20211216.05A6a Raadsinformatiebrief nieuwsartikel toezichtsrapportage informatiebeheer Meerinzicht_bijlage.docx

Beantwoording vragen t.b.v. het interview toezichtsrapport informatiebeheer bij het Domein Sociaal van Meerinzicht Reactie op conclusie rapport? Wij onderschrijven de conclusies en aanbevelingen van het rapport. Bij de overgang van de Sociale Dienst Veluwerand is prioriteit gegeven aan de doorgang van de dienstverlening aan de burger. De burger mag immers geen last hebben de overgang naar Meerinzicht. Het formele informatiebeheer is om die reden naar de nabije toekomst verschoven. Voor de directe dienstverlening en bedrijfsvoering is dit geen probleem. Wel als informatie van vandaag ook beschikbaar en interpreteerbaar moet zijn over 20 jaar. Op basis van de conclusies en aanbevelingen is een businesscase opgesteld. In die businesscase worden aandachtspunten en oplossingsrichtingen genoemd. Inmiddels is gestart met het opnieuw inrichten van processen, een digitale archiefomgeving te creëren en archief-achterstanden weg te werken. Eind 2017 heeft de streekarchivaris zorgen geuit over het archiefbeleid bij Meerinzicht, wat is hier mee gedaan? Zie reactie op eerste vraag: op basis van de conclusies en aanbevelingen is een businesscase opgesteld. In de businesscase worden aandachtspunten en oplossingsrichtingen genoemd. De businesscase is met de streekarchivaris gedeeld. De streekarchivaris heeft hierover zijn vertrouwen uitgesproken.

Inmiddels is gestart met het opnieuw inrichten van processen, een digitale archiefomgeving te creëren en archiefachterstanden weg te werken. Hoe komt het dat het archief(beleid) niet op orde is? Zie reactie op eerste vraag: bij de overgang van de Sociale Dienst Veluwerand is prioriteit gegeven aan de doorgang van de dienstverlening aan de burger. De burger mag immers geen last hebben van de overgang naar Meerinzicht. Het organiseren van het formele informatiebeheer is om die reden naar de nabij toekomst verschoven. Voor de dagelijkse dienstverlening aan de burger en bedrijfsvoering vormt dat geen risico. Hoe komt het dat er onvoldoende mensen en middelen zijn om orde op zaken te stellen? Er is prioriteit gegeven aan de doorgang van de dienstverlening aan de burger. Daarnaast is er een hybride werkomgeving ontstaan waardoor er achterstanden ingehaald moeten worden. Door de toenemende eisen in de regelgeving zijn de taken van Meerinzicht toegenomen. Hiervoor zijn geen extra mensen en middelen beschikbaar gesteld om die taken uit te voeren. Tevens heeft de ontwikkeling en omslag naar het digitaal en zaakgericht werken van de gemeenten en Meerinzicht extra capaciteit van de beheersorganisatie. Zijn er signalen dat burgers zijn gedupeerd doordat het archief(beleid) niet op orde is? Nee.

Zijn er signalen dat informatie is kwijtgeraakt doordat het archief(beleid) niet op orde is? Nee, e-mails en fysieke ingekomen post komt via meerdere kanalen binnen. Dit wordt geregistreerd en doorgezonden naar betreffende afdelingen. Dit wordt verwerkt en opgeslagen in het systeem GWS4ALL/Suite.

Zijn de problemen die eind vorig jaar aan het licht kwamen bij Meerinzicht met uitkeringen ook een gevolg van onder andere het archiefbeleid dat niet op orde is? Nee, dat had een andere oorzaak. Eerder is er geen positieve besluitvorming geweest over het plan Domein Sociaal Digitaal wegens een gebrek aan financiële middelen. Hoe zit dat precies? De keuze om taken onder te brengen bij Meerinzicht heeft extra kosten tot gevolg gehad door de ontvlechting en vorming van de gezamenlijke organisatie. Inmiddels zijn de voorstellen voor de benodigde middelen onderdeel van het besluitvormingstraject voor de begroting van 2022. Krijgt de gemeente genoeg geld vanuit de landelijke overheid voor (het archiefbeleid van) Meerinzicht? Er worden geen specifieke middelen beschikbaar gesteld. Deze taken moeten worden bekostigd vanuit de algemene gelden vanuit het gemeentefonds. Er is meer geld nodig om de archiefproblemen bij Meerinzicht op te lossen. Gaat dat geld er komen? Is dat geld er? Ja, de verwachting is van wel. De businesscase is ingebracht in het proces van de voorjaarsnota en de begroting. De begroting wordt binnenkort behandeld in de gemeenteraden en zal hier uitsluitsel over komen. En in het document dat ik heb van de businesscase 'Domein Sociaal van papier naar digitaal' van Meerinzicht zijn de structurele kosten die Meerinzicht verwacht voor het Domein Sociaal weggevallen.

Is bij de gemeente bekend welk bedrag Meerinzicht hier noemt? Ja, indien u verwijst naar paragraaf 5.3.2 van de businesscase ‘Domein Sociaal van papier naar digitaal’ dan staat daar een structureel jaarlijks bedrag van €15.000 voor ICT beheer en koppelingen genoemd.