Raadsstuk - Financien project formule 1 (gewijzigd 16 februari 2021)

Raadsstuk

Onderwerp Financiën project Formule 1 2021 Nummer 2021/1245329 Portefeuillehouder Haeften, R. van Programma/beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur Afdeling PG Auteur Sweering, K. Telefoonnummer 023-5115746 Email ksweering@haarlem.nl De bestemmingsreserve Formule 1 is beschikbaar voor de jaren 2019-2022. Het is Kernboodschap een raadsbevoegdheid om het budget over de jaren te verschuiven. Op dit moment is inzichtelijk welke kosten er in 2020 zijn uitgegeven. Omdat de gemeente voor het evenement van september 2021 pas in januari 2021 het projectteam opschaalt, is er minder budget uitgegeven in 2020 (zoals ook opgenomen in de Najaarsnota en Decemberrapportage). Daarnaast is een deel van de kosten gedekt uit het Coronafonds. Ook is intussen (beter) inzichtelijk welke voorbereidingskosten nodig zijn voor het evenement in september 2021 zelf. Dit blijft een inschatting op basis van ervaringen in 2019/2020 en het uitgangspunt om de opgestelde plannen uit 2020 zoveel mogelijk als vertrekpunt te hanteren. Voorlopig gaat de gemeente uit van een Formule 1 evenement in mei 2022 en mei 2023. Het evenement omvat telkens twee boekjaren. In 2021 moet er daarom ook al rekening worden gehouden met de voorbereidingskosten voor mei 2022. De verschuivingen vinden plaats binnen het beschikbare budget van de bestemmingsreserve van € 4,1 miljoen.

In de Voorjaarsnota komt het college met het meerjareninzicht en een voorstel voor de begrote kosten en dekking voor de periode 2021-2023. Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

De commissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over de voorgestelde besluiten en de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. - Raadsbesluit 26 maart 2019/142619 - Raadsbesluit 29 oktober 2019/804098 - Najaarsnota 2020 22 september 2020 (Project F1)

Kenmerk: 2021/1245329

1/6

Besluit College d.d. 12 januari 2021

Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. Akkoord te gaan met de in te zetten interne en externe capaciteit voor het project Formule 1 in 2021; 2. Het voorstel aan de raad vast te stellen. de secretaris,

Besluit Raad d.d. 16 februari 2021

de burgemeester,

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. In te stemmen met een extra onttrekking van € 430.000 ten laste van de SIA voor de gemeentelijke inzet en bijdrage in 2021. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding De voorbereidingen voor het Formule 1 evenement van 3 tot en met 5 september 2021 zijn in januari gestart. De voorbereidingskosten voor interne en externe capaciteit en deskundigheid worden gefinancierd uit de bestemmingsreserve Formule 1. De dekking van deze bestemmingsreserve wordt gevonden in onder andere de ophoging van de toeristen- en forensenbelasting (deze is in 2020 doorgevoerd) en opbrengsten als precario en huurinkomsten. Door het afgelasten van het evenement in 2020 en het in 2019 onderschatten van de ambtelijke inzet horende bij de gemeentelijke taak en verantwoordelijkheid bij een dergelijk omvangrijk evenement en side-events, is (ondanks de dekking van kosten uit het Coronafonds) sprake van hogere kosten dan eerder voorzien. Het college verkent op dit moment de mogelijkheden om de kosten te dekken, en komt in de Voorjaarsnota met een integraal en meerjarig beeld van de kosten en dekking. Inclusief het gevraagde besluit om de bestemmingsreserve Formule 1 beschikbaar te stellen tot en met 2023 (de tijdsperiode van het 3-jarige evenement is verplaatst van 2020-2022 naar 2021-2023). Vooruitlopend daarop wordt voorgesteld om binnen het beschikbare SIA budget van € 4,1 miljoen het geld over enkele jaren te verschuiven.

Omdat het budget niet als projectbudget is gelabeld in de begroting, maar als bestemmingsreserve, is bij jaarverschuivingen besluitvorming door de gemeenteraad nodig. In 2020 is er minder aan de reserve SIA onttrokken dan eerder voorzien. Het

