Raadsinformatiebrief Stand van zaken Financiën programma Formule 1 na editie 2022

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Stand van zaken financiën programma Formule 1 na editie 2022 Nummer 2023/168915 Datum college 14 februari 2023 Portefeuillehouder Kramer, P. Programma/beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur Afdeling PG Auteur K. Sweering Telefoonnummer 023-5115746 Email ksweering@haarlem.nl Bestemd voor: Gemeenteraad van Zandvoort: financiële informatie over Formule 1-evenement Bijlagen Geen Geachte raadsleden, Wij willen u met deze brief informeren over de financiën van het Formule 1-project. Wij hebben op dit moment een volledig overzicht van de uitgaven voor de editie in 2022. De financiële verantwoording van alle kosten zal uiteraard worden meegenomen in het jaarverslag 2022. De uitgaven voor 2022 vallen binnen het door u beschikbaar gestelde budget en binnen de eerder geraamde uitgaven voor deze jaarschijf. In deze raadsinformatiebrief vindt u een nadere toelichting van de kosten en opbrengsten in 2022. Kosten Voor 2022 is vooraf ingeschat dat er € 1.220.000 nodig is voor alle voorbereidingen. Daarvan is € 340.000 bedoeld voor de bijdrage van de gemeente aan het mobiliteitsplan en de side events, € 880.000 is bedoeld voor de (extra) organisatiekosten, zijnde citymarketing, personele inzet, monitoring & evaluatie, facilitaire kosten en onvoorzien. In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de uitgaven in 2022.

A. Bijdrage mobiliteit B. Bijdrage side-events Subtotaal bijdrage D. Citymarketing E. Procesmanager F1 F. Personele capaciteit G. Onvoorzien/facilitaire zaken H. Monitoring & Evaluatie Subtotaal organisatiekosten Totaal extra kosten gemeente

Geraamde kosten Was-wordt overzicht 2022 € 200.000 € 140.000 € 340.000 € 48.000 € 80.000 € 644.000 € 83.000 € 25.000 € 880.000 € 1.220.000

Werkelijke kosten 2022 € 163.000 € 140.000 € 303.000 € 48.000 € 65.000 € 494.000 € 36.000 € 9.000 € 651.000 € 954.000

Kenmerk: 2023/168915

1/3

Met dit positieve resultaat kon de taakstelling van de gemeenteraad (€ 200.000 binnen het beschikbaar gestelde projectbudget van € 4,8 miljoen) al in 2022 volledig worden gerealiseerd. Het gaat om € 174.000 (in plaats van de geraamde € 87.000) bovenop de € 26.000 die in 2021 al was gerealiseerd. Hieronder een korte toelichting: - De uitgaven voor Mobiliteit (circa € 163.000) betreffen de afgesproken bijdrage aan DGP voor het mobiliteitsplan en de bijdrage aan ProRail. Daarnaast zijn uitgaven gedaan voor het opstellen van alle verkeersbesluiten. - De uitgave aan Stichting Zandvoort Beyond is voor 2022 vastgesteld op € 110.000. Naast de jaarlijkse bijdrage van € 100.000 is eenmalig € 10.000 extra beschikbaar gesteld voor het side events programma en publieksvoorzieningen, waaronder de benodigde veiligheidsmaatregelen. Daarnaast is in 2022 uit het Herstelplan Corona een bijdrage van € 30.000 beschikbaar gesteld voor de ondersteuning van lokale ondernemers van Zandvoort binnen het F1 side events programma. - Voor citymarketing en citydressing waren de uitgaven dit jaar € 48.000. Dit bedrag is besteed aan de aankleding van Zandvoort. Daarnaast is eind 2022 opdracht verleend voor de realisatie van een structureel netwerk van tuidraden in het centrum van Zandvoort. Hierdoor kan het centrum op meer locaties en professioneler aangekleed worden.

