Raadsinformatiebrief beantwoording vragen OPZ over financien Formule 1

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Beantwoording Schriftelijke vragen OPZ over Financiën Formule 1 Nummer 2021/77707 Datum 11 februari 2021 Portefeuillehouder Haeften, R. van Programma/beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur Afdeling PG Auteur K. Sweering Telefoonnummer 023-5115746 Email ksweering@haarlem.nl Bestemd voor: Gemeenteraad van Zandvoort: beantwoording raadsvragen Bijlagen Was-Wordt overzicht februari 2021 Geachte raadsleden, Door de fractie van de OPZ zijn schriftelijke vragen gesteld over de Financiën Formule 1. In voorliggende raadsinformatiebrief volgt de beantwoording van de vragen. De gestelde vragen sluiten aan bij de toezeggingen van wethouder Van Haeften naar aanleiding van de raadscommissiebespreking over dit onderwerp die plaatsvond op 3 februari 2021. De beantwoording hiervan treft u ook aan in deze raadsinformatiebrief. Vraag 1: Naar inschatting van wethouder van Haeften resteert er van het eerder toegekende budget voor de Formule 1 nog een bedrag van € 2,6 mln. voor 2021, 2022 en 2023. Maar het aanvankelijke budget ad € 4,1 mln. is in oktober 2019 – in mei 2020 herbevestigd – naar beneden bijgesteld. Vraag: Graag opheldering van deze beide punten en de mogelijke financiële consequenties; welke middelen resteren er t.b.v.

de gemeentelijke inzet voor de F1 races in 2021, 2022 en 2023? Deze eerste vraag van de OPZ-fractie sluit aan bij een andere vraag naar aanleiding van de raadscommissie alsmede twee toezeggingen van wethouder Van Haeften. OPZ vraagt ook: Tevens het verzoek – ook door anderen gevraagd – om de kosten en opbrengsten voor de gemeente Zandvoort over de hele periode 2021, 2022 en 2023 te presenteren conform de eerder gemaakte financiële overzichten. Hierin meegenomen een overzicht van de historische kosten. Aansluitend op de volgende toezeggingen van wethouder Van Haeften: Het beschikbaar stellen van het volledige was-wordt overzicht, gelijk aan de eerdere besprekingen van de financiële actualisatie van het F1-project. En:

Kenmerk: 2021/77707

1/8

Op de vraag van fractie OPZ over hoe het exact zit met het budget uit de bestemmingsreserve van €4.1 naar €3.5 miljoen zegt hij toe dit uit te gaan zoeken. Antwoord In de bijlage treft u het actuele was-wordt overzicht van het F1-project. De Was-situatie in het overzicht is het overzicht van uw raadsvergadering van mei 2020, aangevuld met de besluitvorming in de Najaarsnota over het jaar 2020. De Wordt-situatie betreft: - 2019: de werkelijke/historische kosten (gelijk aan het overzicht van mei 2020) NB. Een gedetailleerd overzicht van de uitgaven kunt u vinden in de F1 map bij de griffie. - 2020: de werkelijke/historische kosten, vooruitlopend op de jaarrekening (licht aangepast ten opzicht van het overzicht voor uw raadsvergadering voor februari 2021, gebaseerd op de meest actuele informatie uit de financiële administratie); NB. Een gedetailleerd overzicht van de uitgaven kunt u vinden in de F1 map bij de griffie. - 2021: het voorgestelde budget uit het raadsvoorstel; - 2022 en 2023: het ingeschatte benodigde budget op basis van de actuele inzichten (met name het jaar 2021) Het overzicht zat eerder niet bij de raadsstukken, omdat het college nog geen nader besluit heeft genomen over de kosten en dekking voor de jaren 2022 en 2023.

