DBV 3 Informatie en automatisering (geanonimiseerd)
Tekst van het document
Mä
ZA
Advies
Zeewolde ee
ombuigingen Meerinzicht Burgemeester
en
Wethouders
Gemeente
Ermelo
Harderwijk Zeewolde Steller:
Portefeuilehouder
inz
(geanonimiseerd) Medewerker
Arap-John Tigchelaar Wilco
Mazier
Steven Scheffer
Meerinzicht:
(geanonimiseerd) Afdeling:
Informatisering en Automatisering, Meerinzicht
Datum voorstel:
2 juli 2025
Stuk(ken) bijgevoegd:
Raadsvoorstel
Ja
Te volgen route:
bijgevoegd:
Bundel
DBV
Be
3. Informatie
en
Automatisering
En 2. 63. Verlengen levensduur telefonie 3. 64. Niet invullen vacature beheer 4.
66. Efficiënter zaakgericht
5.
69. Harmonisatie tekensoftware
werken
6. 72. Niet invullen vacature |-adviseur „Saneren mailadressen
Datum
vergadering:
9 december 2025
ik
Onderwerp Bundel
Het
ombuigingsvoorstellen
college van 1
2,
DBV 3. Informatie
en
Automatisering
besluit:
In te stemmen
met
ombuigingsvoorstellen:
EE
61. Een device per medewerker
12.
63.
1.3.
64. Niet invullen vacature beheer
14.
66. Efficiënter
15.
69. Harmonisatie tekensoftware
1.6.
74. Saneren mailadressen
Verlengen
Niet in te stemmen 21.
3.
B&W
-
met
levensduur telefonie
zaakgericht werken
ombuigingsvoorstel:
72. Niet invullen vacature I-adviseur
de raad
voor
te stellen
de
budgettaire gevolgen
te verwerken
in de
begroting
conform
bijgevoegd
raadsvoorstel.
Definitief besluit Wordt
nadien
ingevuld.
wel
Meerinzicht
/
Inleiding Er zijn mogelijkheden voor ombuigingen binnen de bundel Meerinzicht Domein Bedrijfsvoering , Informatie & Automatisering. De gestelde ombuigingsvoorstellen zijn binnen het licht dat er voor de werkbudgetten de nullijn in 2024 werd gehanteerd. Dit is al een uitdaging op zich , omdat in de meerjarige overeenkomsten met de leveranciers vaak al een indexering was afgesproken. De afgesproken indexering is in lijn met de gemeentelijke standaard Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). Benchmark
Meerinzicht I&A doet jaarlijks mee aan een landelijke gemeentelijke ICT benchmark (uitgevoerd door M&I/Partners) waarmee we ons op het gebied van kosten en volwassenheid vergelijken met vergelijkbare gemeentelijke organisaties. Meerjarig zien we hierin hetzelfde beeld: vergeleken met de benchmark faciliteert I&A de drie gemeenten vanuit financieel oogpunt al jaren onder de benchmark. Meer specifiek geeft de benchmark het beeld dat we te maken hebben met hoge softwarekosten , lage personeelskosten en lage infrastructuur kosten. Daar waar dit er financieel positief uitziet , is er een keerzijde. Die zien we terug in het volwassenheidsniveau van onze organisaties. De organisaties scoren over het algemeen lager dan het benchmark gemiddelde. Op het gebied van volwassenheid is groei nodig om de ontwikkelingen die in dit digitale tijdperk op ons afkomen (zowel wettelijk als op het gebied van technische mogelijkheden) te blijven volgen (slimme volger). i-visie
Begin 2025 is de informatievisie door de 3 colleges en het bestuur Meerinzicht vastgesteld. Geconstateerd is dat we in technisch opzicht onze informatiehuishouding op orde hebben: de techniek functioneert stabiel en de technische veiligheid heeft continu aandacht. Een van de aandachtspunten is dat de vindbaarheid en de status van de informatie niet altijd optimaal zijn , dat medewerkers niet altijd op de hoogte zijn van welke processen ze in welke applicatie moeten uitvoeren en zich niet altijd bewust zijn van hun rol en verantwoordelijkheden als het gaat om informatieveiligheid. Op basis hiervan is afgesproken dat we aan de hand van de volgende kernboodschap gaan inzetten op onze informatiehuishouding. De juiste informatie is voor de medewerkers , leidinggevenden , bestuurders en/of inwoners in dejuiste vorm beschikbaar. Zo zijn we onze inwoners nog
beter van dienst en vinden we onze informatie sneller terug. We doen dit door onze informatiehuishouding actueel te houden , het profession eel in te richten en duidelijke afspraken te maken. We hebben daarbij 3 speerpunten: Uitstekende dienstverlening aan inwoners; Duurzame en robuuste organisatie; Faciliteren samenwerking. Omdat speerpunt 2 randvoorwaardelijk is voor de andere 2 speerpunten richten we ons de eerste jaren hierop. Concluderend
Bij de inventarisatie van de ombuigingsvoorstellen is rekening gehouden met de resultaten van de benchmark M&I en de ingezette koers vanuit de i-visie. De ombuigingsvoorstellen sluiten aan bij de oorspronkelijke behoefte aan samenwerking waarbij efficientie , continuiteit en het bundelen van expertise niet wordt aangetast. Elk voorstel is beoordeeld op haalbaarheid en realisme. Op basis van de benchmark M&I , en de ingezette koers vanuit de i-visie zijn de ombuigingsvoorstellen ingezet op basis van de volgende punten: • Ombuigingen kunnen gezocht moeten worden in de softwarekosten (harmoniseren van processen , applicatierationalisatie en meer gebruik van generieke applicaties). Dit zal niet alleen een positief
effect hebben op de softwarekosten , maar mogelijk gevolgen hebben voor personele kosten
(minder beheer). •
•
Een aandachtspunt is de digitale volwassenheid binnen onze 4 organisaties: I-advies zou hier een meer nadrukkelijke rol in moeten gaan pakken. Ten opzichte van de benchmark beschikken wij over relatief weinig formatie / functies op het gebied van informatiemanagement (bijvoorbeeld op het gebied van gegevensmanagement en
procesmanagement). Meerinzicht afdeling I&A heeft 18 ombuigingsvoorstellen geInventariseerd. Hiervan zijn 9 voorstellen concreet uitgewerkt en liggen voor ter besluitvorming. De andere 9 ombuigingsvoorstellen zijn denkrichtingen en worden nog nader uitgewerkt. Voor een aantal van deze voorstellen worden middelen aangevraagd via de kadernota 2026. Argumenten 1. 1 61. Een device per medewerker is voldoende Ter voorkoming van minder meer kosten en om binnen de begroting te blijven is het noodzakelijk dat het aantal mobiele apparaten wordt teruggedrongen. I&A adviseert om over te gaan naar een mobiel apparaat per medewerker. Daarnaast adviseert l&A om de vaste thuiswerkplekken niet Langer te voorzien van apparatuur , maar wel de mogelijkheid bieden voor een extra scherm en toetsenbord , voor het aansluiten van een mobiel apparaat om op deze wijze de thuiswerkplek te faciliteren. .
1. 2 63. Verlengen levensduur telefonie voorstel draagt bij aan verduurzaming en is haalbaar De Ievensduur van mobiele telefoons kan worden verlengd van 3 naar 4 jaar. Het merendeel van de toestellen (circa 80%) functioneert na drie jaar nog goed en kan ook een vierde jaar ingezet worden. Een aanvullend effect is een bijdrage aan verduurzaming: het minder vaak vervangen van apparaten leidt tot minder e-waste en lagere milieubelasting , wat aansluit bij bredere duurzaamheidsdoelstellingen. 1. 3 64. Niet invullen vacature beheer: updates kunnen tijdens kantoortijden worden doorgevoerd Digitalisering (en automatisering) van gemeentelijke organisaties beperkt zich daarmee niet meer tot kantoortijden: het maakt een steeds groter deel uit van onze dienstverlening. Om de dienstverlening zo min mogelijk te verstoren is formatie toegekend om het updates en werkzaamheden aan " gouden " applicaties buiten de reguliere kantoortijden te laten plaatsvinden. Voorstel is om de formatie niet in te zetten en terug te geven , waarbij de updates en werkzaamheden aan applicaties blijven plaatsvinden binnen de reguliere kantoortijden en maandagavond. 1. 4 66. Er is ruimte om efficienter zaakgericht te werken Onze 4 organisaties werken zaakgericht. Zaakgericht werken doen we om de dienstverlening aan onze inwoners eenduidig te organiseren.
Het team Zaakgericht werken beheert verschillende zaakapplicaties (Corsa , Liber , i-Navigator , SmartDocuments en Datamask) en adviseert over zaakgericht werken binnen alle beleidsvelden van de 4 organisaties. Op dit moment zitten er verschillen in de werkwijze van de 4 organisaties , waardoor het beheer veel capaciteit vraagt. Zo heeft iedere organisatie een eigen set aan sjablonen in SmartDocuments en een verschillende inrichting in Corsa en Liber. Door meer eenduidig te werken binnen de 4 organisaties (dat tevens voorbereiding betreft voor de collectieve digitalisering vanuit de VNG) kan bij het team Zaakgericht werken efficienter gewerkt gaan worden binnen.
