Raadsvoorstel Evaluatie Zandvoort Racefestival 2024

Raadsvoorstel

Onderwerp Evaluatie Zandvoort Racefestival 2024 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2024/1834534 Kloet, J. de 4.2. Economie, Toerisme en cultuur PG / ECDW Nupoort, J / Postuma, M 023 – 511 4856 jnupoort@haarlem.nl / mpostuma@haarlem.nl In januari 2024 heeft de gemeenteraad ingestemd met de Kwaliteitsimpuls Zandvoort Racefestival (2023/1930538). Ook is er een amendement vastgesteld. In het amendement en tijdens de raadsvergadering is afgesproken om een onafhankelijke evaluatie uit te laten voeren over editie 2024 van het Racefestival. Onderzoeksbureau Respons heeft het evaluatierapport over het racefestival 2024 aan de gemeente opgeleverd, deze wordt via dit raadsvoorstel aan de gemeenteraad gepresenteerd. Op basis van de aanbevelingen wordt de raad gevraagd in te stemmen met een aanpassing in de cofinancieringsverhouding ten opzichte op het eerder genomen besluit ‘Kwaliteitsimpuls Zandvoort Racefestival’.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

Besluit college d.d. 15 oktober 2024

De commissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsvoorstel in de raadsvergadering. - Formule 1 naar Zandvoort (2019/142619) in Raad 26 maart 2019 - Visie side events F1 (2019/462618) in College 9 juli 2019 - Oprichting Stichting Zandvoort Beyond (2021/79320) in College 9 maart 2021 - Kwaliteitsimpuls Zandvoort Racefestival (2023/1930538) in Raad op 23 januari 2024 Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Kennis te nemen van het externe onderzoek ‘Evaluatierapport Racefestival 2024’; 2. De doelstellingen voor het Racefestival samen te vatten in: a. Stichting Zandvoort Beyond functioneert als enige parapluvergunninghouder en is facilitator en organisator van de side events; b. Het Racefestival is een evenement voor Zandvoorters én (DGP) bezoekers uit de regio;

Kenmerk: 2024/1834534

1/10

c. Het Racefestival moet Zandvoort in aanloop naar en tijdens de DGP in F1 sferen brengen; d. Het Racefestival versterkt de relatie tussen de DGP en het dorp en het strand; e. De Visie side events (2019) blijft inspiratiedocument voor het inhoudelijke programma, maar niet alle thema’s hoeven terug te komen in het programma. 3. De operationele organisatie van de Stichting Zandvoort Beyond de opdracht te geven in overleg met ondernemers (Horeca én Retail) met meerdere voorstellen te komen, over welke mogelijkheden er zijn voor een afgesloten evenemententerrein en hoe om te gaan met de terrassen en uitstallingen binnen dit terrein. 4. Het college stelt het voorstel aan de raad vast.

de secretaris,

Ontwerp-besluit raad

de burgemeester,

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: De huidige financiële verhouding (1/3 gemeentelijke bijdrage en 2/3 eigen middelen van Zandvoort Beyond) aan te passen naar een 50-50 verhouding met behoud van de minimale bijdrage van € 150.000 en het maximum van € 350.000. Voor publieksactiviteiten waar cofinanciering niet mogelijk is, wordt in overleg (gemeente en Zandvoort Beyond) maatwerk geleverd en een vaste bijdrage afgesproken. de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2024/1834534

2/10

1. Inleiding In januari 2024 heeft de gemeenteraad ingestemd met de Kwaliteitsimpuls Zandvoort Racefestival (2023/1930538). Ook is er een amendement vastgesteld. In het amendement en tijdens de raadsvergadering is afgesproken om een onafhankelijke evaluatie uit te laten voeren over editie 2024 van het Racefestival. Om de onafhankelijkheid van dit onderzoek te kunnen waarborgen, is er een offerte uitvraag aan externe bureaus gedaan. Uiteindelijk is de opdracht aan onderzoeksbureau Respons verleend. De volgende uitgangspunten voor de evaluatie zijn hierin meegegeven: -

Planvorming en organisatie Racefestival evalueren langs de kwaliteitsmatrix uit de concessieovereenkomst; Programma Racefestival evalueren op basis van de visie Side events Formule 1 (2019); Financieel inzicht in de projectbegroting in relatie tot de 1/3 – 2/3 verhouding gemeentelijke bijdrage en overige inkomsten.

