Raadsstuk Vaststellen convenant governance samenwerking Zuid-Kennemerland

Raadsstuk

Onderwerp Vaststellen convenant governance samenwerking Zuid-Kennemerland Nummer 2021/255786 Portefeuillehouder Burgemeester D. Moolenburgh Programma/beleidsveld 4.1 Duurzame stedelijke ontwikkeling Afdeling Tijdelijke projectorganisatie governance ZKL Auteur Lex Hendriksen Telefoonnummer 023 5113251 (0646215266) Email ahendriksen@haarlem.nl Om de regionale samenwerking te verbeteren en de betrokkenheid van de Kernboodschap gemeenteraad te vergroten, is voor de regio Zuid-Kennemerland een nieuwe ‘governance’ uitgewerkt in een samenwerkingsconvenant plus daartoe behorende bijlagen. De concept stukken hiervan zijn in maart 2021 met de raad besproken. De naar voren gebrachte zienswijzen zijn nu in de definitieve stukken verwerkt en geven ten opzichte van de eerdere stukken twee aanpassingen. Als aanvulling is opgenomen dat na een periode van twee jaar een bespreking met de Raad plaats zal hebben over het feitelijk functioneren van het convenant en of aan de beoogde resultaten van de governance wordt voldaan. Voorts is de verdeling van kosten tussen de vier regio gemeenten voor de dekking van de regisseur regionale samenwerking licht aangepast. Deze bleken gebaseerd op verouderde inwoner aantallen en zijn nu verdeeld op basis van inwoner aantallen 2021. Na instemming door de Raad zal het bestuursconvenant door het college namens de gemeente worden ondertekend.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 18 mei 2021

Het voorstel door te geleiden naar de Raad Raadsbesluit d.d. 23 maart 2021 (reg.nr. 2021/87639) Het college stelt de Raad voor om: 1. In te stemmen met het bij dit raadsvoorstel gevoegde bestuursconvenant regionale samenwerking Zuid-Kennemerland (bijlage 1) en de daarbij behorende uitwerkingen (bijlage 2); 2. Over de werkwijze met het bestuursconvenant wordt in 2023 in afstemming met de raad een tussen evaluatie gehouden. de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2021/255786

1/7

Besluit Raad d.d. ……….

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. In te stemmen met het bij dit raadsvoorstel gevoegde bestuursconvenant regionale samenwerking Zuid-Kennemerland (bijlage 1) en de daarbij behorende uitwerkingen (bijlage 2); 2. Over de werkwijze met het bestuursconvenant wordt in 2023 in afstemming met de raad een tussenevaluatie gehouden.

De griffier,

de voorzitter,

Inleiding In februari zijn de concept stukken over het bestuursconvenant en de governance ZuidKennemerland voor het geven van een zienswijze aan de vier gemeenteraden van de Zuid-Kennemer gemeenten gelijktijdig voorgelegd (raadsstuk 2020/691440). Op 9 maart heeft bespreking plaats gehad in de raadscommissie. Op 23 maart heeft de raad de ‘zienswijze’ vastgesteld en aangegeven onder voorbehoud van verwerking daarvan en onder het voorbehoud van reacties uit de drie andere Zuid-Kennemer gemeenten, een definitieve raadsvoordracht positief te kunnen beoordelen. Uit de behandeling in de vier Raden zijn op de voorgelegde concept stukken twee reacties naar voren gekomen. Door de gemeenteraden van Haarlem en Heemstede is aangegeven om na twee jaar een tussen evaluatie te houden over de werkwijze met het convenant en te bezien of en hoe aan de uitgangspunten invulling wordt gegeven. In paragraaf 6 van het convenant is deze tussenevaluatie nu opgenomen en deze zal begin 2023 plaats hebben. Door de gemeenteraad van Heemstede is voorts gewezen op de verdeling van kosten voor de tijdelijke regisseur regionale samenwerking. De in de concept stukken opgenomen kosten verdeling tussen de vier Zuid-Kennemer gemeenten bleek te zijn gebaseerd op verouderde inwoner aantallen, waardoor niet alle gemeenten per inwoner eenzelfde bijdrage hieraan zouden geven.

De bedragen zijn bijgesteld en nu gebaseerd op de inwoneraantallen 2021, ontleend aan de gegevens van het Centraal Bureau voor de Statistiek.

