Raadsinformatiebrief beantwoording vragen OPZ omtrent stichting side events F1 Zandvoort

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Beantwoording raadsvragen van de fractie van OPZ inzake Stichting Side Events F1 Nummer 2021/20106 Datum college 8 januari 2020 Portefeuillehouder Haeften, R. van Programma/beleidsve 4.2 Economie, toerisme en cultuur ld Afdeling ECDW/PG Auteur M. Postuma / K. Sweering Telefoonnummer 023-5114856 Email mpostuma@haarlem.nl / ksweering@haarlem.nl Bestemd voor: Gemeenteraad van Zandvoort: beantwoording technische vragen OPZ Geachte raadsleden, Door de fractie van OPZ zijn schriftelijke vragen gesteld over het raadsvoorstel ‘Oprichten stichting t.b.v. side events Formule 1 Zandvoort’ met kenmerk: 2020/1144130. In voorliggende raadsinformatiebrief volgt de beantwoording van de vragen. Introductie van de fractie van OPZ: “Er wordt een stichting opgericht, op basis van een beproeft model waaronder TT Festival van de TT in Assen die de organisatie van de side events rondom de Heineken Dutch Grand Prix Formule 1 race zelfstandig organiseert. Direct na oprichting wordt de stichting overgedragen aan de nog te werven directeur bestuurder en Raad van Toezicht. Gemeente zal geen bestuurlijke positie innemen, maar neemt plaats in een Raad van Advies. De Side events zijn bedoeld om de in- en uitstroom van bezoekers in de tijd te spreiden en om bezoekers te verleiden langere tijd of meerdere dagen in Zandvoort te verblijven; doel economische spin-off.

Het moet buiten de bezoekers van de Side events, ook voor onze inwoners van Zandvoort leuk.” Vraag 1 Wat is de reden dat van het beproefd model van Assen wordt afgeweken door een extra laag, zijnde Raad van Advies toe te voegen? Antwoord Een Raad van Advies biedt de mogelijkheid voor diverse partners (zoals overheden, ondernemersvertegenwoordigers, DGP en andere stakeholders) om advies te geven aan de stichting zonder dat dit invloed heeft op de neutrale en objectieve positie van de Raad van Toezicht en de

Kenmerk: 2021/20106

1/7

Directeur bestuurder van de stichting. De gemeente wil sturing kunnen geven, dit kan enerzijds langs kant van de concessieovereenkomst en anderzijds door een rol in de Raad van Advies. Zo wil de gemeente o.a. kunnen sturen op de Visie Side Events die als kader meegegeven wordt aan de Stichting. Daarnaast is de situatie anders dan in Assen: door de ligging van Circuit Zandvoort dicht op het dorpscentrum is er overlap en invloed van side events op het hoofdevenement en daarmee op diverse partners. Vraag 2 De Raad van Advies geeft geen bindend advies aan de stichting om die reden wordt ook met overeenkomsten gewerkt. Waarom is er in de plaats van overeenkomsten niet gekozen voor het geven van bindend adviezen? Over welke onderwerpen en met welk doel worden er overeenkomsten gesloten? Op welke wijze is dat is Assen geregeld? Antwoord De gemeente gaat een financiële relatie aan met de stichting. Dat gaat verder dan het geven van bindende adviezen aan een stichting. Die financiële relatie kan in de vorm van een subsidie of concessieovereenkomst. In het Raadvoorstel zijn de voor- en nadelen hiervan beschreven. Er is gekozen voor een concessieovereenkomst. De uitgangspunten, het ambitieniveau en (financiële) kaders worden vooraf meegegeven in de overeenkomst.

