Raadsstuk Financiën project Formule 1 2021-2023

Raadsstuk

Onderwerp Financiën project Formule 1 2021-2023 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

Besluit College d.d. (wordt ingevuld door BC)

2021/179489 Haeften, R. van 4.2 Economie, toerisme en cultuur PG Sweering, K. / Poel, G.J. van der 023-5115746 ksweering@haarlem.nl In de raadsvergadering van 21 februari 2021, heeft de raad ingestemd met een onttrekking van€ 430.000, aan de reserve SIA voor de gemeentelijke inzet en bijdrage in 2021 aan het project Terugkeer Formule 1. Deze aanvraag met betrekking tot jaarschijf 2021 past binnen het beschikbare budget van € 4,1 miljoen. In dezelfde vergadering is de raad toegezegd een bijgewerkt financieel overzicht te verstrekken voor 2021 en de jaren daarna, met daarin een gedegen inschatting van de te maken kosten, in relatie tot het budget en eventuele aanvullende dekking. Op verzoek van de Raad heeft een extern bureau een onderzoek gedaan naar de ambtelijke inzet op het project F1 in 2019 en 2020. Dat onderzoek geeft aan dat in vergelijking met soortgelijke projecten elders in het land, de ambtelijke inzet bij de F1 als reëel kan worden gezien. De voorbereidingskosten in Zandvoort staan sec gezien in verhouding tot andere benchmark-evenementen. De commissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over de voorgestelde besluiten en de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering - Raadsbesluit 16 februari 2021/1245329 - Raadsbesluit 26 maart 2019/142619 - Raadsbesluit 29 oktober 2019/804098 - Najaarsnota 2020 22 september 2020 (Project F1) 1.

het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Kenmerk: 2021/179489

de burgemeester,

1/8

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Kennis te nemen van het resultaat van het onderzoek naar de ambtelijke inzet en kosten in de periode 2019 en 2020 door het bureau Respons; 2. In te stemmen met budget van € 4.848.000 voor gemeentelijke kosten ten behoeve van het project F1 in de periode 2019 tot en met 2023; 3. In te stemmen met een onttrekking uit de Reserve SIA van € 988.000 ter dekking van het verschil tussen de projectkosten van € 4.848.000 en de projectbaten van € 3.860.000 en deze onttrekking als volgt te verdelen: € 200.000 in 2021, € 200.000 in 2022 en € 588.000 in 2023; 4. In te stemmen met het corrigeren van de in 2021 begrote toevoeging van € 720.000 aan de reserve SIA, met het corrigeren van de in februari 2021 door de Raad besloten onttrekking van € 430.000 aan de reserve SIA, en met het toevoegen van € 127.000 in 2021 aan de reserve SIA op basis van de huidige financiële stand.

de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding In de raadsvergadering van 21 februari 2021, heeft de raad ingestemd met een onttrekking van een voorlopig budget van € 430.000, voor de gemeentelijke inzet en bijdrage in 2021 aan het project Terugkeer Formule 1, ten laste van de SIA. De raad is in deze vergadering beloofd op een later moment een bijgewerkt financieel overzicht te verstrekken voor 2021 en de jaren daarna, met daarin een gedegen inschatting van de te maken kosten, in relatie tot het budget en eventuele aanvullende dekking. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor:

1. Kennis te nemen van het resultaat van het onderzoek naar de ambtelijke inzet en kosten in de periode 2019 en 2020 door het bureau Respons;

