Raadsstuk Actualisatie nota risicomanagement

Raadsstuk

Onderwerp Nota risicomanagement 2023 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2023/653538 Bluijs, G.J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Hout, V.L. van 06-38561998 vhout@haarlem.nl De gemeente Zandvoort heeft ambities en doelstellingen om het dorp verder te brengen. Onderweg naar deze ambities krijgt Zandvoort voortdurend te maken met nieuwe ontwikkelingen. Door de dynamische omgeving van Zandvoort horen risico’s bij het behalen van de doelstellingen. De nota risicomanagement geeft een actuele beschrijving van de wijze waarop het risicomanagement al wordt uitgevoerd. Daarnaast is er sprake van een verdere doorontwikkeling waarvan de eerste resultaten worden verwacht bij de Programmabegroting 2024-2028.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit college d.d. 16 mei 2023

De financiële verordening van Zandvoort schrijft niet voor dat er een nota risicomanagement moet zijn. Het is echter wel aan te bevelen, onder andere vanuit de gedachte om werkprocessen van Haarlem en Zandvoort verder te harmoniseren. De raadscommissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. n.v.t. Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Het voorstel aan de raad vast te stellen. de secretaris,

Kenmerk: 2023/653538

de burgemeester,

1/4

Besluit raad d.d. …

De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De Nota risicomanagement 2023 vast te stellen. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding De Gemeente Zandvoort heeft ambities en doelstellingen om het dorp verder te brengen. Onderweg krijgt Zandvoort voortdurend te maken met risico’s. Risico’s die het behalen van doelstellingen in de weg kunnen staan. Risicomanagement wordt ingezet om risico’s efficiënter en effectiever te beheersen. Het expliciet op de kaart zetten van risicomanagement draagt bij aan het risicobewustzijn en biedt meer mogelijkheden om proactief te sturen op risico’s. Binnen de publieke sector is er een toenemende aandacht voor de manier waarop risico’s worden beheerst. Een toenemende complexiteit van de samenleving, mondiale ontwikkelingen en macro economische effecten dwingen de gemeente tot een groter risicobewustzijn. In tijden van arbeidsschaarste is prioritering van werkzaamheden juist van belang. Om werkzaamheden te prioriteren is het zaak om strategische keuzes te maken omtrent doelstellingen die de organisatie wil behalen. Bij doelstellingen horen risico’s die de realisatie hiervan kunnen beïnvloeden. Dat vraagt om een raamwerk waarbinnen risico’s worden geïdentificeerd, beoordeeld en beheerst. De eerste en ook de laatste nota weerstandsvermogen en risicomanagement dateert uit 2004. Nadien is ervoor gekozen geen nota meer op te stellen, maar de informatie op te nemen in de P&C documenten.

In 2009 is gestart met het invoeren van risicomanagement organisatiebreed, waarbij de vakafdelingen via workshops een uiteenzetting kregen hoe om te gaan met risico’s bij de werkprocessen en bij nieuwe voorstellen. Ook de raadswerkgroep Begroting was hierbij betrokken. Ook in de Haarlemse organisatie heeft sinds die periode een verbetering in de uitvoering van risicomanagement en het risicobewustzijn plaatsgevonden. De financiële verordening van Zandvoort schrijft (nog) niet voor dat er een nota risicomanagement moet worden aangeboden. Het is echter wel aan te bevelen om hier als raad kaders voor te stellen. De nota geeft duidelijkheid richting aan de organisatie en draagt bij aan de verdere harmonisatie van de werkprocessen van Haarlem en Zandvoort. Ook richting de accountant en provinciaal toezichthouder onderstreept de raad het belang van risicomanagement in Zandvoort.

