B&W-advies+besluit definitief ontwerp 'Optimalisatie gemeentehuis'

Aan Burgemeester en Wethouders

Datum

Steller

Documentnummer

Afdeling

00500000404652

Beheer Openbare Ruimte

Doorkiesnummer

Communicatie

Portefeuillehouder

036 5229522

Nee

A.S. Scheffer

Kabinet

Brief bijgevoegd

Te volgen procedure

Ja

Nee

OR Raadscommissie Bestuur, -Ruimte en Samenleving

25 februari 2025

Rubriek

Advies

Raadsvoorstel bijgevoegd

A

4

Ja

Advies

Onderwerp Definitief ontwerp "Optimalisatie gemeentehuis" Investering in de renovatie en herinrichting van het gemeentehuis, inclusief de inhuizing van de bibliotheek. Wij verzoeken het college de volgende beslispunten aan de raad voor te leggen.

Datum en Paraaf Afdelingshoofd

Paraaf

Paraaf voor gezien prim. Port. houder

Paraaf voor akkoord

Paraaf voor bespreking

02/04/20 25

A

1

1

1

B

2

2

2

C

3

3

3

4

4

4

5

5

5

Opmerkingen / vragen voor bespreking (evt. op achterzijde vermelden

Ambtelijke reactie (evt. op achterzijde vermelden)

2/7 Aan

Datum

Burgemeester en Wethouders

25 februari 2025

Steller

Documentnummer

Doorkiesnummer

00500000404652

036 5229522

Beslispunten 1. De raad voor te stellen akkoord te gaan met het definitieve ontwerp. 2. De raad voor te stellen akkoord te gaan met de inhuizing van de bibliotheek in het gemeentehuis. 3. De raad voor te stellen een eenmalige investering van € 10.810.000 exclusief btw en een bedrag van € 150.000,-- aan kostprijsverhogende btw beschikbaar te stellen. Dit bedrag een jaar na de te verwachte oplevering in 2029 te dekken vanuit de algemene reserve en te doteren aan de reserve kapitaalslasten. 4. De raad voor te stellen het eerder beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet van € 715.000,-- te dekken uit de algemene reserve en te doteren aan de reserve kapitaallasten. 5. De raad voor te stellen de resterende boekwaarde van € 14.087,-- af te boeken ten laste van de algemene reserve. 6. De raad voor te stellen de xxx wijziging van de begroting 20xx vast te stellen, inclusief een overzicht van de belangrijkste wijzigingen. 7. De bijlage 2, met de financiële uitwerking, geheimhouding op te leggen op basis van de artikel 87 van de gemeentewet en artikel 5.1 lid 2 aanhef en onder b van de WOO. Inleiding Op 23 september 2021 heeft uw raad het college opdracht gegeven om ‘te onderzoeken wat er nodig is op de kortere en langere termijn voor een goed bruikbare en toekomstbestendige raadzaal’. Dit leidde in december 2023 tot een voorstel met vier scenario’s. Gekozen werd voor scenario 3.

Het voorliggende definitieve ontwerp (DO) is een uitwerking van dit scenario. Bij het opstellen van dit DO is nauw samengewerkt met architectenbureau Quist-Wintermans, waardoor het past in het gedachtengoed van het oorspronkelijke ontwerp. Met het ontwerp krijgen de inwoners van Zeewolde een gemeentehuis dat uitnodigt tot bezoek. Het is een plek waar transparantie en openheid centraal staan en waar mensen elkaar ontmoeten. De komst van de bibliotheek en het beschikbaar stellen van werkplekken voor inwoners draagt bij aan de ontmoeting en verbinding in de samenleving Een groot deel van de bestaande kantooromgeving blijft behouden. Het gebouw krijgt een toegankelijke en eigentijdse uitstraling en past volledig binnen de oorspronkelijke visie van de ontwerpers. Na de verbouwing voldoet het gebouw aan de huidige eisen op het gebied van duurzaamheid en bovendien voldoen alle werkplekken volledig aan de ARBO-wet. Dit draagt bij aan een veilige en gezonde werkomgeving voor de gebruikers. Advies college: 25 februari 2025

