Raadsvoorstel Rekenkamerrapport Participeren door Anticiperen

Raadsvoorstel

Onderwerp Rekenkamerrapport Participeren door Anticiperen Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

Besluit raad d.d. ……….

2024/648456 Bluijs, G.J. 6.2 Gemeentelijk bestuur Rekenkamer Zandvoort 023-5740425 griffie@zandvoort.nl De Rekenkamer Zandvoort heeft de GBG-Adviesgroep opdracht gegeven onderzoek te doen naar de vraag: Op welke wijze zijn de participatietrajecten voor het ontwikkelen of het bijstellen van beleid (voor de middellange termijn) de laatste jaren vormgegeven, welke resultaten zijn daarmee behaald en welke handreikingen volgen daaruit – en uit goede ervaringen in Zandvoort en elders – voor op te starten participatietrajecten? De conclusie is dat: participatietrajecten niet altijd verlopen zoals bedoeld. De commissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over de aanbevelingen van de rekenkamer in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen de aanbevelingen van de Rekenkamer Zandvoort, Besluit: De aanbevelingen van de Rekenkamer Zandvoort over te nemen. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding De Rekenkamer Zandvoort heeft de GBG-Adviesgroep opdracht gegeven onderzoek te doen naar de vraag: Op welke wijze zijn de participatietrajecten voor het ontwikkelen of het bijstellen van beleid

1/4

(voor de middellange termijn) de laatste jaren vormgegeven, welke resultaten zijn daarmee behaald en welke handreikingen volgen daaruit – en uit goede ervaringen in Zandvoort en elders – voor op te starten participatietrajecten? De conclusie is dat: participatietrajecten niet altijd verlopen zoals bedoeld. 2. Aanbevelingen: a. Identificeer alle stakeholders. Participatie dient zich niet te beperken tot alleen het consulteren van ‘inwoners’ van Zandvoort, maar alle belanghebbenden te omvatten, ook instanties en organisaties die een bepaalde wettelijke taak of bevoegdheid hebben. b. Betrek alle stakeholders. De huidige manier van participatie moet gezien worden als één manier van participeren, maar er moeten ook andere vormen worden ingezet (enquêtes, onlinebijeenkomsten et cetera), maar ook individuele gesprekken. Zo zal een provincie of een waterschap, of de politie individueel moeten worden benaderd, maar wel worden beschouwd als stakeholder. c. Denk na over wat je vraagt aan de stakeholders. Een dominante stakeholder die veel invloed heeft kan je niet alleen mee laten denken. Die heeft beslissingsbevoegdheid. Wees daar op voorhand duidelijk over. Datzelfde geldt voor de participatiebijeenkomsten. Geef aan wat je maximaal kunt doen met opvattingen en meningen.

Is men gezamenlijk aan het ontwerpen, of is de gemeente ideeën aan het ophalen die ze eventueel ook nog naast zich neer kan leggen. Datzelfde geldt voor een enquête. Neemt men de resultaten over, of is het een van de instrumenten. Kortom, de gemeente moet heel expliciet zijn. Het komt sympathiek over dat men uitgaat van coproductie, maar op het moment dat men dit feitelijk niet doet, snijdt de gemeente zichzelf in de vingers en verliest men makkelijk het vertrouwen. d. Denk na over je eigen bewegingsvrijheid. Op het moment dat een participatietraject wordt ingezet waarbij men de deelnemers bepaalde bevoegdheden geeft, beperkt men zichzelf als gemeenteraad. Participatie en besluitvorming in de raad zijn in die zin communicerende vaten. Op het moment dat men hieraan voorbij gaat voelen degenen die hebben geparticipeerd zich niet serieus genomen. Mocht de gemeenteraad maximale bewegingsvrijheid willen houden, dan moet men de participatie niet verder laten gaan dan het ophalen van meningen en opvattingen, en de dominante stakeholders wel hun plek geven. Dan behoudt men maximale vrijheid. e. Communiceer over wat stakeholders kunnen verwachten. Deze aanbevelingen lijkt een open deur, maar is het niet. Ogenschijnlijk vindt de ambtelijke organisatie het lastig om te communiceren wat men bedoelt, anders had men dit in het verleden al wel eerder gedaan.

