordt over een aantal grote onderwerpen gepraat, over samenwerking tussen college en raad, het gezamenlijke belang, de kwaliteit van de voorstellen en er wordt bijvoorbeeld gekeken hoe het college de raad goed kan informeren en betrekken.

Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 4

3. Doel 1: ondersteunen en adviseren Vanaf 1 april 2026 zijn er nieuw gekozen raadsleden aan de slag, waarvoor ondersteuning en advies vanuit de griffie van belang is. De griffie is er voor alle raadsleden, de verwachting is dat er verhoudingsgewijs meer tijd zal worden besteed aan nieuwe raadsleden en nieuwe burgerraadsleden. Het reguliere basiswerk gaat door, dat gaat om de wettelijke taken en bijvoorbeeld het verbeteren van het contact en de communicatie en participatie met inwoners en organisaties. Voor het jaar 2026 zal de griffie dus weer tijd besteden aan de adviestaken richting de raadsleden. Daarbij worden raadsleden ondersteund bij de inzet van een raadsinstrument zoals bij het stellen van schriftelijke vragen, de keuze voor een motie of een amendement of het indienen van een initiatiefvoorstel. Er wordt aandacht besteed aan de rol van de raad en de verhouding met het college. Verder is er focus op de positionering van de raad als geheel. De griffie is voor de ambtelijke organisatie sparringpartner als het gaat om het inrichten van een goed besluitvormingsproces. De stukken van het college blijven een verantwoordelijkheid van het college. De griffie zal blijven attenderen op bijvoorbeeld de behoefte aan scenario’s voor de raad die een besluit mag nemen. De griffie ondersteunt de raad graag. In 2024 is een raadsbesluit genomen om de formatie uit te breiden.

Sindsdien is er weer balans ontstaan tussen de taken en de beschikbare uren. In het jaar 2026 blijven we monitoren of die balans blijft, hier zal de griffier ook met de werkgeverscommissie over in gesprek blijven. Er zijn bij de griffie uitvoerende taken en adviserende taken. Bij een griffie met een kleinere omvang zoals de onze ontkomen we er niet aan dat alle collega’s bij tijd en wijle ondersteunende en uitvoerende werkzaamheden doen om te zorgen dat de ‘vergadermolen blijft draaien’. Adviseren en informeren over landelijke ontwikkelingen, nieuwe wetgeving en dergelijke blijft ook aan de orde. De griffier heeft een rol bij het begeleiden van de klankbordgesprekken met de burgemeester en de leden van de vertrouwenscommissie. In 2026 blijft de griffie tijd besteden aan de adviezen aan de agendacommissie. De griffier zal na de verkiezingen in 2026 de fracties weer bezoeken en het gesprek voeren over de belangrijkste doelen van de fractie en de wensen van de fracties. De regionale vraagstukken vragen begeleiding vanuit de griffie. Vroegtijdig contact met andere raden over een in te dienen zienswijze maakt de raad slagkrachtig. Daarnaast is het van waarde om te weten welke zorgen er in de buurgemeente leven.

In 2026 wordt een ontmoeting georganiseerd met de gemeenteraden uit de provincie Flevoland over de gemeenschappelijke regelingen, dit hoort Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 5

bij de inwerkperiode en het startprogramma van de nieuwe raad. In Flevoland wordt er nagedacht over het slim organiseren van bijeenkomsten voor regionale onderwerpen. In plaats van losse uitnodigingen kan er meer structuur worden aangebracht en kunnen meer onderwerpen op 1 avond worden behandeld. Hierin kunnen raadsrapporteurs een rol spelen, die de gehele raad informeren over bijvoorbeeld wat hen opvalt. De tijdsbelasting van de overige raadsleden blijft hierdoor beperkt. De griffie zal in deze ontwikkeling meedenken met de andere griffies in de provincie. Afhankelijk van de uitkomsten kan een voorstel aan de raad volgen om hier structureel aandacht aan te besteden vanuit de griffie. Ook in de samenwerking Ermelo Harderwijk Putten Zeewolde, het regioarrangement, wordt gedacht aan structuur in de ontmoeting tussen raadsleden, om vroegtijdig op de hoogte te zijn van bijvoorbeeld een amendement dat in de buurgemeente wordt voorbereid en betrekking heeft op een besluit dat ook de raad van Zeewolde moet worden genomen. Een voorstel over de governance daarvoor wordt afgestemd met de griffies en kan mogelijk in 2026 aangeboden aan de fractievoorzitters van alle gemeenteraden zodat elke raad er een besluit over kan nemen. De auditcommissie komt regelmatig bij elkaar om de taken goed uit te kunnen voeren. Dit vraagt begeleiding vanuit de griffie.

Ook zijn er goede contacten met de auditcommissies van Ermelo en Harderwijk. Vanwege de samenwerking in Meerinzicht en het feit dat dezelfde accountant is ingehuurd is dit zeer van nut. Dat geldt ook voor de gezamenlijke rekenkamer waarvoor de auditcommissies aanspreekpunt zijn. Ook in 2026 zal dit inzet van de griffie blijven vragen.

Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 6

4. Doel 2: contact met inwoners en organisaties De gemeenteraad wil meer contact met de samenleving. Daarvoor doet de raad 3 dingen: -gastvrij zijn (welkom in de vergaderingen, laagdrempelig) -naar inwoners toegaan (werkbezoeken, Raad op straat, jeugdraad) -zichtbaar zijn (via website, sociale media, gemeentepagina en als volksvertegenwoordiger) De raadswerkgroep Participatie en Communicatie denkt hierover mee en bereidt activiteiten van de raad voor. De organisatie van werkbezoeken en de begeleiding van de jeugdraad gaat ook in 2026 door. De griffie blijft zo nodig alternatieve werkvormen voor de beeldvormende avonden organiseren. Als inwoners en organisaties hierbij betrokken zijn wordt een vorm gezocht waarin deze gasten tot hun recht komen en het gesprek met de raad op een goede manier verloopt. De bedoeling is altijd dat mensen die iets te vertellen hebben zich gezien en gehoord voelen, en een gastvrije ontvangst ervaren. In het jaar 2026 komt het project van de verbouwing van het gemeentehuis in een volgende fase, de raad heeft de relevante besluiten hiervoor al genomen, de adviezen van de klankbordgroep uit der raad worden opgevolgd door de projectgroep, de griffier is aanspreekpunt als het gaat om nieuwe raadszaal en de nieuwe commissiezaal. De verwachting is dat in de loop van 2027 de raadzaal en commissiezaal in gebruik kan worden genomen.

In de zaal is door de raad nadrukkelijk de nadruk gelegd op een goede plek voor het publiek, een transparante uitstraling en mogelijkheid voor ontmoeting tussen raadsleden en inwoners. In het jaar 2026 worden de taken van de raadsondersteuning communicatie verder gecontinueerd. Naast de huidige nieuwsbrieven voor raadsleden en voor inwoners gebeurt er meer. Er blijven onder meer mini – interviews op sociale media worden gezet om raadsleden voor te stellen en meer zichtbaar te maken. Het is goed te laten zien dat raadsleden inwoners zijn als alle andere, die zich daarnaast inzetten om de juiste besluiten voor de gemeente te maken. Ook aan de interne communicatie wordt weer aandacht besteed, voor nieuwe medewerkers en voor de afdelingen binnen de gemeente willen we het werk van de raad en van de griffie goed zichtbaar en toegankelijk maken. Het project Raad op Straat waarbij een wijk wordt bezocht gaat ook in het najaar 2026 weer plaatsvinden. De werkgroep participatie en communicatie bepaalt de wijk. Op locatie gaan raadsleden en burgerraadsleden weer in gesprek met inwoners en organisaties. Het kan zijn dat er aandachtspunten of ideeën worden opgehaald tijdens de Raad op Straat. Fracties zijn zelf verantwoordelijk voor het al dan niet oppakken van de ideeën.

De griffie zorgt er voor dat inwoners een terugkoppeling krijgen van wat ze hebben ingebracht, en welk vervolg de raad hier op wel of niet heeft genomen. Soms worden er nog raadsvragen over gesteld of volgt er een motie, soms bedanken we inwoners voor het signaal en is dat ook afdoende. Het college wordt gevraagd ambtelijke tijd beschikbaar te stellen om mee te denken in de voorbereiding. Ook kan de raad via een motie opdrachten geven aan het college, waar het college zoals gebruikelijk de raad over Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 7

adviseert voordat de raad er over besluit. De ideeën markt vindt weer plaats in het voorjaar van 2027, eind 2026 zal de werkgroep communicatie en participatie starten met de voorbereiding hiervan. Tijdens de ideeënmarkt kunnen inwoners ideeën indienen en aanspraak maken op het budget van de ideeënmarkt. Vervolgens zal de raad over de ingediende ideeën waar raadsleden achter staan in een raadsvergadering moties aannemen of verwerpen. Als een idee in een motie een meerderheid haalt in de raad wordt het uitgevoerd. Net als bij andere moties is er raad de opdrachtgever, en voert het college de motie uit. De raad wil in 2026 verschillende werkbezoeken afleggen, deze worden voorbereid door de griffie in afstemming met de ambtelijke organisatie. De werkgroepen adviseren over de onderwerpen, de agendacommissie beslist en plant dit in. De QuickScan lokale democratie die in 2025 is uitgevoerd geeft een beeld van hoe inwoners ambtenaren en bestuur denkt over de lokale democratie. Dat beeld komt grotendeels overeen met hoe er in het land over lokale democratie wordt gedacht, en het geeft ook een aantal aanbevelingen. Waar het gaat om communicatie vanuit de raad neemt de griffie deze adviezen ter harte. Zo was bijvoorbeeld bij verschillende inwoners niet bekend dat de besluitvorming van de raad in openbaarheid plaatsvindt. Hier zal vanuit de griffie meer aandacht aan worden besteed.