Zoals hierboven gemeld is een doorvertaling van het benodigde budget in 2021 in het was-wordt overzicht nu gebruikt om een inschatting te maken voor de jaren 2022 en 2023. Op deze manier wordt duidelijk voor welk deel van het budget nog nadere dekking moet worden gevonden. Op basis van de huidige kostenactualisatie is sprake van een nadeel van € 1,4 miljoen over de gehele periode t/m 2023. Het dekkingsvoorstel hiervoor wordt de komende periode verder uitgewerkt en aan u voorgelegd in de Voorjaarsnota. Uit de eerdere overzichten van de financiële actualisaties (oktober 2019 en mei 2020) kwamen de volgende ingeschatte kosten en dekking voor de periode 2019-2022: Maart 2019 Oktober 2019 Mei 2020 (oorspronkelijk) € 4.160.000 € 3.365.000 € 3.365.000 Kosten totaal € 4.175.000 € 3.950.000 € 3.500.000 Dekking totaal -€15.000 -€ 585.000 -€135.000 Resultaat SIA Bij de financiële actualisatie in oktober 2019 is besloten om het positieve resultaat (op dat moment ingeschat op €585.000) aan het eind van het projectbudget (medio 2022) toe te voegen aan de reserve Strategische Investeringsagenda (SIA). Het ingeschatte benodigde budget is dus verlaagd van € 4,1 miljoen naar € 3,4

Kenmerk: 2021/77707

2/8

miljoen, maar het beschikbaar gestelde budget van € 4,1 miljoen is op dat moment niet naar beneden bijgesteld. Dit budget staat uit een krediet van € 0,5 miljoen ten behoeve van een investering voor de aanleg van minimaal één nieuwe toegangsweg en € 3,65 miljoen voor gemeentelijke bijdragen en extra organisatiekosten. Dit is tot vandaag nog steeds het formele budgettaire kader voor het college. In het besluit van oktober 2019 is opgenomen (onder punt 4) “het resultaat van deze evaluatie gebruiken voor (eventuele) inhoudelijke en financiële aanpassingen in het projectbudget ten behoeve van de volgende edities F1.” Vandaar dat er steeds verwezen wordt naar het oorspronkelijke budget van € 4,1 miljoen. In oktober 2019 is aangegeven dat de volgende actualisatie werd gepland in februari 2020 in het kader van het opstellen van de jaarrekening 2019. Dit werd maart 2020, maar deze raadsvergadering is uitgesteld als gevolg van de coronacrisis, waardoor de actualisatie uiteindelijk begin mei 2020 is behandeld in de gemeenteraad. De actualisatie betrof dus hoofdzakelijk het geven van inzicht in de uitgaven van 2019, het doorschuiven van budget naar 2020 en geven van de laatste inzichten en informatie qua dekkingsmogelijkheden (bijvoorbeeld de afspraak over het zanddepot).

Bij deze financiële actualisatie is als vertrekpunt genomen om de kosten op dat moment niet hoger in te schatten (gelijkblijvend op € 3.365.000), per slot van rekening was het evenement nog steeds niet afgerond en de kosten van een volledig editie waren nog niet inzichtelijk. Ook is gemeld dat de bijdrage aan de toegangsweg niet mogelijk was als investering maar als subsidie. Dit heeft geleid tot een wijziging aan de kant van de dekking, de kapitaallasten van € 450.000 zijn weggevallen als dekking (van € 3.950.000 naar € 3.500.000). De gemeenteraad heeft ingestemd met een extra onttrekking van € 450.000 ten laste van de SIA 2020. In het was-wordt overzicht is zichtbaar dat er tot op heden (2019 en 2020) € 1.478.000 is uitgegeven van het beschikbaar gestelde budget (€ 782.000 in 2019 en € 696.000 in 2020). Dit betekent dat er bij een F1-budget van € 4,1 miljoen nog een budget resteert van € 2.682.000 voor de jaren 2021, 2022 en 2023. Vraag 2: In bijlage 2 staat inzake personele inzet: “Het gaat om de inzet van de start van de voorbereidingen t/m de evaluatie, inclusief de inzet tijdens het evenement zelf.” Hieruit maken wij op – de evaluatie werd voorzien na editie 2023 – dat de totale personele inzet ad € 818.000 de drie edities van de F1 in 2021, 2022 en 2023 betreft.

