Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025

Raadsvoorstel

Onderwerp Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit college d.d. 20 mei 2025

2025/400868 Moolenburgh, D. 6.2. Gemeentelijk bestuur CC Kingma, E.C.M.

De griffier oefent ten behoeve van de raad een aantal bevoegdheden uit. Dat betreft als eerste het werkgeverschap ten aanzien van op de griffie werkzame medewerkers. Ook gaat de griffier op gezette tijden overeenkomsten aan met derden in verband met werkzaamheden voor raad en/of griffie. Verder is de griffier belast met de uitvoering van de privacywetgeving (AVG), beslissingen over ingebrekestellingen bij niet tijdig beslissen en het machtigen van medewerkers om in gerechtelijke procedures op te treden, als het de raad aangaat. Ook kan de griffier de ondertekening van raadsbesluiten voor zijn rekening nemen en handelingen rondom het verwerken van fractiegelden uitvoeren. Om genoemde bevoegdheden rechtmatig te kunnen uitoefenen is het nodig dat hiervoor mandaten worden verleend aan de griffier. Niet van toepassing. Het presidium heeft besloten dat het voorstel direct aan de raad wordt aangeboden. N.v.t. Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. Het voorstel aan de raad vast te stellen. Het college van burgemeester en wethouders besluit voorts, voor zover het zijn bevoegdheid betreft: 2. Het ‘Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025’ vast te stellen. de secretaris,

Kenmerk: 2025/400868

de burgemeester,

1/5

Besluit Burgemeester d.d. 20 mei 2025

1. De burgemeester besluit, voor zover het zijn bevoegdheid betreft, het ‘Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025’ vast te stellen. de burgemeester,

Besluit werkgeverscommissie griffie Zandvoort d.d. …………… Ontwerpbesluit raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De werkgeverscommissie griffie Zandvoort besluit, voor zover het zijn bevoegdheid betreft, het ‘Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025’ vast te stellen. De raad der gemeente Zandvoort, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Het ‘Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025’ vast te stellen. 2. De burgemeester op grond van artikel 32a, tweede lid van de Gemeentewet te machtigen om de ondertekening van stukken die van de raad uitgaan te mandateren aan de griffier. de griffier,

de voorzitter,

1. Aanleiding De griffier oefent ten aanzien van op de griffie werkzame medewerkers het werkgeverschap uit. Om de daaraan ten grondslag liggende bevoegdheden daadwerkelijk te kunnen uitoefenen is het noodzakelijk dat aan de griffier mandaten worden verleend. Ook andere bevoegdheden worden door de griffier uitgeoefend. Zo gaat de griffier op gezette tijden overeenkomsten aan met derden in verband met werkzaamheden voor raad en/of griffie. Ook de uitvoering van de privacywetgeving (AVG), beslissingen over ingebrekestellingen bij niet tijdig beslissen, het machtigen van medewerkers om in gerechtelijke procedures op te treden, de ondertekening van raadsbesluiten en handelingen rondom het uitbetalen van fractiegelden vragen om mandatering van bevoegdheden aan de griffier.

Kenmerk: 2025/400868

2/5

Bij het verlenen van mandaten aan de griffier zijn verschillende bestuursorganen betrokken. Dat zijn de raad, de werkgeverscommissie van de griffie, het college en de burgemeester. (Zie voor een nadere toelichting over de wettelijke grondslagen en de betrokkenheid van de verschillende bestuursorganen kopje 3. Onderbouwing voorstel van dit raadsvoorstel). Besluitvorming vindt dan ook plaats door al deze bestuursorganen, een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft. 2. Beoogd resultaat Met dit besluit wordt bereikt dat de griffier rechtmatig uitvoering geeft aan een aantal wettelijke bevoegdheden van en ten behoeve van de raad. 3. Onderbouwing voorstel 1. Uitoefenen van werkgeverschap richting griffiepersoneel In de Gemeentewet is in artikel 107e, tweede lid bepaald dat de raad besluit tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame personen. Deze bevoegdheid is bij ‘Verordening werkgeverscommissie griffie Zandvoort 2024’, zoals door de raad vastgesteld op 28 mei 2024, gedelegeerd aan de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie mandateert de bevoegdheid op zijn beurt aan de griffier door middel van dit Mandaatbesluit.

