Raadsstuk- Protocol geheimhoudingsplicht gemeente Zandvoort 2021

Raadsstuk

Onderwerp Protocol geheimhoudingsplicht gemeente Zandvoort 2021 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 16 november 2021

2021/571431 Moolenburgh, D. 6.2 Gemeentelijk bestuur CC Kingma, E.C.M. 0235113042 ekingma@haarlem.nl De gemeente Zandvoort beschikt over het Informatieprotocol 2018 (2017/06/001462), waarin afspraken zijn opgenomen over de informatievoorziening van het college en de burgemeester aan de raad in het kader van de actieve en passieve informatieplicht. Daarin wordt benoemd dat het college en de burgemeester aan de raad de informatie verstrekken met aandacht voor de gewenste geheimhouding of vertrouwelijkheid. Bijgaand Protocol geheimhoudingsplicht is een uitwerking van die afspraak. Het Protocol bevat heldere en begrijpelijke kaders, die uitleg geven over en een concreet handelingsperspectief bieden aan bestuurders en commissie- en raadsleden bij het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding. Aan het Protocol is een ‘Gedragscode privacy en persoonsgegevens op internet’ verbonden, met daarin opgenomen richtlijnen als publicatie van informatie met daarin opgenomen persoonsgegevens op de website van de gemeente aan de orde is. De raadscommissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. - Informatieprotocol (2017/06/001462) in raadsvergadering d.d. 21 november 2017 Besluit: 1. Het voorstel aan de raad vast te stellen. Het college besluit voorts: 1.

Een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, tot vaststelling van het Protocol geheimhoudingsplicht gemeente Zandvoort 2021, onder de voorwaarde dat de raad het Protocol gelijkluidend vaststelt. de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2021/571431

1/3

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Tot vaststelling van het protocol geheimhoudingsplicht gemeente Zandvoort 2021 de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding In het Informatieprotocol 2018 hebben het college en de burgemeester) met de raad afspraken gemaakt over de informatievoorziening door het college aan de raad. Daarbij is onder andere aangegeven dat hierbij aandacht is voor de gewenste geheimhouding of vertrouwelijkheid. Het protocol geheimhoudingsplicht is een uitwerking van die afspraak. Het Protocol bevat heldere en begrijpelijke kaders, die uitleg geven over en een concreet handelingsperspectief bieden aan bestuurders en commissie- en raadsleden bij het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. Het Protocol geheimhoudingsplicht gemeente Zandvoort 2021 vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Het bieden van kaders en een concreet handelingsperspectief voor bestuurders en commissie- en raadsleden bij het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding. 4. Argumenten Het Protocol biedt handvatten voor het bepalen waar de wettelijke grenzen van openbaarheid liggen Het uitgangspunt is dat de gemeente vanuit het belang van transparant openbaar bestuur bij het uitoefenen van haar taken zoveel mogelijk openbaarheid van informatie betracht. De gemeente beschikt over veel informatie die vertrouwelijk van aard is, zoals gegevens van burgers of bedrijfsgevoelige informatie.

Als de persoonlijke levenssfeer van de burgers aan de orde is of gerechtvaardigde belangen van bedrijven, kan het noodzakelijk zijn om informatie als vertrouwelijk te behandelen en daar geheimhouding op te leggen. Het Protocol geheimhoudingsplicht biedt hiervoor kaders en handvatten. In het Protocol is het principe ‘openbaar, tenzij’ zoveel mogelijk recht gedaan door te benoemen dat alleen in de gevallen die de Wet openbaarheid van bestuur (en na inwerkingtreding: de Wet open overheid) als uitzonderingen op dit principe bestempelt, de oplegging van geheimhouding mogelijk te maken. Daarbij geldt dat geheimhouding op een zo beperkt mogelijk deel van informatie wordt opgelegd en ook voor een zo kort mogelijk duur.

Kenmerk: 2021/571431

2/3

Privacy en persoonsgegevens vragen om een zorgvuldige omgang Privacy en persoonsgegevens vragen om bijzondere aandacht. De Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is in 2018 van kracht geworden en bevat regels voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Daarmee kadert de AVG de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer welke aan geheimhouding ten grondslag kan liggen nader in. In de ‘Gedragscode privacy en persoonsgegevens op internet’, als bijlage opgenomen in het Protocol geheimhoudingsplicht, zijn concrete richtlijnen opgenomen hoe de gemeente omgaat met de publicatie van persoonsgegevens. Gewijzigde geheimhoudingsregeling in de Gemeentewet (wetsvoorstel) De Gemeentewet wijzigt (naar verwachting in het voorjaar 2022, nog voorafgaand aan de raadsverkiezingen) op het punt van de geheimhouding. De regeling wordt vereenvoudigd en brengt ook beter dan nu het geval is tot uitdrukking dat de raad hierin de regie voert en het laatste woord heeft. Het geactualiseerde Protocol geheimhoudingsplicht houdt al zoveel mogelijk rekening met deze wetswijziging. Na inwerkingtreding van de gewijzigde Gemeentewet hoeven alleen enkele technische aanpassingen in het Protocol te worden doorgevoerd. Daarvoor zal te zijner tijd een voorstel aan de raad worden voorgelegd. 5. Risico’s en kanttekeningen N.v.t. 6.

Uitvoering Na besluitvorming is het zaak dat de organisatie goed op de hoogte is van de afspraken die zijn opgenomen in het Protocol geheimhoudingsplicht. Er zal door middel van voorlichting en een werkinstructie aandacht aan het geactualiseerde Protocol worden besteed. Als geheimhoudingsbesluiten ter besluitvorming worden aangeboden, worden deze steeds vooraf getoetst aan de afspraken in het Protocol. De halfjaarlijkse beoordeling van geheimhoudingsbesluiten, zoals deze nu al plaatsvindt, wordt ongewijzigd doorgezet. 7. Bijlagen Protocol geheimhoudingsplicht gemeente Zandvoort 2021

Kenmerk: 2021/571431

3/3