3/7 Aan

Datum

Burgemeester en Wethouders

25 februari 2025

Steller

Documentnummer

Doorkiesnummer

00500000404652

036 5229522

Argumenten 1.1 Verbeterde toegankelijkheid; Door een extra toegang aan de Gelderseweg te creëren staat het gemeentehuis niet meer ‘met de rug naar de bevolking’. 1.2 (Definitieve) Openbare toiletten en douchevoorzieningen; Dit ontwerp geeft invulling aan de wens om openbare toiletten te realiseren. Daarnaast zijn douchevoorzieningen opgenomen voor de watersporters en havenbezoekers. De douche-/toiletunits bij de gemeentewerf komen daarmee te vervallen, dit geeft een positief financieel effect op de jaarlijkse exploitatielasten. 1.3 Toekomstbestendige raadzaal; Door de verplaatsing van de raadzaal naar de oude brandweerkazerne wordt er een toekomstbestendige ruimte gecreëerd die mee kan groeien met Zeewolde. 1.4 Optimale benutting van gemeentelijk vastgoed; De oude brandweerkazerne krijgt een prominente rol in de samenleving. 1.5 Subsidiemogelijkheden op duurzaamheidsinvesteringen; De duurzaamheidsinvesteringen zijn deels subsidiabel binnen de Dumavaregeling. 1.6 Verbeterde arbeidsomstandigheden; Door de renovatie voldoen alle werkplekken aan de ARBO-wet. 2.1 Creëren van studie/aanlandplekken; Meer interactie met inwoners o.a. door het creëren van aanland/studieplekken in de bibliotheek en in het gemeentehuis. 2.2 Win-win situatie met de bibliotheek; De bibliotheek krijgt een beter onderkomen en het gemeentehuis krijgt een multifunctionele, maatschappelijke functie.

De beschikbare vierkante meters gemeentelijk vastgoed worden efficiënter benut. 2.3 Financieel voordeel door samenwerking; Het delen van kosten en gebruik van ruimten met de bibliotheek leidt tot efficiëntie. 3.1 Optimale kosteneffectiviteit en meerwaarde; Bij de keuze in december is aangegeven dat scenario 1 noodzakelijk is om aan de minimale ARBO-wet te voldoen en al een aanzienlijke investering vergt. Scenario 3 biedt een grotere meerwaarde voor een beperkte toename van de jaarlijkse exploitatielasten. Door de inhuizing van de bibliotheek en de bijbehorende huurbijdrage worden de meerkosten van scenario 3 ten Advies college: 25 februari 2025

4/7 Aan

Datum

Burgemeester en Wethouders

25 februari 2025

Steller

Documentnummer

Doorkiesnummer

00500000404652

036 5229522

opzichte van scenario 1 beperkt. Echter, scenario 3 levert een multifunctioneel gemeentehuis, een verbeterde dienstverlening en een toekomstbestendige raadszaal op. De investering is gerechtvaardigd en op langere termijn kosteneffectief. Nadere specificatie staat in bijgevoegde bijlage 2. 7.1 Geheimhouding op te leggen op bijlage 2 In de bijlage wordt op detailniveau een uitwerking gegeven van de projectkosten. Het schaadt de financiële positie van de gemeente als deze bijlage openbaar wordt. De geheimhouding eindigt op het moment dat alle aanbestedingen zijn afgerond. Kanttekeningen 1.1 Continuïteit dienstverlening; De gemeentelijke dienstverlening blijft tijdens de verbouwing gewaarborgd door een gefaseerde aanpak. 1.2 ARBO-wet; Als werkgever moeten we voldoen aan de ARBO-wet. Er moet geïnvesteerd worden om weer aan wet- en regelgeving te voldoen. 1.3 Welstand heeft aandachtspunten mee gegeven. In het vervolgtraject worden deze aandachtspunten betrokken. 2.1 Frictiekosten FlevoMeerBibliotheek; Er zijn frictiekosten te verwachten door het lopende huurcontract van de bibliotheek. Deze kosten worden geminimaliseerd door een goede samenwerking met de bibliotheek. 2.2 Huurprijs bibliotheek; De huurprijs voor de bibliotheek voor het gebruik van het aantal m2 en gas, water, schoonmaakkosten etc. wordt nader bepaald. Vooralsnog blijven de kosten hetzelfde als ze nu zijn.

Duurzaamheid Voor de functieverandering van de brandweerkazerne zijn aanzienlijke verduurzamingsmaatregelen nodig. Gezien de voorbeeldfunctie die de overheid heeft en de mogelijkheid die zich nu voordoet, worden de noodzakelijke duurzaamheidsmaatregelen meegenomen in dit project. Hierbij moet gedacht worden aan dak- en glasisolatie en optimalisering van installaties. Onderzoek naar aardwarmte en gasloosheid loopt, maar is nog niet concreet genoeg. Het huidige systeem kan in de toekomst gasloos worden door aan te sluiten op een warmtepomp of warmtenet. Advies college: 25 februari 2025

5/7 Aan

Datum

Burgemeester en Wethouders

25 februari 2025

Steller

Documentnummer

Doorkiesnummer

00500000404652

036 5229522

Financiën Om de financiële gevolgen duidelijk in beeld te brengen zijn de financiën van scenario 3 in onderstaande tabel uiteengezet. Ter vergelijking is hierin ook de financiële uitwerking van scenario 1 weergegeven. Dit scenario is de minimale variant die uitgevoerd moet worden. Scenario 1 € 4.444.700 € 217.100