Kenmerk: 2021/255786

2/7

Met de verwerking van deze beide reacties wordt nu het definitieve convenant regionale samenwerking en de definitieve versie van de daar bijbehorende uitvoeringsbijlagen aan de gemeenteraad voorgelegd (bijlagen 1 en 2). Na instemming door de vier gemeenteraden zal het convenant door het college namens de gemeente worden ondertekend en zal op basis daarvan de samenwerking tussen de Zuid-Kennemer gemeenten invulling krijgen. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de Raad voor om: 1. In te stemmen met het bij dit raadsvoorstel gevoegde bestuursconvenant regionale samenwerking Zuid-Kennemerland (bijlage 1) en de daarbij behorende uitwerkingen (bijlage 2); 2. Over de werkwijze met het bestuursconvenant wordt in 2023 in afstemming met de raad een tussenevaluatie gehouden.

3. Beoogd resultaat Het convenant tussen de betrokken gemeenten heeft als doel de regionale hoofopgaven in ZuidKennemerland samen te realiseren en gezamenlijk op te trekken binnen de MRA. Met de in het convenant opgenomen werkwijze wordt de besluitvorming over de beleidsopgaven die er voor de regio Zuid-Kennemerland liggen verbeterd, worden procedures inzichtelijker en wordt de positie van de gemeenteraad geoptimaliseerd, doordat De Raad tijdig in de beleidsvorming betrokken wordt.

4. Argumenten 1. gelet op de ingebrachte zienswijzen is er voldoende draagvlak om het convenant nu definitief aan te gaan De behandeling in de vier gemeenteraden laat zien dat de Raad , onder voorbehoud van de verwerking van de ingebrachte zienswijzen, het convenant en de governance kan onderschrijven Dit zeker nu ook is opgenomen dat over de werkwijze tussentijds in 2023 met de Raad een tussen evaluatie wordt gehouden.

2. Het Convenant is een goede basis om de regionale samenwerking met de gemeenteraad op te pakken De afgelopen jaren bleek dat de regionale samenwerking een ingewikkeld proces is, zeker als je de gemeenteraad goed wilt informeren en laten meedenken in het proces en lopende ontwikkelingen. Met het convenant wordt bereikt dat gemeenteraden goed zijn aangesloten en tijdig hun inbreng

Kenmerk: 2021/255786

3/7

kunnen leveren, met elkaar van gedachte kunnen wisselen en de discussie met elkaar aan kunnen gaan. Ook worden besluitvormingsprocessen in de verschillende raden beter op elkaar afgestemd. 3. Betrokkenheid van de gemeenteraad wordt in alle fasen van de samenwerking vergroot op basis van de in het convenant afgesproken werkwijze, wordt de gemeenteraad vroegtijdig in de beleidsprocesgang betrokken, worden radenbijeenkomsten georganiseerd om ideeën en visies op te halen en conceptversies tussentijds voorgelegd voordat de definitieve voorstellen ter besluitvorming aan de gemeenteraden van de individuele gemeenten worden voorgelegd. Ook zullen de agenda’s van de gezamenlijke radenbijeenkomsten via inbreng vanuit de gemeenteraad (via de regionale agendacommissie) worden bepaald. 4. Bestuurlijke verhoudingen blijven ongewijzigd De gemeenteraad blijft verantwoordelijk voor de regionale besluitvorming. Er worden geen bevoegdheden overgedragen. Voor de regionale samenwerking wordt voortgebouwd op de bestuurlijke samenwerking zoals deze in de regio in de afgelopen jaren gegroeid is en die aansluit op de bestuurscultuur zoals deze in Zuid-Kennemerland zichtbaar is. Dit betekent dat wordt uitgegaan van een structuur die zorgt voor daadkracht en verbinding tussen de vier gemeenten, binnen de bestaande bestuurlijke bevoegdheden van colleges en de gemeenteraad. 5.

Bij de regionale samenwerking blijft ruimte voor couleur lokale De regionale hoofdopgaven die zijn benoemd, liggen op het gebied van Landschap, Economie en Werk, Wonen, Duurzaamheid en Bereikbaarheid. Uitgangspunt binnen Zuid-Kennemerland is deze vraagstukken zoveel mogelijk regionaal op te pakken, maar de uitwerking kan per gemeente verschillen. Om de verschillen per gemeente goed in beeld te krijgen, is gezamenlijk overleg van cruciaal belang. In de voorliggende governance, wordt voorzien in dit gezamenlijk overleg. 6. Het aantal overlegorganen voor de besluitvorming is beperkt De samenwerking dient overzichtelijke procedures te hebben, met een beperkt aantal organen en een duidelijke positie in alle fasen van beleidsontwikkeling voor de gemeenteraad. Dit is in het convenant (paragraaf 5) doorgevoerd door uit te gaan van drie organen die bij de regionale samenwerking een eigen specifieke rol en functie hebben. Het coördinatieoverleg van burgemeesters bewaakt de voortgang van de samenwerking op proces. De portefeuillehouder overleggen en de voorzitters van de portefeuillehouder overleggen zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke uitwerking van de hoofdopgaven die voor de samenwerking zijn benoemd. De gemeenteraad is onder meer via de regionale agendacommissie direct betrokken bij alle processtappen die doorlopen worden.

