Raadsinformatiebrief beantwoording aanvullende technische vragen OPZ Stichting Side Events

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Beantwoording aanvullende vragen van de fractie van OPZ inzake Stichting Side Events F1 Nummer 2021/0029977 Datum college 13 januari 2021 Portefeuillehouder Haeften, R. van Programma/beleidsve 4.2 Economie, toerisme en cultuur ld Afdeling ECDW/PG Auteur M. Postuma / K. Sweering Telefoonnummer 023-5114856 Email mpostuma@haarlem.nl / ksweering@haarlem.nl Bestemd voor: Gemeenteraad van Zandvoort: beantwoording aanvullende vragen OPZ Geachte raadsleden, Door de fractie van OPZ zijn aanvullende schriftelijke vragen gesteld over het raadsvoorstel ‘Oprichten stichting t.b.v. side events Formule 1 Zandvoort’ met kenmerk: 2020/1144130. In voorliggende raadsinformatiebrief volgt de beantwoording van de vragen. Introductie van de fractie van OPZ: “Allereerst dank voor de snelle beantwoording van onze vragen over het raadsvoorstel ‘Oprichten stichting t.b.v. side events Formule 1 Zandvoort’ met kenmerk: 2020/1144130. De beantwoording vraagt op een aantal onderdelen verduidelijking, maar ook dat wij concreter antwoord willen krijgen op een aantal vragen. Ook kunnen wij, als OPZ ons niet vinden dat u nu niet bereid bent gehoor te geven aan onze vraag inzage te geven in de huidige financiële stand van zaken per heden, m.b.t.

de al gemaakte kosten, inkomsten en beslaglegging naar de toekomst? U geeft aan, bij de beantwoording van vraag 11b, dat u bij de voorjaarsnota komt met een voorstel voor de begrote kosten en de dekking voor de periode 2021-2023. Wij kunnen daar niet mee akkoord gaan en onder andere om de navolgende redenen: • Dat u in uw beantwoording van vraag 11 b uit gaat van het toegekende budget uit het SIA, van in totaal € 4,1 miljoen wat in het begin van het traject voor de Formule 1 is vastgelegd. Echter gaat u voorbij aan het feit dat er in oktober 2019 een financiële update heeft plaatsgevonden en dat op basis van die actualisatie (herbevestigd in mei 2020) er minder projectbudget nodig zou zijn. Deze update sluit op een totaal budget voor de gemeente Zandvoort van € 3.365.000, - De raad heeft hiermee in een raadsvergadering mee ingestemd. Ook is toen door de raad het besluit genomen dat het

Kenmerk: 2021/0029977

1/7

•

•

• •

verwachte positieve resultaat aan het einde van het projectbudget (medio 2022) toe te voegen aan de reserve Strategische Investeringsagenda (SIA); Dat u in de najaarsnota de zorg uitspreekt dat door het uitstel van de Formule 1 naar de periode 2021-2023, de al gedane voorbereidingen in de periode april 2019-april 2020 en de gevolgen van de corona-crisis op inkomsten uit toeristen- en forensenbelasting en ondernemend Zandvoort, dit projectbudget naar verwachting onder druk zal staan. Ondanks het niet afmaken van de voorbereiding en de evaluatie voor de editie in mei 2020 is het u nu al duidelijk geworden dat de jaarlijkse kosten voor de gemeentelijke organisatie eerder onderschat zijn. Daarbij geeft u aan dat deze inzichten zullen leiden tot een eventuele bijstelling van het benodigde budget voor komende edities. Dat in 2019 en 2020 al ca. € 1,5 miljoen is uitgegeven, exclusief in totaal € 554.000, - de door u benoemde nutteloze kosten wegens het niet doorgaan van de F1 in 2020 die gefinancierd zijn ten laste van het Coronafonds. Dat in de program begroting de stelposten F1 voor de jaren 2023 en 2024 ter hoogte van € 400.000 al geschrapt zijn. Dat er nog een verschil van inzicht is over een grote financiële tegenvaller over de inzet van Gielissen. “

Vraag 1 Is het juist dat op basis van bovenstaande redenen de conclusie kan worden getrokken dat het projectbudget voor de F1 voor de komende drie jaar niet toereikend is op basis van de gemaakte financiële update uit oktober 2019, welk budget in mei 2020 is herbevestigd en dat om die reden er ook geen positief resultaat is te verwachten wat kan worden toegevoegd aan de reserve Strategische Investeringsagenda (SIA)? Antwoord Dat is een juiste veronderstelling. Vraag 2 Als deze conclusie juist is, wat in dan uw inschatting van de extra kosten t.a.v. de financiële update en voor welke activiteiten? Antwoord In de raadsinformatiebrief over de voorbereidingen voor de Formule 1 in 2021 hebben wij u geïnformeerd dat wij voor uw raad van februari met een voorstel komen om binnen het beschikbare SIA budget van € 4,1 miljoen het geld over de jaren te verschuiven, om daarmee het benodigde budget voor 2021 te borgen. In dit voorstel wordt ook toegelicht om welke activiteiten het gaat en wat daarvan de extra kosten zijn t.a.v. de eerdere financiële update. In de Voorjaarsnota

