Raadsstuk Oprichten Stichting tbv side events Formule 1

Raadsstuk

Onderwerp Oprichten stichting t.b.v. side events Formule 1 Zandvoort Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2020/1144130 Haeften, R. van 4.2 Economie, toerisme en cultuur ECDW/PG Postuma, M. / Sweering, K. 023-5114856 mpostuma@haarlem.nl De nieuwe datum voor de Heineken Dutch Grand Prix is bekend en staat op 5 september 2021 gepland. Vooruitlopend op andere besluiten omtrent het project Formule 1 wordt de gemeenteraad verzocht haar wensen en bedenkingen uit te spreken over het voorgenomen besluit van het college voor het oprichten van een stichting. Deze stichting krijgt als doel: het organiseren van de side events rondom de Heineken Dutch Grand Prix 2021 en de daarop volgende jaren.

Behandelvoorstel voor commissie

De commissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

Relevante eerdere besluiten

-

Besluit College d.d. 15 december 2020

Collegebesluit Visie side events 2019 d.d. 9 juli 2019 (registratienummer 2019/462618) Raadsbesluit ‘Formule 1 naar Zandvoort’ d.d. 26 maart 2019 (registratienummer 2019/142619) Toeristische Visie, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 27 februari 2017 (registratienummer 2016/12/000461)

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Kenmerk: 2020/1144130

de burgemeester,

1/12

Besluit Raad d.d.

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Geen wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen over het ontwerpbesluit oprichting Stichting F1 side events. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Internationale sportevenementen, waaronder de Formule 1, kunnen energie losmaken en zijn een potentieel vliegwiel voor commerciële of maatschappelijke effecten in de regio. Daarentegen levert een sportevenement vaak niet vanzelf de gewenste effecten. Om deze economische, sociale en maatschappelijk spin-off te creëren is een side-events en activatieprogramma vereist. Gemeente Zandvoort heeft dit belang van side events beschreven in de Visie F1 side events deze is vastgesteld door het college op 9 juli 2019. Een belangrijke keuze in deze visie is de opzet van een ‘paraplupartner’ als vergunninghouder, dit om te voorkomen dat er tientallen tot honderden (evenementen)vergunningen en ontheffingen aangevraagd worden door (lokale) ondernemers en partners die iets willen organiseren of een foodtruck of attractie willen plaatsen in Zandvoort. Om de aanvragen te reguleren is er gekozen voor het model waarbij er één organisator is die verantwoordelijk is voor de evenementenvergunning van alle side events, waar alle (lokale) initiatieven onder vallen. Het college is voornemens om samen met de Dutch Grand Prix organisatie en Zandvoort Marketing een stichting voor de Formule 1 side events op te richten. Direct na oprichting wordt de stichting overgedragen aan de nog te werven directeur bestuurder en Raad van Toezicht.

Gemeente zal geen bestuurlijke positie innemen, in de nog op te richten stichting en laat de organisatie aan een objectieve directeur bestuurder met Raad van Toezicht over. Wel wordt een adviesfunctie van de gemeente in de Raad van Advies beoogd. De stichting krijgt als voornaamste doel het organiseren van side events rondom de Heineken Dutch Grand Prix editie 2021 en de daarop volgende jaren. De rechtsvorm van een stichting geniet de voorkeur op basis van de ervaringen van de editie 2020 en de opgedane kennis bij andere stichtingen van grote evenementen. De organisatie op afstand van de

Kenmerk: 2020/1144130

2/12

gemeente, een neutrale organisatie en alle mogelijkheden tot samenwerkingen met (lokale) ondernemers en partners zijn argumenten voor dit voornemen. Op grond van het bepaalde in artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet, wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld om wensen en bedenkingen over dit voornemen ter kennis te geven en kaders mee te geven. Met inachtneming daarvan zal het college een definitief besluit nemen over de oprichting, naar verwachting in het eerste kwartaal van 2021. Voorgenomen besluit College: 1. Instemmen met de oprichting van de Stichting F1 side events ter organisatie van de side events rondom de Heineken Dutch Grand Prix 2021 en de jaren erna; 2. Instemmen met de toekomstige organisatiestructuur, bestaande uit een onafhankelijke directeur bestuurder, een onafhankelijke Raad van Toezicht en een Raad van Advies; 3. Instemmen met toetreding van de gemeente Zandvoort, in de persoon van wethouder Raymond van Haeften, tot de Raad van Advies van de Stichting; 4.