De adviezen van de Raad van Advies zijn bedoeld om gedurende het traject daar waar nodig nog bij te kunnen sturen, vanuit de gemeente in een regisserende rol. Ook in Assen zijn de uitgangspunten, het ambitieniveau en (financiële) kaders vastgelegd in een concessieovereenkomst tussen de gemeente en de Stichting. Daarnaast kan de Stichting overeenkomsten aangaan met andere partijen, dit is ook vergelijkbaar met het model in Assen. Vraag 3 Op basis van welke zeggenschap is het belang van de ondernemers van Zandvoort zeker gesteld in de organisatiestructuur en bij de organisatie? Antwoord Er wordt nauw samengewerkt met de lokale ondernemers bij de oprichting van de stichting. Bij voorkeur neemt een vertegenwoordiger van ondernemend Zandvoort zitting in de Raad van Advies van de stichting. Daarnaast is in de Visie side events het belang van samenwerking met lokale ondernemers beschreven, deze visie wordt als kader in de concessieovereenkomst meegegeven aan de Stichting.

Vraag 4

Kenmerk: 2021/20106

2/7

Op welke wijze worden vanuit de stichting en/of gemeente gemeentelijke verantwoordelijkheden als openbare orde en de kwaliteit van het woon- en leefklimaat die met die events samenhangen geborgd? Antwoord Zoals bij alle evenementen in Zandvoort worden de verantwoordelijkheden op het gebied van openbare orde en de kwaliteit van het woon- en leefklimaat geregeld d.m.v. het gemeentelijk en het wettelijk vergunningstelsel. Voor het organiseren van de side events is een evenementenvergunning noodzakelijk, daarin wordt de veiligheid van de openbare orde en woonen leefklimaat gewaarborgd. Zoals gebruikelijk wordt een aanvraag voor een evenementenvergunning getoetst aan het vigerende evenementenbeleid van Zandvoort. Vraag 5 De gemeente verleent één paraplu -evenementenvergunning aan de stichting maar wie geeft met welke bevoegdheden evenementenvergunningen uit onder de paraplu-evenementenvergunning? Antwoord Er is, net als bij de editie 2020, sprake van één evenementenvergunning voor alle side events. Alle vergunningplichtige initiatieven en activiteiten vallen onder de evenementenvergunning van de Stichting. Partijen (lokale ondernemers en initiatiefnemers, maar ook partijen van buiten Zandvoort) die een side event willen organiseren dienen zich wederom aan te melden om vergunningplichtige activiteiten te kunnen organiseren onder de vlag van de Stichting.

Dit ter voorkoming van tientallen tot honderden aanvragen bij de gemeente. Dit zal een negatief effect hebben op de veiligheid en beheersbaarheid van het evenement en is daarom niet gewenst. Om de veiligheid van alle activiteiten te kunnen waarborgen is samenhang van alle activiteiten en de toetsing hiervan noodzakelijk. Een overkoepelende vergunning maakt deze toetsing mogelijk. De evenementenvergunning wordt getoetst op volledigheid van alle benodigde informatie en beoordeeld door de plantoetsers van de afdeling vergunningverlening. Hierbij is toetsing en advisering van politie, GHOR, brandweer en constructeurs onderdeel van de totaal beoordeling. Bij positieve advisering van alle adviseurs wordt uiteindelijk de evenementenvergunning ondertekend en hiermee verleend door de burgemeester. Vraag 6 Als de directeur van de stichting verantwoordelijk is voor de evenementenvergunningen van alle side events en lokale initiatieven. Wie ziet er dan op toe dat algemene maatschappelijke belangen niet te veel onder druk komen te staan van commerciële belangen? Wie ziet toe dat het economisch belang van de Zandvoortse ondernemers niet wordt geschaad? Antwoord