Kenmerk: 2021/179489

2/8

2. In te stemmen met budget van € 4.848.000 voor gemeentelijke kosten ten behoeve van het project F1 in de periode 2019 tot en met 2023; 3. In te stemmen met een onttrekking uit de Reserve SIA van € 988.000 ter dekking van het verschil tussen de projectkosten van € 4.848.000 en de projectbaten van € 3.860.000 en deze onttrekking als volgt te verdelen: € 200.000 in 2021, € 200.000 in 2022 en € 588.000 in 2023; 4. In te stemmen met het corrigeren van de in 2021 begrote toevoeging van € 720.000 aan de reserve SIA, met het corrigeren van de in februari 2021 door de Raad besloten onttrekking van € 430.000 aan de reserve SIA, en met het toevoegen van € 127.000 in 2021 aan de reserve SIA op basis van de huidige financiële stand. 3. Beoogd resultaat Het projectbudget Formule 1 naar aanleiding van de ingeschatte voorbereidingskosten voor interne en externe capaciteit en deskundigheid voor 2021 aan te passen, zodat de activiteiten en bijbehorende budgetten op voldoende niveau blijven om de gemeentelijke inzet en verantwoordelijkheid te waarborgen. De stijging van de totale kosten, over de totale projectduur, zal door middel van de voorgestelde maatregelen worden gedekt. 4. Argumenten Budget Tijdens de discussie over het budget werd duidelijk dat er verwarring bestaat over het beschikbare budget voor het project.

Op 26 maart 2019 heeft de raad een bedrag van € 4.150.000 beschikbaar gesteld voor het project ‘Terugkeer Formule 1’ (in feite een kortdurende ‘lening’ van enkele jaren uit de SIA, omdat de dekking in de evenementjaren wordt terugbetaald vanuit verschillende dekkingsbronnen). In oktober 2019 heeft er een actualisatie van de kosten plaatsgevonden. Op basis van de informatie op dat moment was de inschatting dat de kosten lager konden uitvallen. In het raadsbesluit van oktober 2019, is de raad gevraagd ‘kennis te nemen van deze financiële actualisatie’. In dat zelfde raadsbesluit wordt onder Risico’s en kanttekeningen gewezen op het feit dat de budgetten ook op dat moment nog zijn gebaseerd op inschattingen en dat de werkelijke capaciteitsinzet zou ‘… kunnen leiden tot een verhoging van het projectbudget voor 2021 en 2022. …’ In beslispunt 4 is dan ook opgenomen ‘…het resultaat van deze evaluatie gebruiken voor (eventuele) inhoudelijke en financiële aanpassingen in het projectbudget ten behoeve van de volgende edities F1. …’ Bij het kennisnemen van de lagere kosteninschatting in oktober 2019 is dus al een voorschot genomen op het eventueel weer ophogen van de kosten (tot het oorspronkelijke budget). Mede hierdoor is het beschikbare budget vanuit de SIA toentertijd niet aangepast naar de lagere inschatting.

Kenmerk: 2021/179489

3/8

Efficiency slag, door ervaring minder inzet en kosten In de versie van het kostenoverzicht dat als bijlage bij dit besluit is toegevoegd, wordt uit gegaan van een reële inschatting van de ambtelijke kosten. Het totale benodigde budget (gemeentelijke bijdragen aan hoofd- en side events en de kosten inzake ambtelijke capaciteit, facilitaire voorzieningen en onvoorzien) wordt voor 2019-2023 ingeschat op € 4.848.000 (exclusief de kosten in 2020 ten laste van het Coronafonds). De kosten voor de ambtelijke capaciteit dalen in de komende jaren door het lerend vermogen van de organisatie (het wiel hoeft niet opnieuw te worden uitgevonden). Door de ervaring van het eerste jaar, kunnen dezelfde werkzaamheden in de daarop volgende jaren in een korter tijdsbestek worden gerealiseerd, of door minder mensen; een effect dat in de komende jaren nog iets zal toenemen. Duidelijk is dat het hosten van dit grote evenement met internationale allure veel vraagt van de gemeentelijke organisatie die daar geen ervaring mee heeft. Er is eerder een te optimistische inschatting gemaakt van de benodigde voorbereidingskosten. Het is belangrijk te waken voor wederom een te optimistisch beeld, bijvoorbeeld dat sommige werkzaamheden helemaal geen ambtelijke inzet meer zullen vragen (zoals in de eerste berekeningen in 2019).