De directeur bestuurder opdracht geven om binnen de kaders van een concessieovereenkomst tussen gemeente en stichting (inclusief een financieel kader) de organisatie per (streefdatum) 1 maart 2021 in samenwerking met lokale ondernemers en (culturele) partijen operationeel vorm te geven; De gemeenteraad wordt gevraagd om haar wensen en bedenkingen uit te spreken over: het voornemen tot oprichting van de stichting, het voorgenomen doel van de stichting, de financiële bijdrage van de gemeente aan de stichting en de toetreding tot de Raad van Advies van de Gemeente Zandvoort in de persoon van wethouder Raymond van Haeften. In de onderstaande paragrafen wordt meer duiding gegeven het doel, de organisatiestructuur, financiën, inhoud en looptijd van de stichting. Doel stichting Het organiseren van de side events rondom de Heineken Dutch Grand Prix Formule 1 race 2021 en de daarop volgende jaren met het oog op het vergroten van de economische spin-off voor Zandvoort en het spreiden van publiek tijdens de racedagen in het belang van openbare orde en veiligheid. Dit in samenwerking met lokale ondernemers, Zandvoort Marketing, de DGP organisatie, potentiële sponsoren en andere partners in Zandvoort en mogelijk (in de toekomst) in samenwerking met de regio(gemeenten). Het organiseren van side events passend bij de identiteit en profilering van Zandvoort en de Heineken Dutch Grand Prix.

Kenmerk: 2020/1144130

3/12

Organisatiestructuur De stichting heeft een heldere organisatiestructuur met een (nog te selecteren) bevlogen directeur bestuurder, die in de praktijk optreed als event manager, een betrokken Raad van Toezicht en op enige afstand een Raad van Advies. Er is ervaring opgedaan bij andere stichtingen (waaronder TT Festival van de TT in Assen) voor evenementen en side events, waarbij dit een beproeft model is. Directeur bestuurder De directeur bestuurder is formeel gezien ‘het bestuur’ van de Stichting. Een stichtingsbestuur kan uit 1 of meerdere personen bestaan, en hoeft niet perse te bestaan uit een voorzitter, penningmeester en secretaris. De aanstelling van een directeur bestuurder als bestuur van de stichting geeft deze persoon meer daadkracht om tot uitvoering van de side events te komen wat in de snelle evenementenwereld van groot belang is. De directeur bestuurder functioneert als een bevlogen event manager die zorgt dat er een passend side events programma geproduceerd wordt. Deze persoon is eindverantwoordelijk voor het strategisch, zakelijk en operationeel beleid van de stichting en stuurt de medewerkers aan. Hij of zij is een verbinder in Zandvoort (en regio) en werkt goed samen met diverse partners en (lokale) ondernemers. Raad van Toezicht De Raad van Toezicht functioneert als toezichthouder op het te voeren beleid van de stichting en de algemene gang van zaken.

De directeur bestuurder en leden van de Raad van Toezicht dienen zich bij hun taakuitoefening te laten leiden door het doel van de stichting. Het bestuur van de stichting moet zich bij zijn beleidsvoorbereiding en zijn beleidsuitvoering primair richten op het verwezenlijken van het stichtingsdoel. Een kerntaak van de Raad van Toezicht is om daarop toe te zien. Zij bestaan uit tenminste drie leden waaronder een voorzitter. Er wordt gestreefd naar een samenstelling van personen met een bestuurlijk en/of politiek netwerk, iemand met een commerciële achtergrond en iemand met kennis van Zandvoort. Van alle leden wordt affiniteit met Zandvoort en de Formule 1 gevraagd. Raad van Advies Anders dan het model van TT festival in Assen wordt er een extra laag toegevoegd aan de stichting, in de vorm van een Raad van Advies. De Raad van Advies heeft affiniteit met de doelen van de stichting en geeft de Raad van Toezicht en de directeur bestuurder gevraagd en ongevraagd advies over het functioneren van de stichting en de organisatie van de side events. De Raad van Advies bestaat bij voorkeur (deels) uit diverse overheden die adviseren aan de stichting. Naast zitting van de gemeente Zandvoort in de Raad van Advies (in de persoon van wethouder Raymond van Haeften) zouden regio gemeenten en Provincie Noord Holland hier ook zitting in kunnen nemen.

