Reactie college op rekenkameronderzoek Grip op verstoringen
Tekst van het document
Gemeente Zandvoort
Rekenkamer Zandvoort
Afdeling
2022/84174 1 maart 2022 Concerncontrol
Contact Telefoon
06-23192432
Ons kenmerk Datum
K. Dijkema kdijkema@haarlem.nl
Onderwerp: reactie op rekenkameronderzoek 'Grip op verstoringen'.
Geachte leden van de Rekenkamer, Hierbij geven wij u graag onze reactie op dit rekenkameronderzoek dat vorig jaar is uitgevoerd.
De hoofdvraag van het onderzoek 'In hoeverre beheerst de raad van de gemeente Zandvoort het door haar geformuleerde beleid?' wijst op een samenspel. We zijn ons ervan bewust dat we als college een belangrijke rol spelen in het faciliteren van de raad in de uitoefening van zijn taken, onder andere door het tijdig geven van de juiste informatie, ook wanneer zich verstoringen voordoen in de realisatie van beleid. Het is leerzaam dat in dit onderzoek (ook) ons deel van dat samenspel bij vier dossiers kritisch onder de loep is genomen.
We gaan in op de conclusies en aanbevelingen en de manier waarop deze in de praktijk handen en voeten kunnen krijgen. In de bijlage geven we een reactie op een aantal feitelijkheden. De conclusies
Jeugdzorg We geven graag de volgende kanttekening bij de conclusies 2 en 4 (blz. 15 nota van conclusies en aanbevelingen), die specifiek ingaan op deze casus. Wat ons betreft is niet aan de orde dat we beschikbare kennis niet gebruikt hebben bij het opstellen van de begroting 2020. We hebben er in de opvolgende begrotingen bewust voor gekozen om, gezien de grote onzekerheid die er lange tijd was, aan de voorkant behoedzaam te ramen en vervolgens nauwgezet de werkelijkheid te volgen. Dat heeft in de verschillende jaren ook geleid tot aanpassingen in de begroting (zie ook figuur 3 op blz. 17), waardoor het verschil tussen de begroting en de rekening beperkt was. Uiteraard hadden we ook een andere keuze kunnen maken en ruimer kunnen begroten, maar net zozeer als er voor een voorzichtige raming weinig onderbouwing was, was die er ook niet voor een ruime. We hebben naar onze mening de raad ook steeds goed meegenomen in die werkelijke ontwikkelingen gedurende het jaar, zie bijvoorbeeld de najaarsnota 2019, waar uitgebreid wordt ingegaan op de ontwikkelingen op dit dossier. Wat ons betreft is er dan ook niet zozeer sprake van een verrassing, zoals op bladzijde 25 staat, maar hebben we in 2019 en 2020, gezien de vele onzekerheden en ook de verwachting dat het aantal cliënten in 2020 terug zou lopen, bewust gekozen voor een behoedzame raming, aangevuld met een stelpost Sociaal Domein.
Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie. Postbus 511, 2003 PB Haarlem
Kenmerk: 2022/84174 Telefoonnummer: 14 023 | www.zandvoort.nl
1/5
Het verbeteren van de informatiepositie is wat ons betreft dan ook niet eind 2020 gestart, maar we hebben in diverse Raadsinformatiebrieven en in diverse tussentijdse rapportages de raad meegenomen in de ontwikkelingen en daar in meerdere bijeenkomsten ook met de raad het gesprek over gevoerd.
We zullen er overigens in de aanloop naar de begroting 2023 alert op zijn dat bij de raming van de jeugdzorg de onderbouwingen maar ook (bestuurlijke) overwegingen die een rol hebben gespeeld bij het opstellen van de raming, zichtbaar zijn. ODIJmond Het tweede deel van het rapport schetst wat ons betreft helder welk dilemma speelt rond verlengd bestuur (punt 4g op blz. 14). Dit doet zich voor rond ODIJmond: je werkt ver vooruit in het bespreken en afstemmen van de kaders, terwijl het ook nodig is snel te kunnen schakelen in het geval van een verstoring.
In de bijlagen schetsen we op welke manier de raad door ons geïnformeerd wordt en betrokken is bij de kaderstelling. Mocht de Raad van mening zijn dat de informatievoorziening rond de ODIJmond anders georganiseerd moet worden, dan gaan we daarover graag in gesprek, om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de informatiebehoefte van de Raad.
