Raadsstuk Nota Activabeleid 2021-2024

Raadsstuk

Onderwerp Nota Activabeleid 2021-2024 Nummer 2021/204587 Portefeuillehouder Bluijs, G.J. Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling Financiën /CC Auteur Mul, D./Jongkees, P.H.G. Telefoonnummer 023-5113050 Email pjongkees@haarlem.nl In de Financiële Verordening is vastgelegd dat het college “periodiek nadere regels Kernboodschap vastlegt over de waardering en afschrijving van activa stelt en deze ter kennisname voorlegt aan de raad”. De huidige nota Activabeleid is van januari 2017 en om die reden geactualiseerd.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 13 april 2021

De meeste regels rondom het activeren van kosten liggen vast in het wettelijk kader (BBV) of de eigen Financiële verordening. Met deze nieuwe nota Activabeleid wordt de huidige praktijk vastgelegd en nader uitgelegd. De nota bevat geen nieuwe regels of beleidskeuzes, daarom zal er in de praktijk nagenoeg niets veranderen aan de huidige manier van werken. Doel is een transparant beleid op basis van objectieve grondslagen. De nota bevat uitleg over of verduidelijking van de manier waarop de gemeente de regels rondom activeren vanuit het geldende wettelijke kader (BBV) invult. De wijze van besluitvorming is vastgelegd in de Financiële verordening. In lijn daarmee wordt de nota geagendeerd voor bespreking in de commissie en ter vaststelling aan de raad voorgelegd.

Het college van burgemeester en wethouders Besluit 1. Het voorstel aan de raad vast te stellen. de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2021/204587

1/5

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: De nota Activabeleid 2021-2024 vast te stellen de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding In de Financiële Verordening is vastgelegd dat het college “periodiek nadere regels vastlegt over de waardering en afschrijving van activa stelt en deze ter kennisname voorlegt aan de raad”. De huidige nota Activabeleid is van januari 2017 en om die reden geactualiseerd. De meeste regels rondom het activeren van kosten liggen vast in het wettelijk kader (BBV) of de eigen Financiële verordening. Met deze nieuwe nota Activabeleid wordt de huidige praktijk vastgelegd en nader uitgelegd. De nota bevat geen nieuwe regels of beleidskeuzes, daarom zal er in de praktijk nagenoeg niets veranderen aan de huidige manier van werken. Doel is een transparant beleid op basis van objectieve grondslagen. De nota bevat uitleg over of verduidelijking van de manier waarop de gemeente de regels rondom activeren vanuit het geldende wettelijke kader (BBV) invult.

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: De nota Activabeleid 2021-2024 vast te stellen

3. Beoogd resultaat Met deze nieuwe nota Activabeleid wordt invulling gegeven aan de eis uit de Financiële Verordening dat periodiek wordt beschreven hoe om te gaan met waardering en afschrijving van activa. Doel is een transparant beleid op basis van objectieve grondslagen.

Kenmerk: 2021/204587

2/5

4. Argumenten 1. De nota sluit aan bij de landelijke regelgeving en bij de huidige praktijk in Zandvoort De nota bevat uitleg over of verduidelijking van de manier waarop de gemeente de regels rondom activeren vanuit het geldende wettelijke kader (BBV) invult. Er is gezien de ervaring met het huidige beleid één wijziging ten opzichte van de bestaande nota Activabeleid voor wat betreft het activeren van voorbereidings- en onderzoekskosten. Dit is al eerder door de raad besloten. Daarom zal er in de praktijk nagenoeg niets veranderen aan de huidige manier van werken. 2. Nota wordt voor wat betreft kosten van voorbereiding en onderzoek in lijn gebracht met eerder raadsbesluit De nieuwe nota activabeleid wijkt op één punt af van de vorige nota, waar het gaat om het activeren van kosten voor voorbereiding en ontwikkeling om te komen tot een investering. Deze afwijking is eerder in al door de raad besloten en wordt nu vastgelegd in deze nota. In de geldende nota activabeleid is opgenomen dat de kosten van voorbereiding en onderzoek van een investering niet worden geactiveerd. In het nieuwe beleid wordt besloten om de kosten van voorbereiding en onderzoek wel te activeren. In Zandvoort speelt dit met name bij de voorbereiding van vervangingen in de openbare ruimte voor een hele wijk in de vorm van zogeheten ‘masterplannen’. De raad heeft dit besluit al genomen in de Najaarsnota 2020.

