Raadsstuk Startnotitie actualisatie participatiebeleid

Raadsstuk

Onderwerp Startnotitie actualisatie participatiebeleid Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2023/319889 Bluijs, G.J. 6.2 Gemeentelijk Bestuur BC Tempelman, C. 023-5115112 ctempelman@haarlem.nl Gemeente Zandvoort heeft met haar coalitieprogramma ‘Voor Zandvoort’ ambities vastgelegd op het gebied van participatie: Er zijn verschillende manieren waarop belanghebbenden kunnen meedenken of meebeslissen over de plannen van de gemeente. Het participatiebeleid gaan we moderniseren om te zorgen dat het aansluit bij de eisen, wensen en mogelijkheden van nu. We zorgen dat vanaf het begin van de participatie duidelijk is waarover de participatie gaat en wat we met de uitkomst ervan gaan doen. Met de startnotitie geven we richting aan de wijze waarop het beleid kan worden. Daarbij hanteren we voorlopig vijf uitgangspunten. Hierover gaan we in gesprek met het dorp.

Behandelvoorstel voor commissie

De raadscommissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

Relevante eerdere besluiten

Participatieverordening 2013 raad 15 oktober 2013 Herijking participatiebeleid Gemeente Zandvoort RIB 20 november 2020

Besluit College d.d. 14 maart 2023

Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Het voorstel aan de raad vast te stellen. de secretaris,

Kenmerk: 2023/319889

de burgemeester,

1/6

Besluit Raad d.d. ……….

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De startnotitie actualisatie participatiebeleid vast te stellen. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Participatie in uitvoering én participatiebeleid kent in Zandvoort een lange traditie. Zandvoorters voelen zich betrokken bij hun dorp en alles wat daar gebeurt. Niet alleen als inwoner, maar soms ook in verschillende rollen zoals ondernemer, vrijwilliger bij een maatschappelijke organisatie of als lid van een belangenorganisatie. Sinds 2010 zijn verschillende stukken opgesteld om meer richting te geven aan de manier waarop participatie wordt uitgevoerd en binnen welke kaders. Toch is er nu aanleiding om opnieuw te kijken welke afspraken er gemaakt kunnen worden om de uitvoeringspraktijk te verbeteren. Zo is de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met participatietrajecten conform het huidige beleid. Vanuit die ervaring, wat beter kan en moet in de uitvoeringspraktijk, bestaat voortschrijdend inzicht dat mee kan worden genomen in geactualiseerd participatiebeleid. Daarnaast wordt de wet versterking participatie op centraal niveau eind dit jaar aangenomen. Dit betekent dat elke gemeente een actuele participatieverordening moet hebben. Participatie is een moment om in contact met elkaar te zijn en onze ambities en bijbehorende dilemma's te bespreken. Dat is niet makkelijk: onze omgeving is voortdurend in verandering, maatschappelijke opgaven waar we mee te maken hebben worden complexer en dat in een samenleving die steeds meer gefragmenteerd is.

Democratie behoeft daarom permanent onderhoud. Participatie geeft Zandvoorters de mogelijkheid om, naast de gang naar de stembus eens in de vier jaar, betrokken te zijn bij lokaal beleid. Echter te vaak wordt aangenomen dat gemeente en de participanten dezelfde verwachtingen hebben van het participatieproces, van het doel van de participatie en de ruimte die er is om invloed uit te oefenen. In de praktijk verschillen deze verwachtingen waardoor goede intenties regelmatig tot teleurstelling leiden. Gemeente Zandvoort zet participatie in om besluiten beter te maken, te bouwen aan draagvlak of eigenaarschap te stimuleren. Immers, bewoners en ondernemers die de overwegingen van de overheid kennen, zien de overheid eerder als legitiem. Dit betekent echter niet dat de uitkomst van een proces waarbij een vorm van participatie is ingezet altijd tegemoet komt aan wensen van deelnemers. Ook bij een goed gevoerd proces kan onvrede blijven bestaan, of laten insprekers zich horen op de publieke tribune.

