Raadsbesluit Kwaliteitsimpuls Zandvoort Racefestival - getekend

Gemeente Zandvoort

Raadsstuk

Onderwerp Kwaliteitsimpuls Zandvoort Racefestival

Nummer

2023/1930538______________________________________________________

Portefeuillehouder

Kloet, J. de_________________________________________________________

Programma/beleidsveld

4.2. Economie, Toerisme en cultuur_____________________________________

Afdeling

PG________________________________________________________________

Auteur

Sweering, K. en Postuma M.___________________________________________

Telefoonnummer

023-5115746_______________________________________________________

Email_______________

ksweering@haarlem.nl / mpostuma@haarlem.nl___________________________

Kernboodschap

Het College stelt de Raad voor in te stemmen met een kwaliteitsimpuls van het Racefestival voor edities 2024 en 2025 en daartoe een bedrag van maximaal 350.000 euro per jaar beschikbaar voor te stellen. Met deze investering geeft de gemeente meer ruimte om het evenement van Stichting Zandvoort Beyond te laten groeien als zelfstandig evenement. Met als doel een aansprekend Racefestival-programma met een minimale duur van twee weken waarbij door meer sturing een betere programmering gerealiseerd kan worden. Naast een faciliterende rol voor Zandvoort Beyond is er ook een organiserende rol wenselijk om te kunnen sturen op het programma in samenwerking met lokale ondernemers. De twee weken in aanloop naar de Dutch Grand Prix staan volledig in teken van Formule 1 met een divers aanbod zoals: muziekpleinen, merkactivaties, F1 auto's, exposities, workshops en andere activiteiten in F1 sfeer. Het Racefestival heeft in totaliteit een aantrekkende waarde voor de DGP bezoeker, de Zandvoorter maar ook voor bezoekers zonder F1 ticket uit de regio.

Behandelvoorstel voor commissie

De commissie wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

Relevante eerdere

- Formule 1 naar Zandvoort (2019/142619) in Raad 26 maart 2019 - Visie side events F1 (2019/462618) in College 9 juli 2026

besluiten

- Oprichting Stichting Zandvoort Beyond (2021/79320) in College 9 maart 2021

Kenmerk: 2023/1930538

1/10

Besluit college d.d. 12 december 2023

Het college van burgemeester en wethouders

Besluit:

1.

Het voorstel aan de raad vast te stellen.

de secretaris.

Besluit raad d.d. 23 januari 2024

de burgemeester,

De raad der gemeente Zandvoort,

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit:

1.

2. 3.

4.

Om ten behoeve van een kwaliteitsimpuls aan de komende edities 2024 en 2025 van het Zandvoort Racefestival het volgende budget beschikbaar

te stellen: - een bedrag gelijk aan één derde van de totale begroting van Zandvoort Beyond voor het Zandvoort Racefestival per jaar, waarbij afgerekend wordt op basis van 1/3 van de werkelijke kosten; - met een minimale gemeentelijke bijdrage van 150.000 euro per jaar en; - met een maximale gemeentelijke bijdrage van € 350.000 per jaar; De financiële consequenties te dekken uit de begrotingsoverschotten van de jaren 2024 en 2025 en te verwerken in de voorjaarsnota 2024; De voorwaardelijke afspraken voor deze bijdrage wederom vastte leggen in een concessieovereenkomst met Stichting Zandvoort Beyond. De editie Zandvoort Racefestival 2024 in september 2024 te evalueren en de raad daarover uiterlijk aan het einde van het vierde kwartaal 2024 te rapporteren, opdat de raad (desgewenst) tijdig tot nadere besluitvorming

5.

voor de editie van 2025 kan besluiten; De editie van 2025 in september/oktober 2025 te evalueren en de raad daarover uiterlijk aan het einde van het vierde kwartaal 2025 te rapporteren. de voorzitter,

de griffier,

Kenmerk: 2023/1930538

2/10

1. Inleiding Met de terugkeer van de Formule 1 naar Zandvoort werd in 2019 de Visie side events F1 door het College vastgesteld. In deze visie staat het belang van side events voor het genereren van spin-off (economisch, maatschappelijk en sociaal) voor Zandvoort benoemd. Tevens werd het belang van één organisator met een overkoepelende 'paraplu evenementen vergunning' aangegeven.