- Voor interne en externe personele capaciteit en deskundigheid waren de kosten in 2022 circa € 560.000 (post E en F samen). Het gaat om de kosten naast de reguliere inzet en out-of-pocket kosten van de verschillende afdelingen. Het gaat om alle thema’s: mobiliteit, veiligheid, vergunningen, communicatie, omgevingsmanagement en juridische zaken, inclusief het procesmanagement en de ondersteuning. Van deze kosten is circa de helft (€ 285.000) interne ambtelijke inzet en de helft (€ 275.000) externe inhuur voor capaciteit en deskundigheid met o.a. evenementen van deze omvang. Vorig jaar lag deze verhouding nog op 1/3 intern en 2/3 extern. Dit is één van de redenen dat er sprake is van een onderbesteding. De tweede reden is het efficiënter werken aan de voorbereiding van het evenement dankzij opgedane ervaring en geleerde lessen van de editie van het jaar ervoor. - Aan monitoring en evaluatie is circa € 9.000 besteed. Het gaat om parkeerdrukmetingen tijdens het evenement. De kosten voor de interne en externe personele inzet die besteed wordt aan evalueren is opgenomen bij de hierboven genoemde organisatiekosten. - De onvoorziene en facilitaire uitgaven waren circa € 36.000. Het merendeel van deze kosten hangt samen met communicatie-uitingen (ca. € 22.000) en het mediacentrum tijdens het Formule 1 weekend (ca. € 5.000).

Buiten de capaciteit en kosten die betaald worden uit het programmabudget (ca. 5 fte), vraag de Formule 1 ook inzet van de reguliere capaciteit van de organisatie. Het gaat onder andere om de inzet van: (parkeer)handhavers, woordvoerder en redacteuren, facilitaire zaken voor extra opening raadhuis, adviseurs openbare orde en veiligheid, plantoetsers vergunningen, adviseurs parkeervergunningen voor de

Kenmerk: 2023/168915

2/3

doorlaatbewijzen, regisseur openbare ruimte, adviseur duurzaamheid en juridische ondersteuning (centraal en per afdeling). Deze inzet is bij elkaar nog eens ruim 4 fte per jaar, waardoor andere reguliere werkzaamheden in sommige gevallen later kunnen worden uitgevoerd. De organisatie houdt rekening met de inzet voor de Formule 1 in de reguliere werkplannen van de afdelingen. Zonder deze inzet is het niet mogelijk om het evenement in Zandvoort veilig, bereikbaar en feestelijk te laten verlopen. Opbrengsten Voor het jaar 2022 is een aantal dekkingsbronnen opgenomen om bovengenoemde kosten te dekken. Deze dekkingsbronnen zijn in de werkelijkheid grotendeels gelijk gebleven aan de raming. De toeristenbelasting van de tijdelijke camping pakt iets lager uit (€ 20.000 in plaats van € 35.000), omdat er minder mensen (alleen bezoekers, geen crew) gebruik maakten van de camping dan eerder was ingeschat. Dit had te maken met het groot onderhoud van enkele voetbalvelden (waardoor deze niet beschikbaar waren voor het exploiteren van een deel van de camping). De kosten voor DGP voor het gebruik van parkeerplaatsen in Zandvoort is verhoogd toen de precieze op- en afbouwperiode en aantallen parkeerplaatsen bekend werden tijdens de operationele voorbereidingen (€ 136.000 in plaats van € 100.000).

De grondslag voor de berekening is voor de eerste drie edities de gemiddelde gederfde parkeerinkomsten voor de maand mei. Daarmee worden niet de volledige gederfde inkomsten voor het evenement in september gedekt, hetgeen ook afhankelijk is van de weersomstandigheden. De compensatie van gederfde inkomsten staat in de begroting bij de parkeerinkomsten van Zandvoort. Via de reguliere planning & control producten zal het projectbudget voor de Formule 1 worden geactualiseerd binnen de financiële kaders die uw raad ter beschikking heeft gesteld. Het overgebleven budget voor 2022 schuiven wij door naar 2023. Een actueel was-wordt overzicht zal onderdeel uitmaken van de Voorjaarsnota 2023. Daarnaast komt het college bij de voorjaarsnota met de uitwerking om de extra organisatiekosten (niet zijnde de reguliere ambtelijke inzet) voor het faciliteren van het Formule 1 evenement in principe te dekken door het invoeren van een opslag op de toegangskaarten in de vorm van een vermakelijkheidsretributie. Dit is conform de door u aangenomen motie in april 2021 en herbevestigd op 20 december 2022. Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris

de burgemeester

Kenmerk: 2023/168915

3/3