Raadsbesluit MJOP en voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen 2024-2033

Raadsbesluit

Gemeente Zandvoort

Onderwerp Actualisatie MJOP en voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen 2024-2033 Nummer

2024/1262536______________________________________________________

Portefeuillehouder

Bluijs, GJ.__________________________________________________________

Programma/beleidsveld

4.4. Overige beheertaken______________________________________________

Afdeling____________

VG________________________________________________________________

Auteur______________

H. Blaak____________________________________________________________

Telefoonnummer_____

023-5113419_____________________________________________________ __

Email_______________

hblaak@haarlem.nl__________________________________________________

Kernboodschap

Het Meerjaren Onderhoudsplan SRO (MJOP) voor het onderhoud van vastgoed in eigendom van gemeente Zandvoort is in 2020 door de raad vastgesteld voor de jaren 2021 tot en met 2030. SRO Zandvoort B.V. heeft het MJOP voor de periode

2024-2033 geactualiseerd. Het gevolg van deze actualisatie is dat een aanvullende

dotatie aan de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen van jaarlijks € 100.000 noodzakelijk is._____________________________________________ Behandelvoorstel voor commissie

De raadscommissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering._______________________________________________ Vaststellen meerjarenonderhoudsplan SRO 2021-2030 (2020/615232)

Relevante eerdere besluiten

Evaluatie dienstverlening SRO Zandvoort BV en nieuwe overeenkomst

(2020/364224)________________________________________________ Besluit college d.d. 11 juli 2024

Het college stelt het voorstel aan de raad vast.

de burgemeester,

de secretaris,

Besluit raad d.d. 24 september 2024

De raad der gemeente Zandvoort,

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders,

Besluit: 1. De dotatie aan de voorziening voor het planmatig onderhoud vanaf 2024 met € 100.000 per jaar te verhogen tot een dotatie van jaarlijks € 439.440 en dit de dekken uit de algemene middelen;

2.

De financiële gevolgen van dit besluit te verwerken in de Najaarsnota 2024 en de Programmabegroting 2025^2920^

oorzjtter.

de griffier,

kenmerk: 2024/1262536

1/7

1. Inleiding SRO Zandvoort B.V. (SRO) voert voor gemeente Zandvoort het planmatig onderhoud uit aan het gemeentelijke vastgoed. Voor de jaren 2022 tot en met 2031 is de basis voor de afspraken neergelegd in de Raamovereenkomst technisch vastgoedmanagement van 14 januari 2022. Een onderdeel van deze afspraken is dat SRO een meerjarig onderhoudsplan (MJOP) opstelt en jaarlijks actualiseert en de gemeente Zandvoort een onderhoudsvoorziening aanhoudt waarmee de kosten van het onderhoud de komende jaren worden afgedekt. SRO heeft het MJOP over de jaren 2024-2033 geactualiseerd. Eens per vier jaar wordt voor een object een inspectie uitgevoerd waarmee de benodigde werkzaamheden worden vastgesteld. Op deze manier wordt de gehele vastgoedportefeuille vierjaarlijks doorgelicht; dit is een belangrijk instrument om het kwaliteitsniveau op orde te houden. Uit de inspecties kunnen aanvullende werkzaamheden volgen ten opzichte van het eerdere MJOP en tevens worden de reeds opgenomen werkzaamheden op het huidige prijspeil gebracht (geïndexeerd). Uit de actualisatie volgt dat de kosten voor het planmatig onderhoud de komende jaren hoger zijn dan het huidige budget. De gemeenteraad wordt daarom voorgesteld om kennis te nemen van het geactualiseerde MJOP 2024-2033 en op basis daarvan de dotatie aan de onderhoudsvoorziening te verhogen met jaarlijks € 100.000. 2.

Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De dotatie aan de voorziening voor het planmatig onderhoud vanaf 2024 met € 100.000 per jaar te verhogen tot een dotatie van jaarlijks € 439.440 en dit de dekken uit de algemene middelen; 2. De financiële gevolgen van dit besluit te verwerken in de Najaarsnota 2024 en de Programmabegroting 2025-2029. 3. Beoogd resultaat Het MJOP is hét sturingsinstrument om het gemeentelijk vastgoed te onderhouden op het beoogde niveau. Dit besluit leidt tot een voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen die van voldoende niveau is om de kosten van het planmatig onderhoud de komende jaren op te vangen. 4. Argumenten 1. Het geactualiseerde MJOP 2024-2033 is de best mogelijke inschatting van het planmatig onderhoud voor de komende 10 jaar Het planmatig onderhoud is gericht op het in stand houden van de objecten en installaties. Het MJOP is daarom een uitwerking van werkzaamheden die voor elk object nodig zijn, gegeven de aanwezige installaties, de staat van het onderhoud (zoals kwaliteit buitenschilderwerk) en de nog

Kenmerk: 2024/1262536

2/6

resterende technische levensduur van eerdere investeringen. Het doel van het onderhoud is het handhaven van het gewenste onderhoudsniveau: 3, sober en doelmatig (NEN 2767). SRO is reeds lange tijd verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het gemeentelijk vastgoed van Zandvoort en heeft de best mogelijke kennis van de staat van de objecten. Vanuit hun expertise vanuit de beheerdersrol en ervaring bij andere opdrachtgevers heeft SRO het geactualiseerde MJOP opgesteld. SRO, als opdrachtnemer, en gemeente, als opdrachtgever, gaan vervolgens in overleg over de planning van werkzaamheden en hieruit is het MJOP voort gekomen. Gegeven de gezamenlijke voorbereiding kan gesteld worden dat het nieuwe MJOP de best mogelijke schatting is van de werkzaamheden, de planning en de kosten voor het planmatig onderhoud. 2. De aanvullende dotatie aan de voorziening is geen keuze De financiële regelgeving voor gemeenten (het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en aanvullend de notitie Materiële Vaste Activa van de Commissie BBV) stelt dat de gemeenteraad een voorziening kan vormen om de kosten voor groot onderhoud te ‘egaliseren’ over meerdere begrotingsjaren.

De gemeente voegt jaarlijks een bedrag toe aan de voorziening (‘spaart’) en wanneer de werkelijke onderhoudslasten in een jaar lager zijn, dan blijft het verschil beschikbaar voor de jaren waarin de lasten hoger zijn dan het jaarlijkse spaarbedrag. Zo heeft de gemeente jaarlijks dezelfde last, maar is het onderhoud de komende jaren wel goed gedekt. Een voorwaarde om de voorziening te kunnen gebruiken is een actueel beheerplan (maximaal vijf jaar oud). Daaraan wordt voldaan door middel van het geactualiseerde MJOP. Een negatieve voorziening is echter niet toegestaan. De totale kosten (voor de gemeente) over de jaren 20242033 zijn € 3.673.654. De jaarlijkse toevoeging (‘dotatie’) aan de voorziening over deze periode is lager, € 3.394.400. Alhoewel de voorziening begin 2024 €245.679 bedraagt is dit niet genoeg om het verschil te overbruggen én om te voorkomen dat de voorziening zonder aanvullende dotatie in 2027 negatief wordt. Dit is mede het gevolg van een piek in de kosten en werkzaamheden in 2027. Met SRO is reeds overleg gevoerd om de piek in 2027 zo klein mogelijk te maken maar met de huidige stand van objecten en resterende levensduur kan SRO de werkzaamheden niet verder vertragen zonder risico’s op achterstallig onderhoud en onveilige situaties te creëren.