Respons heeft het onderzoeksrapport over het racefestival 2024 aan de gemeente opgeleverd, deze wordt via dit raadsvoorstel aan de gemeenteraad gepresenteerd. Over het onderzoek Respons heeft de volgende methodes gebruikt om tot de analyses, conclusies en aanbevelingen in het rapport te komen. -

Bezoekersenquête tijdens het Racefestival (658 respondenten); Bewonersenquête na afloop van het Racefestival (1508 respondenten); Live ondernemerssessie met deelnemende en niet-deelnemende ondernemers; Gesprekken met individuele ondernemers; Analyse van documentatie over het Racefestival; Diverse gesprekken met de organisatie, gemeente en andere stakeholders.

De belangrijkste conclusies zijn: -

De constructie waarbij Zandvoort Beyond parapluvergunninghouder is, is in de basis een goede opzet en noodzakelijk om de veiligheid te borgen. Bezoekers en bewoners zijn positief over het festival, positiever dan gemeente, ondernemers, en hulpdiensten; Citydressing is door alle betrokkenen positief beoordeeld, maar kan uniformer; Ondernemers en bewoners zijn van mening dat side events horen bij een dergelijk groot evenement als DGP; Bewoners ervaren wel overlast, maar vinden dat dit erbij hoort;

Kenmerk: 2024/1834534

3/10

-

-

Bezoekers zijn positief over het festival, maar zijn er niet specifiek voor gekomen, maar als ze er eenmaal waren, waarderen ze de activiteiten; Merendeel van de bewoners is positief over met name de citydressing en het reuzenrad; Uitgangspunten van het Racefestival zijn niet eenduidig (meerdere doelstellingen); De planvorming is door Zandvoort Beyond te laat en incompleet ingeleverd, het proces tot vergunning verliep rommelig; Het nemen van verantwoordelijkheid voor plannen van ondernemers is lastig voor Zandvoort Beyond. Dit komt omdat ondernemers plannen incompleet en/of te laat indienen; Te weinig Zandvoortse ondernemers doen mee met het programma, dit komt mogelijk door de periode waarin het evenement plaats vindt maar ook in zeker mate door de mentaliteit. Het draagvlak is vooral hoog bij natte horeca; Zandvoort Beyond heeft/kon niet zelf optreden als organisator naast facilitator; Het programma bevat te weinig race-gerelateerde events; Het aanbod op de boulevard werd door bezoekers en inwoners te mager bevonden (vooral voor DGP weekend); Er wordt door bezoekers en inwoners een F1 scherm in het centrum gemist.

Los van de analyse en conclusies is Respons gevraagd aanbevelingen te geven op basis van editie 2024, ter verbetering van editie 2025 van het Racefestival. De belangrijkste aanbevelingen zijn: -

-

-

Pas de cofinanciering verhouding gemeente/externe middelen aan naar 50/50 of spreek een vaste bijdrage af met concrete opdrachten tot programmering; Behoud de constructie met de parapluvergunning en verander niet te veel in de opzet van het Racefestival voor editie 2025, de tijd is te kort; Maak duidelijke keuzes in uitgangspunten/doelstellingen van het Zandvoort Racefestival; Daag Zandvoort Beyond uit een kwaliteitsslag te maken qua programma; Verhoog het festivalgevoel met meer race gerelateerde activiteiten, beperk het aantal locaties en stel het aantal dagen bij naar 9 dagen (exclusief attracties zoals Reuzenrad en Kartbaan); Behoud citydressing en kijk of het uniformer uitgevoerd kan worden; Maak van de Haltestraat een afgesloten evenemententerrein; Overweeg een 51+1 terrassenbeleid, waarbij ondernemers een week per jaar hun eigen terras terugkopen om bij te dragen aan de financiële lasten van een afgesloten evenemententerrein; Continueer het model met de parapluvergunning en de samenwerking met stichting Zandvoort Beyond; Zandvoort Beyond wordt verplicht om de parapluvergunningsaanvraag van 2024 als basis voor 2025 te gebruiken.