Vraag: Klopt dat? U antwoordde, in afwijking van de tekst uit bijlage 2, dat de € 818.000 (deels?) betrekking heeft op de personele inzet in 2021 en 2022, niet die voor 2023. Vraag: Graag een gespecificeerd overzicht van de verwachte kosten aan personele inzet voor 2021, 2022 en 2023. Antwoord De geraamde kosten voor de interne en externe capaciteit in het overzicht betreffen één editie, de editie 2021. Deze kosten worden gemaakt in de periode januari-oktober 2021. Wanneer het Formule 1 evenement in mei van een jaar plaatsvindt, worden de voorbereidingskosten gemaakt in twee boekjaren. Van circa oktober tot/met juli. In de planning voor 2021 wordt rekening gehouden met de zomervakantie (-6 weken).

Kenmerk: 2021/77707

3/8

Voor het boekjaar 2021 wordt rekening gehouden met de capaciteitsinzet voor twee evenementen, editie september 2021 en editie mei 2022 (datum nog onder voorbehoud). Elke editie wordt tijdens het evenement gemonitord en na elke editie inhoudelijk geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie kunnen de plannen en de aanpak voor het daaropvolgende jaar worden aangepast. De verwachting is dat de capaciteitsinzet voor het evenement en de side events steeds efficiënter kan plaatsvinden. In het projectbudget is hiervoor tot op heden echter een te bescheiden bedrag voor begroot. In het raadsbesluit van oktober 2019 is bij de risico’s ook gemeld dat de capaciteitsinzet in de jaren 2021 en 2022 fors is afgebouwd. Er is gemeld dat “uit de voorgestelde evaluatie na de eerste editie van de F1 zal blijken welk capaciteitsinzet voor de volgende edities F1 nodig zal zijn. Dit zou kunnen leiden tot een verhoging van het projectbudget voor 2021 en 2022.” Het bijgevoegde was-wordt overzicht is uitgegaan van een realistische inschatting van de benodigde extra organisatiekosten voor 2022 en 2023, inclusief de verwachting dat de voorbereidingen van de gemeente met de kennis van voorgaande edities steeds efficiënter kan gebeuren. Dit is wederom een inschatting op basis van de huidige inzichten, aangezien de eerste editie nog steeds niet heeft plaatsgevonden.

Vraag 3: In het staatje bij in Bijlage 2 Capaciteit Project Formule 1 2021 staat in de bovenste regel: Deelprojectleider mobiliteit + ondersteuning, 1580 uren ad € 64.800 Afgezet tegen de daaronder verantwoorde functies, uren en bedragen is hier waarschijnlijk een fout gemaakt. Verzoek: Graag uitsluitsel op dit punt. Antwoord De inschatting van de benodigde uren en kosten kloppen. Voor de jaren 2020 en 2021 heeft de gemeente Zandvoort via een (gratis) detachering vanuit de Vervoerregio Amsterdam invulling kunnen geven aan de positie van deelprojectleider Mobiliteit. Alleen voor de eerste editie van het evenement stelt de Vervoerregio gratis een medewerker ter beschikking voor gemiddeld 2 dagen per week. Het werk van de deelprojectleider kan echter niet in 2 dagen worden uitgevoerd. Er is extra ondersteuning (assistent-projectleider c.q. projectsecretaris) nodig. De kosten hiervoor zijn ingeschat op € 64.800. Voor de jaren 2022 en 2023 zal de benodigde capaciteit voor deze positie (intern of extern) moeten worden ingevuld en gefinancierd. Het is op dit moment nog lastig te beoordelen of dit mogelijk is binnen het totale budget dat voor 2021 staat gereserveerd voor mobiliteit (€ 193.600). Vanuit het projectmanagement wordt daar uiteraard naar gestreefd, mede gezien de voorziene efficiencyslag bij de voorbereidingen.