Kenmerk: 2021/0029977

2/7

komen wij vervolgens met een voorstel voor de begrote kosten en dekking voor de periode 20212023 (voor alle drie de edities van het Formule 1 evenement in Zandvoort). Vraag 3 Ook geeft u in de najaarsnota aan dat het projectbudget naar verwachting onder druk komt te staan. Betreft het hier het projectbudget wat in het begin van het traject voor de Formule 1 is toegekend, een budget uit het SIA van totaal € 4,1 miljoen of is dat het budget zoals vastgesteld bij de financiële actualisatie in oktober 2019? Antwoord Wij bedoelden daarmee het totale SIA budget van € 4,1 miljoen. Vraag 4 Bent u al tot een financieel vergelijk gekomen met Gielissen en zo ja voor welk bedrag? Zo nee, wat is nog het (financieel) verschil van inzicht? Antwoord We zijn eind 2020 tot een finale kwijting gekomen. De financiële gegevens van externen zijn geen openbare gegevens. U kunt de gemaakte kosten en afronding van Gielissen inzien bij de griffie. Vraag 5 Heeft u niet de verplichting om de raad als budgetverantwoordelijke, om bovenstaande redenen de raad een financiële update voor te leggen, met de daartoe benodigde besluitvorming? Antwoord Het is niet helemaal duidelijk welke bovenstaande redenen u bedoelt. Het college heeft de raad in de Najaarsnota een (financiële) update van de F1 van 2020 gegeven. Daarin is ook de situatie die heeft gespeeld met Gielissen beschreven.

Zoals benoemd komen wij in de Voorjaarsnota met een voorstel voor de begrote kosten en dekking voor de periode 2021-2023. Introductie van de fractie van OPZ: “Samengevat uit de beantwoording vragen 2 en 3: Er is gekozen voor een concessieovereenkomst, de conclusie hiervan is dat de stichting een monopolie krijgt voor alle side events binnen de gemeente grenzen van Zandvoort. De uitgangspunten, het ambitieniveau en (financiële) kaders worden vooraf meegegeven in de overeenkomst. In de Visie side events is het belang van samenwerking met lokale ondernemers beschreven, deze visie wordt als kader in de concessieovereenkomst meegegeven aan de Stichting.”

Kenmerk: 2021/0029977

3/7

Vraag 6 U gaat via de concessieovereenkomst aanvullende overeenkomsten met de stichting afsluiten over de uitgangspunten, het ambitieniveau en (financiële) kaders. Welke financiële kaders wilt u inhoudelijk overeenkomen en kunnen deze, nu of op termijn (financiële) consequenties hebben voor de gemeente Zandvoort en zo ja welke? Antwoord Gemeente Zandvoort prefereert financiële afspraken met de Stichting conform het opgenomen bedrag van € 100.000 in de programmabegroting F1. Echter zoals ook al benoemd in de eerdere beantwoording technische vragen was de eerdere businesscase gemaakt met inkomsten van derden die momenteel door corona onzeker zijn. Mocht het bedrag van € 100.000 niet haalbaar zijn heeft dat inhoudelijke of financiële consequenties. Welke dat zijn is nu nog niet te benoemen. Vraag 7 Hebben de ondernemers van Zandvoort (ondernemersvereniging) inspraak gehad in het opstellen van de visie en zo ja met welk resultaat? Antwoord In diverse overleggen zoals in OBZ en werkgroep centrum, maar ook op individueel niveau is met ondernemers gesproken over de Visie side events F1. De plannen voor side events zijn met enthousiasme ontvangen er zijn geen bezwaren op ontvangen. Er zijn vragen gesteld waarom de gemeente hiervoor gekozen heeft. Bijvoorbeeld waarom er geen eigen vergunning aangevraagd mag worden.

Na de uitleg dat dit enerzijds met mobiliteit en veiligheid te maken heeft en anderzijds met de behandeling van tientallen tot honderden vergunningaanvragen bij de gemeente was de opzet helder. Daarnaast beschermd deze opzet ook ondernemers uit Zandvoort. Bij het loslaten van deze constructie mag elke ondernemer, organisator of initiatiefnemer een vergunning indienen en worden deze behandeld op volgorde van binnenkomst. Het is hiermee mogelijk dat indieners van buiten Zandvoort eerder zijn met side events plannen. Als laatste zorgt de opzet ervoor dat er veel administratieve taken voor ondernemers in het vergunning proces weggehaald worden. Ook in de aanloop naar 2020 heeft het merendeel van de ondernemers met begrip gereageerd voor de keuze van één evenementenvergunning vanuit deze argumenten, we hebben ook in de gesprekken over de oprichting van de stichting die recent gevoerd zijn met OBZ en de werkgroep centrum geen tegengeluid gehoord.