De Raad van Advies heeft geen wettelijke bestuursfunctie en geeft ook geen bindend advies aan de stichting. Het

Kenmerk: 2020/1144130

4/12

stichting bestuur kan de adviezen naast zich neerleggen. Daarom wordt er ook met overeenkomsten gewerkt tussen de stichting en diverse partners en gemeente Zandvoort daar waar het wenselijk is om meer sturing te geven. Rollen Gemeente, Zandvoort Marketing en de DGP organisatie De Gemeente Zandvoort neemt bij voorkeur zitting in de Raad van Advies, maar niet in de Raad van Toezicht. Dit vanwege de rol als vergunningverlener ten aanzien van de evenementenvergunning van de stichting. Daarnaast moet de gemeente de stichting contractueel kunnen houden aan de concessieovereenkomst wat een dubbelrol creëert indien de gemeente ook in de Raad van Toezicht zitting neemt. De Dutch Grand Prix organisatie en Zandvoort Marketing nemen bij voorkeur ook deel aan de Raad van Advies, die afweging maken zij vanuit hun eigen organisatie. De bestuur en toezicht lagen van de stichting blijven op deze manier onafhankelijk en objectief. Financiën De stichting is zelf verantwoordelijk voor een sluitende begroting en jaarrekening ter organisatie van de side events. Het staat de stichting vrij om met partners overeenkomsten aan te gaan. Gemeente Zandvoort zal een concessieovereenkomst sluiten met de stichting waarin de rollen en verantwoordelijkheden over de uitbestede taak aan de stichting beschreven staan.

Financieel gezien is het college voornemens om jaarlijks een bedrag van €100.000,- op te nemen in de overeenkomst voor de stichting ter organisatie van de side events en mogelijk nog een klein bedrag voor citydressing. Dit bedrag is voor de komende twee jaar reeds opgenomen in het Formule 1 projectbudget. De gemeente zal tevens huisvestiging (om niet) bieden aan de stichting om de voorbereidingen van de side events uit te kunnen voeren. Zandvoort Marketing en de DGP organisatie hebben uitgesproken ook te zullen investeren in de stichting. Dit kan middels een financiële bijdrage of in de vorm van capaciteit voor bijvoorbeeld de ontwikkeling van mobiliteit- en veiligheidsplannen voor de vergunning van de stichting. Alsmede communicatie, marketing van het programma en acquisitie van potentiële partners en sponsoren voor de stichting. Inhoudelijk programma Een van de doelstellingen van de gemeente bij de oprichting van de stichting en de daarmee te sluiten concessieovereenkomst is de uitvoering van de Visie side events F1. Deze visie geeft inhoudelijk een beeld van het gewenste programma, passend bij het hoofdevenement en de identiteit van Zandvoort. Daarnaast zal de gemeente Zandvoort de Visie op een duurzame Formule 1 als uitgangspunt voor de taakuitoefening van de stichting opnemen in de concessieovereenkomst. De visie op duurzaamheid is ook van toepassing op de side events.

Kenmerk: 2020/1144130

5/12

Looptijd De stichting is qua doel en werkzaamheden onlosmakelijk verbonden aan de Dutch Grand Prix. Als de Dutch Grand Prix niet langer plaatsvindt vervalt het belang van het doel van de stichting. Daarom wordt een driejarige opzet beoogd met de stichting met nog geen uitzicht op de jaren daarna. Daarom zal er geen vast personeel in dienst genomen worden door de stichting en zal er enkel met 0-uren contracten en ZZP’ers gewerkt worden. 2. Voorstel aan de raad 1. Geen wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen over het ontwerpbesluit oprichting Stichting F1 side events. 3. Beoogd resultaat Een stichting die de organisatie van de side events rondom de Heineken Dutch Grand Prix Formule 1 race zelfstandig organiseert. Dit in samenwerking met lokale ondernemers, Zandvoort Marketing, de DGP organisatie, potentiële sponsoren en andere partners in Zandvoort en mogelijk (in de toekomst) met regiopartners en regio overheden. Met uiteindelijk doel een economische, maatschappelijke en sociale spin-off voor Zandvoort (en de regio) te creëren. Passend bij de identiteit en profilering van Zandvoort en in het verlengde daarvan bijdraagt aan de doelstellingen van de Toeristische Visie. 4. Argumenten 1. Side events dragen bij aan de beleving, economische impact, mobiliteit en veiligheid van het hoofdevenement: de Heineken Dutch Grand Prix.