Vraag 4: Bij een vergelijking van kosten en baten valt op dat de gemeente voor veel kosten opdraait en dat de baten elders neerslaan. In de gisteren besproken Gateway Review is dat heel subtiel verwoord: Het reviewteam is, op basis van de Health Check van mening dat de balans tussen het beoogde doel en de daarvoor ingezette middelen als niet-optimaal wordt ervaren. Door middel van ingrijpende aanpassingen in de balans kan deze

Kenmerk: 2021/77707

4/8

geoptimaliseerd worden. (Blz. 5). Juist deze aanbeveling lijkt ons essentieel om een balans tussen inkomsten en uitgaven te bereiken. Tijdens de commissievergadering van 2 februari hebt u aangegeven serieus aan de slag te zullen gaan met de aanbevelingen uit het Gate Way Review. Vraag: Op welke wijze en ideeën wilt u de balans tussen inkomsten en uitgaven bereiken? Antwoord Daar kan het college op dit moment nog geen antwoord op geven. Zoals ook opgenomen in het Gateway Reviewrapport is een goede beoordeling van de kosten alleen mogelijk als alle kosten worden meegenomen en worden afgezet tegen alle opbrengsten (lokaal, regionaal en nationaal). Een dergelijk breed financieel overzicht is er op dit moment niet, de vervolggesprekken met onze bestuurlijke samenwerkingspartners hierover moeten nog plaatsvinden. Ons belangrijkste vertrekpunt hieromtrent is de uitgevoerde economische impact analyse uit 2017. De gemeente is voornemens om deze impactanalyse na elke editie te herhalen. Op basis van deze informatie ontstaat een steeds realistischer beeld over de opbrengsten. Op voorhand kunnen wij u melden dat het verhogen van de inkomsten voor de gemeentelijke overheid daarbij niet het belangrijkste doel van het college is. Wij willen vooral dat onze ondernemers (lokaal en regionaal) profiteren van de economische, maatschappelijke en sociale spin-off van het evenement.

Zoals beschreven in het plan van aanpak ‘Terugkeer Formule 1’ 2019 gebruikt het college het evenement als vliegwiel voor verdere ontwikkelingen. Gemeente Zandvoort faciliteert dit evenement, daar is budget en capaciteit voor nodig, vervolgens kan de gemeenschap profiteren door de spin-off die het evenement geeft. Denk hierbij aan de uitbreiding van het spoor, maar ook de interesse van marktpartijen in Zandvoort en de economische spin-off bij ondernemers. De toeristische impuls die het evenement met zich meebrengt is voor langere termijn van belang voor Zandvoort wat financieel via de toeristenbelasting weer terug vloeit naar de gemeentebegroting. De verhoging van de toeristenbelasting in 2019 heeft geleid tot een structurele verhoging van de inkomsten voor de gemeente. Vraag 5: In de Najaarsnota 2020 is aangegeven dat € 545.000 moet worden toegerekend aan de wegens Corona in 2020 niet verreden F1 en dat deze kosten nutteloos moeten worden geacht omdat die niet voor de F1 in 2021 gebruikt kunnen worden. Wij vroegen u: “Is alle personele inzet en zijn alle gemaakte kosten voor o.a.

vergunningen, mobiliteit en veiligheid nu echt volledig onbruikbaar voor de F1 dit jaar?” U antwoordde: “Nee, niet alles is voor niets.” Vraag: Welk deel van deze kosten of kosten die niet zijn afgeboekt is niet voor niets geweest? Antwoord De voorbereidingskosten voor de F1-editie in mei 2020 waren totaal circa €1.150.000. Het gaat om kosten voor het evenement, exclusief de omgevingsvergunningen voor de verbouwing van het circuit (circa €375.000) en infrastructurele investeringen waaronder de toegangsweg (€500.000). Het bedrag van € 1,15 miljoen bestaat uit drie componenten: bijdrage side events (€135.000), personele capaciteit (€971.000) en onvoorzien/facilitair (€44.000). Er zijn nog geen kosten gemaakt voor de bijdrage mobiliteit en citymarketing.