Kenmerk: 2024/1834534

4/10

Op verzoek van de Gemeenteraad is de rapportage van Respons eerder opgeleverd dan de ‘reguliere evaluatie’ die over het gehele Formule 1 weekend gaat. Dit om de conclusies en aanbevelingen die in het rapport opgenomen zijn te kunnen wegen en beslissingen te kunnen nemen die invloed hebben op editie 2025 van het Racefestival. Daarom zijn enkele aanbevelingen uit het rapport nu al direct opgenomen in dit besluit. Daarnaast zal er in de uitvoering ter voorbereiding van editie 2025 rekening gehouden worden met de kleinere en meer praktischere aanbevelingen uit het rapport. Sommige aanbevelingen zijn ook niet voor de gemeente maar voor andere partijen en zullen in de uitvoering meegenomen moeten worden.

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: De huidige financiële verhouding (1/3 gemeentelijke bijdrage en 2/3 eigen middelen van Zandvoort Beyond) aan te passen naar een 50-50 verhouding met behoud van de minimale bijdrage van € 150.000 en het maximum van € 350.000. Voor publieksactiviteiten waar cofinanciering niet mogelijk is, wordt in overleg (gemeente en Zandvoort Beyond) maatwerk geleverd en een vaste bijdrage afgesproken.

3. Beoogd resultaat De externe onafhankelijke evaluatie van Respons is op verzoek van de gemeenteraad uitgevoerd. De raad heeft hierom verzocht, zodat zij tijdig tot nadere besluitvorming voor de editie van 2025 kan komen. Bijgevoegd evaluatierapport geeft invulling aan dit verzoek. De aanbevelingen zijn geformuleerd om verbeteringen aan te brengen aan het Racefestival editie 2025.

4. Argumenten 1. Het onderzoeksrapport geeft invulling aan het amendement van de raad om vroegtijdig te kunnen evalueren over het Racefestival Het rapport betreft een analyse en conclusies over editie 2024 van het Racefestival. De aanbevelingen geven richting aan mogelijke verbeterpunten voor editie 2025. Er is uitvoering gegeven aan de wens van de raad. 2. Met de jaren zijn er (te) veel doelstellingen opgelegd aan het racefestival, dit wordt terug gebracht naar vijf doelstellingen Respons geeft aan dat het voor de editie van 2025 van groot belang is om de uitgangspunten van het Racefestival duidelijker te formuleren. De doelstellingen worden ingeperkt tot de rol van Zandvoort Beyond, de doelgroep, periode, koppeling met DGP en de verhouding tot de Visie side events (2019).

Kenmerk: 2024/1834534

5/10

3. Bewoners en bezoekers waarderen het Racefestival Bewoners en ondernemers zien het Racefestival graag blijven, zeker in combinatie met de DGP. Elementen als de citydressing, het reuzenrad worden zeer positief beoordeeld. Respons geeft daarbij aan dat het zonde zou zijn voor Zandvoort om een dergelijk groot sportevenement niet uit te nutten met side events. Bezoekers waren overwegend positief over de invulling van de muziekpleinen in het dorp. Wel werd vaak opgemerkt dat men het geluid (vooral de bas) hard vond. Ook positief was men over het Reuzenrad op het Badhuisplein. De kermisattracties op hetzelfde plein werden eveneens goed gewaardeerd. Men vond de kermis wel klein (in omvang) en te snel afgelopen. Bezoekers zien graag meer activiteiten op de boulevard, daar was weinig te doen. Met name geënquêteerde bezoekers in de periode voor het DGP-weekend gaven dit aan. Een derde deel van de bezoekers gaf aan om op een later moment gedurende Zandvoort Racefestival 2024 te willen terugkomen voor de activiteiten/sfeer van het Racefestival. Bij bezoekers die voor de F1 sfeer kwamen lag dat percentage zelfs hoger. Driekwart van deze bezoekers zou Zandvoort Racefestival 2024 ook aanbevelen bij familie en vrienden. Ook bewoners waarderen het Racefestival en geven aan dat enige overlast erbij hoort. 4.

