Raadsstuk Openen digitale weg voor het indienen Wob-verzoeken gericht aan de raad

Raadsstuk

Onderwerp Openen digitale weg voor het indienen Wob-verzoeken gericht aan de raad en het publiceren van Wobdocumenten op de website van Zandvoort Nummer 2021/83471 Portefeuillehouder Moolenburgh, D. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling JZ Auteur Barwari, R. Telefoonnummer 023-5115522 Email rbarwari@haarlem.nl Kernboodschap Naar aanleiding van de wens van de raad en het college om de gemeente zo veel mogelijk digitaal te ontsluiten is een besluit voorbereid voor het openstellen van de elektronische weg voor het indienen van verzoeken bij de raad van Zandvoort op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Hierbij wordt het proces in overeenstemming gebracht met het proces van het college en de burgemeester.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

Besluit College d.d. 2 maart 2021

Er wordt tevens voorgesteld om afgehandelde Wob-besluiten van de raad te publiceren op de website van de gemeente Zandvoort. Het college stuurt het besluit ter informatie naar de commissie bestuur. Collegebesluit: Openen digitale weg voor het indienen Wob-verzoeken en het publiceren Wob-documenten op de website van Zandvoort d.d. 6 oktober 2020 (kenmerk: 2020/854823) 1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Kenmerk: 2021/83471

de burgemeester,

1/5

Besluit Raad d.d. ……….

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De elektronische weg op grond van artikel 2:15, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht open te stellen voor het indienen van verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, gericht aan de raad van de gemeente Zandvoort, zoals opgenomen in het “Besluit openstelling elektronische weg Wob-verzoeken door de raad van Zandvoort” (bijlage 1), behorende bij dit raadsstuk 2. Een tijdelijke werkwijze rondom de publicatie van afgehandelde Wobverzoeken op de website van de gemeente Zandvoort vast te stellen, zoals opgenomen in dit raadsstuk de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Inwoners, ondernemers, instellingen en de gemeente maken volop gebruik van communicatie via de elektronische weg. Binnen onze gemeente is het al mogelijk om verschillende aanvragen elektronisch in te dienen. Tot nu toe was het niet mogelijk om een Wob-verzoek, gericht aan de raad van de gemeente Zandvoort, langs digitale weg in te dienen. Sinds oktober 2020 is dit wel mogelijk voor Wob-verzoeken gericht aan het bestuursorgaan college van burgemeester en wethouders en het bestuursorgaan burgemeester van Zandvoort. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is een expliciet besluit nodig om dit wel mogelijk te maken. Aan de raad wordt dan ook voorgesteld om dit besluit te nemen. Een informatieverzoek is een aanvraag in de zin van de Awb. Daarom zijn ook de vormvereisten van de Awb van toepassing. In art. 4:1 van de Awb is bepaald dat, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, de aanvraag tot het geven van een beschikking schriftelijk wordt ingediend bij het bestuursorgaan dat bevoegd is op de aanvraag te beslissen. In de Wob is bepaald dat het tevens mogelijk is om een Wob-verzoek mondeling in te dienen. Het blijft dan ook nog steeds mogelijk om een verzoek zowel schriftelijk als mondeling in te dienen.

Voortaan zal tevens een overzicht worden gepubliceerd op de website van de gemeente van de binnengekomen en afgehandelde Wob-verzoeken, gericht aan de raad van de gemeente Zandvoort. De (geanonimiseerde) Wob-besluiten zullen eveneens gepubliceerd worden op de website. Zo blijft de gemeente transparant en voorkomen wij doublures in aanvragen om documenten.

Kenmerk: 2021/83471

2/5

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De elektronische weg op grond van artikel 2:15, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht open te stellen voor het indienen van verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, gericht aan de raad van de gemeente Zandvoort, zoals opgenomen in het “Besluit openstelling elektronische weg Wob-verzoeken door de raad van Zandvoort” (bijlage 1), behorende bij dit raadsstuk 2. Een tijdelijke werkwijze rondom de publicatie van afgehandelde Wob-verzoeken op de website van de gemeente Zandvoort vast te stellen, zoals opgenomen in dit raadsstuk 3. Beoogd resultaat Met dit besluit wordt beoogd dat op eenvoudige wijze de mogelijkheid wordt geboden om Wobverzoeken via elektronische weg (digitaal) in te dienen. De toegankelijkheid en de dienstverlening van de gemeente wordt hiermee verbeterd. Het online publiceren van Wob-informatie draagt bij aan transparantie en kan mogelijke herhaalverzoeken voorkomen. 4. Argumenten 1. Openstelling digitale weg Een bericht kan ingevolge artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht elektronisch door een burger naar een bestuursorgaan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Het bestuursorgaan kan op grondslag van dit artikel nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg.

