Raadsstuk Rapportage adviescommissie samenwerking Zandvoort-Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp Rapportage adviescommissie samenwerking Zandvoort-Haarlem Nummer 2021/281411 Portefeuillehouder Verheij-de Haas, E. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling CC Auteur W.H.C. Stigter Telefoonnummer 023-511 3062 Email wstigter@haarlem.nl Kernboodschap Mede naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie door bureau Berenschot van de ambtelijke samenwerking tussen Zandvoort en Haarlem, hebben in de periode tussen augustus 2020 en februari 2021 gesprekken plaatsgevonden tussen de colleges van beide gemeenten. Daarin is het niet gelukt tot overeenstemming te komen over het oplossen van (financiële) knelpunten. Daarom hebben de colleges samen besloten de geschillenregeling van de Gemeenschappelijke Regeling Zandvoort-Haarlem in werking te stellen. Op grond daarvan heeft een adviescommissie een rapportage en advies opgesteld, waar beide college zich vooraf aan hebben verbonden. De financiële kern van het advies is dat in de eerste plaats de efficiëncykorting van € 540.000 per jaar in vijf gelijke stappen naar nul wordt afgebouwd, te beginnen in 2021. Dit ontslaat college en organisatie niet om te blijven zoeken naar een zo efficiënt mogelijke uitvoering van werkzaamheden. In de tweede plaats adviseert de commissie dat Zandvoort voor een deel van de overige knelpunten € 156.000 per jaar extra betaalt aan Haarlem, ingaande 2021.

De geschillencommissie geeft daarbij aan dat haar advies geldt tot aan de eindevaluatie van de ambtelijke samenwerking, in de verwachting en onder de voorwaarde dat dan nieuwe afspraken voor de periode daarna zullen worden gemaakt. De commissie doet heeft naar aanleiding van haar werkzaamheden ook geadviseerd duidelijker afspraken te maken over de interpretatie van de dienstverleningsovereenkomst en de governance van de samenwerking. Het college van Zandvoort stelt de raad voor in te stemmen met het voorstel van het college voor de financiële dekking van het advies.

Kenmerk: 2021/281411

1/8

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 25 mei 2021

De raadscommissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Het college conformeert zich aan de adviezen van de geschillencommissie; 2. Het voorstel aan de raad vast te stellen. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De vergoeding aan Haarlem inzake de ambtelijke samenwerking vanaf 2021 te verhogen overeenkomstig het advies van de Geschillencommissie en dit te verwerken in de Najaarsnota 2021 en de Programmabegroting 2022-2026. 2. Ter dekking van het financiële effect van de adviezen van de Geschillencommissie: a. van de begrote dotatie aan de reserve SIA in 2023 een bedrag ad € 204.000 in te zetten; b. de begrote dotatie aan de reserve SIA vanaf 2024 ad € 250.000 geheel te schrappen en dit bedrag structureel in te zetten. 3. Het resterende financiële effect in 2021 ad € 136.000 te betrekken bij de Najaarsnota 2021. 4. Het resterende financiële effect in 2022 ad €97.000 (incidenteel) en vanaf 2025 ad € 125.000 (structureel) te betrekken bij de Programmabegroting 2022-2026. de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2021/281411

2/8

1. Inleiding Mede naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie door Berenschot van de ambtelijke samenwerking tussen Zandvoort en Haarlem, hebben in de periode tussen augustus 2020 en februari 2021 vier gesprekken plaatsgevonden tussen de colleges van beide gemeenten. Op de agenda stonden de versterking van de samenwerking en het oplossen van (financiële) knelpunten. De gesprekken hebben niet geleid tot overeenstemming over de financiële knelpunten. Daarom hebben de colleges samen besloten de geschillenregeling van de Gemeenschappelijke Regeling ZandvoortHaarlem in werking te stellen. Deze regeling houdt in dat een geschillencommissie een advies opstelt over de betreffende kwestie. De ambtelijke samenwerking tussen Zandvoort en Haarlem is formeel vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling en het Dienstverleningshandvest. Het Dienstverleningshandvest bevat onder andere financiële afspraken over de bedragen die Zandvoort aan Haarlem vergoedt voor de dienstverlening. Eén van deze afspraken betreft dat op de bijdrage van Zandvoort aan Haarlem een efficiencykorting in mindering wordt gebracht. Deze efficiencykorting en de eerder genoemde knelpunten maken deel uit van de vraagstelling. Van de financiële knelpunten is door de directie van gemeente Haarlem een lijst samengesteld.