Een side events programma hoort bij een dergelijk groot event als DGP Evenementen zijn belangrijk voor Zandvoort vanwege de verbindende kracht en de spin-off voor de gemeenschap op economisch, sociaal en maatschappelijk vlak. Met name initiatieven die aansluiten bij de Toeristische Visie en het evenementenbeleid van Zandvoort zijn belangrijk. Het gaat vooral om evenementen die strand, circuit, centrum en duingebied verbinden. De Dutch Grand Prix Formule 1 biedt een mooi ‘haakje’ voor het uitrollen van een side-events programma waarin die verbinding wordt gemaakt en bijdraagt aan de marketing van Zandvoort. Daarom vindt sinds 2021 het Zandvoort Racefestival plaats. 5. Een aanpassing in de financiering is nodig om een aantrekkelijker programma rond te krijgen De huidige co-financieringsafspraken maken het Zandvoort Beyond te moeilijk om nieuwe activiteiten aan het programma te kunnen toevoegen. Dit heeft tevens te maken met de huidige marktomstandigheden, meerdere evenementen hebben het op dit moment lastig om sponsoren aan zich te binden. Daarom stelt Respons voor om voor de editie van 2025 de co-financieringsverhouding te wijzigen naar 50-50 of te gaan werken met een vaste bijdrage voor verschillende programma onderdelen. Met instandhouding van de minimale bijdrage van € 150.000 en de maximale bijdrage van € 350.000.

Deze aanpassingen zullen vastgelegd worden in een addendum op de huidige overeenkomst. 6. Zandvoort Beyond als facilitator en paraplupartner is de afgelopen edities positief ervaren

Kenmerk: 2024/1834534

6/10

In de aanloop naar de terugkeer van de Formule 1 waren er vele geïnteresseerden die ‘iets’ rondom de F1 wilden organiseren in Zandvoort om er een graantje van mee te pikken. Zo werden er bij de gemeente aanvragen gedaan voor standplaatsen, reclame, campings en andere side events. Om dit in goede banen te leiden heeft het college de visie side events vastgesteld en het besluit genomen één organisator aan te wijzen. Indien de gemeente dit niet gedaan had, was er een onwenselijke situatie ontstaan. De gemeente had dan tientallen tot honderden individuele aanvragen moeten beoordelen wat qua capaciteit ondenkbaar is. Tevens zijn dergelijke losse initiatieven niet los van elkaar te toetsen aangezien elke activiteit invloed kan hebben op andere activiteiten en op het hoofdevenementen de DGP. In 2021 is de Stichting Zandvoort Beyond opgericht die inmiddels drie edities als facilitator en paraplupartner de initiatieven van (lokale) ondernemers in goede banen heeft weten te leiden. Dit model is door diverse betrokken partijen positief geëvalueerd en wordt doorgezet voor de komende editie(s). Dit argument komt ook terug in eerdere evaluaties. 7.