Met het vaststellen van de Visie side events F1 werden een aantal doelen rondom de Dutch Grand Prix beoogd: Het creëren van economische, maatschappelijke en sociale spin-off voor Zandvoort (en de regio); Een side-events en activatieprogramma wat aansluit bij de identiteit en profilering van Zandvoort en in het verlengde daarvan bijdraagt aan de doelstellingen van de Toeristische Visie; Voorafgaand aan de DGP, bezoekers te verleiden een bezoek aan Zandvoort te brengen, voor extra economische impact; Het DGP autosportevenement te verbreden met een uitgebreider aanbod met disciplines zoals sport, cultuur, muziek, retail, culinair, techniek, duurzaamheid en innovatie om een herhaalbezoek te realiseren en een bredere doelgroep aan te spreken; Side events als ondersteuning aan de in- en uitstroom van de DGP bezoeker; De stroom aan vergunningaanvragen beheersbaar te maken voor de gemeente door één paraplupartner aan te wijzen en daarmee initiatiefnemers en ondernemers ruimte te bieden te kunnen profiteren van de Fl.

In 2021 werd Stichting Zandvoort Beyond door gemeente Zandvoort, Zandvoort Marketing en de Dutch Grand Prix organisatie opgericht als paraplupartner voor de side events, wat in 2023 omgedoopt werd tot Zandvoort Racefestival. Het evenement heeft inmiddels drie edities gehad. Echter waren er bij de eerste editie nauwelijks side events toegestaan wegens de toen geldende coronamaatregelen. De afgelopen twee edities konden zonder maatregelen georganiseerd worden en zijn het resultaat geweest van de plannen van diverse ondernemers en organisatoren die zich gemeld hebben bij Zandvoort Beyond. De afgelopen jaren waren activiteiten zoals muziek voor diverse horeca zaken, een attractieplein, reuzenrad, kartbaan, Car Art, fan boulevard met merkactivaties, merchandise en citydressing. Echter bleek met het omlaag brengen van het side events budget (van 250.000 euro naar 100.000 euro) dat het vastgestelde ambitieniveau in de Visie side events te hoog gegrepen was. Er zijn tussen gemeente en de stichting aanvullende afspraken gemaakt op de concessieovereenkomst in de vorm van een addendum over het afwijken van de Visie side events F1 en het afschalen van de ambities.

Door de tweejarige verlenging van de Formule 1 in Zandvoort (edities 2024 en 2025) zijn er de afgelopen maanden gesprekken gevoerd met Zandvoort Beyond over verlenging van de concessieovereenkomst en het bijbehorende ambitieniveau. De huidige afspraken met Zandvoort

Kenmerk: 2023/1930538

3/10

Beyond over het Racefestival zijn opgenomen in een concessieovereenkomst. De gemeentelijke bijdrage de afgelopen jaren was in de basis 100.000 euro (los van additionele coronasteun en ondersteuning voor clean teams). Dit bedrag staat ook voor de komende edities in de F1 begroting opgenomen. Echter heeft Zandvoort Beyond in de gesprekken over verlenging van de concessie aangegeven afspraken te willen maken over het ambitieniveau. Er zijn diverse scenario's van de ambitieniveau besproken: A.

Doorgaan met het Racefestival op basis van edities 2021, 2022 en 2023 met een geïndexeerde bijdrage en (omlaag) bijgestelde ambitie;

B.

Doorgaan met het Racefestival op basis van edities 2021, 2022 en 2023 en daarnaast ruimte bieden voor extra bezoekers, bijvoorbeeld door het plaatsen van grote schermen met F1 uitzendingen in Zandvoort;

C.

Aanvullende rol voor Zandvoort Beyond, naast faciliterend ook organiserend in het raceweekend om te kunnen sturen op programma en locaties;

D.