Tot op heden heeft het bestuursorgaan gemeenteraad van Zandvoort deze formele stap nog niet gezet en is de elektronische weg voor het indienen van Wob-verzoeken nog niet opengesteld. De bestuursorganen college van burgemeester en wethouders en burgemeester hebben dit in 2020 gedaan. In het collegebesluit van 6 oktober 2020 is tevens voorgesteld om de digitale weg te openen voor Wob-verzoeken gericht aan de raad. Het voorstel en besluit zijn echter per abuis niet aan de raad voorgelegd ter besluitvorming. 2. Manier van indienen Het besluiten tot het openstellen van de digitale weg via een daartoe ontwikkeld webformulier is vanuit het oogpunt van klantvriendelijkheid de beste manier om het beoogde resultaat te bereiken. Op deze manier komen Wob-verzoeken eenduidig en gestructureerd binnen. Dit zorgt er voor dat Wob-verzoeken tijdig als zodanig worden herkend en direct in behandeling kunnen worden genomen. Het blijft daarnaast nog steeds mogelijk om een Wob-verzoek schriftelijk per brief of mondeling in te dienen.

Kenmerk: 2021/83471

3/5

3. Nadere eisen Er kunnen nadere eisen gesteld worden aan het gebruik van de elektronische weg. Elektronisch verschafte gegevens worden bijvoorbeeld geweigerd indien deze niet geopend kunnen worden of slechts na veel inspanning kunnen worden gelezen. Een elektronisch bericht wordt tevens geweigerd indien het bericht en of/de bijlage(n) een virus of andere voor de gemeentelijke computersystemen (potentieel) schadelijke inhoud bevat of door virusfilters of spamfilters wordt tegengehouden. 4. Tijdelijke werkwijze publiceren van Wob-documenten op de website. Sinds 2020 moeten websites van overheden voldoen aan webrichtlijnen. Dit houdt onder andere in dat alle documenten die op de website staan ook leesbaar en doorzoekbaar moeten zijn voor mensen met een visuele handicap en moeten zijn voorzien van metadata. Voor nieuwe documenten volgt de gemeente deze webrichtlijnen, maar voor oudere documenten vergt dit een omzetting die arbeidsintensief, duur en tijdrovend is. Denk daarbij aan gescande documenten waarbij geen automatische omzetting naar digitale tekst mogelijk is. Aangezien deze acties niet zijn te automatiseren moet elk document worden bekeken en aangepast. Per Wob-besluit gaat het vaak over meerdere en soms tientallen documenten.

Daarom wordt er nu voor gekozen om de Wobbesluiten te publiceren op de website, waarbij eenieder die dat wil de bijbehorende documenten per mail toegezonden kan krijgen door een e-mail te sturen of even te bellen. De indiener van het Wobverzoek blijft net als nu het besluit en de documenten rechtstreeks toegezonden krijgen. Met het oog op de inwerkingtreding van de nieuwe Wet open overheid (hierna: Woo) wordt momenteel gewerkt aan een goed functionerende publicatievoorziening zodat (grote) databestanden makkelijk gepubliceerd kunnen worden. Er zal een proces ingericht worden om documenten geschikt te maken voor openbaarmaking. Zodra met de implementatie van de Woo het documentsysteem is ingericht kan het publicatieproces Wob een herstart krijgen. Uit de Woo volgt immers dat schriftelijke Wob-verzoeken, de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie verplicht digitaal gepubliceerd dienen te worden. 5. Risico’s en kanttekeningen Een Wob-verzoek dat per e-mail wordt ingediend geldt als onvolledig aangezien het verzoek niet op de juiste wijze is ingediend op grond van artikel 4:5, eerste lid aanhef en onder a van Awb. De indiener wordt dan in de gelegenheid gesteld om het gebrek te herstellen en alsnog een verzoek te doen via de geëigende kanalen. Dat is schriftelijk, mondeling en via het op de website geplaatste webformulier.

Als het gebrek niet wordt hersteld binnen de gestelde termijn, dan wordt de aanvraag niet inhoudelijk in behandeling genomen. Het niet in behandeling nemen van een Wob-verzoek dat per e-mail is ingediend dient ervoor te zorgen dat verzoeken tijdig worden herkend als Wob-verzoek en tijdig worden uitgezet binnen de organisatie en niet belanden tussen allerlei andere e-mails. Deze verzoeken kunnen dan binnen de wettelijke termijn worden afgedaan.

Kenmerk: 2021/83471

4/5

6. Uitvoering Het besluit ‘openstelling elektronische weg Wob-verzoeken’ (bijlage 1) wordt gepubliceerd via Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP). Het digitale webformulier is reeds beschikbaar op de website van de gemeente Zandvoort. Wob-besluiten afkomstig van de raad en een lijst met de ingekomen en afgehandelde Wobverzoeken zullen gepubliceerd worden op de website van de gemeente Zandvoort. 7. Bijlage 1. Besluit openstelling elektronische weg Wob-verzoeken door de raad van Zandvoort

Kenmerk: 2021/83471

5/5