bijlage Nota activabeleid

26

Gedragslijn 7:

De afschrijvingen starten in het jaar na ingebruikname van de investering.

6.7 Afwaardering van (resterende) boekwaarde Een activum vertegenwoordigt een waarde op de balans. Wanneer de werkelijke waarde lager is dan de waarde op de balans, kan de waarde op de balans worden aangepast via een tussentijdse afschrijving. Wanneer een activum wordt verwijderd of vervangen of niet langer in bezit is van de gemeente, moet de resterende boekwaarde van het activum worden afgeschreven ten laste van de exploitatie. Bij zaken die in bulk zijn geactiveerd (zie 2.4; zaken beschouwen als één investering) moet in principe de waarde van het activum naar beneden worden bijgesteld als één van de zaken buiten gebruik wordt gesteld of niet langer in eigendom is. In het voorbeeld van de laptops, tablets en telefoons die als één activum zijn geactiveerd, zou bij verlies of diefstal van één telefoon de boekwaarde van het activum moeten worden aangepast. Het gaat te ver om dit voor enkelvoudige gevallen bij te houden en te administreren. Afwaardering zal alleen plaatsvinden als de financiële impact significant is en in verhouding staat tot de administratieve handeling van de aanpassing. Gedragslijn 8:

Van activa die worden verwijderd, vervangen, vernietigd of niet langer gemeentelijk eigendom zijn, wordt een eventuele resterende boekwaarde direct afgewaardeerd ten laste van de exploitatie. Bij zaken die in bulk zijn geactiveerd gebeurt dit alleen als hiervan sprake is bij een significant deel van (de waarde van) het activum.

6.8 Waardervermindering Artikel 65 lid 1 van het BBV schrijft voor dat naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking worden genomen. In welke situaties er door een gemeente op het vastgoed moet worden afgewaardeerd, is afhankelijk van drie factoren: 1. De huidige functie; 2. De bestuurlijke intentie; 3. De directe opbrengstwaarde. Of sprake is van afwaardering als gevolg van duurzame waardevermindering, volgt uit het schema ‘duurzame waardevermindering’ dat als bijlage bij deze nota is opgenomen.

6.9 Restwaarden De restwaarde is de waarde van een activum aan het eind van de gebruikstermijn tegen het huidige prijspeil. Als eventuele restwaarde wordt vooraf en tegen het huidige prijspeil ingeschat, welke opbrengstwaarde na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het activum. Er wordt bij de bepaling van de restwaarde dus geen rekening gehouden met mogelijke waardeveranderingen vanwege inflatie of deflatie, veranderende marktomstandigheden en dergelijke.

27

Wanneer de verwachte gebruikstermijn korter is dan de verwachte economische levensduur van het activum, zal er altijd sprake zijn van een restwaarde. Aan het einde van de economische levensduur zal er slechts sprake zijn van sloopwaarde. De mogelijkheid bestaat om op voorhand een inschatting te maken van de restwaarde van een bepaald actief. Het actief wordt dan tijdens de gebruiksduur niet geheel afgeschreven, maar slechts tot het bedrag van de geschatte restwaarde. Het budgettair effect hiervan is dat de jaarlijkse afschrijvingslasten lager zullen zijn, hetgeen een positief resultaat heeft op het begrotings- en rekeningresultaat. Indien besloten wordt tot het hanteren van een restwaarde dan is het van belang dat: De restwaarde per object onderbouwd wordt. Periodiek getoetst wordt of de gehanteerde restwaarde nog reëel is. Uit hoofde van het voorzichtigheidsprincipe en het feit dat een goede prognose van de restwaarde moeilijk te maken is, wordt de lijn voortgezet uit de vorige nota Activabeleid dat voor het bepalen van de afschrijving niet wordt gerekend met restwaarden. Activa, met uitzondering van grond, worden afgeschreven tot nul (nihil). Beleidslijn 7:

Voor het bepalen van de omvang van de afschrijvingslast wordt niet gerekend met restwaarden aan het eind van de verwachte levensduur.

28

7.