De vraag aan de Geschillencommissie luidt als volgt: “Beoordeel deze lijst met financiële knelpunten en daarbij de efficiencykorting aan de hand van het Dienstverleningshandvest, in het licht van de tussenevaluatie door Berenschot, en kom tot een redelijke uitkomst, waar beide partijen voor de toekomst mee verder kunnen. Betrek hierbij de afspraken over de overheadkosten.“ De colleges hebben afgesproken zich aan het uitgebrachte advies te conformeren en de consequenties voor te leggen aan de raden. In dit raadsvoorstel geeft het college van Zandvoort hier invulling aan. 2. Voorstel aan de raad 1. De vergoeding aan Haarlem inzake de ambtelijke samenwerking vanaf 2021 te verhogen overeenkomstig het advies van de Geschillencommissie en dit te verwerken in de Najaarsnota 2021 en de Programmabegroting 2022-2026. 2. Ter dekking van het financiële effect van de adviezen van de Geschillencommissie: a. van de begrote dotatie aan de reserve SIA in 2023 een bedrag ad € 204.000 in te zetten; b. de begrote dotatie aan de reserve SIA vanaf 2024 ad € 250.000 geheel te schrappen en dit bedrag structureel in te zetten. 3. Het resterende financiële effect in 2021 ad € 136.000 te betrekken bij de Najaarsnota 2021. 4. Het resterende financiële effect in 2022 ad € 97.000 (incidenteel) en vanaf 2025 ad € 125.000 (structureel) te betrekken bij de Programmabegroting 2022-2026.

Kenmerk: 2021/281411

3/8

3. Beoogd resultaat Beide colleges beogen met het inschakelen van de adviescommissie een objectief advies te krijgen over het oplossen van de geconstateerde financiële knelpunten. 4. Argumenten 4.1 Het advies voldoet aan de opdracht De Geschillencommissie heeft een handzaam advies uitgebracht, waarin duidelijk en met argumenten omkleed een advies wordt gegeven aan beide colleges over het oplossen van de knelpunten. Daarmee heeft de Geschillencommissie voldaan aan haar opdracht. Tevens heeft de Geschillencommissie enkele aanvullende adviezen opgenomen, die voortkomen uit haar adviestraject. Op deze adviezen gaat het college nader in onder het kopje 4.5 Nadere adviezen van de Geschillencommissie. 4.2 Uitkomst van het advies over de efficiëncykorting De Geschillencommissie adviseert om de efficiëncykorting van € 540.000 (prijspeil 2021) vanaf 2021 in 5 stappen tot nul af te bouwen. Uit het rapport: “De commissie constateert dat de evaluatie geen grondslag heeft opgeleverd, dat de efficiencykorting geen nadere onderbouwing kent en dat de realisatie ervan niet wordt gemonitord. De commissie is van mening dat hiermee de grondslag ontbreekt om naar de toekomst toe tot een realistische benadering van de efficiencyvoordelen van de samenwerking te komen.

Uit de gesprekken met beide colleges concludeert de commissie dat beide colleges in het kader van een nieuwe set van financiële afspraken afscheid willen nemen van de efficiencykorting. Vanwege het ontbreken van een grondslag en de discussies die nu en in de toekomst hieruit (gaan) voortvloeien, adviseert de commissie de efficiencykorting niet langer deel te laten uitmaken van de financiële afspraken in artikel 9.”. 4.3 Uitkomst van het advies over de knelpuntenlijst De Geschillencommissie constateert dat van de lijst uit 2020 met 14 knelpunten er 7 een incidenteel karakter hebben. Omdat het jaar 2020 inmiddels is afgesloten beperkt de Geschillencommissie zich tot de structurele knelpunten, voor een totaalbedrag van € 1.052.000 (actueel bedrag € 866.000). Het advies hierover valt in 4 punten uiteen. 1) Voor enkele knelpunten neemt de Geschillencommissie een eerder door de controllers van beide gemeenten uitgebracht advies over om de kosten hiervan niet aan Zandvoort door te belasten. Het gaat daarbij om een bedrag van € 440.000. 2) Het knelpunt voor materiële budgetten voor handhaving (€ 136.000, bijgesteld naar € 100.000) is inmiddels opgelost doordat Zandvoort dit in de begroting heeft verwerkt.