Een andere partij vinden ter organisatie van het Racefestival is ongewenst dan wel onmogelijk Ondanks de financiële impuls voor de editie van 2024 heeft Stichting Zandvoort Beyond het Zandvoort Racefestival 2024 niet de gewenste kwaliteitsimpuls kunnen geven. De oorzaken van het tegenvallende resultaat zijn in het evaluatierapport beschreven, en liggen zowel binnen- als buiten de invloedsfeer van Zandvoort Beyond. Het advies van Respons luidt evenwel om de samenwerking met Zandvoort Beyond voor 2025 te continueren, aangezien het mogelijk de laatste editie is, de tijd kort is voor een zoektocht naar een andere partij en er inmiddels een hoop kennis opgebouwd is, echter dienen er wel aanvullende afspraken gemaakt te worden over het proces, de operationele organisatie en inhoud van de planvorming. Hier zijn al gesprekken over gevoerd met Stichting Zandvoort Beyond. De stichting is gevraagd maatregelen te nemen die het vertrouwen terug zullen geven bij diensten over de planvorming van editie 2025. Zo heeft Zandvoort Beyond voorgesteld om de directeur bestuurder meer op afstand te brengen van het vergunning proces en hier een externe partij voor in te huren. 8.

Helderheid over terrasuitstallingen en evenemententerrein zijn noodzakelijk voor gemeente, organisator en ondernemers Er was bij Zandvoort Beyond en sommige ondernemers onduidelijkheid over het gebruik van de openbare ruimte. Dat geldt bijvoorbeeld voor (het formaat van) terrassen en uitstallingen tijdens het Racefestival. Tevens is helderheid over deze uitstallingen van belang voor een veilige calamiteitenroute voor de hulpdiensten. Daarom dient er door de organisatie van Zandvoort Beyond met lokale ondernemers gesproken te worden over hoe het evenemententerrein veilig en beheersbaar te maken valt, ook tijdens de late uren na afloop van de race. Mogelijke oplossingen zijn het afhekken het centrum (bv. de haltestraat) om drinken onder de 18 jaar en meegenomen alcohol te voorkomen. Respons adviseert zoals er ook bij andere gemeenten gewerkt wordt met de 51+1

Kenmerk: 2024/1834534

7/10

terrassenregel. Dit is een vergaande maatregel om een evenemententerrein veilig en beheersbaar te houden. Ook biedt dit een financiële impuls voor de organisator omdat ondernemers 1 week per jaar hun eigen terras terug dienen te kopen om bij te kunnen dragen aan de kosten van het evenement. Deze aanbeveling om dit vast te leggen in de APV wordt niet overgenomen, vanwege de te korte tijd richting de komende editie van het evenement. Als alternatief wordt Zandvoort Beyond gevraagd met ondernemers samen enkele varianten uit te werken van een afgesloten evenemententerrein inclusief terrassenplan. Zandvoort Beyond is als vergunninghouder verantwoordelijk voor alle uitgaven rondom het evenement, denk hierbij dus onder andere aan de inzet van beveiligers, verkeersmaatregelen, marketing en communicatie, programmering, facilitaire zaken en de organisatiekosten om dit allemaal te regelen. Een bijdrage vanuit lokale ondernemers is hierbij noodzakelijk. 9. Een centrale organisatie sluit aan bij de Visie op F1 side en is essentieel om het evenement veilig en beheersbaar te houden Gemeente Zandvoort onderschrijft het belang van side events, zo ook opgenomen in de Visie op side events. De veiligheidsdiensten en collega’s van verschillende afdelingen, hebben destijds in de ‘F1 bid-fase’ het risico van meerdere aanvragen voor evenementenvergunningen benoemd.

Zij hebben toen aangegeven dat het onmogelijk is om de DGP veilig en beheersbaar te houden indien er daarnaast tientallen (of zelfs honderden) organisatoren een vergunning aanvragen om hun activiteit in Zandvoort te ontplooien. Om dit te kunnen borgen, is er de afgelopen jaren gewerkt met de Stichting Zandvoort Beyond en de constructie met de parapluvergunning. Indien deze constructie losgelaten wordt ontstaat er een onwenselijke situatie waardoor het aannemelijk is dat er vanuit veiligheidsoogpunt geen side events, en dus geen activiteiten van lokale ondernemers buiten de reguliere exploitatie, mogelijk zijn.