Kenmerk: 2021/20106

3/7

Omdat er vanaf 2021 gewerkt wordt met een neutrale stichting zonder winstoogmerk in plaats van een commerciële partij is de kans hierop gering. Om toch sturing te kunnen geven, is in de Visie side events een kader geschetst van het soort evenementen wat passend is bij de programmering van de side events. Dit loopt uiteen van grote commerciële activiteiten die zorgen voor een verdienmodel voor de stichting tot kleinere activiteiten die juist geld kosten, maar wel de economische, sociale of maatschappelijk spin-off voor Zandvoort versterken. En daarmee de lokale ondernemers laten profiteren van de Formule 1. De gemeente wil dat de commerciële activiteiten en de kleinschalige activiteiten in balans blijven. De gemeente geeft dit als kader mee aan de stichting en bewaakt dit gedurende het proces vanuit de rol van concessieverlener. Vraag 7 Wie of wat bepaalt wat wel/ niet kan c.q. hoeveel evenementenvergunningen er voor een gebied/ locatie afgegeven worden? Antwoord In de Visie side events is vastgesteld dat er één evenementenvergunning verleend wordt voor alle side events in Zandvoort. Binnen deze evenementenvergunning wordt getoetst wat er aan activiteiten, op welke locatie mogelijk is, zonder dat de veiligheid van de openbare orde in het geding komt.

Vraag 8 Worden vooraf expliciete kaders over de duur van evenementen en (per dagdeel) maximale geluidsniveaus en geluidsopstellingen opgelegd? Antwoord Het vigerend evenementenbeleid van Zandvoort is voor alle evenementen leidend, waaronder ook de side events van de Formule 1. Daarin zijn de kaders opgenomen waaraan evenementen dienen te voldoen, waaronder de maximale geluidsniveaus. Daarnaast is de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van toepassing. Vraag 9 Op welke wijze en binnen welke termijn worden evenementen voor ondernemers en inwoners kenbaar gemaakt en zijn er voor inwoners en of ondernemers bezwaarmogelijkheden tegen specifieke evenementen? Antwoord Gemeente Zandvoort werkt nu aan een planning om te bepalen wanneer de evenementenvergunning voor de side events bij de gemeente binnen moet zijn om in behandeling te worden genomen. Vervolgens wordt de vergunning door de gemeente getoetst. Uiteraard is er

Kenmerk: 2021/20106

4/7

na vergunningverlening, net als bij andere evenementen, de mogelijkheid om binnen de bezwaartermijn van 6 weken bezwaar te maken. De vergunningaanvraag wordt zoals gebruikelijk openbaar gepubliceerd en vanaf dat moment is er ook de mogelijkheid om de vergunning in te zien. Vraag 10 Wie ziet/ zien er op toe dat men zich aan de bepalingen in verleende evenementenvergunning houdt? Antwoord Het is de taak en bevoegdheid van de gemeente om toe te zien dat de evenementenorganisatoren zich houden aan de voorwaarden en voorschriften zoals deze zijn opgenomen in de verleende evenementenvergunning. Indien er niet wordt voldaan aan de vergunningsvoorwaarden en voorschriften kan hierop gehandhaafd worden. Introductie van de fractie van OPZ: “Het college is voornemens om jaarlijks € 100.000, - beschikbaar te stellen (pagina 9/12) voor de organisatie van de side events aan de stichting. Dit bedrag is opgenomen in het Formule 1 projectbudget. Daarnaast geeft de gemeente mogelijk nog een kleine bijdrage voor de citydressing.” Vraag 11 (a) Waar is het voornemen van afhankelijk om € 100.000, - beschikbaar te stellen? Bij het verstrekken van is dat bedrag dan gemaximaliseerd op € 100.000, -? Antwoord In het projectbudget Formule 1 is het beschikbare bedrag voor side events momenteel gemaximaliseerd op € 100.000,-.

Er wordt nu gewerkt aan een ambitieniveau van side events wat haalbaar is bij dit bedrag voor de editie 2021. De businesscase side events 2020 was grotendeels gebaseerd op sponsorinkomsten en partner bijdragen van bijvoorbeeld lokale ondernemers. De Covid-19 coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat de financiële armslag van sponsoren en lokale ondernemers afgenomen is en niet meer aansluit bij de ambities die er waren in 2020. Daarom wordt er nu gekeken naar een ambitieniveau van een side events programma wat wel haalbaar is binnen de beschikbare financiën, dat zal een van de kaders zijn aan de stichting. Vraag 11 (b) De eventuele bijdrage(s) komen uit het projectbudget van de F1? Wat is de huidige financiële stand van zaken per heden, m.b.t. de al gemaakte kosten, inkomsten en beslaglegging naar de toekomst? In het projectbudget van de F1 zijn ook inkomsten voorzien op welke wijze worden deze nu