Kenmerk: 2021/281411

4/8

3) Over de knelpunten overhead ter grootte van€ 310.000 (neerwaarts bijgesteld tot € 170.000) oordeelt de Geschillencommissie op grond van de omschrijving van het begrip overhead en het ontbreken van duidelijkheid omtrent nieuwe overheadkosten in de huidige afspraken, dat deze kosten moeten zijn gedekt vanuit de door Zandvoort betaalde overheadvergoeding inclusief het mee-ademprincipe. Voor de toekomst adviseert zij nadere afspraken te maken over nieuwe ontwikkelingen in de overhead sfeer, want die doen zich uiteraard wel voor. 4) Over de overige knelpunten ter grootte van € 166.000 (neerwaarts bijgesteld tot € 156.000) adviseert de Geschillencommissie dat deze naar Zandvoort kunnen worden doorbelast op basis van het bedrag van € 156.000, aangezien deze kosten direct zijn gerelateerd aan uitvoerende taken waarmee Zandvoort al dan niet expliciet heeft ingestemd. Deze taken zijn: ontwikkeling stelsel Basisregistraties € 8.000, opbouw en beheer Basisregistratie Ondergrond € 15.000, uitvoering Bbnug € 10.000, data-analyse sociaal domein € 35.000, servicenormen KCC € 23.000, inzet bestuurssecretariaat € 65.000. 4.4 Betekenis en geldigheidsduur van het advies De Geschillencommissie benadrukt in haar advies dat het gaat om een totaalpakket. Het totaalpakket houdt in dat de vergoeding van Zandvoort na afloop van de afbouwregeling € 696.000 per jaar toeneemt.

Deze toename is gebaseerd op enerzijds de redelijkheid dat de efficiëntiekorting geen realistische grondslag kent en anderzijds de redelijkheid dat van Haarlem verwacht mag worden dat bij nieuwe taken en investeringen nadrukkelijk keuzes aan Zandvoort worden voorgelegd. De Geschillencommissie geeft nadrukkelijk aan dat het advies strekt tot aan de totale eindevaluatie in 2022, in de verwachting en onder de voorwaarde dat dan voor de periode daarna nieuwe afspraken worden gemaakt. Anders blijft het advies gelden. 4.5 Nadere adviezen van de Geschillencommissie 1) Dienstverleningsovereenkomst De Geschillencommissie adviseert duidelijke afspraken te maken over wat verstaan moet worden onder: reguliere dienstverlening, nieuwe taken en maatwerk-ontwikkelprojecten. En tevens in samenhang hiermee het kostenverdeelmodel onder de loep te nemen. Daarbij geeft de Geschillencommissie als richting aan te onderzoeken of voor de reguliere dienstverlening als objectief criterium het inwoneraantal kan worden gebruikt. Het voordeel van een dergelijke verdeelsleutel is volgens de Geschillencommissie dat de discussie over knelpunten in de reguliere dienstverlening wordt beperkt. Deze werkwijze vraagt wel om verregaande harmonisatie van de reguliere dienstverlening.

Het risico bestaat anders dat de grondslag voor de kosten tussen beide gemeenten te veel varieert en daarmee aanleiding is voor discussie. Het college van Zandvoort neemt dit advies ter harte en zal samen met het college van Haarlem de mogelijkheden (laten) onderzoeken.

Kenmerk: 2021/281411

5/8

2) Governance De Geschillencommissie constateert in haar advies dat de positie van de gemeenteraden in de samenwerking is tot nu toe niet sterk. De raden moeten beter worden meegenomen in de stappen die de colleges zetten en in de overwegingen die de ambtelijke organisatie maakt. Een betere afstemming tussen raden en colleges kan bijdragen aan het vertrouwen en de samenwerking in de organisatie te herstellen. De commissie adviseert daarom minimaal één keer per jaar als gezamenlijke raden bijeen te komen voor het kweken van onderling begrip en het uitwisselen van ideeën. Daarnaast zal geïnvesteerd moeten worden in een betere informatievoorziening en besluitvorming over voorgenomen wijzigingen in taken en kosten-verdeelmodel, via de reguliere planning & control-cyclus of via afzonderlijke raadsvoorstellen. Het college stelt voor om de beide griffiers aan de raden een voorstel te laten doen hoe deze bijeenkomsten vorm te geven, ervan uitgaande dat beide raden deze bijeenkomsten wenselijk achten. De Geschillencommissie vraagt ook aandacht voor de positie en ondersteuning van het college van Zandvoort. En zij adviseert beide colleges om regelmatig, eenmaal per maand, overleg te voeren.

