Raadsstuk- Implementatie Wet open overheid

Raadsstuk

Onderwerp Implementatie Wet open overheid Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2022/1127983 Bluijs, G.J. 6.1 Dienstverlening ID Brouwer, C.N.L. 023-5114676 sbrouwer@haarlem.nl Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De in de Wob genoemde inspanningsverplichting voor actieve openbaarmaking van overheidsinformatie blijft, maar in de Woo is deze inspanningsverplichting deels een expliciete verplichting geworden, doordat documenten uit elf informatiecategorieën binnen 14 dagen na vaststelling actief openbaar moeten worden gemaakt. Een Wooverzoek (voorheen Wob-verzoek) moet nog steeds binnen vier weken worden afgehandeld, maar de mogelijkheid voor verdaging is teruggebracht van vier weken naar twee weken. Het coalitieprogramma geeft aan dat een transparante overheid belangrijk is. Dit uitgangspunt sluit mooi aan bij de Wet open overheid. De ambitie is echter hoger dan de Woo expliciet voorschrijft. Er is daarom een impactanalyse1 uitgevoerd om inzichtelijk te maken wat er dient te gebeuren om alle informatie in het kader van de Woo binnen de geldende termijnen actief openbaar te maken en ervoor te zorgen dat het aantal Woo-verzoeken afneemt en de resterende Woo-verzoeken op tijd afgehandeld worden.

Hierbij is 2026 als deadline genomen, omdat dan ook het landelijke platform PLOOI (Platform voor openbare overheidsinformatie) gereed is waarop verplicht moet worden aangesloten voor de actieve openbaarmaking van informatie uit de elf informatiecategorieën. In de tussentijd wordt voldaan aan de inspanningsverplichting om zoveel mogelijk informatie actief openbaar te maken. De belangrijkste conclusie van de impactanalyse is, dat de informatiehuishouding op dit moment onvoldoende op orde is om dit hoge ambitieniveau waar te maken. Er is structureel meer gespecialiseerde capaciteit nodig voor het onderhouden van

1

Zie bijlage voor het rapport ‘Woo impactanalyse: Open, tenzij’

Kenmerk: 2022/1127983

1/7

een goede informatie infrastructuur, het adviseren van de organisatie, het herijken van beleid en het toezicht houden op de toegankelijkheid van informatie. En er moet meer en beter worden geautomatiseerd. De verwachting is dat deze hogere ambitie budgetneutraal - dus binnen de begroting – kan worden gerealiseerd.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 20 september 2022

Het hoge ambitieniveau en de strategie om daar te komen worden ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. De commissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. In te stemmen met het ambitieniveau ‘alles open, tenzij’ in 2026 voor openbare overheidsinformatie; 2. De bijdrage over 2022 die van het Rijk is ontvangen inzake de WOO voor € 46.000 toe te voegen aan de algemene reserve om in 2023 in te zetten ter dekking van de kosten van de implementatie van de WOO met de ambitie als in beslispunt 1 beschreven. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo heeft net als de Wob het hoofddoel openbaarheid van overheidsinformatie, waarmee het belang voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en de economische ontwikkeling wordt gediend. De intentie is dat bestuursorganen er alles aan doen

Kenmerk: 2022/1127983

2/7

zo open en transparant als mogelijk te zijn. Deze inspanningsverplichting tot het zoveel mogelijk uit eigen beweging openbaar maken van informatie is deels een expliciete verplichting geworden. In de Woo worden namelijk 11 informatiecategorieën genoemd, waarvan documenten in fases actief openbaar moeten worden gemaakt. Daarnaast blijft het voor de burger mogelijk een informatieverzoek in te dienen voor informatie die nog niet actief openbaar is gemaakt; het Wobverzoek heet voortaan een Woo-verzoek. De afhandelingstermijn van een Woo-verzoek blijft vier weken, maar kan bij een omvangrijk of complex verzoek met maximaal twee weken worden verlengd (in plaats van vier weken onder de Wob). In het coalitieprogramma 2022-2026 is aangegeven, dat “een transparante overheid belangrijk is. Daarom wordt er in lijn met de nieuwe Wet open overheid (Woo) voor gezorgd dat informatie openbaar en goed vindbaar is. Voorbeelden zijn collegebesluiten met achterliggende documenten en verleende vergunningen.

