20231102.11 Beleid rechtmatigheidsverantwoording_rv

Datum

Agendapunt

Documentnummer

19 september 2023

11

R11S006/z230147210

Onderwerp

Beleid rechtmatigheidsverantwoording 2023

Raadsvoorstel Beoogd effect Met het vaststellen van de genoemde nota’s wordt invulling gegeven aan de verplichting uit de wet ‘versterking decentrale rekenkamers’. Tevens wordt met de actuele Financiële verordening het kader geschetst en vastgelegd voor een transparant en gezond financieel beleid. Beslispunten 1. Het Controleprotocol gemeente Zeewolde 2023, inclusief de daarin opgenomen verantwoordingsgrens en rapportagegrens vaststellen; 2. Het Normenkader gemeente Zeewolde 2023 vaststellen; 3. De Financiële verordening gemeente Zeewolde 2023 vaststellen; 4. De Controleverordening gemeente Zeewolde 2023 vaststellen. Inleiding Met ingang van 1 januari 2023 is de wet ‘versterking decentrale rekenkamers’ in werking getreden. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van dit wetsvoorstel. Dit onderdeel treedt voor gemeenten ook in werking op 1 januari 2023 en zal het eerst voor het verslagjaar 2023 gelden. In aansluiting op deze wet zullen ook het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden worden gewijzigd. Om te kunnen voldoen aan de rechtmatigheidsverantwoording dient ook gemeentelijk beleid aangepast te worden. Dit betekent dat de Financiële verordening, de Controleverordening en het Controleprotocol aangepast worden.

Daarnaast wordt het Frauderisicobeleid en het Beleid Misbruik en Oneigenlijk gebruik opgesteld en vastgesteld. Het Normenkader en het VICplan worden volgens de normale cyclus jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld. De Frauderisico-analyse, die bepaalt waar de zwaartepunten voor de controle liggen, wordt nog opgesteld. Veranderingen rechtmatigheidsverantwoording. Tot en met het boekjaar 2022 vormde de accountant zich naast de getrouwheid een oordeel over de rechtmatigheid en bracht hierover verslag uit. De accountant voerde hierover ook het gesprek met de raad (de auditcommissie). Met ingang van het jaarverslag 2023 moet het college nu R.J.M. Kleijn 19 september 2023

Raadsvoorstel: Beleid rechtmatigheid 2023

2/4

zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Vanaf nu gaat de raad hierover explicieter in gesprek met het college en kan zo beter zijn controlerende rol vervullen. De basis hiervoor wordt gelegd in de wettelijke verplichte verordeningen, de Financiële verordening en de Controleverordening. Beide verordeningen vormen het langjarig beleid van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid. De raad bepaalt daarnaast ook waar de grenzen liggen. Wanneer wil zij geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Deze grenzen wordt geregeld in het Controleprotocol, dat jaarlijks door de raad wordt vastgesteld. De rechtmatigheidsverantwoording maakt het noodzakelijk expliciet beleid te formuleren en vast te leggen over frauderisico’s en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Dit valt onder de bevoegdheid van het college. De accountant controleert uiteindelijk de jaarrekening op getrouwheid en de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording op juistheid en volledigheid. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘getrouw’ (juist en volledig) is. Invulling rechtmatigheidsverantwoording. In bijgaande beleidsverordeningen en -stukken wordt invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording.

Tevens er is gebruik gemaakt van het moment om het beleid waar kan op dit gebied te harmoniseren voor Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht. Die eigenheid is in dit proces gerespecteerd. Waar mogelijk is laaghangend fruit wel geoogst. Verantwoordingsgrens en rapporteringstoleranties. In het Controleprotocol worden de verantwoordingstoleranties voor de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording en de rapporteringstoleranties opgenomen. Voor 2023 bedraagt de verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De rapportagetolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering voor de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) wordt bepaald op € 50.000. De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole is ongewijzigd aangezien er geen wetswijziging heeft plaatsgevonden. Invoerjaar 2023. In de jaarrekening 2023 wordt als eerste jaarrekening de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Bevoegdheid. De vaststelling van de Financiële verordening, de Controleverordening, het Controleprotocol 2023 en het Normenkader 2023 is een bevoegdheid van de raad. Het college is bevoegd het Frauderisicobeleid, het Beleid Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) en het VIC-plan 2023 vast te stellen.

Argumenten 1.1 Het controleprotocol is het kader van de raad voor de controle van de jaarrekening door de accountant. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor R.J.M. Kleijn 19 september 2023

Raadsvoorstel: Beleid rechtmatigheid 2023 v2

3/4

geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente. Daarnaast wordt de verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie opgenomen voor de rechtmatigheidsverantwoording waarover het college zich zal verantwoorden. 2.1 Het normenkader is het kader, waarbinnen de rechtmatigheid wordt getoetst. Het normenkader is een inventarisatie van de externe en interne regelgeving die wordt meegenomen in de controle op de rechtmatigheid. Daarmee wordt bepaald welke externe en interne regelgeving onder de jaarrekeningcontrole vallen. 3.1 Zeewolde beschikt hiermee over een actuele financiële verordening. De huidige verordening dateert van 2017 en is daarmee aan actualisatie toe. 3.2 De rechtmatigheidsverantwoording is in deze verordening opgenomen. De verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie voor de rechtmatigheidsverantwoording, het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium zijn beleidsmatig in de verordening opgenomen. 4.1 Zeewolde beschikt hiermee over een actuele controleverordening. De rechtmatigheidsverantwoording is in deze verordening opgenomen. Daarnaast is de verordening geactualiseerd. 4.2 Een was/wordt-tabel voor de controleverordening is niet opgesteld.

De wijzigingen van de controleverordening zijn beperkt en aangegeven in de artikelsgewijze toelichting op pagina 5. Een was-/wordt-tabel is daarom niet opgesteld. Financiën De vast te stellen nota’s hebben invloed op het financieel beleid van de gemeente Zeewolde. De beslispunten hebben echter geen directe financiële gevolgen. Communicatie en participatie Er zijn geen externe partijen die specifiek over deze nota’s geïnformeerd dienen te worden. De Financiële verordening en de Controleverordening worden gepubliceerd op www.overheid.nl. Evaluatie Bij de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is de komende jaren sprake van een groeimodel. Op het gebied van regelgeving en in de praktijk zal ervaring opgedaan worden. Ook zal de rechtmatigheidsverantwoording in de auditcommissie en de raad worden geëvalueerd. Hoofdlijnen uitvoering  

Behandeling in de auditcommissie d.d. 21 september 2023 Behandeling in de oordeelsvormende vergadering d.d. 12 oktober 2023

R.J.M. Kleijn 19 september 2023

Raadsvoorstel: Beleid rechtmatigheid 2023 v2

4/4

 Behandeling en besluitvorming in de raad d.d. 2 november 2023 Bijlagen 1. Raadsbesluit Financiëlegemeente verordening gemeente Zeewolde 2023 Financiële verordening Zeewolde 2023 2. Raadsbesluit Controleverordening gemeente Zeewolde 2023 Controleverordening gemeente Zeewolde 2023 3. Raadsbesluit Controleprotocol gemeente Zeewolde 2023 Controleprotocol gemeente Zeewolde 2023 4. Raadsbesluit gemeente Zeewolde 2023 NormenkaderNormenkader gemeente Zeewolde 2023

Burgemeester en Wethouders van Zeewolde, de secretaris, de burgemeester, K.C. Hamstra

R.J.M. Kleijn 19 september 2023

G.J. Gorter

Raadsvoorstel: Beleid rechtmatigheid 2023 v2