1. 5 69. Harmonisatie tekensoftware is beheersbaarder en financieel gunstiger Voor de verwerking van mutaties in de openbare ruimte (BOR) en grootschalige topografie (BGT) wordt in de huidige situatie gebruikgemaakt van verschillende werkwijzen. Vanuit de historie van de [HZ gemeenten zijn er werkwijzen die de applicatie IGOS gebruiken en werkwijzen die AutoCAD en GISIB gebruiken. Een harmonisatie van deze werkwijze en de daarbij te gebruiken applicaties is beheersbaarder en financieel
gunstiger. 1. 6 74. Minder mailadressen zorgt voor meer duidelijkheid , betere vindbaarheid en beheersbaarheid Binnen EHZM zijn 232 (gedeelde) e-mailadressen in gebruik naast persoonlijke adressen. Uit inventarisaties door de adviseurs Dienstverlening blijkt dat circa 150 hiervan niet voldoen aan de met hen afgestemde conceptcriteria. Het voorstel is om deze adressen definitief op te heffen. Minder e-mailadressen zorgen voor meer duidelijkheid , betere vindbaarheid en snellere doorgeleiding van berichten. Door het aantal e-mailingangen te beperken en de e-mailstromen via centrale adressen te laten verlopen , wordt beter voldaan aan wettelijke eisen zoals de Woo , Archiefwet en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk
verkeer. 2. 1 72. Nieuwe ontwikkelingen komen sneller op ons of en de behoefte van de vier organisaties groeit I-adviseurs bedienen alle beleidsvelden van de EHZM organisaties met i-advisering. Een goed werkende
informatiehuishouding (efficient , juist , volledig , aansluitend bij de actuele informatiebehoefte en wettelijke eisen) is een randvoorwaarde om onze doelen te realiseren. Colleges (en raden) kunnen hun werk alleen goed doen als ze tijdig over de juiste informatie beschikken. Na het vaststellen van de i-visie , zien we dat nieuwe ontwikkelingen steeds sneller op ons afkomen. Zo nemen Al (Artificial Intelligence) en RPA (Robotic Process Automation) een vlucht en groeit de behoefte van de 4 organisaties om hier op in te zetten. De capaciteit afdeling I&A is erop gericht om de bestaande situatie te handhaven. Kanttekeningen 1. 1 61. Een device per medewerker kan tot bezwaren leiden Door het terugdringen van het aantal mobiele apparaten onder medewerkers , met name de medewerkers die beschikken over meer dan een mobiel apparaat , kunnen bezwaren ontstaan. Communicatie over de voor- en nadelen van elk apparaat is daarom essentieel. Ondersteunend hieraan kunnen persona's worden opgesteld om medewerkers te ondersteunen om een weloverwogen keuze te maken. Het afschaffen van de vaste thuiswerkplek kan leiden tot vragen en bezwaren van medewerkers die gewend zijn aan dergelijke
voorzieningen. Duidelijke communicatie over de redenen en alternatieven is essentieel.
1. 2 63. Verlengen levensduur telefonie voorstel vraagt duidelijke communicatie Voor de organisatie betekent dit dat medewerkers hun mobiele telefoon een jaar langer in gebruik houden dan voorheen. Dit vraagt om duidelijke communicatie en bewustwording over het zorgvuldig omgaan met apparatuur. Vanuit ICT worden bij aanschaf standaard hoogwaardige toestellen geleverd , zodat een langere
gebruiksduur technisch haalbaar is. 1. 3 64. Niet invullen vacature beheer vraagt acceptatie bij verstoringen
Consequentie voor het ombuigingsvoorstel is dat updates binnen het applicatielandschap primair binnen de reguliere kantoortijden gaan plaatsvinden. Dit impliceert verstoringen: verstoringen in de productie , maar mogelijk oak verstoringen in de dienstverlening. Deze zullen we dan moeten accepteren.
Voorbeeld: een update van het zaaksysteem binnen de reguliere kantooruren betekent dat de medewerkers van het KCC niet kunnen zien wat de status van de lopende zaken van klanten , beleidsmedewerkers geen college-adviezen kunnen aanmaken en/of inrouten , maar ook dat klanten op dat moment geen digitale aanvragen kunnen indienen (bijvoorbeeld een omgevingsvergunning of uitkeringsaanvraag). 1. 4 66. Efficienter zaakgericht werken vraagt eenduidigheid
Voorwaarde voor meer efficientie is meer eenduidigheid bij de 4 organisaties. Hierdoor kunnen medewerkers elkaar (beter) vervangen en zijn er minder wijzigingen (1 in plaats van 4) door te voeren. 1. 6 Ad 74. Saneren mailadressen kan tijdelijk werkprocessen verstoren Het opheffen van e-mailadressen kan tijdelijk werkprocessen verstoren , vooral als ze diep in het primaire proces zitten. Het opheffen van e-mailadressen vraagt in de overgangsfase extra inzet van medewerkers ,
onder
meer voor het archiveren van mailboxen , het inregelen van nieuwe
werkafspraken en het wennen aan alternatieve kanalen. Dit kan tijdelijk leiden tot meer benodigde capaciteit of vertraging in de werkprocessen. 2. 1 Ad 72. Niet invullen vacature 1-adviseur is mogelijk , maar verhoogt capaciteitsdruk elders in de
organisatie(s) Doseren van de invulling geven aan de Informatievisie en daarmee aan de kwaliteit van dienstverlening (klantbeleving) is mogelijk. Daarmee verlagen we het vastgestelde ambitieniveau. Het team I-advies /
I-beleid kan bijdragen aan de ombuigingen door scherp te zijn op de inzet. Door taken te beleggen waar ze feitelijk horen te liggen kan de inzet van de I-adviseur beperkt worden. Betekent wel dat de capaciteitsdruk elders in de organisatie zal toenemen.
Financiele toelichting De totale te realiseren besparing van de in te stemmen ombuigingsvoorstellen is als volgt. Te realiseren besparing 2026 2027 2028 2029 Ermelo 33 61 92 92 Harderwijk 37 69 104 104 25 45 68 68 Zeewolde Totaal 95 175 264 264 Bedragen x 1000 euro In bovenliggende besparing is het voorstel rondom de vacature i-adviseur niet meegenomen , dit omdat het voorstel is om hier niet mee in te stemmen. De besparingen voor zover het gaat om minder fte zijn berekend aan de hand van een achterhaalde verwachte CAO index. De huidige CAO index is lager uitgevallen , waardoor de besparingen (marginaal) lager
worden. Dit wordt verwerkt in de uiteindelijke begrotingswijziging na besluitvorming door het college. Planning/proces In de individuele uitwerkingen per voorstel is een nadere planning en vervolgproces na besluitvorming uitgewerkt.
Meerinzicht
afdeling I&A
uitgewerkt
concreet
denkrichtingen
en
heeft 18
liggen voor ter besluitvorming.
worden
en
nog nader
e
58. Onderzoek inzet Bl
e
59. Breder inzet Bl met externe
Bring your
externe
own
efficiency voordelen, aanmelding meer
faciliteren, Q2 2026, projectkaart
zaakgericht werken, aanmelding
inzet middelen
71. Harmonisatie
©
73. Inzetten op
e
75. Centrale
van
voor
externe
en
verbetering applicatiebeheer, aanmelding
inhuur
applicaties, Q1 2026, projectkaart
postverzending, diensten
en
Q2 2026, projectkaart
,
Integraal afgestemd
in het kernteam
OR
met
ombuigingen Meerinzicht,
Financieel adviseur
(geanonimiseerd)
Meerinzicht, (geanonimiseerd)
Directeur Meerinzicht Domein
Bedrijfsvoering, | (geanonimiseerd)
Bijlage(n) e
61. Een device per medewerker
e
63.
e e
Verlengen
levensduur telefonie
_ 64. Niet invullen vacature beheer 66. Efficiënter
zaakgericht werken
_ 69. Harmonisatie tekensoftware
e
72. Niet invullen vacature l-adviseur
e
74. Saneren
mailadressen
in het kernteam
in het kernteam
Nvt.
e
in het kernteam
kadernota 2026 voor inzet middelen
robotisering, Q1 2026, projectkaart
ondersteunende
Coördinator
i-visie
kadernota 2026 voor inzet middelen
voor
i-visie
device, Q1 2026, projectkaart in het kernteam i-visie
professionalisering
e
Overige
ipv externe bureaus, Q4 2026, projectkaart in het kernteam
voor
inhuur
70. Onderzoek voor
uitgewerkt, hierbij wordt de volgende planning aangehouden:
grafische werkplekken
65. Harmonisatie
©
De
zijn 9 voorstellen andere 9 ombuigingsvoorstellen zijn allen Hiervan
inhuur
60. Geen 62.
ombuigingsvoorstellen geïnventariseerd.
i-visie
i-visie i-visie
kadernota 2026
[Ik'i1i1 1D11 111i i. ]i ii WI :ij
Viii. ] MI !
ermelo
ZES
Zeewolde
Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht
61. Een device per medewerker Onderdeel
DBV 3. Informatie
van
Automatisering
en
bundel: Voorstel raakt:
EHZM
Adviseur
(geanonimiseerd)
Meerinzicht
CC
Te volgen
route
Stuk(ken) bijgevoegd:
Omschrijving voorstel Het
huidige budget,
mobiele apparaten aan
te laten
binnen de
de
voor
uitgifte van
mobiele apparatuur, is niet
langer toereikend om het huidige aantal het huidige beleid rondom uitgifte van mobiele apparaten
één op één te vervangen. Om
sluiten op de
begroting,
dient
het beleid omtrent
begroting te blijven is het noodzakelijk
I&A adviseert
om
te gaan
over
dat het aantal mobiele apparaten
één mobiel apparaat
naar
mobiele apparaten herzien te worden. Om
per medewerker.
teruggedrongen. voorkoming van meer
Dit ter
wordt
kosten.