Internationale sportevenementen, waaronder de Formule 1, kunnen energie losmaken en zijn een potentieel vliegwiel voor commerciële of maatschappelijke effecten in de regio. Daarentegen levert een sportevenement vaak niet vanzelf de gewenste effecten. Om deze economische, sociale en maatschappelijk spin-off te creëren is een side-events en activatieprogramma vereist. Deze side events geven de mogelijkheid voor (lokale) ondernemers en partners om bij te dragen en onderdeel te zijn van de Formule 1. Om de instroom en uitstroom van bezoekers optimaal te managen is een side-events en activatieprogramma vereist. Met name na afloop van het evenement vertrekken 100.000 bezoekers in één keer. Voor een veilige en vlotte afwikkeling van de verkeerstromen is het noodzakelijk om alternatief aanbod aan te bieden om de bezoekers te verleiden meerdere dagen in Zandvoort te verblijven of enkele uren langer te blijven (waardoor de bezoekers geleidelijk vertrekken).

Kenmerk: 2020/1144130

6/12

2. Een centrale organisatie sluit aan bij de Visie op F1 side events zoals door het college vastgesteld op 9 juli 2019. Gemeente Zandvoort onderschrijft het belang van side events, zo ook opgenomen in de Visie op side events. In de Visie Side-Events worden voorbeeld evenementen en activaties geschetst die passend zijn bij de Dutch Grand Prix en bij de identiteit en profilering van de badplaats. Ook wordt het belang van sfeer en citydressing in de aanloop naar het evenement beschreven. 3. Een centrale organisatie is essentieel om het evenement veilig en beheersbaar te houden. De evenementencommissie, bestaande uit de hulpdiensten en collega’s van verschillende afdelingen, heeft al in de ‘F1 bid-fase’ het risico van meerdere aanvragen voor evenementenvergunningen benoemd. De commissie heeft destijds aangegeven dat het onmogelijk is om het evenement veilig en beheersbaar te houden indien tientallen (of zelfs honderden) organisatoren een vergunning aanvragen om hun activiteit in Zandvoort te ontplooien. Om dit te kunnen borgen, wordt gewerkt met één te verlenen evenementenvergunning/parapluvergunning voor het volledige racefestival (buiten het circuit) in Zandvoort. Deze evenementenvergunning zal aangevraagd worden door de stichting. 4. Een stichting is een zelfstandig functionerende organisatie, deze taak wordt niet meer (via een extern bureau) bij de gemeente belegd.

Gemeente Zandvoort heeft diverse rollen rondom het faciliteren van de Dutch Grand Prix en ook de side events; die van toezichthouder, vergunningverlener maar ook aanjager en opdrachtgever van de side events om tot economische spin-off te komen. Deze dubbele petten hebben in de aanloop naar editie 2020 voor interne belangenverstrengeling gezorgd, enerzijds is gemeente opdrachtgever en anderzijds vergunningverlener van de side events. De oprichting van een stichting zorgt voor heldere rollen en zet gemeente meer op afstand in de organisatie van side events, maar biedt nog wel sturing door doelen te verwoorden in de concessieovereenkomst met de stichting en deel te nemen in de Raad van Advies. Er zal jaarlijks met de stichting geëvalueerd worden, om onder andere te kunnen sturen op de afspraken in de concessieovereenkomst. 5. Een stichting is een neutrale organisatievorm met een helder doel voor ogen. In de voorbereiding naar de editie van 3 mei 2020 is gebleken dat een neutrale organisatie voor de organisatie van de side events de voorkeur geniet. Het doel van de stichting zal beschreven worden in de statuten, maar bestaat grofweg uit: de organisatie van side events in het belang van Zandvoort (en regio) en in het belang van het hoofdevenement de Dutch Grand Prix. De Stichting gaat overeenkomsten aan met de Gemeente Zandvoort, de DGP organisatie en Zandvoort Marketing en