Met een verhoging van de dotatie met € 100.000 per jaar wordt ook voldaan aan de voorwaarde uit het BBV dat de jaarlijkse dotatie moet zijn gebaseerd op tenminste het komende begrotingsjaar (2025) plus de drie jaren van de meerjarenraming (2026, 2027 en 2028); de voorziening is met de aanvullende dotatie weer toereikend. 3. De gestegen kosten zijn het gevolg van indexatie en nieuwe posten in het MJOP De kostenstijging is deels toe te rekenen aan de stijging in bouwkosten over de afgelopen jaren. Daarnaast zijn in de actualisatie een aantal grote posten opgenomen die niet in het vorige MJOP

Kenmerk: 2024/1262536

3/6

zijn voorzien. In bijlage 2 is een overzicht gegeven van de onderhoudslasten per pand. De piek in de kosten in 2027 is duidelijk te zien en deze ontstaat voornamelijk door onderhoud van de Kamerlingh Onnesstraat (Remise) en het Louis Davids Carré (LDC, Blauwe Tram). Bij deze objecten zijn de volgende maatregelen gepland in 2027: Object

Maatregel

LDC

Toegangsdeuren

€ 42.713

Luchtbehandeling

€ 18.627

Klimaatregeling en sanitair

€ 36.173

Beveiliging

€ 23.203

Elektrotechnische voorzieningen (incl. bliksembeveiliging)

€ 42.174

Schuifhek terrein incl. overkapping

€ 85.724

Remise

Kosten 2027 (ex. btw)

5. Risico’s en kanttekeningen 1. Het MJOP kan nog wijzigen door beleidswijzigingen Het MJOP biedt op dit moment de best mogelijke inschatting van kosten van planmatig onderhoud voor de komende jaren. Zoals de kosten kunnen stijgen doordat objecten aan het MJOP worden toegevoegd (‘in beheer’) kunnen de kosten ook dalen doordat objecten niet meer planmatig worden onderhouden (‘uit beheer’). Op dit moment wordt het accommodatiebeleid voorbereid en onderdeel hiervan zou kunnen zijn dat bepaalde panden worden afgestoten. Gevolg hiervan is dat de onderhoudskosten die voor deze panden gepland stonden niet gerealiseerd worden. Panden die nog in beheer moeten worden genomen door SRO, en waarvoor het onderhoud dus nog niet in het MJOP is opgenomen, zijn Theater De Krocht en Boulevard Paulus Loot 66 (op te nemen in MJOP vanaf 2025 na inspectie in 2024). Afhankelijk van besluitvorming maar ook mogelijk nog toe te voegen panden zijn het raadhuis (deel herontwikkeling), reddingspost Boulevard Barnaart 50 (na renovatie), circulaire hotspot en het scoutinggebouw. De verduurzaming van gemeentelijk vastgoed is een derde reden waarom het MJOP in de toekomst nog gaat afwijken. In het geactualiseerde MJOP is namelijk nog géén rekening gehouden met de uitwerking van de verduurzamingsopgave; de geplande maatregelen in het MJOP zijn alleen diegene die nodig zijn voor het huidige conditieniveau.

Als de gemeente een object gaat verduurzamen zal er voor dat object een geheel nieuwe planning gemaakt moeten worden; als vervanging van radiatoren gepland staat maar verduurzaming vraagt een warmtepomp met lage-temperatuur-verwarming (LTV, zoals vloerverwarming) dan heeft het plaatsen van nieuwe radiatoren geen zin. Tevens zal de verduurzaming meestal een investering zijn en geen groot onderhoud dat via de voorziening gedekt kan worden. Bepaalde (grotere) posten kunnen daarom uit het MJOP gehaald worden en worden omgezet naar een investering (via het investeringsplan en besluitvorming in Voorjaarsnota, begroting en Najaarsnota). Het eerder genoemde BBV is hierin overigens, in samenhang met de Financiële verordening van de