Kenmerk: 2021/77707

5/8

Van deze kosten is de inschatting gemaakt dat circa 50% 'verloren' kosten zijn als gevolg van het uitstellen van het evenement door corona. Voorbeelden zijn de communicatie-activiteiten die opnieuw moeten plaatsvinden, zoals informatieavonden en afstemming met buurgemeenten en belanghebbenden, de aanvraag voor de evenementenvergunning moet opnieuw getoetst en de voorbereidingen voor de side events moeten worden overgedaan. Niet alles is echter voor niets. Bij de editie in 2021 kan worden voortgebouwd op de plannen die in 2019/2020 zijn ontwikkeld, deze plannen vormen dan het vertrekpunt (zoals bijvoorbeeld het veiligheidsplan). Vraag 6: Voor wat betreft het t.b.v. vergunningen, veiligheid, mobiliteit en side events opgeschaald houden van het projectteam volgt uit de beantwoording van onze vragen dat dit team vanaf februari 2021 tot en met evaluatie na de F1 in 2023, dus gedurende 2,5 jaar, onafgebroken op volle sterkte opgeschaald zou moeten blijven? Dit vraagt o.i. dit jaar sowieso om een tussenevaluatie, ook als de F1 onverhoopt opnieuw niet zou doorgaan. o U zegde dit najaar een tussenevaluatie toe ook als de F1 dit jaar niet verreden zou worden. o Daarnaast gaf u aan geen onnodige kosten te willen maken en dat het projectteam als daar aanleiding toe is terstond wordt afgeschaald.

Aanvullende vraag: Welke tijd moet het projectteam minimaal operationeel zijn om de taken t.g.v. de F1 naar behoren te kunnen behartigen? Antwoord Zie hierboven het antwoord bij vraag 2. Dit is een periode van circa 9 maanden. 6-7 maanden (circa 26-30 weken) voorafgaand aan het evenement, en circa 2 maanden na afloop (evaluatieperiode en afronding/overdrachtsdossiers). Vraag 7: De realiteit is dat er niet met zekerheid van kan worden uitgegaan dat de F1 in 2021 doorgang zal vinden. Vraag: Als per 1 juli a.s. zoveel eerder of later het evenement door DGP mocht worden afgeblazen. Wat is dan de financiële schade voor de gemeente Zandvoort, welk bedrag moet worden afgeboekt en hoe worden deze kosten dan gedekt? Antwoord Het college schat deze kosten in op circa € 350.000 bij een go-nogo moment omstreeks 1 juni. Dit is exclusief de kosten die nodig zijn voor enkele ruimtelijk-juridische procedures voor de omgevingsvergunningen. Deze uitgaven zijn dit jaar nodig ten behoeve van lopende bezwaar- en beroepsprocedures en staan los van het wel of niet afgelasten van het evenement als gevolg van corona. Vraag 8: Wij vroegen: Is de wethouder bereid de raad inzicht te geven in de specifieke taken, die tot de verantwoordelijkheid van de Gemeente behoren, waarmee het projectteam wordt belast? Verzoek: Graag een toezegging op dit punt.