Kenmerk: 2021/1245329

2/6

overgebleven budget van 2020 (circa € 170.000, het bedrag is pas definitief op basis van de jaarrekening) willen wij doorschuiven naar 2021, dit was ook bedoeld voor de voorbereidingen voor het evenement in 2021. Op dit moment is voor het jaar 2021 een budget van € 578.000 opgenomen. Voor de voorbereidingen voor september 2021 is een aanvullend budget nodig van € 520.000 en voor de voorbereidingskosten voor mei 2022 worden de kosten in 2021 vooralsnog ingeschat op circa € 200.000. De precieze datum voor 2022 is pas in het najaar van 2021 bekend, dus gelijk aan vorig jaar zullen wij in de begroting alvast rekening houden met het opgeschaald houden van het projectteam. Als het projectteam pas in 2022 wordt opgeschaald (wanneer het evenement ook in 2022 in september is), dan wordt dit geld pas in 2022 uitgegeven. Voor het jaar 2021 staan daar in ieder geval als dekkingsbronnen de extra inkomsten uit de ophoging van de toeristen- en forensenbelasting en de huur/precario van de Dutch Grand Prix organisatie tegenover. Op dit moment is nog onduidelijk of de eerder verwachte bijdrage van ondernemend Zandvoort haalbaar is als gevolg van de economische impact van de coronacrisis. Voor Zandvoort als totaal is uit een studie in 2018 reeds naar voren gekomen dat er sprake is van een grote economische impact van €28 miljoen.

In 2020 heeft bijvoorbeeld het Circuitpark geld besteedt in de regio ten behoeve van de verbouwing. In 2021-2023 wordt er naast bestedingen van bezoekers geld besteed door DGP bij de organisatie van het evenement, zij maken gebruik van lokale en regionale leveranciers en mogelijkheden. Ook kansen voor Zandvoort met diverse mogelijke spin-offs, imago impact en mogelijke nieuwe investeringen werden in het rapport benoemd. De komende jaren zal het college eenzelfde methodiek toepassen om te bepalen hoe deze economische impact en het vliegwiel van het evenement in de praktijk vorm krijgt. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. In te stemmen met een extra onttrekking van € 888.000 ten laste van de SIA voor de gemeentelijke inzet en bijdrage in 2021. 3. Beoogd resultaat Het projectbudget Formule 1 naar aanleiding van de financiële afsluiting 2020 en de ingeschatte voorbereidingskosten voor interne en externe capaciteit en deskundigheid voor 2021 aan te passen zodat de activiteiten en bijbehorende budgetten op voldoende niveau blijven om de gemeentelijke inzet en verantwoordelijkheid te waarborgen. 4. Argumenten Aan het begin van het traject voor de Formule 1 is een inschatting gemaakt van de kosten die de gemeente moet maken om het evenement te faciliteren.

Dat heeft geleid tot het toekennen van een budget uit het SIA van totaal € 4,1 miljoen (bestemmingsreserve Formule 1). In 2019 en 2020 is daarvan ca. € 1,5 miljoen uitgegeven (exclusief de kosten die gefinancierd zijn ten laste van het Coronafonds).

Kenmerk: 2021/1245329

3/6

In 2019 bleek dat het hosten van een groot evenement met internationale allure veel vraagt van een gemeentelijke organisatie die daar geen ervaring mee heeft. Gaandeweg de voorbereidingen is onderkend dat externe expertise op het gebied van grootschalige evenement nodig was, expertise buiten de ambtelijke organisatie (bijvoorbeeld de omgevingsmanager en de deelprojectleider evenementenvergunningen). De gemeente Zandvoort had daarnaast de verwachting dat er vooral voor de eerste editie extra capaciteit nodig is en het hosten van het evenement in de jaren daarna ‘business as usual’ is. De editie in 2020 is door de coronacrisis natuurlijk anders verlopen, maar daarnaast is duidelijk geworden dat dat de gemeentelijke organisatie van dit evenement niet volledig door de reguliere organisatie kan plaatsvinden. Het is te groot, te complex, heeft enorm veel mediaaandacht, bestuurlijke exposure, imagorisico’s (en imagokansen) voor Zandvoort etc. Ook is er na één evenement ervaring met één scenario. Een jaar daarna kunnen de omstandigheden (bijvoorbeeld het weer, aanwezigheid wel/geen internationale fans, weinig/veel overnachtingen en activiteiten in het dorp, inhoudelijk programma, aantal bezoeken, mede gekoppeld aan deelname Max Verstappen) anders zijn. De gemeente zal gedurende een periode van enkele jaren lering moeten trekken uit het Formule 1 evenement.