Kenmerk: 2020/1144130

7/12

heeft de mogelijkheid met andere partners samen te werken. Deze neutrale positie zorgt voor een breed draagvlak en mogelijkheden tot samenwerking met diverse partners. Daarnaast heeft een stichting geen winstoogmerk en kunnen er geen afwijkende of tegenstrijdige belangen zijn bij de beleidsuitoefening. Daarnaast is de gemeente met haar rol in de Raad van Advies in staat indirect op de beleidsuitoefening te sturen. Een stichting voor de organisatie van side events brengt grofweg een aantal voordelen met zich mee: -

Neutrale organisator richting (lokale) partners Geen winstoogmerk voor het organisatie, alles vloeit naar de side events Transparantie van de organisatie en gehouden aan verantwoording en toezicht Helder vooropgesteld doel van de stichting

6. De organisatie van side events dient een openbaar belang waarmee Gemeente Zandvoort onderdeel kan zijn van de oprichting van de stichting. Voor het organiseren van de evenementen op en rondom het formule-1 weekend op het circuit van Zandvoort heeft de gemeente in 2019 een visie vastgesteld (zie collegebesluit van 9 juli 2019). Voor het organiseren van evenementen rondom het F1-weekend bestaat een aantal redenen. De gemeente wil de economische spin-off van het evenement vergroten, ten faveure van de lokale ondernemers. Daarnaast is het ook wenselijk om het publiek voor het weekend zoveel mogelijk te spreiden buiten de races om. Dit kan door op verschillende plekken en momenten vermaak aan te bieden, georganiseerd door en in samenwerking met lokale ondernemers. Het organiseren van de evenementen, op een manier waarbij veiligheid en mobiliteit hoog in het vaandel staan dient daarmee een openbaar belang. Dit is een taak die de gemeente zelf op zich kan nemen, door als loket en vergunninghouder te functioneren voor lokale ondernemers die binnen beleidsregels een evenement willen organiseren.

Maar omdat het succes van de evenementen grotendeels afhangt van de kwaliteit van de evenementen, afstemming op gebied van mobiliteit en veiligheid met het hoofdevenement de DGP en het binnenhalen van sponsors, is ervoor gekozen om deze taak bij een partij neer te leggen die hierin meer vaardig is. Gelet op het doel van de stichting, dient de stichting een openbaar belang, met de organisatie van side events. 7. Gemeente Zandvoort stelt een vast bedrag beschikbaar voor de stichting ter organisatie van de side events en ontwikkeling van citydressing rondom het evenement. Een stichting heeft niet zoals een vereniging leden die contributie betalen. Een stichting is daarom qua financiering afhankelijk van opbrengsten van haar activiteiten, donateurs en andere inkomsten. Oprichters van de stichting zullen dus voor enig startkapitaal moeten zorgen.

Kenmerk: 2020/1144130

8/12

Via een concessieovereenkomst wordt een vast bedrag vastgesteld wat Gemeente Zandvoort beschikbaar stelt aan de Stichting. Daarnaast worden er in de overeenkomst afspraken gemaakt over de rol van de stichting en de rol van de gemeente ten aanzien van side events. Het college is voornemens om jaarlijks €100.000,- beschikbaar te stellen voor de organisatie van de side events aan de stichting. Dit bedrag is voor de komende twee jaar reeds opgenomen in het Formule 1 projectbudget. Daarnaast geeft de gemeente mogelijk nog een kleine bijdrage voor de citydressing van Zandvoort. Andere inkomsten, capaciteit en inzet zijn naar verwachting van de DGP organisatie, Zandvoort Marketing, partnerbijdragen van lokale ondernemers en sponsorbijdragen van externe partners. 8. Alternatieve organisatie vormen passen minder goed bij de beoogde werkwijze. Uiteraard zijn er ook alternatieve vormen dan een stichting om de side events te (laten) organiseren mogelijk. Zoals een (ander) evenementenbureau de opdracht geven, een organisatie subsidiëren of helemaal geen paraplupartner aanstellen. Deze vormen hebben niet de voorkeur. Een evenementenbureau inhuren zorgt nog steeds voor een dubbelrol van de gemeente, enerzijds opdrachtgever anderzijds vergunningverlener.

