20211104.05A12c Toezichtrapport informatiebeheeer Meerinzicht Domein Sociaal 2018-2020_brief.pdf

Oostvaa'dersdijk 01-13 8242 PA Lelystad T 0320 820 427 www.hetflevolandsarchief.nl

Het Flevolands Archief

Gemeente Zeewolde T.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Verzending per email aan: College van Burgemeester en Wethouders: info@zeewolde.nl Edwin Grotenhuis: e.grotenhuis@meerinzicht.nl

datum

8 april 2021

betreft

Toezichtrapport informatiebeheer Meerinzicht Domein Sociaal 2018-2020 Kenmerk: U2021-37

Geacht college, Zoals bepaald in de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief en uw Archiefverordening is het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Zeewolde belegd bij de archivaris van de gemeente Zeewolde. Uit dien hoofde informeer ik u over de uitkomsten van het onderzoek bij Meerinzicht Domein Sociaal dat door onze collega’s bij het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) is uitgevoerd. Voor de periode 2018-2020 is door het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) het bijgevoegde toezichtrapport opgesteld. Het betreft het informatiebeheer dat door Meerinzicht Domein Sociaal wordt uitgevoerd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. Het rapport is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) voor de gemeentelijke archiefketen zoals die zijn opgesteld door de VNG. Deze archief-KPI’s omvatten indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin aan de archiefwettelijke eisen wordt voldaan. Het informatiebeheer bij het Domein Sociaal van Meerinzicht baart mij grote zorgen. De conclusie van het rapport stelt dan ook:

Het informatiebeheer bij Meerinzicht Domein Sociaal is niet op orde! De zorgelijke toestand van het informatiebeheer was al het geval voordat het daadwerkelijk per 1 januari 2018 bij Meerinzicht werd neergelegd. Deze zorg werd ook geuít door de vorige streekarchivaris van het SNWV, H.J. de Roo, in zijn brief van 15 november 2017 gericht aan Meerinzicht:

Ik ben over dit alles in toenemende mate ontevreden, en zie op dit onderwerp in 4 jaar tijd geen enkel beleid dat structureel is gericht op risicobeheersing, integendeel. Dit tekortschietende informatiebeheer brengt een aantal grote risico’s met zich mee. »

ētw kvk ibon

Doordat medewerkers veel zelf bepalen en de gelegenheid hebben om documenten op te slaan in digitale postbussen, in de cloud en in persoonlijke mappen is er het risico dat hierdoor documenten vroegtijdig worden verwijderd of niet meer toegankelijk zijn na vertrek van de medewerker.

NL8128.24696.B01 57497524 NL40:NGB06 58817965

Flevoland in perspectief

Het______ Flevolands Archief

»

Informatie kan kwijtraken waardoor geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Waar dat doe kan leiden is te lezen in het rapport ‘Ongekend onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag.

»

Er zijn risico’s bij de informatiebeveiliging met kans op lekken van persoonsgegevens: informatie kan daardoor in verkeerde handen terechtkomen.

»

Risico op negatieve publiciteit.

Daar wil ik aan toevoegen dat de provincie kan ingrijpen indien er sprake is van taakverwaarlozing. Deze juridische interventie wordt veelal voorafgegaan door een bestuurlijk traject dat bekend staat als de interventieladder die verschillende treden of stappen kent. Hoewel het taken betreffen die zijn opgedragen aan Meerinzicht, bent u daar als college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor. Met de overdracht van taken in mandaat blijft de verantwoording immers bij de mandaatgever. Om de ernst van de situatie te benadrukken en om te komen tot een verbetering ervan nodig i k u uit om hierover in gesprek te gaan. Los daarvan dient uw college dit verslagte overleggen aan de gemeenteraad en te voorzien van een bestuurlijke reactie. Een plan om tot verbeteringvan het informatiebeheer te komen maakt daar onlosmakelijk deel van uit. Met de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht moet u ook de provinciale toezichthouder van dit verslag op de hoogte brengen. Graag zie ik uw uitnodiging voor een gesprek tegemoet en verneem ik uiterlijk 1 juni 2021 van u een bestuurlijke reactie op het rapport waarin u aangeeft welke stappen de organisatie neemt of reeds heeft genomen om de kwaliteit van het informatiebeheer bij het Domein Sociaal van Meerinzicht te verbeteren.

Dit rapport is ook toegezonden aan de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Ermelo en Harderwijk en aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht. Hoogachtend,

A-AI^n

Mr.ļJaéqueline Deknatel Mr.ļJacqueline Del Archivaris voor de Gemeente Zeewolde

Bijlage: Toezichtrapport informatiebeheer Meerinzicht Domein Sociaal 2018-2020