Daarnaast adviseert I&A
mogelijkheid
bieden de
een
om
op deze
Een
gefaseerde vervanging
Dit
de kosten
spreidt
wijze
de vaste
om
voor
thuiswerkplekken
scherm
extra
en
niet
toetsenbord,
langer te voorzien voor
van
het aansluiten
apparatuur,
van
een
maar
wel de
mobiel apparaat
thuiswerkplek te faciliteren.
en
van
de
werkplekken
de druk op de
is hiervoor de meest
haalbare
en
kostenefficiënte aanpak.
gebruikersondersteuning
Argumenten 1.
Minder
binnen de
kosten.
Met het voorstel
slechts één mobiele
werkplek uit te geven, kan I&A begroting blijven die is vastgesteld voor de vervanging van mobiele apparaten. Eén op
meer
één vervanging
van
om
mobiele apparaten, tegen de aantallen in de
huidige situatie, vraagt
om
uitbreiding van dit budget. 2.
Het niet al
over
langer aanbieden een
een
vaste
(laptop
of
van
mobiel apparaat
thuiswerkplek
reduceert kosten. Medewerkers
iPad) voor thuiswerken.
Een extra vaste
beschikken
werkplek is daarom
overbodig.
Meerinzicht of)
Kanttekeningen 1. Door het terugdringen van het aantal mobiele apparaten onder medewerkers , met name de medewerkers die beschikken over meer dan een mobiel apparaat , kunnen bezwaren ontstaan. Voor medewerkers die beschikken over meer dan een mobiel apparaat wordt een uitsterfconstructie aangehouden , waardoor er langzaam wordt overgestapt. Communicatie over de voor- en nadelen van elk apparaat is daarom essentieel. Ondersteunend hieraan kunnen persona's worden opgesteld om medewerkers te ondersteunen om een weloverwogen keuze te maken. Dit vraagt naast inspanning van I&A ook inspanning vanuit andere vakdiscipline (bijv. HRM). 2. Het afschaffen van de vaste thuiswerkplek kan leiden tot vragen en bezwaren van medewerkers die gewend zijn aan dergelijke voorzieningen. Duidelijke communicatie over de redenen en alternatieven is essentieel. De vaste thuiswerkplek wordt voor eind 2025 ingenomen , omdat anders vervanging noodzakelijk is. 3. Gefaseerde vervanging vereist planning en coordinatie om ervoor te zorgen dat medewerkers tijdig over een nieuw mobiel apparaat kunnen beschikken. Financiele toelichting In deze financiele paragraaf is het beleid rondom mobiele apparaten financieel uitgewerkt. Hierin wordt het huidige beleid , waarbij I&A de mobiele apparaten een op een zou vervangen , afgezet tegen het nieuwe beleid waarin I&A medewerkers zal voorzien van een mobiel apparaat.
Hierbij is gerekend met de volgende uitgangspunten: •
e e • • •
85% van het personeelsbestand werkt met een mobiel apparaat. Dit gaat om 1. 080 werknemers De verhouding voor mobiele apparaten is 60% laptops en 40% iPads; Kosten van een windows Laptop 750; Kosten van een iPad 300; Afschrijftermijn van 5 jaar; Het beschikbare budget voor vervanging van mobiele apparaten is 125. 000 per jaar. €
€
€
Huidige situatie voortzetten (een op een vervanging): Wanneer het huidige beleid wordt voortgezet , waarbij I&A de huidige mobiele apparaten een op een zou moeten vervangen , is gekeken naar het aantal mobiele apparaten dat momenteel door medewerkers in gebruik is. Dit zijn in totaal zo'n 1. 500 apparaten. Gerekend met de te verwachten verhouding van 60% laptops en 40% iPad's. Zou dit de volgende lasten met zich meebrengen: Apparaat
Aantal
Prijs
Totaal
Laptop
900
€750
€675. 000
iPad
600
€300
€180. 000
Totaal
1500
-
€855. 000
Wanneer we deze kosten afzetten tegen de gefaseerde uitgifte termijn van 5 jaar , geeft dit een kapitaallast €171. 000 per jaar. Dit past niet binnen de begroting die is vastgesteld op €125. 000 per jaar.
van
Geadviseerde situatie (een mobiel apparaat per medewerker): In de nieuwe situatie gaan we uit van 1. 080 medewerkers waarvan 60% (afgerond 650) de keuze zal maken voor een windows laptop en 40% (afgerond 430) voor een iPad. Apparaat
Aantal
Prijs
Totaal
Laptop
650
€750
€487. 500
iPad
430
€300
€129. 000
Totaal
1. 080
-
€616. 500
Wanneer we deze kosten afzetten tegen de gefaseerde uitgifte termijn van 5 jaar , geeft dit een kapitaallast van €123. 300 per jaar. Dit past binnen de begroting die is vastgesteld op €125. 000 per jaar.
Te realiseren besparing Het niet langer aanbieden van een vaste thuiswerkplek reduceert kosten , maar is geen besparing in de begroting. Dit omdat een vaste thuiswerkplek a 300-350 euro per stuk , niet zijn opgenomen in de begroting van Meerinzicht I&A. Deze vaste thuiswerkplekken werden tot op heden voorzien vanuit een oude voorraad. Aangezien dit vanaf 2026 technisch niet meer haalbaar is , zouden er in 300 thuiswerkplekken (huidig gebruik) geplaatst moeten warden , wat ongeveer een investering a 100. 000 euro vergt. Deze middelen maken geen onderdeel uit van de begroting van Meerinzicht I&A , waarbij dit voorstel in die zin geen besparing op de begroting is , maar het voorkomen van meerkosten. Zoals in dit voorstel uitgewerkt is de voorgestelde ombuiging ter voorkoming van meer kosten en het kunnen blijven realiseren van de begrotingsuitgangspunten. 2029 2026 2027 2028
Ermelo
Harderwijk Zeewolde Meerinzicht Totaal
0 0
0 0
0 0
0 0
Bedragen x 1000 euro
Planning/uitvoering Wanneer het beleid rondom mobiele apparatuur zoals voorgesteld door I&A is vastgesteld , is het advies om daarin middels de volgende stappen invulling aan te geven • Opstellen advies persona's om collega's goed te adviseren rondom mobiele apparatuur • Vervanging van de mobiele apparaten , waarbij een mobiel apparaat wordt uitgegeven • Communicatie rondom het nieuwe beleid en de afschaffing van de vaste thuiswerkplek • Aanpassing van beleid en procedures in RAP , Topdesk en het PDO • Jaarlijkse evaluatie van het concept , in combinatie met de persona's en de kosten. Optioneel: OR/LO In het personeelsreglement staat in artikel 19 Plaats- en tijdsonafhankelijk werken uitgewerkt dat " Werkgever kan bepaalde thuiswerk middelen in bruikleen verstrekken om het thuiswerken mogelijk te
maken. van
Op
het Selfserviceportaal staat
mobiele apparaten staat:
om
welke thuiswerkmiddelen dit gaat”. En in artikel 27 Verstrekken
“De werkgever biedt de werknemer de mogelijkheid
mobiele apparaten zoals een iPad
om
gebruik te maken
Chromebook als dit voor de uit te voeren werkzaamheden
en/of bedrijfsmiddelen worden in bruikleen gegeven.”
van
de
aanpassing
en
werknemer noodzakelijk is. Ook deze
Beiden artikelen blijven met het instemmen
afstemming
met
de
Integraal afgestemd
van
dit voorstel
van
kracht
OR/LO.
met
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) mn (geanonimiseerd)
Afdelingsmanager Informatisering & Coördinator ombuigingen Meerinzicht, Financieel adviseur Meerinzicht
(geanonimiseerd)
Directeur Meerinzicht Domein Bedrijfsvoering,
Bijlage(n) Nvt.
en
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd)
behoeven geen
van
ermelo
ES
Zeewolde
Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht
Naam voorstel:
63 Verlengen levensduur telefonie
Onderdeel
DBV 3. Informatie
van
en
Automatisering
bundel: Voorstel raakt:
EHZM
(geanonimiseerd)Mk
ne
Meel
ht
Afdeling:
den
Stuk(ken) ijgevoegd:
voorstel
Omschrijving
afschrijvingstermijn van mobiele telefoons van drie naar vier jaar. drie jaar standaard vervangen, ongeacht de technische staat van het toestel. In de praktijk blijkt echter dat het merendeel van de toestellen (circa 80%) na drie jaar nog goed functioneert en ook een vierde jaar ingezet kan worden. Dit voorstel betreft het Momenteel
Beoogd
worden
van
de
na
effect:
De voornaamste levensduur van
verlengen
mobiele telefoons
van
doelstelling is het realiseren van structurele besparingen op de ICT-budgetten. Door de mobiele toestellen met één jaar te verlengen, ontstaat vanaf 2027 een jaarlijkse besparing
circa € 50.000.