Communiceer ook duidelijk wat men NIET kan verwachten. f. Communiceer over de uitkomsten. Het feit dat men niet iedereen ter wille kan zijn moet men ook gaan communiceren. Communiceren ook wat er NIET is opgepakt. g. Reflecteer. Reflecteer als ambtelijke organisatie op ieder participatietraject. Bekijk wat goed ging, en

2/4

wat minder is gelopen. Men zou kunnen beginnen door een van de onderzochte trajecten gezamenlijk langs te lopen. 3. Argumenten a. De gemeente besteedt zowel in haar beleid als in de uitvoering voldoende aandacht aan het identificeren van de juiste stakeholders uit de lokale gemeenschap, echter stakeholders die buiten de lokale gemeenschap vallen maar wel een dominante rol hebben (Welstand, Provincie) worden niet als zodanig meegenomen. b. Burgerparticipatie heeft door gewoonte een bepaalde vorm gekregen. Het bij elkaar zetten van vertegenwoordigers om van gedachten te wisselen over een voornemen of een plan. Dit leidt ertoe dat veelal dezelfde personen participeren. Zij hebben dit ook onderdeel gemaakt van hun manier van werken. Of hierdoor ook alle belangen een plaats krijgen is niet gegarandeerd. Het geeft degenen die participeren wel een grote positie. Het maakt ook dat dominante stakeholders die geheel niet worden betrokken uiteindelijk de resultaten van de participatie geheel teniet kunnen doen (Welstand, Provincie). c. De gemeente heeft zich onbewust beperkt tot het fenomeen coproductie, wat ertoe heeft geleid dat men allerlei fysieke inspraakavonden heeft georganiseerd, wat heeft geleid tot geïnstitutionaliseerde participatie aan de zijde van de inwoners.

Het is verstandig om ook alternatieve vormen van participatie te overwegen, waarbij men ook toegang krijgt tot alternatieve bronnen. d. De gemeenteraad dient zich te realiseren dat met het inzetten van participatie, de eigen bewegingsruimte kleiner wordt. e. De communicatie in de aanloopfase kan scherper. Men heeft zich momenteel beperkt tot coproductie, echter men kiest in de feitelijke uitnodiging voor ‘meedenken’. Dit staat geheel niet in de participatieladder, en is een containerbegrip waar iedereen zijn eigen invulling aan kan geven. f. De gemeente is niet duidelijk wat uiteindelijk met de resultaten van de participatie gebeurd. 4. Risico’s en kanttekeningen Bij de start van het onderzoek bleek dat het college een aanpassing van het participatiebeleid aan het voorbereiden was. Uiteraard zijn in het onderzoek ook ambtenaren geïnterviewd die kennis hebben van de uitvoering en resultaten van het huidige participatie beleid. Deze ambtenaren zijn eveneens betrokken bij de voorbereiding van de aanpassing. Uitwisseling van ideeën ligt dan voor de hand en de reactie van het college dat aanbevelingen al worden opgenomen in de voorgestelde aanpassing van het beleid evenzeer. In het onderzoek worden enkele punten verder uitgewerkt / anders gewaardeerd dan het college in zijn voorstellen doet.

Beide documenten vormen als het ware twee kanten van de participatie medaille en geven u zicht op resterende discussie punten of nader af te wegen onderdelen van het participatiebeleid. Zoals:

3/4

1. Wat gaat het ambtelijk apparaat doen aan de communicatie (grenzen aangeven van de participatie, wat gaat/kan er niet gebeuren); 2. Welke inperking van haar bevoegdheden accepteert de gemeenteraad in een concreet participatietraject en – omgekeerd – hoe worden de grenzen van de participatie duidelijk gemaakt (zie ook hierboven onder 1); 3. Hoe wordt zeker gesteld dat ook de niet gebruikelijke deelnemers in een participatietraject hun beoogde plek kunnen innemen? 5. Bijlagen Bijlage 1 - Aanbiedingsbrief Bijlage 2 - Wederhoor college Bijlage 3 - Onderzoeksrapport

4/4