Kenmerk: 2023/653538

2/4

Het moment is nu daar om de volgende stap in de groei naar volwassenheid van risicomanagement te nemen en nieuwe ontwikkelingen op te nemen. Dit houdt een focus op strategisch risicomanagement in, waarbij risicobewustzijn en risicobereidheid onderdeel zijn van de besluitvorming. Juist nu, wanneer de ambities hoog en de middelen, zoals arbeidskracht, schaars zijn is adequaat risicomanagement van belang. Het bewustzijn van welke risico’s het behalen van doelstellingen in de weg kunnen staan helpt bij de prioritering in besluitvorming. Om deze reden is er voor gekozen de nota risicomanagement op te stellen naar de situatie anno 2023. Naast adequate data zijn sturingsinstrumenten met meer aandacht voor de lange termijn van belang. Deze sturingsinstrumenten worden beschreven in deze nota. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De Nota risicomanagement 2023 vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Deze nota risicomanagement wil het kader stellen voor het inzichtelijk en beheersbaar maken van risico’s, met als doel dat zij gemanaged kunnen worden. Het hoofddoel van het actualiseren van deze nota is uniformiteit creëren bij het definiëren van risico’s en het inzetten van risicomanagement bij strategische besluitvorming. Hiermee wordt de volgende stap in het volwassenheidsniveau van risicomanagement gezet. Dat doet de nota middels de volgende punten: 1.

Een duidelijk kader neerzetten voor de toepassing van risicomanagement: • Inzicht geven in wat de doelstellingen en reikwijdte van risicomanagement zijn; • Een eenduidig begrippenkader neerzetten; • De verschillende invalshoeken van risico’s presenteren; • Duidelijk maken van de rollen en verwachtingen in relatie tot risicomanagement; • Laten zien welke instrumenten (systemen, procedures en werkwijzen) worden ingezet. 2. Risicomanagement in te zetten bij strategische besluitvorming: • Inzicht bieden waar risicomanagement strategisch ingezet kan worden bij besluitvorming; • Inzicht bieden in het lange termijn risicoprofiel. 4. Argumenten In de nota zijn drie aanbevelingen opgenomen, met als doel om het toepassen van risicomanagement op het niveau van strategische besluitvorming te ondersteunen en stimuleren. De drie aanbevelingen zijn: 1. Risico’s koppelen aan de ambities van de programma's uit de P&C producten Om de raad inzicht te geven in de relatie tussen risico’s en doelstellingen en te faciliteren dat zij de risicobereidheid per ambitie kan bepalen worden de risico’s voortaan ook gekoppeld aan de ambities van de programma's in de P&C producten. Het koppelen van risico’s aan ambities bevordert het strategische gesprek over de risicobereidheid en het risicobewustzijn van de organisatie.

Kenmerk: 2023/653538

3/4

2. Risico’s categoriseren naar incidenteel versus structureel Een (incidenteel) risico kan een structureel gevolg hebben. Voor het college en de raad is deze informatie van belang om een juiste risico afweging te maken met betrekking tot de risicobereidheid. Het accepteren van een incidenteel risico is aannemelijker dan een risico met een structureel nadelig effect. Ook geeft het een beter beeld over het risicoprofiel in het meerjarenbeeld. 3. Scenarioanalyse De ratio van het weerstandsvermogen geeft een momentopname van het risicoprofiel weer, namelijk de peildatum van de risicoactualisatie en de huidige stand van de algemene reserve. De afweging om middelen te onttrekken of te doteren aan de algemene reserve heeft echter een meerjarig effect. Daarnaast zijn de doelen, bijbehorende risico’s en de omgeving van Zandvoort dynamisch. In het verleden zijn grote schommelingen geweest in het risicoprofiel door onvoorziene gebeurtenissen. Om de besluitvorming van deze afweging te faciliteren wordt de ratio van het weerstandvermogen meerjarig geprognotiseerd op basis van scenario’s. Deze scenarioanalyse bestaat uit drie basisscenario’s gebaseerd op uitersten. Dit houdt in dat de werkelijkheid waarschijnlijk tussen de bandbreedte van de scenario’s zal liggen. Deze scenarioanalyse zal opgenomen worden in de risicoparagraaf van de P&C producten. 5. Risico’s en kanttekeningen NVT 6.

Uitvoering Het risicomanagement heeft in de afgelopen jaren steeds meer aandacht gekregen en is verder doorontwikkeld. De nota risicomanagement geeft een actuele beschrijving van de wijze waarop het risicomanagement al wordt uitgevoerd. Daarnaast is sprake van een verdere doorontwikkeling waarvan de eerste resultaten worden verwacht bij de Programmabegroting 2024-2028. 7. Bijlagen Bijlage 1. Nota risicomanagement 2023

Kenmerk: 2023/653538

4/4