Kenmerk: 2024/1262536

4/6

gemeente, ook dwingend: als het kwalificeert als investering, moeten de kosten worden geactiveerd en niet opgevangen via de exploitatie. Tenslotte dient het huurdersonderhoud bij het LDC, dat contractueel voor rekening van de gemeente is, op te worden genomen in het MJOP om ook deze kosten te kunnen egaliseren. 2. De extra dotatie leidt tijdelijk tot een overdekking in de voorziening Na het verhogen van de jaarlijkse dotatie tot totaal € 439.440 per jaar blijft de voorziening de komende tien jaar positief maar vanaf 2031 groeit de voorziening ook aanzienlijk. Dit is het gevolg van het afvlakken van de piek na 2027 en de (aanzienlijk) lager dan gemiddelde lasten vanaf 2031. De voorziening groeit hierdoor naar een saldo van € 966.425 eind 2033. Echter, met de diverse ontwikkelingen die hierboven zijn genoemd en herinspecties van de huidige portefeuille (en het vervolgens indexeren van de kosten) is de verwachting dat de kosten voor het MJOP nog aanzienlijk gaan stijgen en het jaarlijkse spaarbedrag ook in de latere jaren uiteindelijk nodig zal zijn. Mochten vanuit verduurzaming investeringen noodzakelijk zijn, worden de op groot onderhoud bespaarde kosten eerst ingezet om de investering te dekken. Een eventueel surplus in de voorziening kan op voorstel aan de raad ook vrijvallen ten gunste van de verduurzamingsopgave. 3.

De kostenopstelling van SRO is niet gelijk aan de kosten voor de gemeente In het MJOP zijn door SRO eerst de kosten van de maatregelen berekend, exclusief btw. Hier wordt 10% bij opgeteld voor ‘onvoorzien’ en vervolgens wordt, conform de overeenkomst, een opslag toegepast van 20% voor de kosten van voorbereiding, toezicht en uitvoering (VTU). Tenslotte brengt SRO over de kosten btw in rekening. Dit bepaalt tezamen de totale kosten voor het planmatig onderhoud vanuit perspectief SRO. Dit zijn de bovenste rijen in het overzicht van planmatig onderhoud in bijlage 1. Voor de berekening van de dotatie aan de voorziening mag een post onvoorzien echter niet meewegen. ‘Onvoorzien’ impliceert een onzekere maatregel en het is dan niet toegestaan hiervoor te sparen in een ‘voorziening’. Voor de berekening van de dotatie, vanuit gemeentelijk perspectief, wordt daarom deze 10% opslag niet meegerekend (echter wel betaald). De benodigde dotatie is berekend als de kosten van de maatregelen exclusief btw, plus opslag 20% VTU plus de kostprijsverhogende btw. Waar SRO standaard 21% btw berekent in het MJOP, is niet voor alle objecten in de portefeuille de btw kostprijsverhogend.

Voor een aantal panden mag de gemeente de btw namelijk verrekenen met het btw-compensatiefonds (in vooraftrek nemen); de btw is dan geen kostenpost voor de gemeente en kan dan ook niet meetellen in de dotatie aan de voorziening. In bijlage 1 wordt in de onderste rijen onder de rode pijl berekend welke last de gemeente per jaar heeft en dus voor welk bedrag de voorziening moet worden getroffen. In de onderste rij is het verloop van de voorziening te zien (de eindstand per jaar) waaruit blijkt dat met € 100.000

Kenmerk: 2024/1262536

5/6

aanvullende dotatie vanaf 2024, de voorziening eind 2027 € 64.648 bedraagt, en dus niet negatief wordt. 6. Uitvoering De financiële gevolgen van dit besluit worden verwerkt in de Najaarsnota 2024 en de Programmabegroting 2025-2028. 7. Bijlagen Bijlage 1 - Onderhoudskosten MJOP 2024-2033 SRO en vertaling naar lasten gemeente, dotaties en stand voorziening Bijlage 2 - Onderhoudskosten MJOP 2024-2033 SRO en gemeentelijke last planmatig onderhoud per pand per jaar Bijlage 3 – MJOP SRO 2024-2033

Kenmerk: 2024/1262536

6/6

Kenmerk: 2024/1262536

7/7