Raadsstuk Startnotitie rechtmatigheidsverantwoording Zandvoort

Raadsstuk

Onderwerp Startnotitie rechtmatigheidsverantwoording Zandvoort Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. …………. (wordt ingevuld door BC)

2021/56496 Bluijs, G.J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Kruiswijk, R. 023-5114997 rkruiswijk@haarlem.nl Vanaf boekjaar 2021 moet het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening waarin het College van burgemeester en wethouders aangeeft in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. In de aanloop naar het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording zullen enkele bestuurlijke keuzes moeten worden gemaakt en zullen ook binnen de organisatie verschillende maatregelen getroffen moeten worden met betrekking tot de uitvoering. Om zo goed mogelijk voorbereid te zijn is het belangrijk op tijd van start te gaan met de nodige voorbereidingen. In deze startnotitie wordt u meegenomen in de veranderingen die de invoering van het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording door het college met zich meebrengt en worden enkele bestuurlijke keuzes voorgelegd voorzien van een voorstel. Daar de raad opdrachtgever is van de accountant, zijn de bestuurlijke keuzes voorgelegd aan de accountantscommissie van Zandvoort, respectievelijk de auditcommissie van Haarlem. De commissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. 1.

het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Kenmerk: 2021/56496

de burgemeester,

1/4

Besluit Raad d.d. ……….

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Voor de verantwoording in de jaarrekening 2021 als startjaar de rechtmatigheidsverantwoording te richten op financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen. 2. In 2022 voor de verantwoording in de jaarrekening 2022 vaststellen welke volgende stappen in de rechtmatigheidsverantwoording gezet gaan worden. 3. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van de lasten inclusief dotaties aan reserves. 4. De rapporteringstolerantie vast te stellen op 5% van de verantwoordingsgrens (€ 28.500 voor 2020). de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Vanaf 2022 moet het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opnemen (over het verslagjaar 2021) in de jaarrekening. In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. In de aanloop naar het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in 2022 (het jaar waarin de jaarrekening 2021 zal worden opgesteld) zullen enkele bestuurlijke keuzes moeten worden gemaakt en zullen ook binnen de organisatie verschillende maatregelen getroffen moeten worden met betrekking tot de uitvoering. Om zo goed mogelijk voorbereid te zijn is het belangrijk op tijd van start te gaan met de nodige voorbereidingen. In de startnotitie (zie Bijlage 1. bij dit raadsstuk) wordt u meegenomen in de veranderingen die de invoering van het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording door het college met zich meebrengt en zullen enkele bestuurlijke keuzes worden voorgelegd. Daarnaast wordt er een planning meegegeven waarin inzichtelijk is gemaakt welke fases de voorbereiding doorloopt.

Kenmerk: 2021/56496

2/4

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. Voor de verantwoording in de jaarrekening 2021 als startjaar de rechtmatigheidsverantwoording te richten op financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen. 2. In 2022 voor de verantwoording in de jaarrekening 2022 vaststellen welke volgende stappen in de rechtmatigheidsverantwoording gezet gaan worden. 3. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van de lasten inclusief dotaties aan reserves. 4. De rapporteringstolerantie vast te stellen op 5% van de verantwoordingsgrens (€ 28.500 voor 2020). 3. Beoogd resultaat Een belangrijk doel van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is dat het gesprek over de verantwoording gevoerd kan worden tussen college en raad en zij zo haar controlerende rol beter kan vervullen. Door een transparante verantwoording van het college en een duidelijke toelichting op gerapporteerde rechtmatigheidsafwijkingen kan het onderlinge vertrouwen tussen raad en college groeien. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zou het bewustzijn van het (hoger)management voor een rechtmatige verantwoording en de verantwoordelijkheid voor de daarvoor benodigde beheersing in processen moeten groeien.

4. Argumenten Het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening is vanaf boekjaar 2021 verplicht Aangezien het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2021 een wettelijke verplicht betreft is het belangrijk om tijdig van start te gaan met de voorbereidingen. Hierbij horen verschillende keuzes die in deze startnotitie (zie Bijlage 1) worden voorgelegd.

5. Risico’s en kanttekeningen Mogelijk uitstel van rechtmatigheidsverantwoording door college Het wetsvoorstel waarin de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen is inmiddels door BZK geconsulteerd, maar het voorstel is nog niet aangenomen. Het voorstel voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt inmiddels ontkoppeld van het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers. Het wetsvoorstel invoering rechtmatigheidsverantwoording wordt zeer waarschijnlijk niet controversieel verklaard. De verwachting is dat deze wet wordt

Kenmerk: 2021/56496

3/4

aangenomen en daarom geen vertraging gaat ontstaan bij de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. 6. Uitvoering Ondanks dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk wordt uitgesteld is het voor de organisatie van belang om tijdig te beginnen met de voorbereiding. Zodra de voorgelegde besluiten worden genomen kan de organisatie zich voorbereiden op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Mocht deze toch uitgesteld worden dan kan verantwoordingsjaar 2021 gebruikt worden als pilotjaar. 7. Bijlagen Bijlage 1. Startnotitie rechtmatigheidsverantwoording

Kenmerk: 2021/56496

4/4