Dit vanwege
de
spreiding (en daarmee lagere) jaarlijkse kapitaallast.
Een aanvullend effect is een minder e-waste
en
bijdrage aan verduurzaming: het minder vaak vervangen van apparaten lagere milieubelasting, wat aansluit bij bredere duurzaamheidsdoelstellingen.
leidt tot
Gevolgen
voor de organisatie: organisatie betekent dit dat medewerkers hun mobiele telefoon één jaar langer in gebruik houden dan voorheen. Dit vraagt om duidelijke communicatie en bewustwording over het zorgvuldig omgaan met apparatuur. Vanuit ICT worden bij aanschaf standaard hoogwaardige toestellen geleverd, zodat een langere gebruiksduur technisch haalbaar is.
Voor de
Daarnaast voert ICT met dit voorstel in dat iedere medewerker
bij de uitgifte van een
nieuw toestel
screenprotector ontvangt. De medewerker brengt deze zelf aan. Dit vergroot de bescherming toestel, met als doel de kans op schade te verkleinen en zo de levensduur te verlengen. De
maatregel
raakt alle medewerkers
die beschikken
over
een
van
een
het
mobiele telefoon.
ey
Meerinzicht
Afstemming met andere voorstellen: Er is geen directe overlap met lokale ombuigingsvoorstellen van cle brongemeenten. Wel is er enige samenhang met het ombuigingsvoorstel 62. Bring Your Own Device (BYOD). Dit voorstel wordt daarop afgestemd , zodat beide trajecten elkaar niet in de weg zitten , maar elkaar mogelijk versterken. Argumenten 1. Het verlengen van de afschrijvingstermijn levert een structurele kostenbesparing op zonder kwaliteitsverlies. De meeste mobiele telefoons functioneren ook na drie jaar nog goed. Door ze pas na vier jaar te vervangen , besparen we jaarlijks circa 50. 000 vanaf 2027. Om de kwaliteit en de levensduur van de telefoons te verlengen wordt eveneens ook ingevoerd dat er een screenprotector wordt toegevoegd bij de uitgifte van nieuwe telefoon. €
2. De maatregel draagt bij aan een duurzamere bedrijfsvoering. Door minder toestellen aan te schaffen , verlagen we de milieu-impact. Dit sluit aan bij onze duurzaamheidsambities en het streven naar bewuster gebruik van bedrijfsmiddelen. 3. De maatregel heeft een relatief lage organisatorische impact. De verlenging vraagt slechts een beperkte gedragsaanpassing van medewerkers. Duidelijke communicatie over het zorgvuldig omgaan met apparatuur is hierin voldoende. Er is geen aanpassing nodig in werkprocessen of systemen. 4. Er is geen overlap of afhankelijkheid met lokale ombuigingsvoorstellen van brongemeenten. Het voorstel kan zelfstandig worden uitgevoerd. Wel wordt afstemming gezocht met het lopende BYOD (Bring Your Own Device) traject om consistent beleid te voeren op het gebied van mobiele apparatuur.
Kanttekeningen 1. Langere gebruiksduur kan leiden tot meer meldingen van defecten in het vierde jaar. Naarmate toestellen ouder worden , neemt de kans op technische mankementen toe. Dit kan zorgen voor extra werkdruk bij de servicedesk of tijdelijk verminderde bereikbaarheid van medewerkers. Oplossing: Binnen het reguliere beheerproces kunnen toestellen die tussentijds defect raken worden vervangen. Daarnaast wordt een beperkte reservevoorraad aangehouden om eventuele uitval op te vangen. 2. Medewerkers kunnen negatiever reageren op het langer gebruiken van hun toestel. Er bestaat een risico dat medewerkers de verlengde gebruiksduur als een verslechtering van hun werkomstandigheden ervaren. Oplossing: Heldere communicatie over het waarom van de maatregel (besparing en duurzaamheid) , gecombineerd met het leveren van kwalitatief goede toestellen en goede ondersteuning bij defecten , verkleint dit risico. Financiele toelichting Het voorstel leidt tot een structurele besparing door de levensduur van mobiele telefoons te verlengen van drie naar vier jaar. Deze besparing ontstaat doordat minder vaak toestellen hoeven te worden vervangen. In de berekening is rekening gehouden met de aanschaf van een screenprotector van €1150 , per toestel. Deze wordt standaard meegeleverd bij een nieuw toestel en door de medewerker zelf aangebracht.
De kosten hiervoor zijn verwerkt in de structurele besparing.
De
maatregel wordt centraal binnen Meerinzicht doorgevoerd en raakt daarmee de gezamenlijke bedrijfsvoering. De gerealiseerde besparing landt volledig binnen de begroting van Meerinzicht, en wordt niet afzonderlijk toegerekend aan de deelnemende gemeenten. In onderstaande
Te realiseren
tabel is het financiële effect weergegeven
voor
de komende
vier jaar:
besparing
Bedragen x 1000
euro
Planning/uitvoering Na
besluitvorming
wordt dit voorstel onderdeel
binnen Meerinzicht. Dit betekent dat zowel in
vervangen
Stappen e @
© © e@
en
plaats van
na
drie
van
het
reguliere vervangingsbeleid
voor
bestaande als nieuwe toestellen voortaan
na
mobiele telefoons vier jaar worden
jaar.
planning:
Besluitvorming over de maatregel Besluitvorming Bestuur Meerinzicht over aanpassing afschrijvingstermijn in de financiële verordening. Actualisatie van het ICT-beleid en vervangingsschema _Q1 2026 Interne communicatie richting medewerkers over gewijzigde levensduur _Q1-Q2 2026 Vanaf Q2 2026 Toepassing verlengde gebruikstermijn op alle mobiele toestellen _Q4 2025 _Q1 2026
—
-
—
—
—
Benodigde
acties
voor
Actualisatie
uitvoering:
vervangingsbeleid beperkte reservevoorraad voor vervangingen bij tussentijdse defecten Communicatiecampagne gericht op bewustwording bij medewerkers Afstemming met de schrijver van het BYOD-ombuigingsadvies om tegenstrijdige keuzes te Inrichten
van
van
het interne
een
voorkomen
De
uitvoering vindt plaats binnen niet nodig.
de bestaande
beheerstructuur
van
is op dit moment
Optioneel: OR/LO nvt
Integraal afgestemd
met
Afdelingsmanager Informatisering Coördinator
& tete
(geanonimiseerd) NN
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
ombuigingen Meerinzicht,
Financieel adviseur
Meerinzicht,
Directeur Meerinzicht Domein
Bedrijfsvoering,
(geanonimiseerd)
I&A. Extra
personeel
of financiële inzet
ICT Services,
Bijlage(n) nvt
(geanonimiseerd)
ermelo
Zeewolde
Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht
Neem voor [nemen TT onderdeel van bunder | DEV 3. Informatie en Avtomatiserre | voorstelt [BM EE EEE (geanonimiseerd)ETT er Veeren || PE
|
ET
Omschrijving voorstel De
invloed
binnen
digitalisering op
van
kantooromgevingen.
de
publieke
sector
gaat allang niet
Het gaat steeds
meer
over
meer
dienstverlening aan
bedrijven (denk aan toegang/betaling bij parkeerterreinen; het signaleren worden;
moeten
kassasystemen
over
van
bijvoorbeeld zwembaden,
het werken
over
maar
computers inwoners, bezoekers en
onze
met
van
vuilnisbakken die
ook
ondersteuning bij
raadsvergaderingen). Digitalisering (en automatisering) van gemeentelijke organisaties beperkt niet
tot
meer
kantoortijden:
dienstverlening
het maakt
steeds groter deel uit
een
is formatie
van
toegekend
onze
zich daarmee
dienstverlening. Om de van “gouden” applicaties
het beheer
mogelijk reguliere servicewindow (ma t/m vrij van 8.00-17.00 uur) te laten plaatsvinden. Vanwege arbeidsmarktproblemen is het tot op heden niet gelukt de formatie structureel in te vullen. Daarmee zo
min
geleegd
te verstoren
om
buiten het
een
kans
om
deze
formatieplaats (1 fte,
schaal
structureel te
9)
is er
bezuinigen.