Bovendien wachten we nog altijd op de eerste volledige cyclus, met een verreden Formule 1-race. In de meest recente versie van de kostenraming is daarom een reële inschatting gemaakt op basis van de kennis die nu beschikbaar is. In de raadsvergadering is gevraagd om kostenbesparingen. De zoektocht naar kostenbesparingen in vergelijking met de jaren 2019 en 2020 heeft reeds in de periode daarvoor plaatsgevonden. Deze waren dus reeds meegenomen in de kostenopgave die in februari aan de raad is gepresenteerd, daarom zijn de bedragen op dit moment gelijk gebleven in vergelijking met die kostenopgave (bijlage 2). Onderzoek Analyse en benchmark ambtelijke inzet Formule 1: reële inzet De afgelopen weken heeft er een extern onderzoek plaatsgevonden naar de ambtelijke inzet op het project. In dit onderzoek worden de ambtelijke kosten vergeleken met gemeenten waar vergelijkbare projecten hebben plaatsgevonden. De gemeente Zandvoort heeft drie onderzoeksvragen gesteld: in hoeverre de ambtelijke inzet in Zandvoort reëel is geweest, in hoeverre de voorbereidingsuren proportioneel zijn voor een evenement van deze omvang en de vergelijking van dergelijke evenementen in andere gemeenten. Het onderzoeksrapport is een bijlage bij dit raadsvoorstel.

De samenvatting van de conclusies van het onderzoeksbureau is als volgt: De totale ambtelijke inzet van de gemeente Zandvoort uitgedrukt in kosten en uren is reëel geweest. De impact van de F1 op Zandvoort en omgeving is enorm en dat legt een groot beslag op de ambtelijke inzet. Er is specialistische kennis op een evenement als de F1 van buiten ingehuurd, wat een effect heeft op de hoogte van de kosten. De voorbereidingskosten in Zandvoort staan sec gezien in verhouding tot andere benchmark-evenementen. Er zijn wel verschillen die een zuivere vergelijking met andere evenementen bemoeilijken, zoals de organisatierol van de gemeente, de omvang van het

Kenmerk: 2021/179489

4/8

evenement, de eerste keer van een evenement of al enige jaren ervaring, eenmalig of terugkerend en de omgevingskenmerken (verbouwing circuit). Dekking, een vast bedrag vanuit verhoging toeristenbelasting en prioritering In 2019 is als onderdeel van het dekkingsplan besloten de raming toeristenbelasting ingaande 2020 met € 1 miljoen te verhogen. In een normale zomer, zonder beperkingen, zouden naar inschatting de € 1 miljoen extra opbrengsten kunnen worden gerealiseerd, maar door corona is dit niet gehaald. Het bedrag in het dekkingsplan is een vast bedrag in de begroting, onafhankelijk van de werkelijke belastingopbrengsten. De financiële tegenvaller door minder toeristenbelasting wordt opgevangen in de algemene middelen, net zoals een eventuele meevaller tot een stijging van de algemene middelen leidt. Er is nagedacht over of (en hoe) extra inkomsten kunnen worden gegenereerd. De door de raad geopperde mogelijkheid om retributies te heffen, kan voor de eerste contractperiode niet meer gerealiseerd worden; deze discussie is gesloten. De gemeente zal dit wel verder uitwerken voor de periode vanaf 2024. Daarnaast wordt ook vanuit de leges een deel van de inzet van de reguliere organisatie gedekt.

Een mogelijke manier om tot en met 2023 meer inkomsten te genereren, zonder dat dit tot een lastenverhoging voor de inwoners van Zandvoort leidt, is het opnieuw verhogen van de toeristen belasting. Een tweede verhoging van de toeristenbelasting voor de Formule 1 heeft niet de voorkeur. Behalve dekking door meer inkomsten, is gezocht naar andere dekking voor bestaande kostenposten. Het aantal en soort activiteiten dat in Zandvoort plaatsvindt, varieert in de tijd. Vanaf 2022 zal bijvoorbeeld het Zandsculpturen festival niet meer plaatsvinden in Zandvoort. Door een aangepast aanbod en prioritering van de activiteiten kan een deel van de kosten voor citymarketing en side events bekostigd worden vanuit het budget Toerisme & Economie. Door te schuiven (in de tijd) met evenementen kan vanuit dit budget de komende 3 jaar € 70.000 per jaar worden vrijgemaakt (in totaal € 210.000 voor de 3 contractjaren). Daar krijgt de gemeente de wereldwijde publieksaandacht die het F1 evenement garandeert voor terug. Daarnaast gaat het college op zoek naar mogelijkheden om nog meer dekking te vinden. De precieze invulling wordt verder uitgewerkt en is als taakstelling van € 200.000 opgenomen in het financiële overzicht voor 2023. Optioneel kan dat jaar ook sprake zijn van een extra kostenverlaging op basis van de ervaringen in de jaren 2021 en 2022.