Rente Bij de wijzigingen van het BBV en de invoering van de Vennootschapsbelasting (Vpb) voor de lagere overheden is de toerekening van rente een belangrijk aandachtspunt. In de notitie Rente 2017 van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van de rentelasten en –baten in de begroting en jaarstukken. Deze notitie heeft drie doelstellingen. De eerste is het bevorderen van een eenduidige handelwijze met betrekking tot rente door gemeenten (harmonisering). De tweede doelstelling is te stimuleren dat gemeenten de (verwachte) werkelijke rentelasten opnemen in de begroting en de jaarstukken. De derde doelstelling is het eenduidig inzichtelijk maken van de wijze waarop de gemeenten met rente zijn omgegaan (transparantie).

7.1 Omslagrente Kapitaallasten zijn de jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met investeringen. De kapitaallasten bestaan naast de afschrijvingskosten (zie hoofdstuk 4) uit rentekosten. De rentekosten zijn afhankelijk van: • De liquiditeitspositie van de gemeente; • De hoogte van het rentepercentage van de afgesloten vaste geldleningen. De rente die wordt toegerekend aan de geactiveerde kapitaaluitgaven is de zogenaamde omslagrente. • De aan grondexploitaties toe te rekenen rente wordt bij de begroting berekend door het begrote gemiddelde rente % te vermenigvuldigen met de verhouding vreemd vermogen / totaal vermogen. Dit is de basis voor de toerekening van rente aan grondexploitaties gedurende het jaar. Bij de jaarrekening wordt de berekening opnieuw gemaakt op basis van de werkelijk betaalde rente en wordt de eerder toegerekende rente hierop aangepast. Deze berekeningswijze is voorgeschreven in de notitie grondbeleid. • Vervolgens wordt het restant aan de taakvelden toe te rekenen rente (in Euro’s) gedeeld door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente wordt op consistente en eenduidige wijze toegerekend aan de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage.

Het bij de begroting (voor)gecalculeerde omslagrentepercentage wordt binnen een marge van 0,5% afgerond. Indien per jaareinde de werkelijke rentelasten in Euro’s die over een jaar aan taakvelden hadden moeten worden doorbelast meer dan 25% afwijken van de rentelasten in Euro’s die op basis van de voorgecalculeerde renteomslag aan de taakvelden zijn toegerekend, dan vindt correctie plaats bij de jaarrekening. Aan investeringen waarop in de loop van het jaar kosten worden geboekt, wordt geen rente toegerekend. Rente wordt toegeschreven op basis van de boekwaarde per 1 januari van het jaar, ongeacht of de investering volledig gerealiseerd is. De in de begroting te hanteren omslagrente wordt jaarlijks in de Voorjaarsnota bij de begrotingsuitgangspunten vermeld.

29

8.

Aanvragen, uitvoeren en verantwoorden van investeringen Investeringen worden in de regel eerst opgenomen in het gemeentelijk investeringsplan. Na kredietverlening starten de voorbereiding en tot uitvoering, waarna kredieten en uitgaven worden verantwoord in de jaarrekening. De bestuurlijke werkwijze van dit proces is wordt dit hoofdstuk beschreven. Het achterliggende ambtelijke proces is als bijlage bij deze nota opgenomen.

8.1 Aanmelden nieuwe investeringen In de Financiële verordening is vastgelegd dat voorgenomen investeringen in principe éérst worden opgenomen in het Investeringsplan, waarbij zij kunnen worden afgewogen tegen alle andere nieuwe (en bestaande) investeringen. Nieuwe bestedingsvoorstellen en investeringen die nog niet zijn geautoriseerd worden behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten (Voorjaarsnota, Najaarsnota en Programmabegroting). Bij nieuwe investeringen, die niet opgenomen zijn in het Investeringsplan, groter dan € 0,5 miljoen, informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente. Aangezien de Voorjaarsnota de start vormt van een nieuwe planning- en controlcyclus dienen de investeringsvorstellen zoveel mogelijk bij de Voorjaarsnota te worden ingediend. De gehonoreerde investeringen worden vervolgens verwerkt in het Investeringsplan bij de Programmabegroting. Bij uitzondering kan de raad besluiten tot (kredietverlening voor) een investering die nog niet in het Investeringsplan is opgenomen. Deze investering wordt dan bij de eerstvolgende actualisatie als onvermijdelijk of ‘reeds besloten’ in het Investeringsplan opgenomen, nog voor de afweging van eventuele andere nieuwe investeringen.

