Raadsinformatiebrief reactie college - 14 september 2021

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Reactie van het College van B&W op het accountantsverslag over de jaarrekeningcontrole over 2020 Nummer 2021/491330 Datum college 14 september 2021 Portefeuillehouder Bluijs, G.J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling CC Auteur K. Dijkema Telefoonnummer 06-23192432 / 023-5114453 Email kdijkema@haarlem.nl Bestemd voor: Het college stuurt deze raadsinformatiebrief ter kennisname naar de commissie Bestuur en naar de accountantscommissie. Behoort bij onderwerp Vaststelling definitieve Jaarverslag en Jaarrekening 2020 Zandvoort (2021/408996) in commissievergadering 14 september. Bijlagen

-

Geachte leden van de raad, In deze brief geven we u onze reactie op het accountantsverslag 2020. In dit verslag brengt de accountant verslag aan u uit van zijn controle over de jaarrekening 2020 die hij in uw opdracht uitgevoerd heeft. Zoals gebruikelijk geven we u daarbij onze reactie op zijn belangrijkste constateringen. Tevreden In algemene zin zijn wij tevreden met de uitkomsten van de controle. We zijn blij met de goedkeuring op zowel de getrouwheid als op de rechtmatigheid. Aan de ene kant omdat we waarde hechten aan dat oordeel van de accountant. Het is daarnaast ook goed te constateren dat de uitkomsten van de controle die in uw opdracht uitgevoerd wordt, in lijn is met het de uitkomst van de controle die in onze opdracht door de interne accountantsdienst uitgevoerd wordt. Zoals u weet is er een wijziging van de controle op de jaarrekening aanstaande. Ook in dat licht is goed om te constateren dat de verschillende controlemechanismes, als onderdeel van de Three Lines of Defense, goed op elkaar aansluiten. Kritische punten We hebben er kortheidshalve voor gekozen niet op alle conclusies en aanbevelingen in te gaan. We zullen vooral een reactie geven op een aantal kritische zaken die in het verslag genoemd worden.

Dat heeft als risico dat het beeld kan ontstaan dat er vooral zaken niet goed gaan, maar dan is het belangrijk te bedenken dat de fouten en onzekerheden binnen de marges vallen die u vastgesteld heeft en dat de accountant constateert dat er veel zaken goed gaan. Met die constatering in het achterhoofd gaan we graag op de volgende zaken in;

Kenmerk: 2021/491330

1/3

Onzekerheden sociaal domein Bij zowel de PGB-bestedingen als de Jeugdzorg en de WMO zien we een afname van de omvang van de onzekerheden die geconstateerd zijn. Bij de PGB doen we er meer aan om de daadwerkelijke levering van prestaties ook vast te leggen en aan te tonen. Bij de Jeugdzorg en de WMO doen we dat ook, maar worden we ook gehinderd door het feit dat we van kleine zorgaanbieders niet over een controleverklaring beschikken, omdat dat niet is voorgeschreven. Als die werkwijze in stand blijft, zal het lastig blijven deze onzekerheid helemaal terug te draaien. Aanbestedingen Uit het accountantsrapport blijkt dat er in 2020 sprake was van een aanbestedingsfout van € 501.000, terwijl deze in 2019 € 469.000 bedroeg. Dat wekt wellicht de indruk dat er sprake is van een verslechtering. We zijn nog niet tevreden en blijven ons inzetten voor het verlagen van onrechtmatigheden in aanbestedingen. Tegelijk geven we wel graag een aantal kanttekeningen bij deze cijfers. · Van het bedrag van € 501.000 waarvan geconstateerd is dat het onrechtmatig is uitgegeven, heeft slechts € 41.000 te maken met een nieuwe overeenkomst die in 2020 is afgesloten. De rest heeft te maken met overeenkomsten uit eerdere jaren. Enkel uit het totale bedrag aan onrechtmatigheid is dus niet af te leiden of het beter of slechter gaat met het verloop van de aanbestedingen.

· Een groot deel van de overeenkomsten die in 2020 tot onrechtmatige uitgaven hebben geleid, zijn inmiddels afgerond of stopgezet. Dat betekent dat we verwachten dat we in 2021 nog ongeveer € 100.000 aan onrechtmatige uitgaven zullen hebben op basis van de resterende overeenkomsten. · Verder wijzen we er op dat het soms lastig is om vooraf in te schatten of er sprake is van samenloop in het geval van meerdere opdrachten bij dezelfde leverancier. Bij gelijksoortige diensten dienen deze gezamenlijk betrokken te worden in de analyse voor Europese aanbesteding. Dit kan gecompliceerd zijn. Door het bewustzijn hieromtrent te vergroten proberen we toekomstige onrechtmatigheden als gevolg hiervan te voorkomen. Deze kanttekeningen vinden we belangrijk voor het juiste beeld, maar nemen niet weg dat we ons hard blijven maken voor een rechtmatig verloop van de aanbestedingen. Tijdstip afronding controle Ten slotte staan we graag stil bij het tijdstip van afronding van de controle. Hoewel we object van onderzoek zijn en het daarmee vooral aan u als opdrachtgever is een oordeel te vormen over dit aspect, stippen we het toch aan. Ons punt zit niet in het ongemak dat een latere uitvoering van werkzaamheden met zich meebrengt voor de ambtelijke organisatie. Dat is te overkomen.

Dat heeft vooral te maken met de in potentie grote consequenties van een te late verschijning van het jaarverslag inclusief het accountantsrapport. En die consequenties zijn groot, zo is een sancties het verlagen van de bekostiging vanuit het Rijk. Het was in de afgelopen periode ongemakkelijk dat het voor ons moeilijk was om in te schatten wanneer de controle afgerond zou worden. Een ander punt van verwondering is dat het gaat om een controle voor een andere gemeente, maar bij het zelfde ambtelijke apparaat. Dit zou juist tot efficiency kunnen leiden. Uiteraard is Covid voor ons en anderen een beperkende factor geweest, ware het niet dat de provincie ons aangaf geen

Kenmerk: 2021/491330

2/3

andere gemeente te kennen die niet tijdig de jaarstukken heeft ingediend. We bieden graag aan mee te denken en te overleggen wat we gezamenlijk kunnen doen een herhaling te voorkomen. We hopen u hiermee kort en krachtig onze reactie op het accountantsrapport te hebben gegeven. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris de burgemeester

Kenmerk: 2021/491330

3/3