Het voorstel om de resterende dekking van € 988.000 uit de Reserve SIA te onttrekken is gebaseerd op de doelstelling van de Reserve SIA: incidenteel een extra impuls geven aan projecten die passen binnen de ambities van Zandvoort en met een spin-off die voor meerdere jaren ten gunste komt aan de gemeente. In het als bijlage bijgevoegde financiële overzicht (Was Wordt maart 2021) vindt u de opsomming van de dekkingsbronnen bij de regels I tot en met O. Ik zou deze zin toch bóven de tabel doen.

Kenmerk: 2021/179489

5/8

In het overzicht hieronder vindt u de verschillen per post:

Overzicht verklaring financieel verschil project F1 mei 2020 - maart 2021 (bedragen x € 1.000; min = nadeel, plus is voordeel)

mei-20

mrt-21

verschil

Totaal kosten Totaal opbrengsten Verschil

3.365 -3.500 -135

4.848 -3.860 988

-1.483 N 360 V -1.123 N

Verklaring: Bijdragen gemeente Citymarketing Procesmanager ook voor 2021 - 2023 Personele capaciteit ook voor 2021 - 2023 Onvoorzien/facilitair Monitoring & evaluatie kosten ten laste van Coronafonds Inzet budget Toerisme & Economie Taakstelling, nader in te vullen overige opbrengsten

1.500 125 266 1.347 127 -3.500

1.535 110 444 3.048 156 100 -545 -210 -200 -3.450

-35 15 -178 -1.701 -29 -100 545 210 200 -50

-135

988

Resultaat Ten laste van reserve SIA

N V N N N N V V V N

-1.123 N

-988

’Zachte’ opbrengsten, niet direct financieel inzichtelijk Er zijn diverse ‘opbrengsten’ en positieve effecten als gevolg van het project. Dit zijn effecten die niet worden meegenomen in het financiële plaatje, bijvoorbeeld omdat ze niet te meten zijn, maar waardoor de gemeente Zandvoort wel profiteert van de terugkeer van het evenement. Het evenement is daarnaast een vliegwiel voor een economische, maatschappelijke en sociale spin-off voor zowel Zandvoort als de regio. Voorbeelden daarvan zijn: - De verbetering van de spoorse maatregelen t.b.v. de structurele verbetering van de bereikbaarheid per trein van en naar Zandvoort (gedurende het gehele jaar); - De ontwikkeling van het voormalige zanddepot met een kostenbesparing voor de gemeente biedt ook mogelijkheden voor gebruik buiten het F1 weekend om ten behoeve van opslag strandhuisjes en parkeren;

Kenmerk: 2021/179489

6/8

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Extra werkgelegenheid en extra werk voor lokale en regionale ondernemers bij de verbouwing van het circuit en tijdens de evenementdagen zelf (in de duurzaamheidsambities is afgesproken dat DGP werkt met korte ketens om de regionale spin off te versterken); Grote economische impuls in de regio door de te verwachte additionele uitgaven als gevolg van het evenement, zowel tijdens het evenement als daarna (meer (herhaal)bezoeken, meer toerisme); Promotie van Zandvoort door mee te liften in de marketing van de Formule 1. Zandvoort staat enkele dagen in het middelpunt en dat zorgt voor naamsbekendheid over de hele wereld. Er is internationale pers aandacht met een onschatbare waarde aan media-waarde; Kansen voor extra aanplant van groen in de natuurgebieden rondom het circuit onder de noemer van co2-compensatie door de DGP-organisatie (plan in ontwikkeling); Door een gezamenlijk opgestelde duurzaamheidsambitie kans om de opgevoerde maatregelen te effectueren via een zeer groot evenement, als voorbeeld voor komende evenementen in Zandvoort; Sociale cohesie in Zandvoort: inwoners en ondernemers van Zandvoort zijn trots op de terugkeer van de Formule 1 naar Zandvoort en er is een grote betrokkenheid van de inwoners en Zandvoort bij het evenement en de side events; De betrokkenheid van vrijwilligers bij sportevenementen is omvangrijk en belangrijk.

