Raadsinformatiebrief Doorstart Stichting Zandvoort Beyond

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Doorstart Stichting Zandvoort Beyond Nummer 2025/99877 Datum college 28 januari 2025 Portefeuillehouder Kloet, J. de Programma/beleidsveld 4.2. Economie, Toerisme en cultuur / Formule 1 – Racefestival Afdeling PG / ECDW Auteur J. Nupoort / M. Postuma Telefoonnummer 023-5114856 Email jnupoort@haarlem.nl / mpostuma@haarlem.nl Bestemd voor: Gemeenteraad Zandvoort Bijlagen n.v.t. Geachte raadsleden, Op 17 december bent u via een raadsinformatiebrief geïnformeerd over de situatie rondom Stichting Zandvoort Beyond en het teruggeven van de opdracht voor de organisatie van het Racefestival. Dit naar aanleiding van de raadsbehandeling op 19 november van het voorstel Evaluatie Zandvoort Racefestival 2024 (2024/1834534). Met deze brief informeren wij u over de huidige stand van zaken. Verkenning alternatieve oplossingen Zoals al eerder gemeld is de gemeente direct aan de slag gegaan met een verkenning van alternatieve oplossingen om in 2025 alsnog side events plaats te laten vinden. Naast een functie binnen crowd control bieden we ondernemers in Zandvoort ook de kans om te profiteren van het Formule 1 evenement. De volgende uitgangspunten zijn daarbij essentieel: • • •

Behoud van één parapluvergunning voor alle meldingen, vergunningen en de plaatsing van objecten binnen het Side events gebied; Een programma dat zo goed mogelijk aansluit bij de genoemde wensen uit de motie: ‘Uitgangspunten Zandvoort Racefestival 2025’; Er wordt een gedegen vergunning aangevraagd, inclusief veiligheidsplan, dat zorgt voor een beheersbaar centrum. Daarin worden ook maatregelen getroffen op het gebied van crowd control en het tegengaan van schenken van alcohol aan jongeren onder de 18 jaar.

Diverse alternatieven zijn afgewogen, waaronder het zelf inhuren van een producent, de opdracht uit zetten bij evenementenbureau(s) en de mogelijkheid tot overname of doorstart van de Stichting Zandvoort Beyond. In deze verkenning is rekening gehouden met de juridische consequenties, aanbestedingsregels en behoud van de parapluvergunning. Bovendien is gekeken welk alternatief op korte termijn een heldere oplossing biedt voor alle betrokkenen. Snelheid is een van de factoren geweest waar rekening mee is gehouden, de eerste conceptvergunning moet half maart namelijk al gereed zijn.

Kenmerk: 2025/99877

1/3

Doorstart Stichting Zandvoort Beyond We zijn blij te melden dat er een oplossing gevonden is. Uit de verkenning blijkt dat een doorstart van Stichting Zandvoort Beyond het beste alternatief is. De huidige leden van de Raad van Toezicht en de huidige Directeur Bestuurder hebben aangegeven hun medewerking hierbij te verlenen, waarvoor wij ze erkentelijk zijn. De doorstart van de Stichting Zandvoort Beyond heeft veel voordelen: • Het zorgt ervoor dat er geen juridische consequenties zijn. • De financiën kunnen overgedragen worden. • Er hoeven geen langlopende aanbestedingsprocedures doorlopen te worden. • De concessieovereenkomst kan blijven bestaan. • De parapluvergunning-constructie kan overeind blijven. Proces van doorstart Concreet betekent dit dat de huidige leden van de Raad van Toezicht en de huidige Directeur Bestuurder de Stichting gaan verlaten na de afronding van het jaarverslag van editie 2024. Om de continuïteit van de Stichting te waarborgen, komen er op zeer korte termijn twee nieuwe leden voor de Raad van Toezicht bij. Zij nemen de beslissingen over de editie 2025. Tijdelijk zijn er dan 5 leden van de Raad van Toezicht. De formele benoeming van de nieuwe Directeur Bestuurder, zal door de nieuwe Raad van Toezicht leden gedaan worden. De huidige leden hebben hier geen zeggenschap over.

De nieuwe Directeur Bestuurder zal de rol als producent de organisatie van het Racefestival 2025 op zich zal nemen. Door voor deze variant te kiezen is er een nette afronding van 2024, ruimte voor een goede overdracht en kan er direct gestart worden met de voorbereiding van editie 2025. Zodra de huidige leden van de Raad van Toezicht de Stichting verlaten, wordt er gezocht naar een derde lid om de Raad van Toezicht weer compleet te maken. Dit is momenteel niet mogelijk op basis van de statuten. Zandvoort Marketing en Ondernemers belangen Zandvoort Er zijn twee Zandvoortse organisaties die het belang van de side events en Zandvoort vooropgesteld hebben en hun bereidheid getoond hebben door (in ieder geval tijdelijk) zitting te willen nemen in de Raad van Toezicht. Dit gaat om bestuurlijke vertegenwoordiging vanuit Zandvoort Marketing en Ondernemers Belangen Zandvoort. Wij zijn ontzettend blij met deze toezegging en de snelheid en flexibiliteit van deze partijen in de afgelopen weken. Dit stelt iedereen in staat om zo snel mogelijk weer met de inhoud aan de slag te gaan. Scenario’s 'nice to have’ en ‘need to have’ In de afgelopen periode hebben meerdere personen zich bij de gemeente gemeld als kandidaat voor de positie van Directeur Bestuurder.

Er is aan deze personen gevraagd een uitwerking te maken op basis van twee scenario’s: een ‘need to have’ scenario en een ‘nice to have’ scenario. Dit voorwerk is gedeeld met de

Kenmerk: 2025/99877

2/3

nieuwe leden van de Raad van Toezicht, die op basis van eigen inzicht de nieuwe Directeur Bestuurder benoemen. Uit de ontvangen uitwerkingen blijkt dat er, als aanvulling op het ‘need to have’ scenario, geen ruimte is voor het uitvoeren van de wensen uit de motie “Motie Uitgangspunten Zandvoort Racefestival 2025” in combinatie met het beschikbare en verlaagde budget uit het amendement “Amendement Uitkomst Evaluatie Racefestival 2024”. De daadwerkelijke invulling van de opdracht die de nieuwe leden van de Raad van Toezicht meegeven aan de nieuwe Directeur Bestuurder is daardoor nog niet helder. Vanuit de gemeente is het advies om in ieder geval op basis van het beschikbare budget te starten met het ‘need to have’ scenario. Daarna kan bekeken worden welke wensen uit de motie “Motie Uitgangspunten Zandvoort Racefestival 2025” haalbaar zijn voor 2025 met aanvullend budget. Dit omdat deze wensen naar verwachting niet te realiseren zijn uit het door de gemeenteraad beschikbare gestelde budget van 150.000 euro. Tenslotte We zijn blij dat we nu helderheid kunnen geven aan alle ondernemers, standhouders, merchandise-partners en andere betrokken die zich de afgelopen tijd met zorgen bij de gemeente gemeld hebben. Hun onrust over de voortgang van side events was duidelijk merkbaar en het is goed dat we nu duidelijkheid kunnen geven over de toekomst van side events in 2025.

We hebben er alle vertrouwen in dat er na benoeming van een nieuwe Directeur Bestuurder gewerkt kan worden aan side events met een gedegen parapluvergunning en veiligheidsplan. Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben over Zandvoort Beyond en het Racefestival. Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris

de burgemeester

Kenmerk: 2025/99877

3/3