Naast de aanvullende rol voor Zandvoort Beyond ook activiteiten organiseren op locaties dichterbij het circuit, om de verbinding tussen dorp en circuit te maken;

E.

Naast de eerder genoemde aanvullende scenario's een aantrekkelijk programma in de twee weken voorafgaand aan het raceweekend, om bezoekers (uit de regio) te verleiden een bezoek aan Zandvoort te brengen om de F1 sfeer te proeven.

Er is een uitvraag gedaan aan Zandvoort Beyond om de productionele en financiële consequenties in kaart te brengen. Door de sterke inflatie waar vooral de evenementenbranche mee te maken heeft (gehad) betekenen scenario's A en B al een kostenstijging van bijna 60%. Hetzelfde Racefestival in 2024 neerzetten voor het originele budget is daarmee niet haalbaar. Daarnaast blijft bij deze scenario's de inhoud van het programma sterk afhankelijk van de planvorming van lokale ondernemers en is daarmee kwetsbaar, zowel qua inhoud als organisatiekracht. Ook het proces tot evenementenvergunning is in deze scenario's wederom onderhevig aan terugtrekkingen en aanpassingen van lokale ondernemers en daarmee onvoorspelbaar en een risico voor een aantrekkelijk programma en aantrekkelijke muziekpleinen. Om deze afhankelijkheid op te lossen is scenario C benodigd zodat Zandvoort Beyond een andere rol krijgt, een organiserende rol zodat zij kunnen sturen op programma en bijvoorbeeld artiesten. Zandvoort Beyond wordt verantwoordelijk gemaakt voor de invulling van de muziekpleinen en een divers programma met hogere kwaliteit. Lokale ondernemers kunnen nog steeds plannen indienen om onderdeel te zijn van het Racefestival, maar bij weg vallen van programma of onvoldoende kwaliteit beschikt Zandvoort Beyond in dit scenario over de middelen om daarop te kunnen sturen.

Ondernemers zouden ook laagdrempeliger mee kunnen doen door zich in te kopen op bars of locaties. Naar verwachting stijgt de kwaliteit van het programma in dit scenario, en zullen meer bezoekers naar het Racefestival willen komen.

Kenmerk: 2023/1930538

4/10

Door een betere verbinding tussen het circuit en het dorp zouden activiteiten in dit tussen gebied er voor kunnen zorgen dat er meer bezoekers naar het centrum gaan. Scenario D bestaat uit activiteiten op bijvoorbeeld Boulevard Barnaart om deze verbinding te maken. Dit scenario dient nog verder uitgewerkt te worden omdat die ruimte nu hard nodig is voor mobiliteitsmaatregelen.

Van oorsprong was in de Visie side events Fl een activiteiten programma opgenomen in aanloop naar de Formule 1. Een volwaardig Racefestival met een aantrekkelijk programma in de twee weken voorafgaand aan het raceweekend, om bezoekers (uit de regio) te verleiden een bezoek aan

Zandvoort te brengen om de Fl sfeer te proeven. Bijvoorbeeld met muziekpleinen, merkactivaties, Fl auto's, exposities, workshops en andere activiteiten in Fl sfeer. Scenario E schetst dit Racefestival

programma. Bij eerdere edities bestond deze aanloopfase uit citydressing, reuzenrad/attractieplein

en enkele exposities. In scenario E wordt dit programma uitgebreid en bevat het meerdere disciplines zoals (breedte)sport, cultuur, entertainment en muziek maar biedt het daarnaast ook