In het uiterste geval wordt geheimhouding opgelegd, maar op zo min mogelijk (delen van) documenten en dan voor een zo kort mogelijke tijd.” Er is een impactanalyse uitgevoerd om inzichtelijk te maken wat ervoor nodig is om alle informatie in het kader van de Woo – rekening houdend met de uitzonderingen – binnen de geldende termijnen actief openbaar te maken en ervoor te zorgen dat het aantal Woo-verzoeken afneemt en de resterende Woo-verzoeken op tijd afgehandeld worden. Hierbij is 2026 als deadline genomen, omdat dan ook het landelijke platform PLOOI (Platform voor openbare overheidsinformatie) gereed is waarop verplicht moet worden aangesloten voor de actieve openbaarmaking van informatie uit de elf informatiecategorieën. In de tussentijd wordt voldaan aan de inspanningsverplichting om zoveel mogelijk informatie actief openbaar te maken. De Wob-verzoeken die in de afgelopen jaren zijn ingediend leren dat, naast de documenten die actief worden geopenbaard, indieners van informatieverzoeken vooral geïnteresseerd zijn in onderliggende correspondentie en andere stukken zoals (onderzoeks)rapporten, tekeningen, inzicht in de plannen en beleid. De term correspondentie betreft niet alleen brieven of andere documenten, maar ook emails, chats, sms’jes die in het kader van het dossier zijn gestuurd en ontvangen. Het gaat dus om verschillende typen zgn. ‘informatieobjecten’.

Deze term wordt in deze notitie gebruikt om alle type informatie te duiden die wordt gemaakt in de zaak, het beleid, het project of een interessant onderwerp. De belangrijkste conclusie uit de impactanalyse is, dat onze informatiehuishouding flink moet worden aangepakt om ‘open, tenzij’ waar te maken. Er is structureel meer gespecialiseerde capaciteit nodig voor het onderhouden van een goede informatie infrastructuur, het adviseren van de organisatie, het herijken van beleid en het toezicht houden op de toegankelijkheid van informatie. En er moet meer en vooral eigentijdser worden geautomatiseerd. Dit vraagt de komende jaren een extra investering bovenop de rijksbijdrage. Deze investeringen passen in het Investeringsplan (post digitale transformatie begroting gemeente Haarlem) waardoor de ambitie budgetneutraal worden gerealiseerd.

Kenmerk: 2022/1127983

3/7

Het hoge ambitieniveau en de strategie om daar te komen worden ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. In te stemmen met de ambitie ‘alles open, tenzij’ in 2026 voor openbare overheidsinformatie; 2. De bijdrage over 2022 die van het Rijk is ontvangen inzake de WOO voor € 46.000 toe te voegen aan de algemene reserve om in 2023 in te zetten ter dekking van de kosten van de implementatie van de WOO met de ambitie als in beslispunt 1 beschreven. 3. Beoogd resultaat De gemeente voldoet aan de verplichtingen van de Woo, maar maakt uit eigen beweging ook alle informatieobjecten actief openbaar over zaken, over beleid en over projecten of onderwerpen waarvan kan worden verondersteld of waarvan is gebleken, dat de samenleving hier interesse in heeft, mits hiermee een redelijk belang wordt gediend en dit zonder onevenredige inspanning of kosten mogelijk is (artikel 3.1 Woo) en mits het geen uitzonderingen betreft (artikel 5.1 en 5.2 van de Woo), zodat we zo open en transparant als mogelijk zijn en de noodzaak voor een Woo-verzoek tot een minimum kan worden beperkt. 4.

Argumenten Een ieder kan eenvoudig de door hem gewenste overheidsinformatie vinden Aansluiting op het landelijke Platform Openbare Overheidsinformatie (PLOOI) is een verplichting, maar tevens een goede ontwikkeling omdat het aantal websites waarop overheidsinformatie wordt gepubliceerd teruggebracht wordt naar één. Daarbij kan worden gekozen tussen een handmatige of een geautomatiseerde overbrenging van informatieobjecten van onze systemen naar het centrale platform. Dat laatste geniet de voorkeur, omdat het handmatig uploaden van alle informatieobjecten zeer tijdrovend werk is, dat ten koste gaat van de uitvoering van de kerntaken. Dit vraagt echter wel om extra een investering kant, omdat aanpassingen in en vervanging van diverse systemen noodzakelijk zijn. Daarnaast is het goed informeren van de samenleving via een communicatiecampagne over waar een ieder welke informatie kan vinden belangrijk. Als men weet waar men moet zijn, kan 24/7 via internet naar de juiste locatie worden gegaan en de informatie worden gevonden die wordt gezocht. Mocht men de gezocht informatie alsnog niet vinden, is de – verplichte – Woo-contactpersoon tijdens kantooruren bereikbaar om een ieder verder wegwijs te maken. De Woo-contactpersoon is daarmee ook een monitor voor de vindbaarheid van informatie en kan in voorkomende gevallen voor verbetering van de vindbaarheid zorgen.