Voor 2021 (Formule 1 evenement 3-5 september) ziet de kostenraming er als volgt uit: - € 200.000 Bijdrage Mobiliteit (afgesproken bijdrage aan DGP voor het mobiliteitsplan en bijdrage aan NS en Prorail voor out-of-pocket kosten voor de frequentieverhoging van de treinbediening naar 10-12 treinen per uur van/naar Zandvoort) - € 100.000 Bijdrage aan de Stichting Side-events - € 60.000 voor Citymarketing, de aankleding van Zandvoort en het beschikbaar stellen van toolkits voor ondernemers - € 818.000 voor interne en externe personele capaciteit en deskundigheid ten behoeve van mobiliteit, veiligheid, side-events, (omgevings)vergunningen, communicatie, omgevingsmanagement en juridische zaken, inclusief het procesmanagement, operationele betrokkenheid op het grondgebied van de gemeente (bijv. plaatsing verkeershekken en een tijdelijk parkeerregime/doorlaatbewijzen) en de bezetting tijdens het evenement zelf met bemensing van het zgn. veiligheidsoverleg en handhaving. Van deze kosten is ca. € 300.000 interne ambtelijke inzet en ca. € 500.000 externe inhuur voor capaciteit en deskundigheid met evenementen van deze omvang. In de Najaarsnota is toegelicht hoe de verdeling intern en extern ligt. Voor 2021 zijn er diverse verschuivingen om de interne ambtelijke organisatie te versterken en kennis te borgen.

De externe inhuur bestaat nog uit de omgevingsmanager, de deelprojectleiders voor veiligheid en vergunningen (deels) en de communicatieadviseur. Daarnaast wordt externe expertise ingehuurd op het gebied van juridische zaken en mobiliteit. Interne kosten betreffen onder andere de procesmanager, de projectsecretaris, deelprojectleider vergunningen (deels), deelprojectleider side-events, Omgevingsdienst IJmond, managementondersteuning, diverse beoordelaars van de evenementenvergunningen, de

Kenmerk: 2021/1245329

4/6

-

operationele begeleiding en toezicht en handhaving (niet allen uit het projectbudget, maar deels ook uit de reguliere begroting van de gemeente). € 50.000 voor monitoring en evaluatie € 40.000 onvoorzien (ca. 5%)

Het gaat om een totaalbedrag van € 1.268.000, waarvan € 300.000 als bijdrage aan mobiliteit en side-events en € 968.000 extra organisatiekosten. Voor het jaar 2021 staan daar in ieder geval als dekkingsbronnen de extra inkomsten uit de ophoging van de toeristen- en forensenbelasting (€ 1.000.000) en de huur/precario van de Dutch Grand Prix organisatie (€100.000) tegenover. Vanuit de leges wordt deels ook de inzet van de reguliere organisatie gefinancierd. Per saldo is er dan een bijdrage van € 168.000 noodzakelijk vanuit de reserve SIA (€ 1.268.000 minus € 1.100.000). In de Programmabegroting 2021-2025 is een toevoeging geraamd van € 720.000 vanuit het project F1 in 2021. Deze geraamde toevoeging van €720.000 wordt met dit raadsbesluit gecorrigeerd en aanvullend wordt de benodigde onttrekking van € 168.000 geraamd. Totaal € 888.000 wordt er in 2021 dan met dit raadsbesluit onttrokken aan de reserve SIA 5. Risico’s en kanttekeningen In de loop van 2021 komen mogelijk in de uitvoeringsfase nog onvoorziene kosten voor de gemeente naar voren. Het is nog steeds de eerste keer dat het evenement plaatsvindt in Zandvoort.

Een voorbeeld: De gemeente is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid en er komen mogelijk onvoorziene kostenposten naar voren die redelijkerwijs niet neergelegd kunnen worden bij de organisator van het evenement (bijvoorbeeld de plaatsing van extra camera’s in Zandvoort). Wanneer de gemeenteraad in februari niet akkoord gaat met de verschuivingen van het SIA-budget, zijn de projectkosten voor 2021 (waaronder de opschaling van het projectteam Formule 1) niet volledig meer gedekt. Er zal dan aanvullende dekking voor 2021 moeten worden gevonden. De financiële afspraken met DPG moeten (binnenkort) nog worden ondertekend. In bovenstaande is rekening gehouden met de concept-afspraken tot dusver, waarbij de gemeente een jaarlijkse bijdrage levert aan DGP van € 125.000 voor het mobiliteitsplan en DGP aan de gemeente € 100.000 betaalt voor de huur/precario van de parkeerplaatsen en benodigde ruimte in Zandvoort. Het projectteam houdt zich ook bezig met het afhandelen van WOB-verzoeken. Naarmate het raceweekend nadert leert de ervaring van 2019 en 2020 dat er meerdere WOB-verzoeken worden ingediend. De afhandeling hiervan kost veel ambtelijke capaciteit.

Kenmerk: 2021/1245329

5/6

6. Uitvoering Indien de Raad positief besluit kan de voorbereidings- en uitvoeringsfase van het project de komende maanden worden voortgezet om te waarborgen dat de publiekrechtelijke taken van onze gemeente tijdig en juist worden uitgevoerd. 7. Bijlagen Bijlage 1 Financieel overzicht project Formule 1 voor 2020-2021 Bijlage 2 Overzicht interne en externe capaciteit projectteam Formule 1

Kenmerk: 2021/1245329

6/6