In de bijlage bij het convenant is in het onderdeel ‘werkwijze’ opgenomen hoe deze drie organen in de procesgang van de beleidsvorming op elkaar inhaken (bijlage 2, onderdeel 1). 7. Voor de regionale samenwerking is meer ambtelijke regie nodig Uit de gepleegde inventarisatie en gevoerde gesprekken komt naar voren dat er zeker ook vanuit de gemeenteraad behoefte is om meer grip te krijgen op de samenhang tussen de diverse regionale projecten die lopen. Daarom is in het convenant opgenomen dat bovenop de bestaande ambtelijke inzet voor regionale samenwerking, die vanuit de vier gemeenten wordt gegeven, ook een regisseur

Kenmerk: 2021/255786

4/7

regionale samenwerking wordt aangesteld. Om te weten of deze regiefunctie en de beoogde formatieve sterkte van 1.5 fte (1 fte voor een regisseur en 0.5 fte voor diens ondersteuning) de beoogde verbetering in de afstemming geeft, wordt deze functie na een periode van anderhalf jaar na indiensttreding geëvalueerd. Dit wordt afgestemd met de tussentijdse evaluatie over het convenant die met de Raden wordt gevoerd. Dan wordt bezien of en hoe deze functie wordt gecontinueerd en volgt hiertoe een separaat besluit.

5. Risico’s en kanttekeningen Bijstellen indien nodig De praktijk moet uitwijzen of de governance voor de regionale samenwerking en de daarvoor opgestelde procedures gaat functioneren zoals beoogd. Pas na een zekere aanloopperiode kan worden beoordeeld of de governance naar wens functioneert. Hiertoe wordt in 2023 in afstemming met de vier Raden Zuid-Kennemerland een tussen evaluatie gehouden. Conform de uitgangspunten van de governance, zal deze tussenevaluatie in een gezamenlijke Raden bijeenkomst ZuidKennemerland worden besproken. Indien deze bespreking aanleiding geeft om in de werkwijze die op basis van het convenant plaats heeft tot bijstellingen te komen, zal zo nodig daarna behandeling in de afzonderlijke raden plaats hebben. Voor deze evaluatie worden in afstemming met de Raden vooraf de criteria en de te volgen behandeling procedure bepaald.

Financiën Met de ‘governance regionale samenwerking’ zijn kosten gemoeid voor de inzet van de regisseur regionale samenwerking en diens ondersteuning (1,5 fte) Deze kosten orden tot het moment van de evaluatie vanuit de bestaande begrotingsmiddelen van de vier betrokken gemeenten gefinancierd. Ten opzichte van de in de concept raadsvoordracht opgenomen bedragen is op basis van de ingebrachte zienswijze in de verdeling van kosten tussen de vier Zuid-Kennemer gemeenten een bijstelling doorgevoerd en zijn hiervoor nu de actuele inwoner aantallen 2021, ontleend aanhet centraal bureau voor de Statistiek aangehouden. . Tevens bleek dat, het totaal benodigde bedrag voor de dekking van formatie kosten, kon worden bijgesteld naar een op jaarbasis benodigd bedrag van €125.000, in plaats van het eerder in het raadstuk Zienswijzen convenant governance samenwerking Zuid-Kennemerland opgenomen bedrag van €143. 000, De bijstelling op basis van actuele inwoner aantallen op basis van de meest recente CBS gegevens leidt er toe dat Haarlem nu 70% van de kosten voor rekening neemt en de regio gemeenten afgerond 30%. Dit betekent voor Haarlem ten opzichte van het eerder gegeven bedragen een toename met €8.000,- per jaar en voor de overige drie gemeenten tezamen een afname met dit bedrag.