Kenmerk: 2022/1127983

4/7

De informatiehuishouding wordt op orde gebracht en op orde gehouden De digitale informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van informatieobjecten binnen een organisatie. Het is essentieel dat de informatiehuishouding van de organisatie adequaat en professioneel is ingericht. Als dit het geval is, is informatie op het juiste moment in een bepaald werkproces, voor de juiste functionaris, in de juiste vorm beschikbaar én kan het op het juiste moment openbaar worden gemaakt. De informatiehuishouding van de gemeente voldoet niet aan de vereisten. Informatieobjecten worden vaak verspreid over verschillende locaties opgeslagen en niet in het centrale zgn. zaaksysteem, waardoor actieve openbaarmaking van alle informatieobjecten behorende tot de zaak, het beleid, het project of een interessant onderwerp zeer lastig te realiseren is. Bovendien moet het huidige zaaksysteem worden vervangen. Dit probleem betreft enerzijds systemen en systeemkoppelingen, maar anderzijds ook vooral een andere manier van werken en gedragsverandering. Beleid moet worden herzien en er is structureel uitbreiding nodig van specialistische capaciteit voor het onderhouden van een goede informatie infrastructuur, het adviseren van de organisatie en het toezicht houden op de toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie.

Een ieder die werkt voor de gemeente is zich bewuster van openbaarheid van overheidsinformatie Systemen en het juiste gebruik ervan is een ding, maar het is ten minste zo belangrijk, dat iedereen werkzaam voor de gemeente zich bewust is van het feit, dat alle communicatie rondom een zaak, het beleid, het project of een interessant onderwerp openbare informatie kan betreffen. Iedereen is verantwoordelijk voor de juistheid, toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie. Naast verbetering van de ICT voorzieningen, wil het college daarom inzetten op een bewustwordingstraject waarbij de verschillende doelgroepen via trainingen, lezingen en games worden meegenomen in nut en noodzaak van openbaarheid en in wat er nodig is om maximale transparantie te betrachten. Voor een blijvende impact en ondersteuning is een programmaorganisatie Open Overheid nodig waarin verschillende expertises zijn vertegenwoordigd. Het programma wordt aangestuurd door een programmadirecteur, geleid door een programmamanager en inhoudelijk ondersteund door een coördinator die open overheid als specialisatie heeft. Gezamenlijk wordt bepaald hoe open overheid verder kan worden gebracht, waarbij naast de Woo ook andere relevante wetgeving, richtlijnen en protocollen2 meegenomen worden.

We halen de termijnen voor openbaarmaking Het op orde brengen van onze digitale huishouding is een flinke opgave en vergt een lange adem. Systemen zijn niet van de ene op de andere dag aangepast of vervangen. In de tussentijd verplicht de Woo ons wel om een veelvoud van de informatieobjecten die we nu openbaar maken, binnen de 2

Wet Elektronische publicaties, de Wet digitale toegankelijkheid, de Wet modernisering Elektronisch Berichtenverkeer, Wet hergebruik overheidsinformatie, AVG, geheimhoudingsprotocol