Omdat het aangaan van een arbeidsovereenkomst (alsmede het wijzigen en beëindigen ervan) een privaatrechtelijke rechtshandeling betreft, moet de burgemeester deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet ondertekenen. Voor deze ondertekeningsbevoegdheid heeft de burgemeester in het Mandaatbesluit een volmacht aan de griffier verstrekt. 2. Aangaan en ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten Voor (overige) privaatrechtelijke overeenkomsten die worden aangegaan voor de gemeente geldt dat de besluitvorming hierover op grond van artikel 160, eerste lid aanhef en onder d van de Gemeentewet aan het college toekomt, waarbij de burgemeester op grond van artikel 171 van de Gemeentewet de overeenkomsten ondertekent. Om de griffier in staat te stellen dergelijke overeenkomsten ten behoeve van de raad en/of griffie aan te gaan, is het nodig dat hiervoor een mandaat door het college wordt verleend en een volmacht door de burgemeester. Het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten gebeurt met inachtneming met de Budgethoudersregeling van de gemeente Zandvoort. 3.

Vastellen en terugvorderen dwangsom bij niet tijdig beslissen In de Algemene wet bestuursrecht zijn in de paragrafen 4.1.3.2 en 8.2.4A (artikelen 4:17 tot en met 4:20) bepalingen opgenomen over het betalen van een dwangsom bij niet tijdig beslissen, zowel in de fase van de primaire besluitvorming als in het geval een belanghebbende beroep tegen het niet tijdig beslissen heeft ingesteld bij de rechter. In het Mandaatbesluit wordt de griffier in staat gesteld de hoogte van de dwangsom te bepalen alsmede om onverschuldigd betaalde dwangsommen terug te vorderen.

Kenmerk: 2025/400868

3/5

4. Vertegenwoordiging in gerechtelijke procedures Op grond van artikelen 8:23 en 8:24 van de Algemene wet bestuursrecht kan een bestuursorgaan zich laten vertegenwoordigen in een gerechtelijke procedure. De griffier kan met behulp van het Mandaatbesluit medewerkers machtigen om namens de raad aanwezig te zijn bij gerechtelijke instanties. 5. Beslissen op verzoek op grond van de privacywetgeving (AVG) Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kunnen mensen verzoeken doen, bijvoorbeeld om inzage en correctie. Als dergelijke verzoeken zijn gericht aan de raad, kan de griffier met behulp van het Mandaatbesluit hierover een besluit nemen. 6. Ondertekening raadsstukken In artikel 32a, tweede lid van de Gemeentewet is bepaald dat de raad de burgemeester kan toestaan de ondertekening van stukken die van de raad uitgaan op te dragen aan de griffier. In dit verband is nodig dat de raad de burgemeester machtigt om hiertoe te besluiten. Dat is de reden dat besluitpunt 2 voor de raad is opgenomen in dit voorstel. Vervolgens moet de burgemeester de griffier tot de ondertekening mandateren, dat is in het Mandaatbesluit opgenomen. 7. Verstrekken van (voorschotten) op fractiegelden In de ‘Verordening ondersteuning gemeenteraad Zandvoort 2018’ is bepaald dat de raad jaarlijks de hoogte van de financiële bijdragen aan fracties van de raad vaststelt.

De daadwerkelijke betaalbaarstelling daarvan ligt in handen van de griffier. Hiervoor is een mandaat opgenomen in het Mandaatbesluit. 8. Plaatsvervanging en ondermandaat Bij afwezigheid van de griffier treedt de plaatsvervangende griffier in zijn plaats en is bevoegd om de verleende mandaten uit te oefenen. De (plaatsvervangende) griffier mag ondermandaat verlenen, zoals is aangegeven in het overzicht van mandaten behorende bij het Mandaatbesluit. De uitoefening van het werkgeverschap mag niet worden ondergemandateerd. 9. Inlichtingen en verantwoording over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden Mandaat is een vorm van opdrachtverlening. Het is zaak dat de griffier periodiek verslag uitbrengt (primair aan de raad) over de wijze waarop hij uitvoering heeft gegeven aan de mandaten. Om die reden is in het Mandaatbesluit een bepaling opgenomen over de informatievoorziening. 4. Risico’s en kanttekeningen Niet van toepassing.

Kenmerk: 2025/400868

4/5

5. Consequenties en uitvoering Na besluitvorming door alle betrokken bestuursorganen (raad, werkgeverscommissie, college en burgemeester) wordt het ‘ Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025’ gepubliceerd in het digitale Gemeenteblad, waarna het in werking treedt en er door de griffier gebruik van kan worden gemaakt. 6. Bijlagen 1. Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025.

Kenmerk: 2025/400868

5/5