Een sportevenement biedt de mogelijkheid voor het ontwikkelen van bepaalde vaardigheden en het opdoen van sociale (maar ook zakelijke) contacten. Deze vaardigheden en contacten kunnen de vrijwilligers na het evenement breder inzetten. Vrijwilligers zijn vaak bereid om bij een volgend evenement weer te helpen. Het versterken van de regionale samenwerking met de betrokken partners door de intensieve contacten over het Formule 1 evenement; Op lange termijn een extra impuls aan Zandvoort op het gebied van toerisme en economie door herhaalbezoeker van het evenement / side events en de mooie beelden op TV; Mogelijke interesse van investeerders in Zandvoort, bijvoorbeeld op het gebied van nieuwe hotel- en verblijfs-accommodaties. Potentiele nieuwe bedrijven die zich permanent willen vestigen in Zandvoort als gevolg van het evenement; Versterking van het imago, DNA en identiteit van Zandvoort, racen in de duinen aan zee kan maar op 1 plek ter wereld. Duurzame verandering in bekendheid en belevingswaarde van Zandvoort; Gemeenschapszin: Evenementen hebben door hun feestelijke karakter de mogelijkheid om sociale waarde te creëren. Het plezier speelt een belangrijke rol om niet-sporters aan een sport te binden, dat geldt zeker voor kinderen. Sociale contacten en interactie worden gevoed en gestimuleerd voor, tijdens en na een evenement.

Evenementen en eventuele nevenactiviteiten hebben een grote potentiële sociale waarde; Sponsoren leren Zandvoort kennen en willen mogelijk meer evenementen/activaties organiseren;

Kenmerk: 2021/179489

7/8

-

Specifiek voor 2021: het F1-events en side events brengen economische kansen voor ondernemers en vertier en levendigheid voor inwoners na de Corona-lockdowns en periode van coronamaatregelen.

5. Risico’s en kanttekeningen De in februari jongstleden benoemde risico’s blijven van toepassing. In de loop van 2021 komen mogelijk in de uitvoeringsfase nog onvoorziene kosten voor de gemeente naar voren. Het is nog steeds de eerste keer dat het evenement plaatsvindt in Zandvoort. Een voorbeeld: de gemeente is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid en er komen mogelijk onvoorziene kostenposten naar voren die redelijkerwijs niet neergelegd kunnen worden bij de organisator van het evenement (bijvoorbeeld de plaatsing van extra camera’s in Zandvoort). Ondanks de ervaringen die de projectorganisatie inmiddels heeft op gedaan, blijft het huidige kostenoverzicht gebaseerd op inschattingen. De organisatie ontbeert bijvoorbeeld nog de ervaring van een gereden race. Aan de hand van monitoring en evaluaties kunnen de inzichten wijzigen, waardoor zowel positieve, als negatieve (financiële) aanpassingen niet kunnen worden uitgesloten. Het projectteam houdt zich ook bezig met het afhandelen van WOB-verzoeken. Naarmate het raceweekend nadert leert de ervaring van 2019 en 2020 dat er meerdere WOB-verzoeken worden ingediend. De afhandeling hiervan kost veel ambtelijke capaciteit. 6.

Uitvoering Indien de Raad positief besluit kan de voorbereidings- en uitvoeringsfase van het project de komende kalenderjaar worden voortgezet om te waarborgen dat de publiekrechtelijke taken van onze gemeente tijdig en juist worden uitgevoerd. 7. Bijlage - Onderzoeksrapport Ambtelijke inzet Formule 1, analyse en benchmark (Respons, maart 2021) - Capaciteit project Formule 1 2021 - Financieel overzicht project Formule 1 2019-2023 (Was-wordt maart 2021)

Kenmerk: 2021/179489

8/8