Scenario 3 € 10.960.000 € 472.700

Voorbereidingskredieten (B) Kapitaallasten voorbereidingskredieten (A+B) Totale kapitaallasten

€ 715.000 € 28.600

€ 715.000 € 28.600

€ 245.700

€ 501.300

(C) Huur bibliotheek (p.j.) (D) Toename raming exploitatielasten gemeentehuis (E) Bijdrage exploitatie bibliotheek (F) Huur douche/toiletunit aanloophaven

€0 € 67.500

€ -120.100 € 67.600

€0 €0

€ -67.600 € -12.500

(A+B+C+D+E+F) Saldo exploitatie

€ 313.200

€ 368.700

Totale investering (incl. btw) (A) Kapitaallasten investering (p.j.)

Het bedrag bij ‘Totale kapitaallasten’ wordt gedekt vanuit de onttrekking uit de algemene reserve. Wanneer de investeringen zijn afgeschreven is er niet gespaard voor vervanging en is daarvoor geen dekking. Met deze verbouwing neemt het grondoppervlakte van functionele ruimtes toe met 3,5%. Daarnaast worden bepaalde ruimtes intensiever benut dan in de huidige situatie, waardoor de exploitatiekosten zoals energie en schoonmaak toenemen. Daar tegenover staat dat er stappen gemaakt worden in de verduurzaming en dat daardoor de kosten afnemen. Per saldo is de verwachting dat de exploitatielasten in de huidige begroting plus de bijdrage exploitatie van de bibliotheek voldoende zijn om de nieuwe exploitatielasten te kunnen dekken. Om de komende onttrekkingen uit de algemene reserve in goede banen te leiden vindt de onttrekking plaats als het krediet wordt afgesloten. Naar verwachting gebeurt dit in 2029. Er wordt een Dumava subsidieaanvraag gedaan voor de te nemen duurzaamheidsmaatregelen. Bij toekenning kan er een bedrag van ca. €200.000,- tegemoet worden gezien. Dit bedrag wordt toegevoegd aan de algemene reserve.

Advies college: 25 februari 2025

6/7 Aan

Datum

Burgemeester en Wethouders

25 februari 2025

Steller

Documentnummer

Doorkiesnummer

00500000404652

036 5229522

Communicatie en participatie - De gemeenteraad is en blijft nauw betrokken bij de voortgang tijdens de uitvoering. - Inwoners en belanghebbenden worden actief geïnformeerd over de voortgang. - De gebruikers worden (waar nodig) actief betrokken in het transitieproces. - Na openbaar worden van het voorstel volgt een persbericht. Planning Na goedkeuring door uw raad zal de planning er als volgt uitzien; 2025; Q3-Q4 Uitwerking DO naar bestek 2026; Q1-Q2 Europese aanbesteding 2026; Q3-Q4 Voorbereiding aannemer (faseringsplan, aankoop materialen etc.) 2027; Q1-Q4 Bouwtijd 2028; Q2 Verwachte oplevering

Burgemeester en Wethouders van Zeewolde, de secretaris, de burgemeester, K.C. Hamstra

A.M. Harmsma

Bijlagen; 1) Definitief ontwerp gemeentehuis 2) Financiële onderbouwing (geheim) 3) Persbericht

Advies college: 25 februari 2025

Besluit B & W-vergadering d.d. 8 april 2025 Team Onderwerp Team Beheer Openbare Ruimte Definitief ontwerp “optimalisatie gemeentehuis” Besluit: 1. De raad voor te stellen akkoord te gaan met het definitieve ontwerp. 2. De raad voor te stellen akkoord te gaan met de inhuizing van de bibliotheek in het gemeentehuis. 3. De raad voor te stellen een eenmalige investering van € 10.810.000 exclusief btw en een bedrag van € 150.000,-- aan kostprijsverhogende btw beschikbaar te stellen. Dit bedrag een jaar na de te verwachte oplevering in 2029 te dekken vanuit de algemene reserve en te doteren aan de reserve kapitaalslasten. 4. De raad voor te stellen het eerder beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet van € 715.000,-- te dekken uit de algemene reserve en te doteren aan de reserve kapitaallasten. 5. De raad voor te stellen de resterende boekwaarde van € 14.087,-- af te boeken ten laste van de algemene reserve. 6. De raad voor te stellen de xxx wijziging van de begroting 20xx vast te stellen, inclusief een overzicht van de belangrijkste wijzigingen. 7. De bijlage 2, met de financiële uitwerking, geheimhouding op te leggen op basis van de artikel 87 van de gemeentewet en artikel 5.1 lid 2 aanhef en onder b van de WOO.

Advies college: 25 februari 2025

Portefeuillehouder Zaaknummer Wethouder Scheffer 25.00133

Zeewolde