Dit voor meer gezamenlijkheid en synergie van de dienstverlening, het beleid en de investeringsagenda, maar ook voor de versterking van de samenwerking en het vroegtijdig signaleren en oplossen van knelpunten. Dit advies ziet het college als een nadere invulling van het advies van Berenschot en het zal daarover met het college van Haarlem afspraken maken over de uitvoering. 5. Financiële gevolgen De Geschillencommissie adviseert om de efficiencykorting van € 540.000 (prijspeil 2021) in een periode van 5 jaren af te bouwen, te beginnen in 2021. Tevens adviseert de Geschillencommissie om een structureel bedrag van € 156.000 inzake knelpunten te honoreren. Het financieel effect van beide adviezen is een verhoging van de jaarlijkse vergoeding aan Haarlem van € 264.000 in 2021 tot € 696.000 structureel vanaf 2025 (zie ook tabel op volgende pagina). Omdat het college op voorhand heeft aangegeven het advies van de Geschillencommissie over te nemen en aan de raad voor te leggen, doet het college ook een voorstel voor het dekken van de extra kosten die eruit voortvloeien. Dekking is voor een deel in de meerjarenbegroting aanwezig in de vorm van de stelpost Ambtelijke samenwerking die in het kader van het coalitieakkoord van juni 2020 is gevormd.

Een (beperkt) deel van die stelpost is in de Voorjaarsnota 2021 al aangewend; de rest van de stelpost is als dekking beschikbaar: € 128.000 in 2021, € 250.000 in 2022 en € 276.000 vanaf 2023. Als tweede dekkingsmogelijkheid stelt het college voor om de structurele dotatie aan de reserve SIA van € 250.000 vanaf 2023 te gebruiken. Die dotatie van oorspronkelijk € 1.250.000 is in de begroting 2019 ontstaan en vervolgens in de begroting 2021 grotendeels ingezet, met name om de financiële tekorten op het gebied van Jeugdzorg en WMO op te vangen. Verder blijkt uit de Voorjaarsnota 2021

Kenmerk: 2021/281411

6/8

dat het huidige saldo van de reserve SIA voldoende is om geplande bestedingen en gedane toezeggingen te bekostigen. De structurele dotatie van € 250.000 is daarvoor dus niet nodig. Indien de raad met deze dekkingsmogelijkheden instemt, resteert nog een te dekken bedrag van € 136.000 in 2021, van € 122.000 in 2022, van € 62.000 in 2024 en van € 170.000 vanaf 2025. Als vervolgens rekening wordt gehouden met het saldo van het meerjarenbeeld vanuit de Voorjaarsnota 2021 dan resteert uiteindelijk nog een te dekken bedrag van € 97.000 in 2022 en van € 125.000 structureel vanaf 2025. De jaren 2023 en 2024 tonen dan een voordelig begrotingssaldo. Het college stelt de raad voor om deze nog te dekken bedragen te betrekken bij de Programmabegroting 20222026. Daarnaast stelt het college voor om het nadelig effect in 2021 van € 136.000 te betrekken bij de Najaarsnota 2021. Overzicht effect advies Geschillencommissie en voorstel dekking

2021

2022

2023

2024

2025

2026

Effect afbouw efficiencykorting Effect verhogen vergoeding voor knelpunten Advies geschillencommissie

108 156 264

216 156 372

324 156 480

432 156 588

540 156 696

540 156 696

Dekking: inzet stelpost ambtelijke samenwerking Dekking: dotatie reserve SIA schrappen Saldo nog te dekken

-128

-250

-276

-276

-276

-276

136

122

-204 0

-250 62

-250 170

-250 170

-25 97

-58 -58

-80 -18

-45 125

-45 125

Bedragen x € 1.000 Bedragen met een – teken zijn voordelig/dekking

Af: saldo meerjarenbeeld Voorjaarsnota 2021 Saldo nog te dekken in programmabegroting 2022-2026

6. Risico’s en kanttekeningen Het college wil de volgende kanttekeningen onder de aandacht van de raad brengen: • In dit raadsstuk zijn bedragen opgenomen vanuit de Voorjaarsnota 2021; deze nota is nog niet door de raad behandeld waardoor die bedragen zouden kunnen wijzigen. • De raad van de gemeente Haarlem zal ook een besluit nemen over het advies van de Geschillencommissie. Indien die raad het financiële advies niet of niet geheel overneemt dan ontstaat een nieuwe situatie. • De dotatie aan de reserve SIA is enkele malen gebruikt voor het oplossen van financiële knelpunten (waarbij de reserve zelf in stand bleef). Door het volledig schrappen van de dotatie is alternatief gebruik daarvan niet meer mogelijk.

Kenmerk: 2021/281411

7/8

7. Uitvoering Op basis van de besluitvorming door de raad de vergoeding aan Haarlem inzake de ambtelijke samenwerking vanaf 2021 te wijzigen en deze wijziging plus de besloten dekking daarvan én de resterend te dekken bedragen te verwerken in de Najaarsnota 2021 en in de Programmabegroting 2022-2026. Het college zal het Haarlemse college informeren over de besluiten van de Zandvoortse raad. 8. Bijlagen Rapportage adviescommissie samenwerking Zandvoort-Haarlem

Kenmerk: 2021/281411

8/8