Raadsstuk - Bestuurskrachtmeting 2021

Raadsstuk

Onderwerp Bestuurskrachtmeting 2021 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2021/640192 Verheij-de Haas, E. en Moolenburgh, D. 6.2 Gemeentelijk bestuur BC Stigter, W.H.C. 023-5113062 wstigter@haarlem.nl Als voorbereiding op de evaluatie van de samenwerking met Haarlem (fusie van de ambtelijke organisatie) heeft het college de bestuurskracht laten meten, zoals dit ook in 2016 is gebeurd. Dit is afgesproken bij de start van de samenwerking. Bovendien is naar aanleiding van een aangenomen motie onderzoek gedaan naar de kosten van de toekomstige organisatievorm. Dit voor het geval de ambtelijke fusie naar aanleiding van de evaluatie niet in de huidige vorm wordt voortgezet. In afstemming met een begeleidingsgroep uit de gemeenteraad heeft bureau Berenschot beide onderwerpen onderzocht. De uitkomst van het onderzoek is dat de bestuurskracht van Zandvoort is verbeterd ten opzichte van de meting in 2016. Zandvoort heeft aan bestuurskracht gewonnen als het gaat om de kwaliteit van de ambtelijke organisatie, de financiële positie van de gemeente en de positie van Zandvoort in de regio. De bestuurskracht van Zandvoort is niet verbeterd als het gaat om de verhoudingen binnen de gemeenteraad en tussen de gemeenteraad en het college. Evenmin is de voortgang en de slagkracht op de grote ontwikkelopgaven verbeterd.

Ten aanzien van de motie blijkt volgens het onderzoek uit een vergelijking met andere gemeenten dat de kosten van de meeste taken passen bij de werklast van die taken. Over de kosten van beëindigen van de samenwerking en het opzetten van een nieuwe organisatie vermeldt het onderzoek dat deze tussen de € 8,7 miljoen en € 10,3 miljoen liggen, nog zonder de kosten voor ICT. De onderzoekers adviseren om de slagkracht op de ontwikkelopgaven te verbeteren en daarvoor de huidige samenwerking met Haarlem te behouden en te versterken. Het advies is ook om daarbij de relatie tussen bestuur, organisatie en samenleving verder te verbeteren.

Behandelvoorstel voor commissie

De commissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

Kenmerk: 2021/640192

1/5

Relevante eerdere besluiten

Besluit College d.d. …………. (wordt ingevuld door BC)

-

Raadsvoorstel ambtelijke samenwerking Haarlem-Zandvoort en deelneming in Spaarnelanden (Z2017-001508) in raadsvergadering 27 juni 2017 - Raadsinformatiebrief Voortgang bestuurskrachtmeting en organisatievorm (2021/499046) 1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. 2. Het college besluit voorts het rapport te sturen aan het college en de raad van Haarlem. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Kennis te nemen van de conclusies van het onderzoek Bestuurskrachtmeting; 2. De aanbevelingen over de bestuurskracht van Zandvoort en de toekomstige organisatievorm te betrekken bij de vorming van een nieuwe coalitie en college na de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen en bij de evaluatie van de samenwerking Haarlem Zandvoort die in 2022 wordt uitgevoerd.

de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2021/640192

2/5

1. Inleiding Als voorbereiding op de evaluatie van de samenwerking met Haarlem (fusie van de ambtelijke organisatie) heeft het college de bestuurskracht laten meten, zoals dit ook in 2016 is gebeurd. Dit is afgesproken bij de start van de samenwerking. Bovendien is naar aanleiding van een aangenomen motie onderzoek gedaan naar de kosten van de toekomstige organisatievorm. Dit voor het geval de ambtelijke fusie naar aanleiding van de evaluatie niet in de huidige vorm wordt voortgezet. In afstemming met een begeleidingsgroep uit de gemeenteraad heeft bureau Berenschot beide onderwerpen onderzocht. Het college constateert dat het onderzoek binnen de afgesproken tijd is uitgevoerd en antwoord geeft op de onderzoeksvragen die college en raad hebben gesteld. Het college heeft grote waardering voor het vele werk dat onderzoeksbureau Berenschot in korte tijd heeft uitgevoerd. Die waardering heeft het college ook voor iedereen die een bijdrage heeft geleverd aan het rapport, zowel binnen als buiten de ambtelijke organisatie. En niet in de laatste plaats bedankt het college de leden van de begeleidingsgroep uit de raad. Zij hebben onafhankelijk van hun politieke voorkeuren de correcte beantwoording van de vraagstelling bewaakt. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. Kennis te nemen van de conclusies van het onderzoek Bestuurskrachtmeting; 2.