Kenmerk: 2021/77707

6/8

Antwoord Het college heeft hier in haar beleving reeds antwoord op gegeven in de raadsinformatiebrief naar aanleiding van OPZ-vragen over de Gateway Review (document 2021/62827, antwoord op de vragen 1 en 4). Vraag 9: Gezien het gestelde in de Gateway Review ontbreekt voldoende duidelijkheid over welke kosten nu voor rekening van de gemeente Zandvoort en welke kosten voor rekening van de organisator DGP zijn. Zowel m.b.t. het beheersen en het toerekenen van kosten als over de mogelijkheden tot het genereren van inkomsten voor de gemeente Zandvoort worden wij daarom graag nader door u geïnformeerd. Vraag: Op welke manier en termijn wilt u ons daarover informeren? Antwoord Het college vindt de rol- en taakverdeling tussen de gemeente en organisator van het evenement duidelijk. DGP is de organisator en daarmee voor eigen rekening en risico verantwoordelijk voor de organisatie, productie, exploitatie en promotie van het evenement en de tijdelijke camping. De organisator is verantwoordelijk voor het treffen van alle benodigde maatregelen op het gebied van veiligheid en mobiliteit. De gemeente is faciliterend en draagt zorg voor het behandelen, doorlopen en begeleiden van de aanvragen voor benodigde planologische en vergunningsprocedure.

Daarnaast is de gemeente verantwoordelijk voor de veiligheid en openbare orde in Zandvoort en heeft zij als ‘hostcity’ een regierol richting haar buurgemeenten en samenwerkingspartners/wegbeheerder. De kostenverdeling is niet ingewikkeld. De organisator betaalt jaarlijks leges en huur/precario voor de vergunningsaanvragen en het gebruik maken van openbare grond van de gemeente (specifiek parkeerplaatsen en sportterrein). De gemeente betaalt voor de inzet van haar eigen capaciteit (voorbereiding en operationele uitvoering), de bijdrage aan de concessieovereenkomst voor de side events, citydressing van het dorp en monitoring en evaluatie (inhoudelijk toets van de plannen en de economische impactanalyse). De monitoring en evaluatie gebeurt gezamenlijk met DGP. Voor het zanddepot is een afwijkende afspraak gemaakt, in plaats van de betaling van precario gedurende drie jaar heeft het Circuit het terrein van het zanddepot geschikt gemaakt voor de opslag van strandhuisjes (winter) en/of parkeerplaatsen (zomer). In maart 2019 heeft de gemeenteraad daarnaast besloten om extra financiële steun te verlenen aan DGP, aangezien de komst van het Formule 1 evenement extra kansen voor Zandvoort mee zich meebrengt.

Dit heeft zich vertaald in een eenmalige bijdrage aan infrastructurele investeringen waaronder een toegangsweg (€ 500.000) en een jaarlijkse bijdrage (gedurende drie jaar) aan het mobiliteitsplan (totaal € 1,5 miljoen, in de actualisatie van oktober 2019 bijgesteld naar € 700.000 gezien de optimalisatie van het spoor). De bijdrage van de gemeente aan het mobiliteitsplan wordt met de huidige inzichten ingeschat op € 200.000 per editie.

Kenmerk: 2021/77707

7/8

Toezegging wethouder Van Haeften in de raadscommissie van 3 februari 2021: Op de vraag van fractie VVD of de financiële doorkijk F1 voor 2021, 2022 en 2023 uit de voorjaarsnota gehaald kan worden. Hij zegt toe om met de wethouder Financiën te overleggen of het mogelijk is de financiële doorkijk F1 uit de voorjaarsnota te halen en op een andere wijze inzichtelijk te maken en in een vorm van eerder voorgelegde financiële overzichten zodat zij die zodoende kunnen vergelijken. Antwoord De financiële rapportage over het project F1 zal separaat bij de Voorjaarsnota 2021 aan de raad worden aangeboden. De financiële consequenties van die rapportage moeten uiteraard in de Voorjaarsnota zelf worden verwerkt om de raad een integraal inzicht te geven in het actuele financiële meerjarenbeeld. Indien de situatie daarom vraagt, zal de raad extra geïnformeerd worden via de gebruikelijke weg. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris de burgemeester

Kenmerk: 2021/77707

8/8