De aanbevelingen 1. Bewaak de kwaliteit van de raadsvoordrachten Deze aanbeveling zien we als een gemeenschappelijk opgave. We zullen scherp zijn in het beoordelen van de raadsvoorstellen. Ook zullen we de raad vragen daar op te reflecteren. We willen graag horen van raadsleden als ze goed uit de voeten kunnen met een voorstel of rapport en ons ook vertellen wanneer het beter kan. 2. Stel een Lange Termijn Agenda op 3. Verifieer bij beleidswijzigingen de effecten daarvan Deze aanbevelingen nemen we graag samen. In de begroting nemen we jaarlijks de bestuursagenda op. Dit lijkt op wat in de aanbevelingen een Lange Termijn Agenda wordt genoemd. Uit het feit dat dit letterlijk de laatste bijlage is die in de begroting staat, is wellicht al af te leiden dat dit nog niet de plek heeft in de planning en controlcyclus die het wel toekomt. We zullen ons er dus voor inzetten deze bestuursagenda door te ontwikkelen, zowel in de vorm als in de rol die het speelt in de planning en beheersing van onze werkzaamheden.
Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.
Kenmerk: 2022/84174 Telefoonnummer: 14 023 | www.zandvoort.nl
2/5
Ten slotte We sluiten graag af met het bedanken van de onderzoekers en van de rekenkamer voor het onderzoek en de rapportage daarover en spreken het voornemen uit de leerpunten daaruit de
komende tijd, in samenspraak met de raad, in de praktijk te gaan brengen. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris,
de burgemeester,
M. P opi
D. Moqlenqurgh
(e
Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.
Kenmerk: 2022/84174 Telefoonnummer: 14 023 | www.zandvoort.nl
3/5
Bijlage Hieronder vindt u onze reactie op een aantal feitelijke onjuistheid of aanvullingen.
Casus Jeugdzorg Blz. 24 van de nota van bevindingen. Hier wordt de grafiek met scenario's voor de Wmo getoond. Onze suggestie is om hier de grafiek met scenario's voor Jeugdhulp te tonen. Deze zit in dezelfde toegestuurde presentatie over de knelpunten Wmo en Jeugd. Blz. 41 van ditzelfde document. Hier wordt een lijst weergegeven van de ambtenaren waarmee gesproken is. De functie van de heer Meijer is anders en de namen en functies van de heer Evers en mevrouw Laan ontbreken. o Ivo Evers, controller Sociaal Domein o Conny Laan, (voormalig) afdelingsmanager Jeugd, Onderwijs en Sport o Rens Meijer, adviseur A Interne Dienstverlening Casus Parkeren
Blz. 33 'De raad stelt de kadernota Parkeerbeleid 2020 vast via een Koersdocument Mobiliteitsvisie 2040 & Kadernota Parkeerbeleid 2020-2030.' Dit is niet correct. Niet de kadernota en het koersdocument zijn vastgesteld, maar de kaders en uitgangspunten in de raadsinformatiebrief.
Blz. 34 'Genoemd wordt dat bij dat bij opstellen van het koersdocument mobiliteitsvisie en de kadernota parkeren niet of nauwelijks participatie is geweest'. Bij de totstandkoming van beide documenten heeft wel degelijk participatie met diverse vertegenwoordigingen van de Zandvoortse stakeholders plaatsgevonden, inclusief een online enquête. Blz. 34 '(...) een raadsinformatiebrief verstuurd over de zomerregeling'. In het rapport wordt niet vermeld hoe groot de impact was van de door de raad gewenste zomerregeling in grote delen van Zandvoort. Invoering hiervan heeft een grote impact op de capaciteit gevergd, die daardoor niet ingezet kon worden op de structurele aanpassingen van het parkeerbeleid. Blz. 34 '(...) en daarna aan de fase van uniforme fiscalisering begonnen zal worden.' Het is jammer dat het rapport niet aanstipt dat Zandvoort aan de fase begint waarin het parkeerbeleid in zijn geheel wordt vernieuwd, dat is veel meer dan alleen een 'uniforme fiscalisering'. Sinds september 2020 wordt de zo lang gewenste modernisering van het parkeerbeleid voortvarend uitgevoerd, met een vaste kern ambtenaren. Het beleid (vergunninggebieden, ontheffingen, vergunningen, tarieven, beleidsregels) wordt duidelijker en klantvriendelijker.