Afgerond op hele getallen is de verdeling die nu wordt aangehouden op jaarbasis als volgt: Haarlem €88.000,-; Heemstede €15.000-; Bloemendaal €13.000,- en Zandvoort €10.000,- Bedragen gebaseerd op ruim 162.000 inwoners Haarlem en 57.000 inwoners voor de overige drie gemeenten.

Kenmerk: 2021/255786

5/7

6. Uitvoering Samenstelling regionale Agenda commissie Van belang is dat gelijktijdig met de besluitvorming die nu plaats heeft, zoals in het convenant opgenomen, vanuit ieder van de vier gemeenteraden twee raadsleden worden benoemd om zitting te nemen in de regionale Agenda Commissie. Met de griffiers is hier over afgesproken dat zij voor de eigen Raad er zorg voor dragen dat in juni twee leden zullen worden voorgedragen en dat hiervoor geen overkoepelende proces afspraak noodzakelijk is. Met de vier raadsleden die tot nu toe vanuit de vier gemeenteraden het proces rond de governance hebben begeleid (werkgroep raadsleden) is afgesproken dat zij in afstemming met de eigen Raad bepalen of zij onderdeel van de regionale Agenda Commissie blijven uitmaken. De griffie draagt er zorg voor dat de benoeming van de twee leden voor de eigen Raad wordt geformaliseerd (wordt vastgelegd). De bedoeling is dat direct na het reces de regionale Agenda Commissie met de werkzaamheden start en over de eigen werkwijze tot afspraken komt. Dit zal de komende tijd vanuit de gemeente secretaris en griffie Heemstede worden begeleid.

Regisseur regionale samenwerking: Om te voorkomen dat de werving procedure voor de regisseur regionale samenwerking plaats heeft in de vakantie periode, worden onder voorbehoud van definitieve instemming door de Raden, de werving procedure nu al in gang gezet. Definitieve benoeming kan dan direct na de besluitvorming door de raad eindjuni plaats hebben.

Inwerk procedure voor raadsleden: Voor raadsleden wordt in september /oktober een bijeenkomst georganiseerd waarin de werkwijze op basis van het nieuwe convenant wordt geïntroduceerd. Deze bijeenkomst wordt in samenspraak met de regionale Agenda commissie voorbereid.

Vervolg activiteiten Na het besluit door de raad zijn de vervolg activiteiten op een rij de volgende: -

Juli 2021: Tekenen convenant door de colleges van de vier afzonderlijke gemeenten;

•

Juli: benoemen van de raadsleden voor de regionale agendacommissie (twee leden vanuit iedere gemeenteraad);

•

Aanstellen regisseur regionale samenwerking en diens ondersteuner voor een periode van 1,5 jaar;

Kenmerk: 2021/255786

6/7

•

Inrichten en uitwerken van de werkorganisaties voor de drie regionale organen: -

Het coördinatieoverleg (burgemeesters);

-

Onderbrengen van de hoofdopgaven van de regionale samenwerking in de vijf bestaande portefeuillehouder overleggen;

-

In afstemming met de griffie de inrichting en werkwijze van de regionale agendacommissie;

•

In afstemming met de regionale agendacommissie en de voorzitters van de portefeuillehouder overleggen regionale radenbijeenkomsten voor het resterende deel van 2021 en voor 2022 vastleggen, inclusief de hoofdonderwerpen;

•

Het vaststellen van een werkplan voor de uitvoering van de hoofdopgaven voor de ZuidKennemer samenwerking. Een vijftig procent versie van het werkplan is op 19 mei jl. besproken in de gezamenlijke Radenbijeenkomst Zuid-Kennemerland. Dit wordt nu uitgewerkt naar een volledig concept dat op 15 september 2021 nogmaals aan de Raden wordt voorgelegd.

•

Na een periode van twee jaar wordt in 2023, in afstemming met de Raden de werking van de governance Zuid-Kennemerland besproken.

Communicatie Het convenant en de procedures, die voortkomen uit de ‘governance’ samenwerking zullen op de websites van de vier gemeenten worden geplaatst. Voor raadsleden zullen om de ‘governance’ goed te laten landen, een aantal sessies worden georganiseerd waarbij zo mogelijk ervaringen van raadsleden uit andere regio’s worden ingebracht.

7. Bijlagen 1. Bestuursconvenant regionale samenwerking Zuid-Kennemerland; 2. Uitwerking governance structuur en werkwijze regionale samenwerking Zuid-Kennemerland (bijlage bij het convenant)

Kenmerk: 2021/255786

7/7