Kenmerk: 2021/20106

5/7

gerealiseerd, nu al inkomsten, waaronder sponsering voor side events ten goede komen van de stichting? Antwoord De bijdrage side events en citydressing komen uit het projectbudget Formule 1. Aan het begin van het traject voor de Formule 1 is een inschatting gemaakt van de kosten die de gemeente moet maken om het evenement te faciliteren. Dat heeft geleid tot het toekennen van een budget uit het SIA van totaal € 4,1 miljoen. In 2019 en 2020 is daarvan ca. € 1,5 miljoen uitgegeven (exclusief de kosten die gefinancierd zijn ten laste van het Coronafonds). In de Voorjaarsnota komen wij met een voorstel voor de begrote kosten en dekking voor de periode 2021-2023. Vraag 12 Het verstrekken van een kleine bijdrage voor de citydressing, waar is die mogelijkheid van afhankelijk? Wat is voor het college een gemaximaliseerd een kleine bijdrage? Antwoord De gemeente heeft in de Visie side events het belang van citydressing en de wens voor een ‘race uitstraling’ in het dorp benoemd. In het projectbudget Formule 1 is dit bedrag voor 2021 gemaximaliseerd op € 60.000,-. De uitvoering hiervan kan de gemeente zelf oppakken, of beleggen bij de Stichting side events, Zandvoort Marketing of andere partner. Die afspraken zijn nog niet geformaliseerd en daarmee is de eventuele bijdrage citydressing aan de stichting nog niet definitief bepaald.

Vraag 13 Naast het voornemen om € 100.000, - beschikbaar te stellen aan de stichting zijn er naar verwachting ook nog kosten voor extra inzet van de reiniging, handhaving, verkeersregelaars e.d. voor wie zijn die extra kosten? Indien voor de gemeente Zandvoort waar worden deze extrakosten uit gedekt en wat is de inschatting van de hoogte van deze kosten? Antwoord In de basis is elke evenementenorganisator verantwoordelijk voor het achter laten van een opgeruimd evenemententerrein. Ook dienen maatregelen ter bevordering van mobiliteit, zoals bijvoorbeeld de inzet van verkeersregelaars, vanuit de organisator geregeld te worden. De Stichting maakt hier afspraken over met DGP ten behoeve van een goede aansluiting en afstemming op te nemen maatregelen voor het hoofdevenement. De aansturing en eventuele inzet van handhaving is een verantwoordelijkheid van de gemeente Zandvoort.

Kenmerk: 2021/20106

6/7

Vraag 14 Welke (financiële) aansprakelijke heden gaat de gemeente Zandvoort aan door te participeren in de stichting, bij het eventueel niet doorgaan van de F1, of de ontvlechting van de stichting, e.d.? Antwoord De directeur bestuurder is met de Raad van Toezicht verantwoordelijk voor een positief (financieel) resultaat en ook verantwoordelijk indien dit niet het geval is. De stichting zal daar de benodigde verzekeringen voor af moeten sluiten en risico’s in moeten dekken. Het niet door gaan van de Formule 1 is een aannemelijk risico gezien de huidige Covid-19 coronasituatie. Gemeente gaat een overeenkomst aan met de Stichting waarin (financiële) afspraken gemaakt worden bij annulering en overmacht. Het is niet uit te sluiten dat de gemeente Zandvoort wederom kosten zal maken ter voorbereiding van de Formule 1 editie 2021 die mogelijk als gevolg van Covid-19 geen doorgang kan hebben. Wel wordt er door de organisatoren een GO NO/GO moment ingepland alvorens er grote verplichtingen aangegaan worden om de kosten te beperken.

Kenmerk: 2021/20106

7/7