Kenmerk: 2023/319889

2/6

De afwegingen van het bestuur voor het algemeen belang staan soms op gespannen voet met die van de omgeving. Participatie blijft een proces van vallen en opstaan. Deze startnotitie doet een aantal voorstellen om het participatieproces aan te scherpen zodat de verwachtingen van de verschillende deelnemers beter wordt ondersteund. 2. Voorstel aan de raad 1. De startnotitie vast te stellen met daarin de volgende voorstellen om het participatieproces aan te scherpen: a) Participatie in Zandvoort is sterk verbonden met onze dienstverlening. Ook participatie organiseren we vanuit een dienstverlenende houding b) Participatie in Zandvoort kent verschillende vormen: meestal neemt de gemeente initiatief en vraagt bewoners mee te doen, af en toe nemen bewoners initiatief en wordt de gemeente gevraagd mee te doen. c) De mate van invloed van Zandvoorters is verbonden met het type vraagstuk en de impact op de directe omgeving. ➢ De gemeente heeft de verantwoordelijkheid voor kwetsbare groepen in de samenleving, of voor het onderhoud in de openbare ruimte. Dit staat soms op gespannen voet met de belangen van de omgeving. We organiseren bij die opgaven alleen de participatie op de uitvoering. ➢ Bij vraagstukken met belang voor het hele dorp bepaalt de gemeente de kaders. We halen dan ideeën en reacties op om onze besluiten beter te maken.

➢ Bij onderwerpen die direct en uitsluitend in de leefomgeving van bewoners spelen kunnen we vormen van zeggenschap bij de buurt neerleggen om zo eigenaarschap en gedeelde verantwoordelijkheid te stimuleren d) Voor participatie waarbij we als gemeente aan zet zijn streven we transparante procedures na. Beleid wordt democratischer als belangen in beeld zijn zodat deze zorgvuldig kunnen worden afgewogen. En beleid wordt effectiever als bewoners ook inzien dat hun belangen en zorgen zijn herkend en zorgvuldig zijn meegewogen. Dit vraagt om een zorgvuldig en transparant proces en om duidelijke communicatie en terugkoppeling over dat proces. e) Het is een doel op zich om bij participatie groepen te betrekken die zich minder snel laten horen: het stille midden, afhakers, jongeren. Zo kunnen we beter de kennis, informatie en ervaring van álle inwoners in het dorp benutten en zo de kwaliteit van besluiten verhogen. 3. Beoogd resultaat Met deze startnotitie stelt het college het proces op weg naar een actueel kader voor participatie vast. Het beoogd resultaat daarbij is: De belangen van Zandvoortse inwoners, ondernemers en organisaties staan voorop. Eenvoudige formulieren, helder taalgebruik en overzichtelijke regels maken het makkelijker voor inwoners en ondernemers. Daarnaast vinden we het belangrijk dat de gemeente ook echt luistert naar de inwoners.

Natuurlijk kunnen we het niet altijd iedereen naar de zin maken.

Kenmerk: 2023/319889

3/6

De gemeente organiseert participatie om te luisteren, de kwaliteit van besluiten en het democratisch proces te verhogen, ze wil bouwen aan draagvlak en eigenaarschap stimuleren. Voor deze verschillende doelen passen verschillende vormen van participatie. In de uitgangspunten wordt richting gegeven aan de wijze waarop participatie in Zandvoort kan worden georganiseerd. Deze beschrijven de vele vormen waarop in Zandvoort wordt samengewerkt en legt een relatie tussen onderwerp, het doel van participatie, de mate van invloed en het type activiteiten. Participatie is immers maatwerk 4. Argumenten 1. In het Coalitieakkoord 2022-2026 is de ambitie voor het moderniseren van het participatiebeleid vastgelegd. In deze startnotitie wordt de basis gelegd voor het actuele participatiebeleid. Zo worden voorlopig vijf uitgangspunten besproken die de eenduidigheid over waar participatie aan bijdraagt verbetert en hoe deze wordt georganiseerd verduidelijkt. 2. Er is sprake van een wettelijke verplichting om te komen tot (actueel) participatiebeleid. De Omgevingswet treedt op 1 januari 2024 in werking. Het te actualiseren beleid moet als een standaard gelden voor zowel externen als de gemeente Zandvoort die beiden vorm moeten geven aan participatie in het kader van de Omgevingswet.