ruimte voor educatieve en duurzame activiteiten. Scenario E is het meest uitgebreide scenario, namelijk de optelling van de eerdere scenario's en heeft daarom ook de grootste financiële impact. Op basis van deze scenario’s, diverse gesprekken en de uitkomsten van het Formule 1 evaluatierapport wordt voor edities 2024 en 2025 een nieuw ambitieniveau voorgesteld, het uitgebreide scenario E, passend bij de originele Visie side events Fl. Op dit moment is er nog maar duidelijkheid over twee toekomstige Formule 1 edities, namelijk in 2024 en 2025. Mogelijk verdwijnt de race in Zandvoort daarna weer van de racekalender. Er is nu momentum om uit te pakken met het Racefestival om meer (DGP) bezoekers te verleiden in het raceweekend Zandvoort te bezoeken, daar een fijne sfeer te laten beleven en een herhaalbezoek aan Zandvoort na de F1 te creëren. Ook de periode voorafgaand aan de F1 moet een interessanter programma worden, zodat meer mensen alvast sfeer willen komen proeven in Zandvoort. Uit onderzoek1 blijkt dat Zandvoort de interesse van de F1 TV kijker heeft, met een aantrekkelijk Racefestival programma kan deze beleving van Zandvoort versterkt worden. Voorgesteld wordt om een kwaliteitsimpuls te geven aan het Racefestival om Zandvoort tenminste de komende twee jaar nog goed te kunnen laten profiteren van de Fl.

Met het Racefestival zal een beleving gecreëerd moeten worden die er voor zorgt dat nog meer bezoekers Zandvoort nogmaals willen bezoeken wat uiteindelijk moet resulteren in een spin-off voor Zandvoort. Idealiter zou het

Racefestival op termijn ook zonder DGP kunnen blijven bestaan om bezoekers alsnog een (race)beleving te kunnen geven in een gastvrij, sportief en jaarrond aantrekkelijk Zandvoort.

1 Buas studenten onderzoek, Impact DGP on foreign tourism (2022)

Kenmerk: 2023/1930538

5/10

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor:

1.

Een bedrag van maximaal 350.000 euro per jaar beschikbaar te stellen om een kwaliteitsimpuls te geven aan de komende edities 2024 en 2025 van het Zandvoort Racefestival;

2.

De financiële consequenties te dekken uit de begrotingsoverschotten van de jaren 2024 en 2025 en te verwerken in de voorjaarsnota 2024;

3.

De voorwaardelijke afspraken voor deze bijdrage wederom vast te leggen in een concessieovereenkomst met Stichting Zandvoort Beyond.

3. Beoogd resultaat

Met de investering in het Racefestival geeft de gemeente meer ruimte om het evenement van Stichting Zandvoort Beyond te laten groeien als zelfstandig evenement en wordt een kwaliteitsimpuls van het evenement beoogd. Met als doel een aansprekend Racefestival-programma met een minimale duur van twee weken waarbij door meer sturing een betere programmering gerealiseerd kan worden. Een programma wat tenminste uit de volgende disciplines bestaat; muziek (live, DJ's en bij lokale horeca), entertainment (attracties, race-simulatoren, g-krachten), cultuur (exposities en workshops) en sport(breder dan F1 maar race gerelateerd). Naast een faciliterende rol voor Zandvoort Beyond is er ook een organiserende rol wenselijk om te kunnen sturen op het programma in samenwerking met lokale ondernemers waardoor overlast in het dorp kan worden beperkt en het crowdmanagement mogelijk beter beheersbaar wordt.

Daarnaast staan de twee weken in aanloop naar de Dutch Grand Prix volledig in teken van Formule 1 met een divers aanbod zoals: muziekpleinen, merkactivaties, F1 auto's, exposities, workshops en andere activiteiten in F1 sfeer. Maar ook educatie en duurzaamheid zijn hierbij van belang en komen

terug in het festival. Het Racefestival heeft in totaliteit een aantrekkende waarde voor de DGP bezoeker, de Zandvoorter maar ook voor bezoekers zonder F1 ticket uit de regio. Zandvoort Beyond kan in tegenstelling tot afgelopen edities gaan sturen op programma en artiesten, zelf organiseren, een bredere doelgroep aanspreken door extra activiteiten en meer disciplines en in

algemeenheid een kwaliteitsimpuls geven op het inhoudelijke programma van het gehele festival. Zandvoort Beyond had als facilitator de afgelopen jaren niet de middelen om bij te sturen of zelf te organiseren, die krijgen zij wel met ook de organiserende rol in de uitbreiding. In deze opzet kunnen lokale ondernemers nog steeds plannen indienen en/of mee doen met het Racefestival, maar Zandvoort Beyond zal voor een kwaliteitsimpuls zorgen door professionele muziekpleinen te realiseren en bij te sturen op minder populaire locaties en avonden om een breder publiek aan te trekken en het publiek te spreiden door Zandvoort.