3. Een werkbare ondergrens voor activeren Zandvoort hanteert een ondergrens voor activeren. Beneden dit bedrag worden uitgaven direct ten laste van de exploitatie geboekt. De ondergrens is € 50.000. 4. Uitgaven van verduurzaming gemeentelijk vastgoed worden geactiveerd en komen daardoor niet ineens ten laste van de exploitatie Uitgaven die leiden tot een significante kwaliteitsverbetering en/of een levensduurverlenging van een actief, en uitgaven om te voldoen aan wet- en regelgeving, moeten op grond van het BBV worden geactiveerd. Dit maakt dat kosten die worden gemaakt om te komen tot een besparing op onderhoudskosten of maatregelen op het vlak van duurzaamheid die besparing op energielasten als doel hebben (bijvoorbeeld isolatiemateriaal, dubbele beglazing, zonnepanelen) niet ineens ten laste van de exploitatie komen maar worden afgeschreven. 5. De kosten voor participatie en inspraak worden geactiveerd Het is van belang dat bij investeringen in het dorp er voldoende aandacht is voor participatie en inspraak. Het BBV biedt die mogelijkheid en daarom is als gedragslijn vastgelegd dat de kosten van participatie en inspraak en de kosten die horen bij de eigen (project)organisatie behoren tot de ‘bijkomende kosten’ die als onderdeel van de verkrijgingsprijs naar redelijkheid worden geactiveerd. 6.

Kosten van (zelf ontwikkelde) software worden geactiveerd Gelet op het gemeentelijk beleid is het relevant dat de kosten van (zelf ontwikkelde) software die gemeentelijk eigendom wordt, kunnen worden geactiveerd mits duidelijk kan worden vastgesteld

Kenmerk: 2021/204587

3/5

welke kosten aan de ontwikkeling van het activum zijn toe te rekenen. De nota bevat op dit punt extra uitleg en duiding van de regels in het BBV. Omdat de kosten voor software die geen eigendom wordt, niet mogen worden geactiveerd, is eerder al besloten een deel van het investeringsbudget hiervoor over te hevelen naar de exploitatie. Dit is bij de Programmabegroting 2021 geëffectueerd. 7. Restwaarde investeringen De nota regelt hoe om te gaan met restwaarden van investeringen. Investeringen worden afgeschreven tot restwaarde nihil, omdat vooraf vrijwel niet betrouwbaar is vast te stellen welke restwaarde zal bestaan aan het eind van de technische levensduur. Dit kan in de toekomst meer gaan spelen gelet op de inzet van de gemeenten om meer duurzaam en circulair te investeren. De inruilwaarde of opbrengst van materialen worden in eerste instantie aangewend voor het afboeken van de eventuele restant boekwaarde. Wanneer geen sprake is van een restant boekwaarde is het niet toegestaan om de inruilwaarde in mindering te brengen op de nieuwe investering. De nieuwe aanschaf moet immers volgens de wettelijke regels tegen verkrijgingsprijs gewaardeerd worden. De inruilwaarde dient als (incidentele) opbrengst in de Jaarrekening te worden verantwoord. 8.

Naast kredietoverschrijdingen worden ook dreigende tegenvallers in bijdragen van derden gemeld In de nota wordt ook benoemd dat in aanvulling op de bepalingen uit de Financiële verordening over dreigende kredietoverschrijdingen, de raad ook vooraf wordt geïnformeerd bij dreigende tegenvallers in bijdragen van derden in een investering. Daarbij gelden dezelfde grensbedragen als in de Financiële verordening voor de kredietoverschrijding zijn opgenomen. Een dergelijke bepaling hoort logischerwijs (ook) in de Financiële verordening, dit zal bij de eerstvolgende actualisatie van de verordening worden meegenomen. Het is niet nodig de verordening speciaal voor dit punt te actualiseren of aan te vullen. 9. Juiste verslaglegging gaat vóór begrotingsrechtmatigheid Het kan gebeuren dat uitgaven vooraf worden voorzien als kosten ten laste van de exploitatie, waarbij later blijkt dat de uitgaven toch de aard hebben van een investering. In dergelijke gevallen verschuift het budgetrecht van het college naar de raad. Uitgaven ten laste van de exploitatie mogen door het college worden gedaan, maar investeringen mogen niet eerder worden gedaan dan na kredietverlening door de raad. Wanneer tijdens het doen van uitgaven blijkt dat deze toch als investering moeten worden verantwoord, is strikt gezien sprake van uitgaven die nog niet door de raad zijn geautoriseerd.

In de regel wordt dit gemeld in de eerstvolgende Voor- of Najaarsnota, waarbij een besluitpunt wordt opgenomen voor kredietverlening door de raad. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat kredietverlening in een Voor- of Najaarsnota niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed als investering verantwoord en wordt expliciet in de Jaarrekening benoemd dat deze uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring vooraf van de gemeenteraad. In dit geval gaan een juiste verslaglegging (de kosten moeten verplicht worden geactiveerd) vóór begrotingsrechtmatigheid (investeringen mogen pas worden gedaan na goedkeuring van de raad).

Kenmerk: 2021/204587

4/5

Risico’s en kanttekeningen Doordat er feitelijk geen wijzigingen worden voorgesteld, zijn er geen risico’s aan dit voorstel verbonden. 1. Uitvoering Geen. 2.

Bijlagen -

Nota activabeleid 2021-2024

Kenmerk: 2021/204587

5/5