Consequentie voor het ombuigingsvoorstel is dat updates binnen het applicatielandschap primair binnen de reguliere kantoortijden gaan plaatsvinden. Dit impliceert verstoringen: verstoringen in de productie, maar mogelijk ook verstoringen Voorbeeld: van
een
update
het KCC niet kunnen
college-adviezen aanvragen
Buiten
kunnen
kunnen
in de
van
zien
dienstverlening. zaaksysteem
wat
de status
aanmaken
indienen
kantoortijden
het
van
en
een
de
collega’s
van
we
het team
dan moeten
accepteren.
kantooruren
betekent dat de medewerkers
reguliere lopende zaken maar
omgevingsvergunning
tot de
klanten, beleidsmedewerkers geen
van
ook dat klanten op dat moment geen
alleen werkzaamheden
storingen verholpen die niet kunnen wachten crisissituaties werken
de
en/of inrouten,
(bijvoorbeeld
worden enkel
Deze zullen
binnen de
gericht
op de it-infrastructuur
volgende werkdag
ICT, op basis
van
best
digitale
of uitkeringsaanvraag).
8.00
effort,
gepland en uur (servicewindow). Bij om
problemen
te
verhelpen.
Meerinzicht N N
>”
Argumenten 1. Slechts een deel van de benodigde capaciteit is georganiseerd Een update vraagt niet alleen om capaciteit van beheerders van I&A , maar ook om capaciteit van applicatiebeheer. Applicatiebeheer is veelal bij de vakafdelingen georganiseerd. Daar is geen extra capaciteit voor georganiseerd waardoor het lastig is om updates buiten de reguliere kantooruren te plannen. 2. Updates zijn planbaar Updates kunnen gepland worden op dagen dat er minder gebruikgemaakt wordt van applicaties , denk aan de woensdagen en vrijdagen. 3. Steeds meer SAAS-oplossingen Steeds meer applicaties worden geleverd als SAAS-oplossing (Software As A Service). Updates vinden in dat geval bij de leverancier plaats waarbij er geregeld contractuele afspraken zijn om updates buiten kantoortijden te plannen. Kanttekeningen 1. Meer verstoringen in de productie en in de dienstverlening Bij risicovolle updates , die nu regelmatig doorlopen naar de vrijdagavond of zaterdagochtend , zal op vrijdagochtend gestart gaan worden. Werkzaamheden aan de infrastructuur hebben vrijwel allemaal de impact op de gehele gebruikersorganisatie , de werkzaamheden aan de infrastructuur blijven buiten de reguliere
kantoortijden. Financiele toelichting De besparing landt in de begroting van Meerinzicht. In de tabel is weergegeven welk effect dit heeft op de
gemeentelijke bijdrage. Te realiseren besparing De besparing betreft 1 fte (Schaal 9). Hieronder is de besparing m. b. t. de loonkosten opgenomen. 2026 2027 2028 2029 Ermelo 31 32 32 32 Harderwijk 35 36 36 36 23 24 24 24 Zeewolde Totaal 89 92 92 92 Bedragen x 1000 euro
Planning/uitvoering De vacature wordt definitief niet ingevuld en administratief uit de beschikbare formatie verwijderd. In de Producten en DienstenOvereenkomst van het team ICT Services wordt vastgelegd: •
•
Updates en werkzaamheden aan applicaties vinden plaats binnen reguliere kantoortijden of op maandagavond. Updates en werkzaamheden aan infrastructuur vinden plaats buiten reguliere kantoortijden.
Er zal communicatie naar de inwoners en bedrijven moeten gaan plaatsvinden op momenten dat er
werkzaamheden plaatsvinden die de dienstverlening verstoren.
OR/LO Nvt.
Integraal afgestemd
met
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
Afdelingsmanager Informatisering
& Ai
Coördinator ombuigingen Meerinzicht, Financieel adviseur Meerinzicht, Directeur Meerinzicht Domein Team
ICT Services
Bijlage(n) Nvt.
Bedrijfsvoering,
(geanonimiseerd)
ermelo
ES
Zeewolde
Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht
|| [Naamvoorstel: | 66. Efficiënterzaakgerichtwerken ||| | Onderdeelvanbundel: | DBV3.Informatieen Automatisering voorstelraakt [RM Ee en CE (geanonimiseerd)eeen | Adviseur Meerinzicht |} KE ee [ret | EET EE EN [Lstuktken) bigevoegd: |L
Omschrijving
voorstel
Onze 4 organisaties werken inwoners
eenduidig
dienstverlening,
kunnen
dienstverlening
en
regie krijgen Het team
zaakgericht. Zaakgericht
organiseren. Zo ontvangen
te
medewerkers
kunnen hun eigen
over
Zaakgericht
de 4
werken
organisaties. Op dit
het beheer veel
binnen de en
de informatie
afdeling I&A
de
om
dienstverlening aan onze vergelijkbare
vergelijkbare
toegankelijk
situaties
maken
adviseert
zitten
er
verschillen in de
moment
Zo heeft iedere
verschillende
inrichting
SmartDocuments de 4 organisaties
(dat tevens voorbereiding
het team
Zaakgericht werken
Bovendien
biedt dit kansen
efficiënter
om
beheert verschillende
en
en
de
over
voor
de status
de
van
inwoners zodat
onze
zij de
werkwijze
van
set
in Corsa
meer
voor
en
Liber. Door
de collectieve
aan
binnen alle beleidsvelden
organisaties,
sjablonen eenduidig
waardoor
in te werken
digitalisering vanuit
professionaliteit binnen het team integraal
leveren.
Ook biedt
eenduidigheid
plannen
van
kansen
de 4
de
binnen
VNG)
kan
bij
gaan worden.
vervanging eenvoudiger
de werkzaamheden
zaakapplicaties (Corsa, Liber,
werken
organisatie een eigen
betreft
gewerkt
zaakgericht
over
wordt. Hierdoor is het op termijn
meer
we
inwoners informeren
en
Datamask)
capaciteit vraagt. een
doen
informatie.
i-Navigator, SmartDocuments van
elkaar vervangen
(op termijn)
we
werken
inwoners in
voor
mogelijk
om
trainingen, werken
een aan
te laten
toenemen
formatieplek
omdat
op beheer in te
kennisverbreding
en
het
beter
binnen het team.
Meerinzicht
Áj
Argumenten 1. Ontwikkelingen als de Nederlands Digitaliseringsstrategie , werken met (onder) architectuur en onze Informatievisie ondersteunen het principe om eenduidig te gaan werken als drie gemeenten en Meerinzicht. Zowel op organisatie , proces , informatie en applicatieniveau. Dit betekent meer regie over de organisaties heen (ofwel het werken onder architectuur) , dat nog niet is ingericht. Ka ntte keni nge n
1.
2. 3.
Efficientie is niet zonder voorwaarden Voorwaarde voor meer efficientie is meer eenduidigheid bij de 4 organisaties. Hierdoor kunnen medewerkers elkaar (beter) vervangen en zijn er minder wijzigingen (1 in plaats van 4) door te voeren. Meer eenduidigheid sluit aan bij de collectivisering van de digitalisering. Hier hebben onze colleges voor gestemd (VNG). Dit impliceert ook beleid en regie (governance) op inhoudelijke en geharmoniseerde wijzigingen. Als geen of onvoldoende invulling wordt gegeven aan de eenduidigheid binnen de 4 organisaties , zal vaker nee gezegd moeten worden en/of kunnen ontwikkelingen minder snel uitgevoerd worden. Gezamenlijke inkoop , een van de versnellingen van de Nederlandse Digitaliseringsstrategie , zou er in de toekomst toe kunnen leiden dat er een andere zaakoplossing ingekocht moet worden. De implementatie daarvan zal veel capaciteit vragen , evenals de mogelijke implementatie van andere procesapplicaties die integraties / koppelingen met de zaakoplossing vereisen om efficient te kunnen (samen)werken. De afdeling I&A zal te zijner tijd de consequenties hiervan in beeld brengen en ter besluitvorming aanbieden.