Bij de tussentijdse besluitvorming moet in de nota worden aangegeven of het gevraagde krediet binnen de bestaande kaders past.

8.2 Budgetrecht en kredietverlening De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust bij de gemeenteraad. De vaststelling van de investeringskredieten vindt plaats bij de begrotingsbehandeling, in de Voorjaars- of Najaarsnota of via separate raadsvoorstellen. Buiten de toegekende of verleende investeringskredieten mogen dus geen investeringsuitgaven worden gedaan. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan welke nieuwe investeringen op een later tijdstip apart ter autorisatie moeten worden voorgelegd. In de Financiële verordening zijn hiervoor de volgende categorieën benoemd: A: reeds besloten door de raad

30

Er is reeds een raadsvoorstel vastgesteld door de raad of de investering wordt voor het begrotingsjaar met het vaststellen van de Programmabegroting als krediet verleend. B: besluitvorming door college Investeringen worden als B-investering aangemerkt als: • Er sprake is van een onontkoombare vervangingsinvestering of • Het gaat om erkende stelposten • De investering voortvloeit uit een reeds door de raad vastgesteld plan (bijv. onderwijshuisvestingsplan, meerjaren onderhoudsplannen, ICT-plan etc.). In deze gevallen heeft de raad eerder al de inhoudelijke kaders voor de investering vastgesteld of is geen sprake van beleidsvrijheid. Met de reservering van het budget in het Investeringsplan heeft de raad de investeringsraming vastgesteld. Verdere besluitvorming door de raad geen toegevoegde waarde voor het budgetrecht van de raad. Binnen de door de raad vastgestelde financiële kaders mag het college de nadere onderbouwingen accorderen. C: raadsbesluit volgt In het Investeringsplan is reeds rekening gehouden met de kapitaallasten voortvloeiend uit de investering. Een gedetailleerde onderbouwing en kostenraming dient nog opgesteld te worden. De definitieve raming wordt als kredietvoorstel voorgelegd aan de gemeenteraad, waarna de raad besluit over kredietverlening.

8.3 Wijze van kredietverlening Vanuit het budgetrecht van de raad is het belangrijk dat in een bestuurlijke nota een duidelijk geformuleerd besluitpunt wordt opgenomen waarin krediet wordt verleend, ofwel toestemming wordt verleend om te investeren. Een nota waarin bijvoorbeeld een plan van aanpak wordt vastgesteld waarin is opgenomen dat de gemeente geld uitgeeft, is op dit punt onvoldoende. Naast het vaststellen van het plan dient dan ook een expliciet besluitpunt te worden opgenomen waarin krediet wordt verleend. Dit besluitpunt wordt in de regel geformuleerd als besluit om een krediet te verlenen (of vrij te geven) van bedrag X, ten laste van een bepaalde post of stelpost in het Investeringsplan. Gedragslijn 9:

Kredietverlening gebeurt met een duidelijk geformuleerd expliciet besluitpunt in een bestuurlijke nota. Daarin wordt aangegeven voor welk bedrag krediet wordt verleend, ten laste van welk budget.

Bij het aanvragen en verlenen van een raadskrediet is belangrijk dat de raad een krediet verleent voor het volledige uit te geven bedrag, ongeacht of dat gedeeltelijk wordt gedekt door bijdragen van derden. Een investering van vier ton, waarvan drie ton wordt gedekt door subsidies, vraagt evengoed om een krediet van vier ton. Gedragslijn 10:

Bij investeringen vallen alle uitgaven onder het budgetrecht van de raad, ongeacht eventuele bijdragen van derden of dekking vanuit eigen reserves. Er dient dan ook krediet te worden aangevraagd en verleend voor de volledige (bruto) uitgaven, niet alleen voor het netto te activeren bedrag.

