Initiatiefvoorstel Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024

Initiatiefvoorstel

Onderwerp Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024 Nummer 2024/1249050 Portefeuillehouder n.v.t. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk Bestuur Afdeling Presidium Auteur(s) Presidium Telefoonnummer n.v.t. Email n.v.t. Kernboodschap De raad is werkgever van de griffie. De uitoefening van het werkgeverschap heeft de raad neergelegd bij de werkgeverscommissie. Om de bezetting op de griffie weer op orde te krijgen en tegelijkertijd de doorontwikkeling naar een strategische adviesgriffie mogelijk te maken, heeft de werkgevercommissie het Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024 vastgesteld. De voorzitter van de werkgeverscommissie heeft het ontwikkelplan op 26 juni 2024 toegelicht en besproken met het presidium. Het presidium heeft ingestemd met het ontwikkelplan en stelt de raad daarom voor het benodigde budget beschikbaar te stellen om uitvoering te kunnen geven aan het ontwikkelplan. Besluit raad d.d. ……..

De raad der gemeente Zandvoort, Op voorstel van het presidium, Besluit: Uitvoering te geven aan het Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024 en het benodigde budget van € 106.706 voor 2024 en € 259.163 vanaf 2025 structureel beschikbaar te stellen en te verwerken in de begroting.

de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Begin dit jaar is in opdracht van de leidinggevende van de griffier een QuickScan gemaakt van de huidige griffie in relatie tot de trends en ontwikkelingen binnen de lokale democratie in den lande. Daarbij is gekeken naar de ontwikkeling van de ambities van raden en hoe deze ambities kunnen worden vertaald naar de daarbij passende organisatieontwikkelingen van griffies.

Kenmerk: 2024/1249050

1/4

Na bespreking van deze QuickScan in het seniorenconvent is een werkgeverscommissie ingesteld oor de raad. Deze werkgeverscommissie oefent de bevoegdheden van de raad uit ten aanzien van het werkgeverschap van de griffie. De werkgeverscommissie heeft direct werk gemaakt van de door de raad gewenste doorontwikkeling van de griffie. Het resultaat daarvan is het Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024 (bijlage 1). Hierin zijn op basis van de trends en ontwikkelingen en de ambities van de raad die daaruit voortvloeien, maatregelen voor de korte en voor lange termijn geformuleerd om te komen tot de gewenste strategische adviesgriffie. 2. Voorstel aan de raad Uitvoering te geven aan het Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024 en het benodigde budget van € 106.706 voor 2024 en € 259.163 vanaf 2025 structureel beschikbaar te stellen en te verwerken in de begroting. 3. Beoogd resultaat Het Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024 is erop gericht om de griffie door te ontwikkelen tot een strategische adviesgriffie. 4. Argumenten De huidige griffie bestaat uit 3,2 fte. Er zijn twee vacatures. Op dit moment wordt daarom gebruik gemaakt van tijdelijke inhuur (1,2 fte) om de bestaande vacatures (1,6 fte) deels in te vullen. Het is dan ook van belang dat op korte termijn wordt gestart met het werven van nieuw personeel als eerste stap in het ontwikkelplan.

Direct aansluitend zal uitvoering worden gegeven aan de in het ontwikkelplan opgenomen maatregelen voor de lange termijn. 4.1 Maatregelen korte termijn Om de plaatsvervangend griffier te laten functioneren als vrijgestelde volwaardige plaatsvervanger wordt daarvoor in plaats een nieuwe functie geïntroduceerd: de adjunct-griffier. Daarnaast wordt in lijn met de overgang naar een strategische adviesgriffie afscheid genomen van de administratieve functie griffiemedewerker en wordt deze vervangen door de bredere functie van raadsadviseur. Ook de positie van de griffier wordt versterkt. De griffier krijgt als eerste adviseur van de raad een gelijkwaardige positie in de ambtelijke driehoek ten opzichte van de secretaris als eerste adviseur van het college. Dit sluit aan bij het door de VNG geadviseerde griffierprofiel dat is gebaseerd op gelijkwaardige verhoudingen. Op basis van de korte termijn maatregelen uit het Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024 wordt de griffie uitgebreid van 3,2 fte naar 3,7 fte. De financiële uitwerking hiervan is opgenomen in bijlage 2.