Financiele toelichting De kosten gaan voor de baten uit. Het uniform inrichten van de werkprocessen , rollen en sjablonen voor de vier organisaties is een omvangrijke uitdaging. Dit vraagt capaciteit van het team Zaakgericht werken , maar ook van de 4 organisaties. Te realiseren besparing
2026
2027
Ermelo
Harderwijk
_-
Zeewolde Totaal Bedragen x 1000 euro
--
--------
--
__~
__~~.
2028 31
35 23 89
_________
.
e_~
2029
j 31 35 23 89
Planning/uitvoering Als het besluit genomen is , zal er gewerkt moeten worden aan een eenduidige inrichting van de werkprocessen en sjablonen bij de gemeenten , die verwerkt moeten worden in de verschillende applicaties. Daarna kan de formatie administratief uit de beschikbare formatie verwijderd worden. Per direct kan , op basis van een strategische personeelsplanning , onderzocht worden op welke wijze de personele bezetting kan worden aangepast aan de beschikbare formatie (mogelijkheden voor natuurlijk verloop of herplaatsing). Dit vraagt om prioriteitstelling om 2028 realistisch te maken.
Optioneel: OR/LO Nvt.
Integraal afgestemd
met
Afdelingsmanager Informatisering & Automatisering Coördinator ombuigingen Meerinzicht, Financieel adviseur Meerinzicht
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd)
Directeur Meerinzicht Domein Team
applicatiebeheer zaakgericht werken
Bijlage(n) Nvt.
Bedrijfsvoering,
(geanonimiseerd)
ermelo
Zeewolde
Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht
69. Harmonisatie tekensoftware
bundel: Voorstel raakt:
Meerinzicht
inzi
(geanonimiseerd)
Adviseur Meerinzicht
Te volgen
Route 1
route
Stuk(ken) bijgevoegd.
Omschrijving voorstel Voor de
verwerking
huidige
situatie
er
werkwijzen
harmonisatie
gunstiger. dat de
gebruikgemaakt die de
deze
van
een
IGOS
(BOR) en grootschalige topografie (BGT)
ruimte
werkwijzen. Vanuit de
gebruiken en werkwijzen de
daarbij
werkwijzen
te
die AutoCAD
gebruiken applicaties
die bekend
zijn bij
de
historie
huidige
applicatie,
ook
maar
zonder
een
beter te beheren
doorontwikkeling
gevolg dat medewerkers
moeten
adopteren,
dit is van
en
van
GISIB
IGOS in
wordt in de
de EHZ gemeenten
gebruiken.
is beheersbaarder
geen toekomstvast scenario is. Een harmonisatie
heeft tot
werkwijze
openbare
verschillende
van
geval kostenbesparing,
verouderde
andere
in de
werkwijze en
huidige werkwijze
Deze harmonisatie een
applicatie
Er zijn alternatieve
levert in dit IGOS
van mutaties
gebruikers
en
en
zijn
Een
financieel
het is vastgesteld
werkwijze en applicatiegebruik
applicatielandschap op.
Daarnaast is
vanuit de leverancier.
die momenteel in IGOS de werkzaamheden
toepassing
voor
twee
uitvoeren
medewerkers.
Argumenten 1.
Een
2.
Eente
geharmoniseerde werkwijze op het gebied van BGT en tekensoftware realiseren besparing vanwege de wegvallende, hoge kosten van IGOS
3.
Beterte beheren vanwege
4.
Minder
risico vanwege
mindere
diversificatie in
het uitfaseren
van
een
applicaties
verouderde
applicatie
Kanttekeningen IGOS
biedt, voor gevorderde gebruikers,
ontbreken worden
door Ermelo
en
meer
functionaliteiten dan AutoCAD alleen, de functies die
Harderwijk ingevuld
met
andere
applicaties zoals Gisib en NedBGT,
het
wl
Meerinzicht
/
harmoniseren
werkwijze IGOS
applicaties
en
BGT mutaties,
en
betekent
een
andere
werkwijze en begroting
om
binnen
die reden
heeft dit
Meerinzicht.
toelichting van
besparing
minimaal € 8.000,-
op
van
aanloop
komen,
BOR
flexibiliteit van de huidige IGOS gebruikers.
invloed op de
Het harmoniseren
In de
verwerking van
applicatie die alleen binnen Meerinzicht gebruikt wordt,
ombuigingsvoorstel enkel Financiële
de
voor
benodigde training
en
is een
de
van
naar
de
de teken
uitfasering
vandaar is in 2026
Te realiseren
Ermelo
Harderwijk
applicaties
is een jaar waarin
besparing
een
daarmee
en
het uitfaseren
van
levert jaarlijks een
IGOS
bepaalde functionaliteiten
nog
uit IGOS dienen te
€ 6.000,- meegenomen.
van
besparing
E)
_
Zeewolde
3
ME
IE
2
7
Es
2
2 Ec
Bedragen x 1000
nn
euro
Planning/uitvoering De
benodigde applicaties voor
deze
nieuwe
applicaties noodzakelijk.
vrijwel
direct uitvoerbaar is.
In de
planning
noodzakelijk waarin niet
is adoptie
en
duidelijk
Bij besluit van
Ook is er geen
training
dat het werkbare
de
van
huidige
is hoe in de alternatieve
harmonisatie
uitbreiding van IGOS
in
gebruik
licenties
gebruikers wel
hiervoor is geen aanschaf
en
nodig, van
waardoor
belang.
alternatief duidelijk is voor deze gebruikers zodat
van
deze
te introduceren
in de nieuwe
deze
is in eigen beheer
werkwijze
harmonisatieslag zijn reeds
werkwijze
applicaties,
werkwijze over
te
dragen,
planning
Tevens is het geen
grijze periode
is
de werkzaamheden verricht kunnen worden.
is het de
planning
om
vanaf Q2 2026 de IGOS
en
er
het in de
van
hiervoor
in Q4 2025
zijn geen
applicaties externe
en
Q1 2026
de
gebruikers
uit te faseren. De kennis
voor
trainingen nodig.
Optioneel: OR/LO N.v.t.
Integraal afgestemd met Geo-informatie, (geanonimiseerd)
Team
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
Afdelingsmanager Informatisering & Automatisering, Coördinator
ombuigingen
Financieel adviseur
Meerinzicht
Meerinzicht, (geanonimiseerd)
Directeur Meerinzicht Domein
Bijlage(n) N.vt.
Bedrijfsvo
(geanonimiseerd)
ES
Zeewolde
Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht
Naam voorstel:
74, Saneren mailadressen
Onderdeel
DBV
van
3. Informatie
en
Automatisering
bundel:
(geanonimiseerd)
Adviseur Meerinzicht
Afdeling: Stuk(ken)
MEAN en gedeelde Ae Bijlage | lijst met
Te volgen route
Route
1
mailboxen.xlsx
bijgevoegd:
Omschrijving Binnen door de
voorstel
zijn 232 (gedeelde) e-mailadressen in gebruik naast persoonlijke adressen. Uit inventarisaties adviseurs Dienstverlening blijkt dat circa 150 hiervan niet voldoen aan de met hen afgestemde
EHZM
conceptcriteria.
Het voorstel is
om
deze adressen definitief op te heffen.
Het besluit betekent dat:
e
alle e-mailadressen worden
die niet
Het
saneren
migratieproces van
de
uitzonderingscriteria voldoen
worden
ingericht,
wordt opgezet
zoals
waar
deze adressen levert vanaf 2027 en
regelgeving geborgd
onze
sluiten
en
we
aan
op
centrale e-mailadressen,
duidelijke
met
Daarnaast verbetert het de vindbaarheid
een
instructies
doorgeleiding
bestuurlijk Er is geen
overlap met de lokale ombuigingsvoorstellen. Dienstverlening. Binnen dit programma en
loopt
het
traject Grip op
van
een
alternatief
is
voor
Kanalen
van
wordt de
de Wet
medewerkers.
voor
circa € 24.750
naleving
van
per jaar. wet-
en
modernisering elektronisch
kanaal vervalt.
Wel is er
een
is al
stop ingevoerd
(e-mail).
e-formulieren, zaaksysteem;
communicatie
berichten,
implementatie van
het programma
en
structurele besparing op
verkeer waarin is besloten dat e-mail als formeel
e-mailadressen
en
opgeheven;
alternatieve kanalen een
aan
een
directe relatie met de op nieuwe
Dit voorstel sluit daarop
aan
afsluiting van (gedeelde)
en
versnelt de
uitvoering. Toegepaste criteria
en
escalatieprocedure (concept, separaat ter besluitvorming NWD)
Meerinzicht
Áo
De beoordeling van de e-mailadressen is gebaseerd op de conceptcriteria die samen met de adviseurs Dienstverlening zijn opgesteld. Deze criteria worden in Q3 2025 formeel aan de Netwerkdirectie voorgelegd ter besluitvorming , inclusief een escalatieprocedure. Uitgangspunt: " Geen apart (gedeeld) e-mailadres , tenzij een vastgesteld criterium dit noodzakelijk maakt. " Criteria voor een apart (gedeeld) e-mailadres: 1.
Wettelijke verplichting Een apart e-mailadres is alleen toegestaan wanneer wet- of regelgeving dit verplicht stelt. Voorbeeld: het e-mailadres van de Functionaris Gegevensbescherming (fg @meerinzicht.nl).
