Raadsinformatiebrief Stand van Zaken racefestival 2024

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Stand van zaken racefestival 2024 Nummer 2024/643411 Datum college 7 mei 2024 Portefeuillehouder Kloet, J. de Programma/beleidsveld 4.2. Economie, Toerisme en cultuur / Formule 1 – Racefestival Afdeling PG / ECDW Auteur J. Nupoort / M. Postuma Telefoonnummer 023-5114856 Email jnupoort@haarlem.nl / mpostuma@haarlem.nl Bestemd voor: Gemeenteraad Zandvoort Bijlagen n.v.t. Geachte raadsleden, In januari 2024 heeft de gemeenteraad ingestemd met de Kwaliteitsimpuls Zandvoort Racefestival (2023/1930538). Graag geven wij u een tussentijdse stand van zaken. Op het moment van schrijven is Stichting Zandvoort Beyond voorbereidingen aan het treffen voor het evenement. De in deze brief beschreven plannen zijn nog indicatief. Stand van zaken Racefestival Ophaalronde en voorbeelden initiatieven van en met ondernemers Na vaststelling in de gemeenteraad heeft de Stichting Zandvoort Beyond een grote ‘ophaalronde van initiatieven’ bij ondernemers, culturele instellingen en sociaal maatschappelijke partners in Zandvoort en de regio gedaan. Naast deze initiatieven ophaalronde heeft de Stichting inzet gepleegd om een aantal activiteiten van eerdere jaren terug te laten keren. Zo komt het Reuzenrad wederom op het Badhuisplein te staan, een paar weken later volgt ook op het Badhuisplein een attractieplein met diverse attracties waaronder een nieuwe VR experience en een kinderachtbaan.

Ook keert de (elektrische) kartbaan terug, maar wel op een nieuwe locatie namelijk op het Van Fenemaplein, uitgebreid met een kart voor minder validen. Nieuw in de twee weken voorafgaand aan de F1 zullen de racesimulatoren zijn in samenwerking met Racesquare Zandvoort, Ploggen met Paul Waye, Electrisch suppen en een mini-circuit en race met skelters, rollators en scootmobielen in samenwerking met Sportservice en Pluspunt. Muziek, citydressing en een nieuw initiatief In het F1 weekend zelf is er uiteraard wederom muziek in het centrum en wordt het dorp aangekleed met citydressing. Nieuw op het programma staat een Race mobility experience center op Boulevard Barnaart als verbinder tussen circuit, dorp en strand. Binnen dit experience center is ruimte voor onder meer

Kenmerk: 2024/643411

1/3

kantelsimulatoren, F1 simulatoren, educatie, een car parade show, live action remproef in samenwerking met BMW driving school en een Static Tank (Fenniks Defensie voertuig) volledig op accu’s. Onzekere sponsormarkt en partners Een aantal initiatieven en ideeën is nog onzeker omdat de sponsormarkt voor evenementen momenteel tegenvalt. In deze periode zijn er niet of nauwelijks partijen te vinden die voor eigen rekening en risico (met ondersteuning van Zandvoort Beyond) een activiteit willen organiseren, vanwege de vakantieperiode en personeelstekorten. Tevens zou het te maken kunnen hebben met de korte voorbereidingstijd die Stichting Zandvoort Beyond heeft gehad tussen vaststelling in de gemeenteraad en indiening van de vergunning, maar vanuit meerdere evenementenorganisatoren komen signalen over de uitdagingen voor het binnenhalen van sponsorgelden. Stichting Zandvoort Beyond heeft aangegeven dat de 2/3 cofinanciering voorwaarde er voor zorgt dat sommige initiatieven lastiger of zelfs niet te financieren zijn. Onzekere activiteiten zijn o.a.: een stormbaan op het strand, jeugd initiatieven, Obstacle runs, kinderdisco’s, beach volleybal demo’s en een buitenbioscoop. Deze activiteiten zijn lastiger commercieel weg te zetten. Ook het uitzenden van de Formula 1 Dutch Grand Prix op groot scherm is nog niet definitief vanwege de onzekerheid over het vergaren van de uitzendrechten.

Budget Voor editie 2024 zal zeker niet het totale verhoogde bedrag vanuit de gemeente € 350.000,- besteed worden. Half mei zal de evenementenvergunning ingediend moeten worden, op dat moment zal op hoofdlijnen het programma bekend zijn. Zodra activiteiten definitief bevestigd kunnen worden, zal dit via de officiële kanalen van het Racefestival naar buiten gebracht worden. Externe evaluatie Tijdens de raadsvergadering op 23 januari 2024 is het voorstel Kwaliteitsimpuls Zandvoort Racefestival geamendeerd vastgesteld. In het amendement en tijdens de raadsvergadering is opgeroepen om een onafhankelijke evaluatie uit te laten voeren over editie 2024 (en 2025) van het Racefestival. Om de onafhankelijkheid van dit onderzoek te kunnen waarborgen, wordt er een offerte uitvraag aan drie externe bureaus gedaan. De volgende uitgangspunten voor de evaluatie zijn hierin meegegeven: -

Planvorming en organisatie Racefestival evalueren langs de kwaliteitsmatrix uit de concessieovereenkomst, Programma Racefestival evalueren op basis van de visie Side events Formule 1 (2019) Financieel inzicht in de projectbegroting in relatie tot de 1/3 – 2/3 verhouding gemeentelijke bijdrage en overige inkomsten

Hierbij dient opgemerkt te worden dat de kosten voor deze evaluatie niet begroot zijn binnen het F1 budget, er zal dus overschreden gaan worden om de evaluatie uit te kunnen voeren. Dit zal verwerkt worden in de jaarrekening.

Kenmerk: 2024/643411

2/3

Motie naamswijziging Racefestival In dezelfde raadsvergadering is een motie aangenomen om “De naam Zandvoort Racefestival te herzien tot een andere benaming welke na de Formule 1 ook nog gebruikt kan worden”. Na overleg met de organisator Stichting Zandvoort Beyond is besloten om de naam van het evenement ‘Zandvoort Racefestival’ niet aan te passen voor ten minste de komende twee edities (2024 & 2025). Dit heeft er mee te maken dat de term ‘race’ de verbinding is tussen het Racefestival en de Dutch Grand Prix. Zolang deze twee evenementen gelijktijdig plaatsvinden is het onwenselijk om een naamswijziging door te voeren. Zoals hierboven beschreven is de sponsormarkt voor evenementen momenteel ontzettend lastig, het lostrekken van de term ‘race’ uit de naam van het evenement maakt het voor sponsoren minder aantrekkelijk om zich te verbinden aan het evenement. Tevens heeft het evenement recent een naamswijziging ondergaan (van Zandvoort Beyond naar Racefestival) en zijn alle communicatie uitingen zoals de website, social media, logo’s, drukwerk, banieren en vlaggen hierop aangepast. Het zou richting bezoekers maar ook vanuit duurzaamheidsoogpunt onwenselijk zijn om weer een naamswijziging door te voeren, nog los van het feit dat Stichting Zandvoort Beyond een zelfstandige stichting is en daarmee rechthebbende is van de naam van het evenement.

Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben over Zandvoort Beyond en het Racefestival. Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris

de burgemeester

Kenmerk: 2024/643411

3/3