Blz. 35 'Het participatie- en inspraakplan moet bijvoorbeeld nog worden opgesteld'. En '..had er al moeten liggen.' Het is echter nooit de intentie geweest om een participatie- en inspraakplan aan de raad voor te leggen. Blz. 35 'Maar in voornemens is het lange tijd blijven steken. In het rapport wordt al genoemd dat het college zou komen met herziening van kaders en uitgangspunten. De organisatie is hier in 2021 nog
Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.
Kenmerk: 2022/84174 Telefoonnummer: 14 023 | www.zandvoort.nl
4/5
volop mee bezig'. Dit is onjuist. De kaders en uitgangspunten zijn in september 2020 herzien, toen de raad die vaststelde.
Blz. 36 'De raad was niet op de hoogte van de snelle vervanging van ambtenaren op dit beleidsterrein'. We zijn als college verantwoordelijk voor hetgeen aan de raad wordt voorgelegd. Dat daar verschillende ambtenaren aan meewerken doet formeel niet ter zake.
Bijlage tijdlijn, diverse onduidelijkheden of onjuistheden 23 mei 2017 Toelichting bij RvA heeft niets met parkeren te maken. 31 oktober 2018 '(...) dat het parkeerbeleid herzien..' 22 september 2020 'Instelling appe Vaststelling van' 22 september 2020 Kadernota en koersdocument zijn niet vastgesteld, zie boven 23 maart 2021 Kadernota moet zijn Plan van aanpak Optimaliseren bereikbaarheid en parkeren Zandvoort Casus ODIJmond Blz. 38 nota van bevindingen. Hier wordt de volgende rol van de raad geschetst. "De rol van de raad is bij deze aanpassing nauwelijks meer dan die van een toeschouwer. Het verlenen van bouwvergunningen is een wettelijke taak waarvan de voorbereiding door de raad bij omgevingsdienst IJmond (ODIJmond) is belegd." De tweede zin geeft feitelijk een onjuist beeld van de rol van de raad bij dit proces. Het verlenen van omgevingsvergunningen in het kader van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht ('bouwvergunningen') is een bevoegdheid van het college. In uitzonderingsgevallen is een zogenaamde verklaring van geen bedenkingen van de raad onderdeel van het vergunningenproces, maar dit komt slechts sporadisch voor. De uitvoering van het verlenen van bouwvergunningen is door het college belegd bij ODIJmond.
De gemeenteraad heeft het budgetrecht en kan het college ten tijde van de behandeling van een voorstel tot ophoging van een budget bevragen over de nut en noodzaak van het gevraagde budget, mocht dit niet voldoende onderbouwd zijn in het voorstel. Blz. 15. nota van conclusies en aanbevelingen Hier wordt gesteld: "het college kan de raad beter informeren over ODIJmond." We melden hier graag nog eens hoe we als college de raad informeren over de uitvoering van de werkzaamheden die ODIJmond voor de gemeente realiseert. Zodra we het jaarlijkse uitvoeringsprogramma van de omgevingsdienst hebben vastgesteld wordt dat (actief) aan de gemeenteraad toe gezonden. Daarnaast worden er gedurende het jaar kwartaal rapportages gemaakt over de voortgang van het uitvoeringsprogramma. Deze worden ook ter informatie beschikbaar gesteld aan de gemeenteraad. Wanneer er andere zaken spelen waarvan wij menen dat we de gemeenteraad op de hoogte moeten/willen stellen, wordt een raadsinformatiebrief opgesteld en aan de gemeenteraad gestuurd. De raad wordt voorafgaande aan het vaststellen van de begroting van de ODIJmond in positie gebracht en wordt gevraagd om een zienswijze op deze begroting te geven. De jaarstukken waarin de ODIJmond zich verantwoord worden ook ter informatie aan de raad verstrekt.
Kortom: op meerdere momenten in het jaar delen we informatie met de raad, om daarmee de raad in staat te stellen zijn kaderstellende en controlerende taak uit te voeren.
Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.
Kenmerk: 2022/84174 Telefoonnummer: 14 023 | www.zandvoort.nl
5/5