2.
Veiligheid en privacy Wanneer verwerking via het algemene e-mailadres niet mogelijk is vanwege vertrouwelijkheid of bescherming van persoonsgegevens. Voorbeeld: uitwisseling van gevoelige informatie , zoals gegevens over onderscheidingen of een bezoek van het koningshuis (kabinet @harderwijk.nl ).
3.
Technische vereisten Wanneer een applicatie of ketensysteem alleen goed kan functioneren met een eigen e-mailadres. Voorbeeld: Het financiele software systeem dat automatisch berichten verwerkt via een specifiek e-mailadres (crediteuren @meerinzicht.nl).
Escalatieprocedure: • •
Aanvragen voor nieuwe e-mailadressen worden eerst getoetst door de adviseurs Dienstverlening. Afwijkingen van de criteria worden alleen in de Netwerkdirectie beslist , op basis van een advies van de adviseurs Dienstverlening.
Argumenten 1.
Verminderen van structurele kosten Het saneren van circa 150 gedeelde mailadressen levert vanaf 2027 een structurele besparing op van circa €24. 750 per jaar. Dit draagt bij aan het structureel verlagen van de begroting en een efficientere inzet van middelen.
2.
Verbeteren van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers Minder e-mailadressen zorgen voor meer duidelijkheid , betere vindbaarheid en snellere doorgeleiding van berichten. Dit voorkomt dat e-mails zoekraken en vermindert het risico op gemiste termijnen , ontbrekende archivering of onvolledige afhandeling.
3.
Beheersbaarheid en naleving van wet- en regelgeving vergroten Door het aantal e-mailingangen te beperken en de e-mailstromen via centrale adressen te laten verlopen , wordt beter voldaan aan wettelijke eisen zoals de Woo , Archiefwet en toegankelijkheidsrichtlijnen. Dit verbetert de controle op archivering en terugvindbaarheid van documenten.
4.
Inspelen op nieuwe wettelijke verplichtingen In het kader van de implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer is door EHZM besloten om e-mailadressen niet meer op te nemen in het aanwijsbesluit voor formele communicatie. Formele berichten en aanvragen mogen straks niet meer via e-mail worden ingediend. Dit maakt e-mail als officieel kanaal overbodig en versnelt de noodzaak tot afbouw.
5.
Aansluiten bij vastgestelde kanalenstrategie en besluiten van de netwerkdirectie Het uitgangspunt 'geen nieuw e-mailadres , tenzij' is al vastgesteld. Dit voorstel werkt dat besluit verder uit door ook bestaande mailadressen systematisch of te bouwen , met uitzondering van mailadressen die voldoen aan formeel vastgestelde criteria.
6.
Bevorderen van organisatiebrede samenwerking en uniformiteit Door binnen alle vier de organisaties dezelfde aanpak te hanteren , worden verschillen in beleid en uitvoering voorkomen. Dit versterkt de gezamenlijke kanaalstrategie en voorkomt uiteenlopende processen tussen organisaties.
Kanttekeningen 1.
Operationele verstoringen tijdens de overgangsfase Het opheffen van e-mailadressen kan tijdelijk werkprocessen verstoren , vooral als ze diep in het primaire proces zitten. Oplossing: Voer de sanering gefaseerd uit met een migratieplan per proces. Zorg voor duidelijke instructies en alternatieve kanalen voordat e-mailadressen sluiten.
2.
Weerstand bij medewerkers en management Medewerkers en leidinggevenden kunnen bezwaar maken tegen veranderingen in werkmethoden. Oplossing: Betrek management vroegtijdig , communiceer voordelen en noodzaak , en bled alternatieven die het werk ondersteunen. Zorg voor een eindverantwoordelijke t. b. v. (incidentele) escalatie.
3.
Risico op verminderde bereikbaarheid bij onvoldoende alternatieven Ontbreken van alternatieve kanalen kan tijdelijke bereikbaarheid verminderen. Oplossing: Zorg dat alternatieven (zoals zaaksystemen , e-formulieren , KCC) vooraf zijn ingericht en getest.
4.
Technische afhankelijkheden bij specifieke processen Sommige e-mailadressen zijn gekoppeld aan systemen of ketenpartners. Opheffen kan gegevensuitwisseling verstoren.
Oplossing: Voer per e-mailadres een technische impactanalyse uit en pas koppelingen aan v66r
verwijdering. 5.
Formele vaststelling criteria volgt nog
Zonder formele criteria kan discussie ontstaan over welke e-mailadressen blijven. Oplossing: besluit tot sanering nemen op basis van afgestemde conceptcriteria. 6.
Tijdelijke extra inzet binnen vakafdelingen Het opheffen van e-mailadressen vraagt in de overgangsfase extra inzet van medewerkers , onder meer voor het archiveren van mailboxen , het inregelen van nieuwe werkafspraken en het wennen tijdelijk leiden tot meer benodigde capaciteit of vertraging in de werkprocessen. Oplossing: ondersteun vakafdelingen met duidelijke instructies , begeleiding en een gefaseerde aanpak. Structurele meerkosten worden niet verwacht , omdat de alternatieve kanalen al beschikbaar zijn en op termijn juist efficientie opleveren door minder versnipperde communicatie en betere doorgeleiding. aan alternatieve kanalen. Dit kan
Financiele toelichting Het saneren van circa 150 mailadressen levert een structurele besparing op van circa €24. 750 per jaar ,
uitgaande van 165 licentiekosten per e-mailadres per jaar. De daadwerkelijke besparing kan pas vanaf 2027 worden gerealiseerd , omdat het huidige contract met de leverancier vaste prijsafspraken en afnameverplichtingen kent tot en met 2026. €
De besparing landt in de begroting van Meerinzicht , omdat de licentiekosten centraal worden gedragen voor alle aangesloten gemeenten. De lastenverlaging werkt daarmee door in de gezamenlijke bedrijfsvoering , en komt indirect ten goede aan de drie deelnemende gemeenten
Te realiseren besparing 2026 Ermelo
Harderwijk Zeewolde Totaal Bedragen x 1000 euro
(Ermelo , Harderwijk en Zeewolde).
2027 9 10 6
2028 9 10 6
2029 9 10 6
25
25
25
Toelichting verdeling: de verdeling over gemeenten is gebaseerd op het huidige aandeel in de verdeelsleutel voor de kosten van licenties binnen Meerinzicht. Planning/uitvoering Na het te nemen besluit wordt gestart met een projectmatige aanpak om de sanering uiterlijk december 2026 of te ronden , zodat per 1 januari 2027 de volledige besparing wordt gerealiseerd. De uitvoering bestaat uit:
@
_Impactanalyse
per e-mailadres: vaststellen
bewaartermijnen
en
van
selectiebesluiten (conform Archiefwet
Documenteert welke informatie is uitgewisseld e
toegankelijk
e
Archiveren: uitvoeren
e
Begeleiding
en
geldende selectielijst).
van
doorzoekbaar blijft voor Woo-verzoeken. een
stappenplan
Monitoring
onderbouwing), documentatie Randvoorwaarden
van
rapportage: vastleggen
en
voor
de overgang: communicatie,
van
afdelingen, inclusief betrokkenheid
©
en
hoe deze behouden blijft.
en
Inrichten alternatieve kanalen: zoals zaaksystemen of e-formulieren, inclusief borging dat informatie
©
afhankelijkheden, risico’s, wettelijke
van
de
het archiveren
instructies
ondersteuning
Actieve interne
opgeheven
e-mailadressen
voor
en
(met
datum
en
projectleiding, inventarisatie, migratie
van
lijnmanagement bij keuzes
communicatiecampagne
om
en
procesaanpassingen.
medewerkers te informeren
nvt
(geanonimiseerd)
medewerkers
saneringsaanpak en resultaten.
Optioneel: OR/LO
(geanonimise rd)
aan
aanpassingen.
Tijdige betrokkenheid
met
ctleider Wmebv eur
inhoud uit de emailboxen.
management. van
Voldoende capaciteit bij Dienstverlening, ICT, en DIV
Integraal afgestemd
van
uitvoering
voor
en technische
en
dienstverlening Zeewolde dienstverlening Ermelo/Harderwijk
Adviseur
ncieel adviseur
ecordmanager/Regisseur
team
DIV
lingsmanager belastingen, gegevens & juridische zaken gsmanager I&A Öördinator
ombuigingen
Meerinzicht
Directeur Meerinzicht Domein
Bijlage(n) Bijlage | lijst met gedeelde
mailboxen.xlsx
Bedrijfsvoering
en
te
betrekken.