De aanbevelingen over de bestuurskracht van Zandvoort en de toekomstige organisatievorm te betrekken bij de vorming van een nieuwe coalitie en college na de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen en bij de evaluatie van de samenwerking Haarlem Zandvoort die in 2022 wordt uitgevoerd. 3. Beoogd resultaat Uitvoeren van onderzoek zoals dat is opgenomen in het Dienstverleningshandvest ZandvoortHaarlem: ‘(…) zal Zandvoort eigenstandig een bestuurskrachtonderzoek laten uitvoeren ter vergelijking met het Bestuurskrachtonderzoek 2016 als genoemd in artikel 3, zesde lid van dit Dienstverleningshandvest.’. En uitvoeren van de Motie consequenties toekomst ambtelijke fusie Zandvoort - Haarlem aangenomen door de raad op 16 februari 2021. 4. Argumenten Procedure aanbesteding Het proces van aanbesteden en onderzoeken is uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het college en in nauwe samenspraak met een begeleidingsgroep van zes leden uit de raad. In de begeleidingsgroep waren zowel coalitie- als oppositiepartijen vertegenwoordigd. De aanbesteding is gedaan door middel van een meervoudig onderhandse procedure, waarbij drie onderzoeksbureaus zijn gevraagd offerte te doen. Alle drie de bureaus hebben offerte gedaan en een presentatie gegeven aan de begeleidingsgroep en twee leden van het college. Op basis van de offertes en de

Kenmerk: 2021/640192

3/5

presentaties heeft het college bij besluit van 31 augustus 2021 het onderzoek gegund aan onderzoeksbureau Berenschot. Vraagstelling onderzoek De vraagstelling voor de opdracht valt in twee delen uiteen: 1) een bestuurskrachtmeting van Zandvoort, bestaande uit acht deelvragen en 2) een onderzoek naar de kosten in relatie tot de vorm van de organisatie, bestaande uit vijf deelvragen. Er is bewust voor gekozen om beide deelopdrachten door één onderzoeksbureau en tegelijkertijd uit te laten voeren in de tweede helft van 2021. Beide deelopdrachten hebben namelijk inhoudelijke raakvlakken, waardoor uitvoering met behulp van één methodologisch kader helpt in het verkrijgen van een consistent beeld. Bovendien schept dit duidelijkheid voor ambtenaren, collegeleden, raadsleden en andere betrokkenen bij het onderzoek, bijvoorbeeld doordat vermeden wordt dat zij door twee verschillende bureaus over gelijksoortige onderwerpen worden bevraagd. Daarbij was het doel tot een onderzoeksrapport te komen dat één geheel vormt, maar waarbinnen de deelopdrachten zelfstandig herkenbaar zijn. Uitvoering onderzoek Op 7 september 2021 is een zogenoemd startgesprek gehouden waaraan het onderzoeksteam van Berenschot, de begeleidingsgroep uit de raad, twee collegeleden, de gemeentesecretaris (ambtelijk opdrachtgever) en de locosecretaris (projectbegeleider namens de gemeente) deelnamen.

Tijdens dat gesprek is kort teruggeblikt op het offertetraject en zijn afspraken gemaakt en verwachtingen uitgewisseld over het gewenste resultaat van het onderzoek, de rol van de begeleidingsgroep, de planning en de aanpak van het onderzoek. Volgens planning is eind oktober door de onderzoekers als tussenproduct een ‘foto’ van de bestuurskracht gepresenteerd aan de begeleidingsgroep. Half november is als tweede tussenproduct de benchmark en toekomstige organisatievorm gepresenteerd. Eind november is het eerste concepteindrapport gepresenteerd en op 13 december het eindrapport. Telkens heeft de begeleidingsgroep op de tussenproducten en concepten commentaar geleverd, gericht op verheldering en verduidelijking van het rapport. Tijdens de laatste bijeenkomst van de begeleidingsgroep is geconcludeerd dat het onderzoek voldoet aan de opdracht en dat antwoord is gegeven op de acht respectievelijk vijf deelvragen. De begeleidingsgroep acht het resultaat daarmee rijp voor bespreking door de raad. Resultaat onderzoek De uitkomst van het onderzoek is dat de bestuurskracht van Zandvoort is verbeterd ten opzichte van de meting in 2016. Zandvoort heeft aan bestuurskracht gewonnen als het gaat om de kwaliteit van de ambtelijke organisatie, de financiële positie van de gemeente en de positie van Zandvoort in de regio.

De bestuurskracht van Zandvoort is niet verbeterd als het gaat om de verhoudingen binnen de gemeenteraad en tussen de gemeenteraad en het college. Evenmin is de voortgang en de slagkracht op de grote ontwikkelopgaven verbeterd.

Kenmerk: 2021/640192

4/5

Het rapport geeft ook aan dat uit een vergelijking met andere gemeenten blijkt dat de kosten van de meeste taken passen bij de werklast van die taken. Over de kosten van beëindigen van de samenwerking en het opzetten van een nieuwe organisatie vermeldt het onderzoek dat deze tussen de € 8,7 miljoen en € 10,3 miljoen liggen, nog zonder de kosten voor ICT. De onderzoekers bevelen aan om te werken aan de bestuurscultuur en om met Haarlem de samenwerking in de organisatie door te ontwikkelen. Het aanstellen van enkele bestuursadviseurs ten behoeve van Zandvoort kan daarbij helpen om bij te dragen aan de verbinding tussen bestuur, organisatie en de gemeenschap van Zandvoort. Vervolg op het onderzoek Het onderzoek is uitgevoerd als voorbereiding op de evaluatie van de samenwerking ZandvoortHaarlem, zoals vastgelegd in het Dienstverleningshandvest en dat op zijn beurt de invulling is van de gemeenschappelijke regeling tussen beide gemeenten. De aanbevelingen uit het rapport zullen dan ook worden betrokken bij de gezamenlijk uit te voeren evaluatie in 2022 en bij de vorming van een nieuwe coalitie en college na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022. 5. Bijlagen - Rapport Bestuurskracht en organisatorische toekomst Zandvoort - Publiekssamenvatting rapport Bestuurskracht en organisatorische toekomst Zandvoort

Kenmerk: 2021/640192

5/5