Het gemeentelijk beleid vormt daarmee een toetsingskader voor het beoordelen van de kwaliteit van de participatie door externe partijen. 3. Het verbeteren van de kwaliteit van de uitvoering van participatie betekent ook het vroegtijdig in beeld hebben van capaciteit en financiën. Het organiseren van participatie zelf is erg intensief en vraagt capaciteit, tijd en geld. In de uitvoering zou daarom bij elke project, programma en beleidsvoornemen vooraf expliciet capaciteit en budget gereserveerd moeten worden voor het proces. Om participatie van de hele organisatie te laten zijn en een gevoel van eigenaarschap bij alle afdelingen te creëren, is capaciteit en zijn financiën nodig om aan de slag te gaan in de organisatie. Hierbij kan worden gedacht aan het geven van korte trainingen en een geactualiseerde standaard werkwijze met vaste formats voor intake en uitvoering van het beleid. 5. Risico’s en kanttekeningen 1. Het actualiseren van het participatiebeleid levert geen garantie voor volledig draagvlak. De participatieopbrengst is één belangrijk onderdeel van de afweging van het bestuur in de besluitvorming. De gemeente heeft echter belangen te borgen die niet altijd overeenkomen met de belangen van de betrokken bewoners op een bepaalde locatie. 2. Het managen van de verwachtingen is daarom een belangrijk aandachtspunt.

Helder communiceren over de onderwerpen waarop participatie mogelijk is en welke invloed er voor participanten is realiseert een juist verwachtingsniveau en voorkomt teleurstelling. 3. Participatie is niet altijd representatief. De ervaring leert dat het extra inspanning vraagt een zo volledig beeld van alle perspectieven te presenteren in de participatieopbrengst. We moeten ons daarom inspannen Zandvoorters die minder zichtbaar en hoorbaar zijn te betrekken.

Kenmerk: 2023/319889

4/6

4. Participanten hebben vaak het gevoel dat hun inbreng in een zwart gat verdwijnt. Ook bestaat onduidelijkheid over hoe hun inbreng wordt gewogen. Er is behoefte aan een duidelijke en betere terugkoppeling. Het maken van een participatieverslag moet standaard onderdeel zijn van bestuurlijke stukken. 6. Uitvoering Participatie Na het vaststellen van deze startnotitie wordt participatie over de uitgangspunten georganiseerd. De vraag die aan participanten wordt gesteld is: Zijn deze uitgangspunten voldoende om richting te geven aan een goede uitvoering van participatie in Zandvoort? Het niveau waarop Zandvoorters kunnen participeren over de uitgangspunten is meedenken: er wordt gevraagd om reacties, ideeën en ervaringen om op deze wijze de kwaliteit van het uiteindelijke voorstel te verhogen. Extra inzet wordt gepleegd om verschillende doelgroepen te bereiken. • • • •

Op de website van Zandvoort wordt een pagina ingericht waar Zandvoorters een reactie kunnen geven op de centrale vraag. Jongeren worden specifiek benaderd (bijvoorbeeld via polls op onze ‘socials’ en jongerenwerk) Daarnaast wordt een aantal gesprekstafels georganiseerd waaraan diverse Zandvoorters kunnen deelnemen. Tot slot wordt op een tweetal zaterdagen in mei op diverse plekken het gesprek met bewoners op straat gezocht.

Parallel werken aan eenduidigheid in de organisatie Participatie in Zandvoort staat in een lange traditie en moet goed geborgd blijven in de organisatie. Het in stand houden van die borging vraagt blijvende aandacht, doordat de omgeving wijzigt, maar bijvoorbeeld ook door personeelsverloop. Na het vaststellen van de startnotitie wordt gestart met het maken van een ‘gereedschapskist’ voor alle medewerkers van de organisatie zodat de kwaliteit van participatieprocessen kan worden verbeterd. Daarnaast wordt ook een korte opleiding aangeboden aan de medewerkers. Vervolgproces De opbrengst uit de participatie wordt verwerkt in het aanscherpen van de uitgangspunten en vervolgens neergelegd in de participatie- en inspraakverordening. Deze verordening wordt vervolgens ter inzage gelegd waarna nogmaals kan worden gereageerd op de verordening zodat de gemeenteraad deze na afweging van de reacties kan vaststellen.

Kenmerk: 2023/319889

5/6

7. Bijlagen Bijlage 1: Startnotitie actualisatie participatiebeleid Bijlage 2: Alle begrippen op een rijtje, infographic Bijlage 3: VNG-modelverordening

Kenmerk: 2023/319889

6/6