31

8.4 Stelposten Het gemeentelijk Investeringsplan is opgebouwd uit concreet benoemde investeringen en stelposten. Met stelposten worden in het Investeringsplan door de raad investeringsbudgetten gereserveerd voor een goed meerjarig beeld op aankomende (vervangings) investeringen. Deze stelposten worden veelal later ingevuld met concrete investeringen middels een beleidsnota of een apart kredietbesluit. Jaarlijks worden met het vaststellen van de Programmabegroting kredieten verleend voor de investeringen die in het begrotingsjaar in het Investeringsplan staan. Hieronder vallen de jaarlijkse stelposten voor wegen en riolering. Deze stelposten mogen na vaststelling van de Programmabegroting zonder nadere besluitvorming worden ingevuld. Op deze onderdelen vinden doorlopend investeringen plaats. Vaak is niet ver van tevoren aan te geven welke projecten in een jaar worden uitgevoerd, waardoor een gespecificeerde kredietverlening niet mogelijk is. De concrete investeringen worden wel per individuele investering geadministreerd en geactiveerd. Bij de Jaarrekening wordt de raad geïnformeerd welke investeringen zijn gedaan ten laste van de stelposten. Gedragslijn 11:

De raad verleent bij het vaststellen van de Programmabegroting krediet voor de stelposten wegen en riolering Deze stelposten mogen gedurende het begrotingsjaar worden ingevuld zonder nadere besluitvorming. waarna de raad bij de Jaarrekening wordt geïnformeerd over de invulling van de stelposten.

8.5 Uitvoering investeringen Na kredietverlening wordt de investering uitgevoerd. In de begrotingscyclus wordt de raad geïnformeerd over de besteding van verleende kredieten. In de Najaarsnota wordt op hoofdlijnen de voortgang van het gemeentelijk investeringsplan gepresenteerd. In de Jaarrekening wordt de staat van restantkredieten opgenomen. Daarin wordt per krediet aangegeven welk bedrag er is verleend, hoe veel daarvan is besteed en wat het resterende krediet is. In de Financiële verordening is vastgelegd dat de raad vooraf wordt geïnformeerd over dreigende krediet overschrijdingen. Hoewel niet benoemd in de Financiële verordening, geldt het zelfde voor dreigende tegenvallers in bijdragen van derden die als dekking van een krediet waren voorzien. Als dit zich voordoet wordt niet méér uitgegeven dan het bedrag waar de raad krediet voor had verleend (bruto uitgaven) maar dient de gemeente wel netto een groter bedrag zelf te activeren dan eerder was besloten. Het effect voor de begroting, in de vorm van hogere kosten voor rente en afschrijving, is gelijk aan het doen van hogere uitgaven. Daarom wordt de raad ook in deze gevallen vooraf geïnformeerd. Deze gedragslijn is 'nieuw' ten opzichte van de Financiële verordening en de vorige nota Activabeleid.

Omdat het uiteindelijk gaat om een invulling van de bepaling in de Financiële verordening, geldt deze toch als gedragslijn en niet als beleidslijn.

32

Gedragslijn 12:

In aanvulling op de bepalingen over dreigende kredietoverschrijdingen uit de Financiële verordening, wordt de raad ook vooraf geïnformeerd bij dreigende tegenvallers in bijdragen van derden in een investering. Daarbij gelden de zelfde grensbedragen als in de Financiële verordening voor de kredietoverschrijding zijn opgenomen.

8.6 Tussentijdse wijziging van inzicht: verplicht wel of niet activeren Investeringen worden in de gemeente veelal ruim van te voren aangekondigd en na besluitvorming van de raad opgenomen in het Investeringsplan. Vervolgens mogen na kredietverlening door de raad kosten worden gemaakt. Het kan gebeuren dat uitgaven vooraf worden voorzien als kosten ten laste van de exploitatie, waarbij blijkt dat de uitgaven toch de aard hebben van een investering. Dit kan met name gebeuren bij onderhoud in en aan gebouwen, waar niet altijd vooraf duidelijk is of het werk beperkt blijft tot onderhoud of dat uiteindelijk sprake is van een renovatie. Ook kan het gebeuren dat bij uitgaven waarvan de verwachte kosten net onder de activeringsgrens liggen, door een toename van de kosten de uitgaven toch als investering moeten worden gezien. In dergelijke gevallen verschuift het budgetrecht van het college naar de raad. Uitgaven ten laste van de exploitatie mogen door het college worden gedaan, maar investeringen mogen niet eerder worden gedaan dan na kredietverlening door de raad. Wanneer tijdens het doen van uitgaven blijkt dat deze toch als investering moeten worden verantwoord, is strikt gezien sprake van uitgaven die nog niet door de raad zijn geautoriseerd.