Kenmerk: 2023/1930538

6/10

4. Argumenten

1.

De kwaliteitsimpuls sluit aan bij de Visie side events F1 Met de terugkeer van de Formule 1 naar Zandvoort werd in 2019 de Visie side events F1 door College vastgesteld. In deze visie staat het belang van side events voor het genereren van spin-off (economisch, maatschappelijk en sociaal) voor Zandvoort benoemd. De afgelopen edities bleek het ambitieniveau uit deze visie te hoog gegrepen, door beperkte middelen en afhankelijkheid van ingediende initiatieven. Zandvoort Beyond kon niet zelf organiseren, bijsturen op programma, was afhankelijk van ingediende plannen, en kon de diverse disciplines genoemd in de Visie niet waarmaken in het programma. De kwaliteitsslag die beoogd wordt voor de komende edities sluit aan bij de eerder vastgestelde visie.

2.

Uit de F1 evaluatie blijkt dat een kwaliteitsimpuls gewenst is De F1 evaluatie rapportage is het resultaat van velen evaluatie gesprekken en verslagen met betrokken partijen. Hieruit blijkt dat een kwaliteitsimpuls gewenst is om het Racefestival te kunnen laten groeien en dat er naast een faciliterende rol een organiserende rol met middelen bij Zandvoort Beyond belegd zou kunnen worden om dit te realiseren. Planvorming

is momenteel nog sterk afhankelijk van lokale ondernemers. Ondernemers hebben tijdgebrek voor goede event organisatie, hebben niet alle kennis in huis voor het organiseren van evenementen en moeten zich kunnen richten op ondernemen. Zandvoort Beyond kan als organisator een meer verbindende rol op zich nemen. Een kwalitatief Racefestival zal meer bezoekers naar Zandvoort trekken, met als gevolg een betere spin-off voor Zandvoort. 3.

Lokale horeca ondernemers hebben moeite met het realiseren van professionele muziekpleinen De afgelopen edities hebben we kunnen zien dat lokale ondernemers moeite hebben gehad met het realiseren van professionele muziekpleinen. Er heerst bij hen onzekerheid over het verdienmodel, daarom blijven investeringen achter en blijkt het uiteindelijk gerealiseerde muziekprogramma niet aantrekkelijk genoeg om grote groepen (DGP) bezoekers Zandvoort in te trekken. Tevens verloopt de voorbereiding rommelig, door gebrek aan ervaring en tijd van initiatiefnemers worden stukken (te) laat ingeleverd of komen er last minute aanpassingen en/of annuleringen. Zandvoort Beyond had als facilitator de afgelopen jaren niet de middelen om bij te sturen of zelf te organiseren. Sturing op balans in het programma en locaties kan zorgen voor een betere muziekbeleving in het centrum van Zandvoort. In de opzet voor 2024 en 2025 kunnen lokale ondernemers nog steeds plannen indienen en/of mee doen met het Racefestival, maar Zandvoort Beyond kan voor een kwaliteitsimpuls zorgen door professionele muziekpleinen te realiseren en bij te sturen op minder populaire locaties en avonden om een breder publiek aan te trekken en het publiek te spreiden door Zandvoort.

Kenmerk: 2023/1930538

7/10

4.