Kenmerk: 2021/0029977

4/7

Introductie van de fractie van OPZ: “Samengevat uit de beantwoording vraag 9: Gemeente Zandvoort werkt nu aan een planning om te bepalen wanneer de evenementenvergunning voor de side events bij de gemeente binnen moet zijn om in behandeling te worden genomen.” Vraag 8 Betreft deze evenementvergunning de één paraplu -evenementenvergunning? Zo ja, is het dan correct aan te nemen dat de onderliggende vergunningen voor groot- en kleinschalige evenementen niet worden gepubliceerd? Antwoord Er komen geen onderliggende vergunningen. Er is sprake van één evenementenvergunning van de Stichting die gepubliceerd zal worden waarin alle activiteiten, inclusief die van lokale ondernemers in opgenomen moeten worden. Vergelijkbaar met de situatie in 2020. Introductie van de fractie van OPZ: “Samengevat uit de beantwoording vraag 11a: In het projectbudget Formule 1 is het beschikbare bedrag voor side events momenteel gemaximaliseerd op € 100.000, -. Er wordt nu gewerkt aan een ambitieniveau van side events wat haalbaar is bij dit bedrag voor de editie 2021.

De businesscase side events 2020 was grotendeels gebaseerd op sponsorinkomsten en partner bijdragen van bijvoorbeeld lokale ondernemers.” Vraag 9 Mag ik uit de beantwoording concluderen dat u geen bijdrage verwacht van de lokale ondernemers? Was het de bedoeling dat deze ondernemers hun bijdragen zouden verstrekken aan de stichting? Zo ja, is dan niet de conclusie dat Zandvoort een bijdrage van € 150.000, aan de stichting verstrekt, en wel € 100.000 rechtstreeks vanuit het projectbudget F1 en € 50.000,- indirect vanuit de ondernemers welke als inkomsten binnen het projectbudget F1 zijn ingerekend ? Zo ja, op welke wijze denkt u de gecalculeerde inkomsten in het projectbudget van de ondernemers, op jaarbasis een budget van € 50.000, - te kunnen dekken? Antwoord Uw aanname dat er geen bijdrage van lokale ondernemers wordt verwacht is onjuist. De stichting zal met ondernemers financiële afspraken maken over de bijdrage voor bijvoorbeeld tapwagens, bars en andere onderdelen van het programma. Sommige ondernemers hebben aangegeven mee te willen doen, maar hier is nog geen totaal overzicht van, dat zal de komende maanden uitgewerkt worden. Uiteraard wordt hierbij beoogd dat lokale ondernemers kunnen verdienen aan het

Kenmerk: 2021/0029977

5/7

evenement, op korte of lange termijn. De bijdrage van lokale ondernemers en andere partners moet zorgen voor een sluitende begroting van de stichting. Introductie van de fractie van OPZ: “Samengevat uit de beantwoording vraag 13: In de basis is elke evenementenorganisator verantwoordelijk voor het achter laten van een opgeruimd evenementen terrein. De aansturing en eventuele inzet van handhaving is een verantwoordelijkheid van de gemeente Zandvoort.” Vraag 10 Wat wordt bedoeld met in de basis en wat valt buiten die basis en welke extra financiële middelen zijn daar voor benodigd? Antwoord In de evenementen vergunning van elke organisator worden verplichtingen opgenomen voor het netjes achter laten van het evenemententerrein. Daarbovenop kan de gemeente duurzaamheidseisen stellen aan de Stichting die financiële verplichtingen met zich mee kunnen brengen. Daar kan nu nog geen financiële uitspraak over gedaan worden. Vraag 11 Waar is deze individuele (extra)inzet voor handhaving van afhankelijk en als deze benodigd is welke extra financiële middelen zijn daar voor benodigd? Antwoord Zoals bij elk evenement in Zandvoort wordt er gehandhaafd indien dat nodig is. De gemeentelijke organisatie, de afdeling veiligheid en handhaving, houdt ook voor de Dutch Grand Prix en side events rekening met de inroostering van handhavers voor deze evenementen.

Introductie van de fractie van OPZ: “Samengevat uit de beantwoording vraag 13: Gemeente gaat een overeenkomst aan met de Stichting waarin (financiële) afspraken gemaakt worden bij annulering en overmacht. Het is niet uit te sluiten dat de gemeente Zandvoort wederom kosten zal maken ter voorbereiding van de Formule 1 editie 2021 die mogelijk als gevolg van Covid-19 geen doorgang kan hebben.” Vraag 12 Welke inhoudelijke (financiële) afspraken worden gemaakt bij annulering en overmacht en wat zijn de financiële consequenties/risico’s voor de gemeente van die te maken afspraken? Antwoord Deze afspraken worden momenteel uitgewerkt en zijn momenteel nog niet vastgelegd.

Kenmerk: 2021/0029977

6/7

Vraag 13 Waarom zou u überhaupt kosten maken of wel deze stichting oprichten zolang er geen duidelijkheid is of de Formule 1 doorgang kan hebben? Antwoord Er komen drie edities F1 in Zandvoort, daar willen we klaar voor staan. Geen stichting betekent dat er alsnog kosten gemaakt moeten worden voor de inhuur van een externe paraplupartner, aangezien de gemeente side events wil stimuleren om uiteindelijk economische spin-off te realiseren. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris

de burgemeester

Kenmerk: 2021/0029977

7/7