Kenmerk: 2022/1127983

5/7

daarvoor geldende termijnen (kan verschillen afhankelijk van de informatiecategorie) actief openbaar te maken. Bovendien richten wij ons op ‘open, tenzij’ en dat betekent nóg meer informatie die actief openbaar gemaakt moet worden. Termijnen kunnen alleen worden gehaald als we hulpmiddelen zoals anonimiseringssoftware, publicatiecomponenten en een zoekmachine aanschaffen. Anonimiseringssoftware versnelt het proces van weglakken van vertrouwelijke informatie dat voorafgaand aan openbaarmaking in veel gevallen moet gebeuren. Een publicatiecomponent zorgt dat de informatieobjecten (na anonimisering) automatisch naar het juiste publicatiekanaal worden doorgegeven in het juiste formaat. Een geavanceerde zoekmachine (‘enterprise search tool’) zoekt over systemen en documentverzamelingen heen naar relevante informatieobjecten van de zaak, het beleid, het project of een interessant onderwerp. Met dit voorstel kan worden ingezet op de ambitie ‘open, tenzij’ De volledige rijksbijdrage die voor de implementatie van de Woo wordt ontvangen is nodig als wij de ambitie waar willen maken. Voorstel is daarom het restant van het door het Rijk verkregen middelen over 2022 van zowel Haarlem als Zandvoort over te hevelen naar 2023. Als dat in beide gemeenten (ieder voor zijn aandeel) wordt besloten, is de prognose dat de ambities budgetneutraal kunnen worden gerealiseerd. 5.

Risico’s en kanttekeningen De krapte op de arbeidsmarkt kan in de weg staan van de beoogde planning Uit de impactanalyse blijkt dat wij een deel van de benodigde expertise niet in huis hebben. De krapte op de arbeidsmarkt maakt het zeer waarschijnlijk dat inhuur of aantrekken van extra mensen langer kan duren dan wenselijk, waardoor de planning moet verschuiven. Kerntaken komen onder druk te staan De organisatie heeft te kampen met een hoge werkdruk bij de uitvoering van haar kerntaken. Dit is mede te wijten aan de genoemde krapte op de arbeidsmarkt. Daarnaast zijn de gemeenten voor veel nieuwe taken verantwoordelijk. Wanneer daar extra werk bij komt vanwege de inzet bij het realiseren van het hoge ambitieniveau voor de Woo, leidt dit in voorkomende gevallen tot uitval, waardoor de uitvoering van de kerntaken nog meer onder druk komt te staan. Automatisering lost de toename in werklast niet op De hoeveelheid werk neemt naar verwachting meer toe dan bijvoorbeeld met anonimiseringssoftware kan worden bespaard. Het kan zijn dat extra handen nodig zijn, die de controle en validatie van geanonimiseerde informatieobjecten voor hun rekening nemen. Ontwikkelingen digitalisering vraagt om flexibiliteit en wendbaarheid De digitale transformatie leidt tot een betere dienstverlening, maar de ontwikkelingen gaan soms sneller dan wij kunnen bijhouden.

Juist bij een langlopend traject als de implementatie van de Woo is het waarschijnlijk dat tussentijds de plannen voor de informatievoorziening moeten worden

Kenmerk: 2022/1127983

6/7

bijgesteld. Dat maakt het ook lastig om te voorspellen welke investeringen de komende jaren nodig zijn. 6. Uitvoering Op het moment dat het ambitieniveau ‘open, tenzij’ akkoord is en aanvullend budget is verleend, wordt de programmaorganisatie voor Open Overheid opgezet en de te nemen stappen uitgewerkt in een programmaplan. Het programma kent de volgende onderdelen: de samenleving, de gemeentelijke organisatie, de processen en de systemen. De programmamanager legt verantwoording af aan het college over de uitvoering van het programmaplan en het college informeert de raad indien nodig bij afwijkingen via de reguliere P&C cyclus. Er vindt elk jaar een evaluatie plaats, zodat de plannen op tijd kunnen worden bijgesteld indien onvoorziene ontwikkelingen ons daartoe dwingen. In het laatste kwartaal van 2022 wordt gestart met het bewustwordingstraject en de communicatiecampagne. Voor het bewustwordingstraject wordt aangesloten bij de organisatieontwikkeling die ‘Open’ als een van de kernwaarden heeft. Voor de interne en externe communicatie zijn alvast doelgroepen onderscheiden en mogelijke tools beschreven. In het programmaplan wordt duidelijk welke communicatietools voor wie en wanneer worden ingezet. De voorbereidingen voor de aanschaf van de anonimiseringssoftware zijn in volle gang.

De verwachting is dat eind van dit jaar een applicatie is aangeschaft of een dienst wordt afgenomen, die ondersteuning biedt bij het ‘weglakken’ van vertrouwelijke of privacygevoelige informatie. In 2023 start de marktverkenning voor de benodigde publicatiecomponent en de geavanceerde zoekmachine. 7. Bijlage 20220825 Rapport Impactanalyse Woo: ‘Open, tenzij’

Kenmerk: 2022/1127983

7/7