Zandvoort Beyond als facilitator en paraplupartner is de afgelopen edities positief ervaren In de aanloop naar de terugkeer van de Formule 1 waren er vele geïnteresseerden die 'iets' rondom de F1 wilden organiseren in Zandvoort om er een graantje van mee te pikken. Aanvragen voor standplaatsen, reclame, campings en andere side events werden bij de gemeente aangevraagd. Om dit in goede banen te laten verlopen heeft het college de visie side events vastgesteld en het besluit genomen één organisator aan te wijzen. Indien de gemeente dit niet gedaan had, was er een onwenselijke situatie ontstaan. De gemeente had dan tientallen tot honderden individuele aanvragen moeten beoordelen wat qua capaciteit op de afdeling VTH ondenkbaar is. Tevens zijn dergelijke losse initiatieven niet los van elkaar te toetsen aangezien elke activiteit invloed kan hebben op andere activiteiten en op het hoofdevenementen de DGP. In 2021 is de Stichting Zandvoort Beyond opgericht die inmiddels drie edities als facilitator en paraplupartner de initiatieven van (lokale) ondernemers in goede banen heeft weten te leiden. De model is door diverse betrokken partijen positief geëvalueerd en wordt doorgezet voor komende edities. Met de voorliggende uitbreiding krijgt de stichting naast een faciliterende rol ook een organiserende rol.

De stichting heeft met ervaring van evenementen in Assen, Nijmegen en Sneek laten zien deze rol op zich te kunnen nemen.

5.

Mobiliteitsplan en crowdcontrolplan hebben goede afwikkeling DGP bezoeker laten zien, wat buiten de pieken ruimte geeft voor additionele bezoekers Daar waar van oorsprong de side events voornamelijk bedacht waren als ondersteunende factor van de in- en uitstroom van bezoekers van DGP blijkt dat slechts een klein deel van de huidige DGP bezoeker het Racefestival bezoekt. Het programma van het Racefestival heeft slechts beperkte invloed op de uitstroom van DGP door het bezoekersprofiel van het Racefestival wat ook bestaat uit de Zandvoorter, regionale inwoners en verblijfstoeristen. In het crowdmanagement plan van DGP is deze beperkte spreiding niet gemist, het plan is

voldoende robuust gebleken, wat ruimte biedt om andere regionale bezoekers te faciliteren die de sfeer willen ervaren. Ondanks de diverse bezoekersstromen heeft het mobiliteitsplan van DGP de afgelopen jaren zeer succesvol gewerkt, dit betekent dat er uitsluitend buiten de in- en uitstroom ruimte is voor extra bezoekers aan Zandvoort. Om uiteindelijk met het

Racefestival een nog grotere economische, maatschappelijke en sociale spin-off te creëren. Hierbij dient nog wel met diverse partijen (zoals de hulpdiensten en de NS) gesproken te worden welke impact het groeien van het bezoekersaantal van het Racefestival heeft op de bezoekersstromen. 6.

Verkennende gesprekken met politie zijn positief verlopen Er ligt een druk op veiligheidsdiensten door de vele evenementen in regio Kennemerland. Voor het DGP weekend 2023 is de maximale capaciteit van politie bereikt, aanvullende activiteiten van het Racefestival in 2024/2025 betekenen ook aanvullende veiligheidsmaatregelen, betaald door de stichting, die geen extra capaciteit van politie

Kenmerk: 2023/1930538

8/10

vragen. Politie ziet echter ook kansen bij aanvullende programmering in spreiding van bezoekers door Zandvoort. 7.

Gemeentelijke investering wordt gemaximaliseerd op 1/3 van de gehele begroting van de Stichting Gemeente Zandvoort zal met Zandvoort Beyond afspraken maken over de verhouding van de gemeentelijke bijdrage ten opzichte van de gehele begroting van het Racefestival. Zandvoort Beyond geeft aan dat een verhouding 1/3 overheidsgeld en 2/3 overige gelden zoals verpachting, sponsoring en andere fondsen gangbaar is bij vergelijkbare evenementen.

8.