Kenmerk: 2024/1249050

2/4

4.2 Maatregelen lange termijn Nadat de maatregelen voor de korte termijn zijn gerealiseerd, zal worden gestart met de maatregelen voor de lange termijn. In de beoogde situatie heeft de functie van raadsadviseur zich ontwikkeld tot een breed inzetbare adviseur voor de raad. Het takenpakket omvat het hele proces van stukkenstroom tot advisering met een focus op de raadscommissie, de Rekenkamer, de Adviescommissie Omgevingsplan en de Accountantscommissie. De brede inzetbaarheid van de raadsadviseurs komt ook tot uiting in de ondersteuning van de regionale samenwerking in ZuidKennemerland, met de IJmond en in de MRA. Daarnaast initieert en ondersteunt de griffie projecten zoals Politiek Actief, Gast van de raad, technische sessies en ander bijeenkomsten van de raad. Ook de ondersteuning bij burgerinitiatieven, participatie, noodzakelijke Europese aanbestedingen en de communicatie van de agenda's en besluitvorming van de raad behoort tot het takenpakket van de raadsadviseurs. Om de strategische adviesfunctie van de griffie ten behoeve van de raad een goede invulling te kunnen geven is het tevens van belang dat er ruimte is voor opleiding en het bijhouden van kennis van het vakgebied, zoals de ontwikkeling van relevante wet- en regelgeving.

Ook de steeds verder toegenomen digitalisering vraagt meer inzet van de raadsadviseurs waarop geïnvesteerd moet worden in kennis van systemen en het werken met specifieke software. Na uitvoering van de lange termijn maatregelen beschikt de raad over drie raadsadviseurs die breed inzetbaar zijn. Zij kunnen zich ontwikkelen en specialiseren op gebieden waarvan zij intrinsiek gemotiveerd raken of reeds expertise hebben ontwikkeld. Voor een ideale balans wordt gekozen voor een opbouw in functiewaardering (A, B en C) zodat de raadsadviseurs kunnen doorgroeien in de functie en er een perspectief is om medewerkers langer aan de griffie te binden. Op basis van de lange termijn maatregelen uit het Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024 wordt de griffie uitgebreid van 3,7 fte naar 5,0 fte. 5. Risico’s en kanttekeningen Het blijft altijd lastig in te schatten wat de beste periode is om te starten met het werven van nieuw personeel. De kans bestaat dat in de zomerperiode onvoldoende kandidaten zich melden. Anderzijds kan ook juist de vakantieperiode het moment zijn om na te denken over een nieuwe toekomst, bijvoorbeeld op de griffie van Zandvoort. Mocht het niet lukken om tijdig nieuw personeel te vinden, dan zal tijdelijk extern personeel worden ingehuurd.

Kenmerk: 2024/1249050

3/4

6. Uitvoering Het is duidelijk dat op korte termijn de griffie weer op sterkte gebracht moet worden. Om te komen tot de gewenste strategische adviesgriffie zijn de belangrijkste aanpassingen de introductie van de functies raadsadviseur en adjunct-griffier. Er zal zo snel mogelijk gestart worden met het werven voor deze twee vacatures. Op het moment dat met de korte termijn maatregelen de griffie weer op sterkte is gebracht, zal de doorontwikkeling met de lange termijn maatregelen van start gaan en zal ook daarvoor gestart worden met het werven. 7. Bijlagen Bijlage 1 – Ontwikkelplan Griffie Zandvoort 2024 Bijlage 2 – Financiële uitwerking

Kenmerk: 2024/1249050

4/4