Een subsidie relatie met een organisatie biedt minder sturingsmogelijkheden op verantwoordelijkheden, op inhoud van het programma en resultaten. Helemaal geen paraplupartner zorgt voor een onwenselijke situatie op gebied van vergunningaanvragen aan de gemeente en uiteindelijk op gebied van mobiliteit en veiligheid in het dorp en op het strand. 9. Een stichting model sluit aan op de werkwijze van verschillende vergelijkbare evenementen in Nederland. Een stichting als rechtsvorm voor de organisatie van evenementen of side events wordt bij diverse andere landelijke evenementen toegepast. Voorbeelden hiervan zijn de Grand Depart in Utrecht of het TT Festival rondom de TT in Assen. De opzet van TT Festival is op hoofdlijnen vergelijkbaar met de beoogde side events rondom de Dutch Grand Prix. De ervaringen van deze stichtingen zijn gedeeld met de Gemeente Zandvoort. 5. Risico’s en kanttekeningen 1. De begroting van de stichting kan in corona-tijd lastig sluitend te maken zijn. Naast de (financiële) bijdrage van de gemeente Zandvoort en de inzet van Zandvoort Marketing en de DGP organisatie kan blijken dat het lastig is voor de stichting om tot een sluitende begroting van de side events 2021 te komen. Potentiële sponsoren en lokale ondernemers zijn hard geraakt door de coronacrisis en kunnen (financieel gezien) wellicht niet meedoen met de side events programmering.

In dat geval zal er gewerkt moeten worden met een ‘light programma’ en kan er pas in de jaren erna gegroeid gaan worden. Er zal gewerkt moeten worden met het beschikbare budget.

Kenmerk: 2020/1144130

9/12

Ook kan de corona crisis er nog voor zorgen dat het hele of een gedeelte van het evenement of de side events niet door kan gaan indien de huidige maatregelen nog steeds van kracht zijn. De directeur bestuurder is met de Raad van Toezicht verantwoordelijk voor een positief (financieel) resultaat en ook verantwoordelijk indien dit niet het geval is zal daar de benodigde verzekeringen voor af moeten sluiten en risico’s in moeten dekken. 2. De tijd is kort om tot oprichting en uitvoering te komen. De datum van de nieuwe Dutch Grand Prix staat op 5 september 2021. De oprichting van de stichting moet nog geformaliseerd worden, inclusief werving van de directeur bestuurder, Raad van Toezicht en Raad van Advies en daadwerkelijke oprichting. Daarna moet de uitvoering van de programmering nog beginnen. Om dit zo veel mogelijk in goede banen te laten lopen zal de gemeente de opgedane kennis overdragen aan de stichting, maar de voorbereidingstijd is kort en onzeker in de huidige tijd. 3. Gemeente Zandvoort staat na overdracht aan het bestuur van de stichting meer op afstand van de organisatie van side events. Na het oprichten van de stichting en het overdragen aan het bestuur neemt de gemeente Zandvoort meer afstand van de organisatie van side events.

De rollen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd in de concessieovereenkomst en er kan op inhoud gestuurd worden door afspraken te maken en te verwijzen naar bijvoorbeeld de Visie F1 side events en de visie op DGP duurzaamheid. Maar de stichting is na oprichting zelf verantwoordelijk voor de organisatie, daar heeft de gemeente straks geen rol meer in. Uiteraard kunnen er nog wel adviezen gegeven worden vanuit de Raad van Advies rol, maar die adviezen zijn niet bindend van aard voor de stichting. 4. De gemeente dient mogelijkerwijs vergunning aanvragen van derden af te wijzen. De gemeente heeft inmiddels enkele ideeën van enthousiaste bewoners en (lokale) ondernemers ontvangen. Echter, tot op heden zijn er nog geen concrete vergunningaanvragen van initiatiefnemers ontvangen die een activiteit willen ontplooien tijdens de Dutch Grand Prix. Mocht de gemeente in de toekomst dergelijke aanvragen toch ontvangen, dan dient de gemeente deze in verband met de veiligheid en beheersbaarheid af te wijzen. Vanzelfsprekend wordt er wel met desbetreffende initiatiefnemer in overleg getreden om na te gaan of het initiatief onder de stichting alsnog kan worden georganiseerd.