5. Doel 3: goede samenwerking college en raad De griffie is gericht op samenwerking. College en raad zijn twee verschillende bestuursorganen met een gezamenlijk belang: het goede doen voor de inwoners en voor het belang van Zeewolde. De griffie besteedt aandacht aan een goede rolopvatting van raad en college. In de advisering van de griffie wordt aandacht besteed aan de kaderstellende rol van de raad. Daarnaast is de controlerende taak ook van belang, raadsleden controleren (achteraf) en hebben daarom behoefte aan goede informatie. Als vooraf scherpe doelen worden gesteld is daar achteraf goed op te controleren. In het agendaoverleg en in het fractievoorzittersoverleg wordt gereflecteerd op de onderlinge samenwerking, de samenwerking met het college en het verloop van de vergaderingen. Ook de werkgroep vergaderwijze, die de evaluatie van de huidige vergaderwijze blijft monitoren zal in 2026 ook reflecteren op hoe het gaat, of de afspraken over ons gedrag nog kloppen of dat deze aangepast moeten worden.

Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 8

6. Doel 4: Een goed startprogramma nieuwe raad In 2026 start na de verkiezingen van 18 maart een nieuwe raadsperiode waarin raadsleden voor de periode van 2026 – 2030. Hiervoor wordt een startprogramma opgesteld dat voor zowel zittende raadsleden als nieuwe raadsleden van nut is. In april is er een kleine conferentie gepland waarbij kennismaken, samenwerken en weerbaar bestuur op de agenda staan. Weerbaar bestuur gaat om veiligheid en voor elkaar staan als de veiligheid van iemand uit het gemeentebestuur in het geding is. Dit sluit ook aan bij de behoefte om regelmatig met elkaar te spreken over integriteit. In 2026 wordt ook gekeken naar verdere cursussen en opleidingen voor de raad die de griffie kan inplannen. Dat kan bijvoorbeeld een debattraining zijn. Als raadsleden sterk in het debat zijn en hun rol goed vervullen kan dat de samenwerking tussen college en raad ook versterken. Daarvoor hoeven mensen het niet met elkaar eens te zijn, een debat op inhoud kan soms fel zijn maar kan samen gaan met respect voor elkaar. Er is tevens voorzien in een training voor leden van de auditcommissie en een voor nieuwe voorzitters.

7. Doel 5: investeren in kwaliteit raadsvoorstellen Zorgvuldige besluitvorming start met een goed voorstel. Vanuit de griffie wordt in 2026 het project ‘Beste raadsvoorstel 2026’ opgezet. Er wordt een klein reglement opgesteld waarin staat hoe voorstellen kunnen worden voorgedragen, welke 3 voorstellen er uiteindelijk worden genomineerd. Er wordt een jury ingericht waar raadsleden zitting in hebben, vooraf worden criteria opgesteld waar een goed raadsvoorstel aan moet voldoen. Het gaat bij de beoordeling van het voorstel dus niet om het besluit, en of het wel of niet een politiek gevoelig dossier betreft, maar het gaat echt om het voorstel zelf. Op deze manier kan op positieve wijze worden meegewerkt aan de verbetering van de kwaliteit van de stukken. Daarnaast wordt er in de tweede helft van 2026 gekeken of er vanaf 2027 een cursus kan worden gestart voor de beleidsadviseurs die raadsvoorstellen schrijven. Dit wil de griffie doen in samenspel met het managementteam. Het voorstel is om dit te organiseren samen met een collega die voor het college werkzaam is.

Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 9

8. Planning en budgetten griffie en raad Planning taken griffie 2026, naast doorlopende werkzaamheden - aangepast reglement van orde aanbieden aan de raad - actualiseren protocol procesafspraken integriteit Zeewolde - actualiseren gedragscode integriteit wethouders - actualiseren gedragscode integriteit raadsleden - agressieprotocol -advies over inrichten Governance EHPZ -project optimalisatie gemeentehuis (raadzaal en commissiezaal) -afstemming raden en EHZ uniform raadsvoorstel -startprogramma raad -organiseren Raad op straat -voorbereiden ideeënmarkt -voorbereiden beste raadsvoorstel 2026 (uitreiking dec of jan)

februari 2026 februari 2026 februari 2026 februari 2026 februari 2026 nog te plannen heel 2026 nog te plannen vanaf april 2026 najaar 2026 najaar 2026 najaar 2026

Opleidingen van de griffie in 2026 zijn gericht op: -juridische training / actualiteiten wetgeving -positionering gemeenteraad Budget raad per jaar Vergoedingen raadsleden € 321.000,Fractiebudget € 28.400,Opleidingsbudget raad € 9.000,- * (bijstelling mogelijk bij bestuursrapportage in Q3 bij overschrijding ivm startjaar 26) Onkostenvergoeding raad € 44.150,Burgerraadsleden kosten € 6.000,Verkiezingen en collegevorming 2026 € 40.000,ICT middelen raad 2026 € 10.000,Jeugdraad € 5.000,Ideeënmarkt (uitvoeringsjaar) € 48.000,Raad op Straat € 5.000,Overige kosten (communicatie en participatie) € 10.000,Representatie € 8.000,Rekenkamer € 28.000,Accountant € 52.000,-

Bijlage: jaaroverzicht 2025

Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 10

Jaarplan griffie en raad Zeewolde 2026 11