5. Risico’s en kanttekeningen 1. Gebrek aan vertrouwen bij diensten en vergunningverlening voor het uitblijven van verbetering in de planvorming Uit het onderzoek blijkt dat het operationele proces tot vergunning rommelig verlopen is wat voor gebrek aan vertrouwen bij de hulpdiensten gezorgd heeft. Het is onwenselijk om op dezelfde manier editie 2025 voor te gaan bereiden. Stichting Zandvoort Beyond is direct na de presentatie van het rapport bevraagd hoe dit voor editie 2025 verbeterd gaat worden om een herhaling van stappen te voorkomen. Zij hebben aangegeven een externe partij in te huren specifiek voor het vergunning en veiligheid onderdeel. De directeur bestuurder zal op afstand komen te staan van dit proces.

Kenmerk: 2024/1834534

8/10

2. Gebrek aan draagvlak bij ondernemers en bewoners voor invoering van een afgesloten evenemententerrein en terrassen maatregelen Het afsluiten van een deel van het centrum (zoals de Haltestraat) heeft impact op diverse belanghebbenden. Het biedt mogelijkheden voor de (natte) horeca tot het exploiteren van muziekpodia zonder overlast gevende factoren zoals dronken jeugd en meegenomen drank. Echter heeft het ook impact op bewoners en (retail)ondernemers die hinder zouden kunnen ervaren door een dergelijke afsluiting. Vanaf het moment van oplevering rapport door Respons tot aanleveren van dit raadsvoorstel zat te weinig tijd om een zorgvuldig proces te kunnen doorlopen met alle betrokken. Daarnaast is het aan de organisator Zandvoort Beyond om invulling te geven aan het evenemententerrein en mogelijke maatregelen die daarbij horen. Voor editie 2025 worden Zandvoort Beyond en ondernemers gevraagd hier gezamenlijk een plan, met meerdere varianten, voor te ontwikkelen. 3. De tijd tot editie 2025 is kort Ondanks dat dit voorstel op verzoek van de raad eerder geagendeerd is dan de reguliere F1 evaluatie is de tijd tot de komende editie in 2025 erg kort. In maart 2025 zal de eerste concept vergunning al weer ingediend moeten worden. Alle verandering die aan Zandvoort Beyond opgelegd zullen worden hebben impact op deze voorbereidingen.

6. Financiën Met dit voorstel zal er binnen de huidige financiële kaders gebleven worden, het maximale bedrag zoals vastgelegd in de concessieovereenkomst met Zandvoort Beyond van € 350.000 zal niet overschreden worden. Echter worden de cofinancieringsafspraken aangepast naar 50-50 en wordt er maatwerk geleverd, met vaste bijdragen voor publieksactiviteiten waar geen cofinanciering voor afgesproken kan worden.

7. Uitvoering Gemeente Zandvoort heeft voor de periode 2024 t/m 2025 een concessieovereenkomst met Stichting Zandvoort Beyond afgesloten. In deze concessieovereenkomst zijn alle afspraken vastgelegd ter organisatie van het Racefestival. Aanvullende afspraken, specifiek voor editie 2025 kunnen in een addendum opgenomen worden. Na editie 2025 verloopt het contract met Zandvoort Beyond. Indien er na 2025 nog F1 edities volgen moet (zodra dit bekend wordt) de afweging gemaakt worden hoe om te gaan met side events. Vanwege de tevredenheid over het model van een Stichting en de parapluvergunning, maar ook de onvrede over het programma en de planvorming moet gekeken worden in welke vorm side events mogelijk zijn.

Kenmerk: 2024/1834534

9/10

Stichting Zandvoort Beyond zal daarnaast, net als bij de eerdere edities, nog een evenementenvergunning aan moeten vragen waarin alle activiteiten van het Racefestival zijn opgenomen. 8. Bijlagen Bijlage 1 – Evaluatie Zandvoort Racefestival 2024 (Respons)

Kenmerk: 2024/1834534

10/10