Kenmerk: 2020/1144130

10/12

5. De gemeente dient rekening te houden met Europees recht. De werkzaamheden van de stichting, het organiseren van evenementen voor, tijdens en na de F1dagen kunnen aangemerkt worden als commerciële activiteiten en de stichting wordt daarom ook als commerciële partij gezien. Het uitbesteden van de werkzaamheden aan de stichting zal daarom aan de regels voor aanbesteding en staatsteun moeten voldoen. 5a. Aanbesteding Diensten die door een overheid worden uitbesteed moeten voldoen aan de Europese regels op het gebied van aanbesteding, die in de Aanbestedingswet 2012 zijn opgenomen. Voor concessieovereenkomsten geldt dat pas vanaf het drempelbedrag van € 5.350.000 een aanbestedingsplicht geldt. Met de onderhavige concessie is een begroting gemoeid van circa € 500.000 (op basis van eerste concept begroting). Deze concessie kan daarom zonder verplichte aanbesteding worden gegund. 5b. Staatssteun Binnen een concessieovereenkomst ligt het exploitatierisico bij de concessiehouder. Dit hangt samen met het alleenrecht dat de concessiehouder heeft. Een financiële bijdrage naast de exploitatieopbrengsten is daarin ongebruikelijk. In het geval van de organisatie van de side events is de verwachting dat deze dienst zonder bijdrage financieel niet rendabel is. Om dit exploitatie tekort te dichten wordt een bijdrage geleverd.

Dit kan als staatssteun worden aangemerkt, omdat de bijdrage een selectief financieel voordeel biedt aan een marktpartij dat normaliter via de markt niet kon worden verkregen. Voor een bijdrage aan diensten van algemeen economisch belang (DAEB) geldt dat een beperkte financiële bijdrage niet wordt geacht de interne markt te verstoren. Van staatssteun is dan volgens de Europese Commissie geen sprake. Of sprake is van een DAEB hangt ervan af of de dienst zonder steun op een gelijkwaardige wijze door de markt zou zijn opgepakt. Dat is in het geval van de sideevents niet het geval. Uit de editie 2020 is zelfs gebleken dat met de garanties van destijds de organiserende partij moeite had een sluitende begroting te krijgen. Het is daarom niet denkbaar dat een marktpartij zonder steun deze taken op gelijke wijze zou oppakken. De dienst die via de concessie wordt gegund aan de stichting kan daarom aangemerkt worden als een DAEB. De stichting kan per drie boekjaren voor maximaal € 500.000 bijgedragen worden in de exploitatie zonder dat dan sprake is van staatssteun. De DAEB moet wel formeel worden aangewezen door de gemeente. Een aanwijzingsbesluit kent enkele motiveringsplichten, maar is zelf vormvrij. Aanwijzing van de DAEB kan via de concessieovereenkomst.

Hierover vindt in het eerste kwartaal 2021 besluitvorming plaats, waarbij uitgebreider zal worden ingegaan op de aanwijzing van de DAEB.

Kenmerk: 2020/1144130

11/12

6. Uitvoering Na het inventariseren van de wensen en bedenkingen van de gemeenteraad zal het collegebesluit tot oprichting voorbereid worden. Daarnaast wordt de werving en selectie van het bestuur van de leden van Raad van Toezicht en Raad van Advies opgestart zodat de stichting zelfstandig kan opereren in de aanloop naar de Dutch Grand Prix editie van 5 september 2021. Momenteel zijn de diverse stukken zoals statuten, concessieovereenkomst, profielen en financiën nog in ontwikkeling. Deze stukken zullen als actieve informatie met de gemeenteraad gedeeld worden. 7. Bijlagen 1. Bijlage 1: Presentatie Stichting met concept programma

Kenmerk: 2020/1144130

12/12