Omdat de beoogde dekking van deze kosten al was voorzien in de (door de raad goedgekeurde) begroting, volstaat in dergelijke gevallen een melding aan de raad bij de Voorjaars- of Najaarsnota. Daarbij wordt een besluitpunt opgenomen voor kredietverlening door de raad en wordt voorgesteld de begroting met een zelfde bedrag te verlagen. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat kredietverlening procedureel niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed als investering verantwoord en wordt expliciet in de Jaarrekening benoemd dat deze uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring vooraf van de gemeenteraad. In dit geval gaan een juiste verslaglegging (de kosten moeten verplicht worden geactiveerd) vóór begrotingsrechtmatigheid (investeringen mogen pas worden gedaan na goedkeuring van de raad). Gedragslijn 13:

Wanneer blijkt dat uitgaven die ten laste van de exploitatie waren voorzien, als investeringen moeten worden aangemerkt wordt dit in de Voorjaars- of Najaarsnota gemeld waarbij een besluitpunt wordt opgenomen voor kredietverlening door de raad. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat kredietverlening door de raad procedureel niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed als investering verantwoord en wordt expliciet in de Jaarrekening benoemd dat deze uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring vooraf van de gemeenteraad.

Financieel en administratief worden de beoogde uitgaven verschoven van de begroting naar het Investeringsplan. De begroting op het product of beleidsveld waar de uitgaven oorspronkelijk gedekt waren, wordt eenmalig verlaagd met het bedrag van de investering. Vervolgens wordt de investering bij de eerstvolgende actualisatie opgenomen in het Investeringsplan en worden de kapitaallasten begroot. Voor het saldo begroting geeft dit een eenmalig voordeel in wegvallende lasten, waar

33

verspreid over de afschrijvingstermijn in latere jaren een nadeel van jaarlijkse kapitaallasten tegenover staat. Een wijziging van inzicht is ook andersom mogelijk. Van uitgaven, die als investering waren beoogd, kan blijken dat deze (deels) niet als investering zijn aan te merken. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren in projecten waar naast een vervanging of renovatie ook meteen onderhoud wordt uitgevoerd. Het kan ook gebeuren dat bij een relatief kleine investering de kosten lager blijken te zijn dan vooraf was ingeschat waarna deze onder de activeringsgrens komt. In deze gevallen moeten kosten direct ten laste van de exploitatie worden verantwoord. Dit kan leiden tot een nadeel ten opzichte van de vastgestelde begroting of, als begrotingswijziging niet meer mogelijk is, tot een begrotingsoverschrijding in het lopende jaar. Hoewel tegenover het nadeel van de hogere last inééns een voordeel staat van een lager te investeren bedrag en dus lagere lasten van rente en afschrijving in de toekomst, is dit toch geen wenselijke situatie. Dit wordt daarom zo veel als mogelijk voorkomen door hier voorafgaand aan de opname van een investering in het Investeringsplan en nogmaals voorafgaand aan kredietverlening op te toetsen. Gedragslijn 14:

Wanneer blijkt dat uitgaven die als investering waren voorzien, direct ten laste van de exploitatie moeten worden verantwoord, wordt dit in de Voorjaars- of Najaarsnota gemeld waarbij een voorstel tot begrotingswijziging wordt opgenomen indien de last niet binnen de vastgestelde begroting is op te vangen. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat begrotingswijziging door de raad procedureel niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed ten laste van de exploitatie verantwoord. Een eventuele begrotingsoverschrijding wordt dan vermeld in de Jaarrekening.

Gedragslijnen 13 en 14 waren in de vorige nota Activabeleid nog niet beschreven, en zijn in dat opzicht nieuw. Omdat zij rechtstreeks voortkomen vanuit de bepalingen in het BBV en de gemeente hierin geen beleidsvrijheid heeft, worden zij als gedragslijn opgenomen en niet als beleidslijn.

34

9.