Stijgende kosten in de evenementen branche vragen om een grotere investering De evenementenbranche heeft, meer nog dan andere sectoren sinds corona te maken gehad met stijgende kosten. Dit is in den landen op diverse plekken terug te zien (bijvoorbeeld bij de Nijmeegse Vierdaagse Feesten en de Bevrijdingsfestivals) en zorgt voor spanning op voornamelijk gratis toegankelijke evenementen. Het originele budget voor side events was in 2019 begroot op 250.000 euro, maar is in een latere fase door onder andere de 'spoorse deal' omlaag gebracht naar 100.000 euro waarmee de verwachtingen van side events ook omlaag geschroefd zijn. Met een nieuw ambitieniveau in 2024 (een aansprekend Racefestival-programma met een minimale duur van twee weken, bestaande uit verschillende disciplines zoals sport, cultuur, muziek en entertainment) rekening houdend met de stijgende kosten van de afgelopen jaren is daarmee een bedrag van 350.000 euro benodigd.

9.

Stichting Zandvoort Beyond heeft geen winstoogmerk en is niet concurrerend met lokale horeca In de voorbereiding voor de Dutch Grand Prix 2020 is gewerkt met een vergelijkbaar ambitieniveau en budget met een commercieel bedrijf dat uiteindelijk niet goed samen kon werken met lokale ondernemers. Zandvoort Beyond heeft inmiddels een goede relatie opgebouwd met lokale ondernemers en kent Zandvoort. Een goede basis om nu te groeien met programma en kwaliteit, zonder directe concurrent te zijn van lokale ondernemers maar juist om economische spin-off voor Zandvoort te genereren.

5. Risico's en kanttekeningen

1.

Ruimte in Zandvoort is tijdens de DGP beperkt Waar mogelijk worden er meer side events georganiseerd op Boulevard Barnaart om de verbinding te leggen tussen circuit en dorp. Echter zijn deze terreinen tot op heden nodig gebleken voor het mobiliteitsplan. Er dient nog onderzocht te worden of er meer ruimte

Kenmerk: 2023/1930538

9/10

geboden kan worden voor side events om bezoekers te verleiden niet direct na het bezoek aan de DGP Zandvoort te verlaten. 2.

De termijn tot aan indienen evenementenvergunning is beperkt Half mei dient Zandvoort Beyond haar definitieve evenementenvergunning in. De periode tussen januari en mei is beperkt om definitieve plannen op te stellen. Daarom dient er zo snel mogelijk helderheid te komen over de extra financiële investering om Zandvoort Beyond zekerheid te geven voor de komende twee edities.

3.

Mogelijk krijgt Zandvoort Beyond haar financiering niet rond Gemeente doet een investering van l/3e deel van de begroting van het evenement. Met deze bijdrage is een kwaliteitsimpuls op het gehele evenement mogelijk. Echter is er een afhankelijkheid van andere sponsoren en partners om de gehele begroting van het evenement rond te krijgen. Gemeente maakt tussentijdse afspraken met Zandvoort Beyond over GO / NO GO momenten om bij te kunnen sturen en inzicht te krijgen in de voortgang van het evenement.

4.

Aanvullend programma zorgt voor extra druk op gebied van veiligheid Afhankelijk van precieze planvorming van het Racefestival zal er qua veiligheid extra voorbereiding nodig zijn voor advisering en coördinatie. Ook op het gebied van toezicht en handhaving is extra capaciteit benodigd om een groter evenement in goede banen te laten verlopen. Daartoe wordt een extra bijdrage voor opgenomen in de gemeentelijke F1 begroting.

6. Uitvoering

Gemeente Zandvoort heeft voor de periode 2021 t/m 2023 een concessieovereenkomst met Stichting Zandvoort Beyond afgesloten. Deze overeenkomst kan verlengd worden voor de jaren 2024 en 2025 met het aangepaste ambitieniveau en het bijbehorende budget. In deze concessieovereenkomst zijn alle afspraken vastgelegd ter organisatie van het Racefestival. Uiterlijk eind januari zal er duidelijkheid moeten zijn voor de Stichting Zandvoort Beyond over het vervolg om een goede voorbereiding voor editie 2024 te kunnen realiseren.

Stichting Zandvoort Beyond zal daarnaast, net als bij de eerdere edities, nog een evenementen vergunning aan moeten vragen waarin alle activiteiten van het Racefestival zijn opgenomen. 7. Bijlagen n.v.t.

Kenmerk: 2023/1930538

10/10