(geanonimiseerd)
(geanonimise rd)
Opheffen / Behouden
Voldoet
aan
criteria
Uitzondering,
reden
Opheffen Opheffen Behouden
Veiligheid en privacy
Opheffen Opheffen Behouden
Geen,
Behouden
Veiligheid
Uitzondering en
Nu geen
alternatief beschikbaar
privacy
Opheffen Behouden
Technische vereisten
Behouden
Technische vereisten
Opheffen Behouden
Technische vereisten
Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen
Opheffen Opheffen Behouden
Geen, Uitzondering
Nu geen
alternatief beschikbaar
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen
alternatief beschikbaar
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen
alternatief beschikbaar
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar
Behouden
Veiligheid en privacy
Opheffen Opheffen
Opheffen Opheffen Behouden
Veiligheid
en
privacy
Opheffen Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen
alternatief beschikbaar
voor
24 uur bereikbaarheid
Omschrijvin
Organisatie
E-mailadres
(geanonimise rd)
Opheffen / Behouden
Voldoet aan criteria
Uitzondering, reden
Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Veiligheid
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen
Geen,
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar
Behouden
Veiligheid en privacy
en
privacy alternatief beschikbaar
Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
24
uur
bereikbaarheid
Nu geen
alternatief beschikbaar voor 24
uur
bereikbaarheid
Nu geen
alternatief beschikbaar
uur
bereikbaarheid
voor
Opheffen
Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Veiligheid en privacy
Opheffen
Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Geen,
Behouden
Technische vereisten
Uitzondering
Behouden
Technische vereisten
Behouden
Technische
Behouden
Geen,
Behouden
Technische vereisten
vereisten
Uitzondering
Opheffen Opheffen Behouden
Wettelijke verplichting
Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar
Geen,
Uitzondering
Nu geen
Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
alternatief beschikbaar
voor
24
Omschrijving
Organisatie
E-mailadres
(geanonimise rd)
Opheffen / Behouden
Voldoet
aan
criteria
Uitzondering, reden
Opheffen Opheffen Behouden
Technische
Behouden
Geen,
vereisten
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar
Opheffen Opheffen Behouden
Veiligheid en privacy
vertrouwelijke informatie
Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Veiligheid en privacy
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen
alternatief beschikbaar
Behouden
Geen, Uitzondering
Nu geen
alternatief beschikbaar
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen
alternatief beschikbaar
Geen,
Uitzondering
Los staande organisatie
Geen,
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar voor 24 uur bereikbaarheid
Opheffen
Opheffen Opheffen geen alternatief beschikbaar
Opheffen Opheffen Behouden
Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Opheffen Behouden
Veiligheid en privacy
Behouden
Veiligheid en privacy
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen
alternatief beschikbaar
Omschrijving
Organisatie
E-mailadres
(geanonimise rd)
Opheffen / Behouden
Voldoet
criteria
aan
Uitzondering,
reden
Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen
Opheffen Opheffen Behouden
Technische vereisten
Opheffen Opheffen Behouden
Veiligheid
en
privacy
Behouden
Veiligheid
en
privacy
Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Technische vereisten
Opheffen Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar
Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Technische
vereisten
Behouden
Technische
vereisten
Behouden
Technische vereisten
Opheffen Behouden
Wettelijke verplichting
Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Technische vereisten
Behouden
Technische vereisten
Opheffen Behouden
Geen,
Uitzondering
Opheffen
Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Technische
vereisten
Nu
geen alternatief beschikbaar
voor
24
uur
bereikbaarheid
Omschrijvin,
Organisatie
E-mailadres
(geanonimise rd)
(geanonimise rd)
Opheffen / Behouden Opheffen Opheffen
Voldoet
Behouden
Technische vereisten
aan
criteria
Uitzondering,
reden
Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Geen, Uitzondering
Nu geen
alternatief beschikbaar
Nu geen
alternatief beschikbaar
Nu geen
alternatief beschikbaar
Nu geen
alternatief beschikbaar
Nu geen
alternatief beschikbaar
Opheffen Behouden
Veiligheid
en
privacy
Opheffen Behouden
Geen,
Behouden
Technische vereisten
Uitzondering
Behouden
Technische vereisten
Opheffen Behouden
Geen,
Uitzondering
Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Technische vereisten
Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Veiligheid
Behouden
Geen,
en
privacy
Uitzondering
Opheffen Behouden
Veiligheid
en
privacy
Opheffen Opheffen Behouden
Geen,
Behouden
Technische vereisten
Uitzondering
Behouden
Technische vereisten
Opheffen Behouden
Technische vereisten
voor
24
uur
bereikbaarheid
(geanonimise rd)
Opheffen / Behouden
Voldoet
aan
criteria
Uitzondering, reden
Opheffen Opheffen Opheffen Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen
alternatief beschikbaar
Opheffen Opheffen
Opheffen Opheffen Behouden
Technische vereisten
Opheffen Behouden
Technische vereisten
Opheffen Opheffen
Opheffen Behouden
Geen,
Behouden
Veiligheid en privacy
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar
Opheffen Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu geen alternatief beschikbaar
Behouden
Geen,
Uitzondering
Nu
Behouden
Geen,
Uitzondering
ingang van sportzeewolde
Opheffen geen alternatief beschikbaar inclusief zwembad
Opheffen
Opheffen Opheffen Behouden
Veiligheid en privacy
Opheffen Opheffen Behouden
Opheffen Opheffen Opheffen
Geen,
Uitzondering
ingang
van
welzijn Zeewolde
het baken
(Viet overgenomen ombuigingsvoorstellen
Zeewolde
Uitwerking ombuigingsvoorstel Meerinzicht
Naam voorstel Onderdeel
van
JL.Niet
bundel
DBV
invullen vacature
3. Informatie
en
|T)
vadviseur
ee
Automatisering
el
Voorstel raakt:
Adviseur
(geanonimiseerd)
Meerinzicht
Afdeling: Stuk(ken) bijgevoegd
Omschrijving
voorstel
l-adviseurs bedienen
bezig met
alle beleidsvelden
het aanpassen,
analyseren
en
i-adviseurs zorg voor de continuïteit
van
de EHZM
van
adviseren
eisen) goed
doen als ze
een
beleid moet
randvoorwaarde
Sturing
op
Met de EHZM
worden
om
uitvoering geven
aan
vast
te stellen
en
leidinggevenden, beter
en
houden,
vinden het
we
dagelijks
Daarnaast hebben
goed
Een
werkende
bij de actuele informatiebehoefte Colleges (en raden)
zoals de Wet Open
moeten
en
wettelijke
kunnen
hun werk alleen
kunnen
worden
Overheid maakt dat
herleid
en
onze
de
aan
richting gegeven door, uit te
in de
gezamenlijke I-visie, de volgende
dragen: "De juiste informatie is voor de medewerkers,
en/of inwoners onze
l-adviseurs zijn
burgers en te voldoen aan de Archiefwet. goede informatiehuishouding is daarom essentieel.
een
we
bestuurders
actueel te
Wetgeving rekenschap te geven
hebben
gemeenten
dienst
aansluitend
verantwoord.
gepubliceerd
kernboodschappen van
informatievoorziening.
doelen te realiseren.
onze
i-advisering.
tijdig over de juiste informatie beschikken. Beslissingen
kunnen
informatie wordt en
om
met
informatievraagstukken.
van
de bestaande
informatiehuishouding (efficiënt, juist, volledig, is
organisaties
in de
juiste vorm beschikbaar.
informatie sneller terug.
Zo
zijn we
We doen dit door
professioneel in te richten en duidelijke afspraken
onze
onze
inwoners
nóg
informatiehuishouding
te maken”.
Argumenten 1.
Doseren
is mogelijk
Doseren
van
invulling geven dienstverlening (klantbeleving) 2.
de
Bijdrage vanuit
team
en
daarmee
aan
de kwaliteit
van
is mogelijk. Daarmee verlagen we het vastgestelde ambitieniveau. I-advies/l-beleid realiseren door scherp te zijn op inzet
Het team
|-advies/ I-beleid
taken te
beleggen
waar
Betekent wel dat de
de Informatievisie
aan
ze
kan
bijdragen
feitelijk
capaciteitsdruk
de
ombuigingen
door
liggen
kan de inzet
van
aan
horen te
scherp de
te
zijn op de
l-adviseur
beperkt
inzet. Door worden.
elders in de organisatie zal toenemen.
Meerinzicht
Áo
Kanttekeningen 1. Digitale transformatie en het realiseren van de Informatievisie wordt vertraagd De digitale transformatie is in feite niets anders dan het organiseren van een moderne digitale dienstverlening / werkwijze met gebruikmaking van de digitale mogelijkheden. Doel is de klantbeleving in overeenstemming te brengen met de beleving die klanten hebben bij bijvoorbeeld banken , verzekeringsmaatschappijen en medewerkers een werkomgeving bieden waarmee zij efficient hun werk kunnen doen. Inwoners , bedrijven en medewerkers verwachten dit van ons. In de vastgestelde Informatievisie ligt het accent op het op orde brengen van onze informatiehuishouding , in overeenstemming met wet- en regelgeving , ten behoeve van een betere dienstverlening en efficienter (samen)werken. Vertraging betekent dus vertraging in de gewenste dienstverlening en vertraging in efficiency. 2.