Informatieverstrekking Investeringsplan Het college informeert de raad bij de Voorjaarsnota door middel van een Investeringsparagraaf over de financiële meerjarenprognose van alle gemeentelijke investeringen en de gevolgen voor de (meerjaren-)begroting. Bij de begroting volgt de uitwerking in een Investeringsplan. Verantwoording Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van uitgegeven investeringskredieten is het voor de gemeenteraad van belang dat de voortgang gerapporteerd wordt. Bij afronding van investeringsprojecten kunnen de volgende situaties zich voordoen: Het krediet is overschreden. Het College informeert de Raad vooraf als een investeringskrediet dreigt te worden overschreden met een bedrag hoger dan een drempelbedrag bepaald op basis van artikel 5 lid 5 van de Financiële verordening. Het krediet is toereikend geweest en voor het juiste doel aangewend. Het krediet is te hoog. Het restant krediet komt te vervallen. Het is niet toegestaan tegenvallers en meevallers met elkaar te verrekenen. Ook het gebruiken van kredieten voor een andere bestemming is niet toegestaan. In de nacalculatie zal ook worden vermeld in hoeverre de beoogde prestatie is gerealiseerd. P&C Cyclus Voorjaarsnota: Najaarsnota: Begroting: Jaarverslag:

informeren gevolgen Investeringsplan voor meerjarenbegroting realisatie investeringen (hoofdlijnen) en voortgang grote projecten vaststellen Investeringsplan verantwoording van de jaarschijf investeringen en staat restantkredieten

35

10. Overzicht voorgestelde gedragslijnen en beleidslijnen De in deze nota opgenomen beleidslijnen en gedragslijnen met betrekking tot de aanvraag, activering, uitvoering en afsluiting van investeringen zijn als volgt. Beleidslijn 1:

Beleidslijn 2:

Beleidslijn 3:

Beleidslijn 4:

Beleidslijn 5: Beleidslijn 6:

Beleidslijn 7:

Gedragslijn 1:

Gedragslijn 2: Gedragslijn 3:

Gedragslijn 4:

De gemeente kiest ervoor om de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio niet te activeren. De kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten voor grondexploitaties worden, mits passend binnen de voorwaarden van het BBV, wel geactiveerd. Bij bijdragen aan investeringen van derden in bijvoorbeeld schoolgebouwen of sportaccommodaties worden kosten voor zogeheten ‘eerste inrichting’ zoals meubilair en sporttoestellen, niet geactiveerd. Investeringen tot een bedrag van € 50.000 en/of een gebruiksduur korter dan 3 jaar worden niet geactiveerd op de balans, maar rechtstreeks als exploitatielast verantwoord. Indien een actief uit meerdere onderdelen bestaat, wordt geactiveerd volgens de componentenmethode. Daarbij gelden de volgende criteria: De componenten moeten zinvol en eenduidig te onderscheiden zijn. De afzonderlijke componenten moeten een verkrijgings- of vervaardigingsprijs hebben van minimaal € 50.000; Indien componenten niet aan deze ondergrens voldoen, worden componenten waar mogelijk gebundeld om zo veel als mogelijk te worden afgeschreven volgens hun verwachte levensduur. Rente over het tijdvak van de vervaardiging van een actief wordt niet gerekend tot de vervaardigingsprijs en dus niet geactiveerd.

Voor het bepalen van de afschrijvingstermijn wordt gebruik gemaakt van de afschrijvingstabel, die als bijlage bij deze nota Activabeleid is opgenomen, tenzij de raad expliciet besluit tot een andere termijn. Voor het bepalen van de omvang van de afschrijvingslast wordt niet gerekend met restwaarden aan het eind van de verwachte levensduur.

Zaken waarvan wordt besloten om deze in bulk aan te schaffen of een besluit tot een aantal (kleine) investeringen die samen een logisch geheel vormen, worden als één investering gezien. Op basis van dit geheel wordt beoordeeld of deze kosten wel of niet dienen te worden geactiveerd. Kosten die als doel hebben te besparen op toekomstige kosten en/of te voldoen aan veranderende regelgeving, worden geactiveerd. Kosten van participatie en inspraak om te komen tot ene investering, en daaraan gerelateerde kosten, alsook de kosten die horen bij de eigen (project)organisatie behoren tot de ‘bijkomende kosten’ die als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden geactiveerd. Kosten van (zelf ontwikkelde) software die gemeentelijk eigendom wordt, kunnen worden geactiveerd mits duidelijk kan worden vastgesteld welke kosten aan de ontwikkeling van het activum zijn toe te rekenen.

36

Gedragslijn 5:

Gedragslijn 6:

Gedragslijn 7: Gedragslijn 8:

Gedragslijn 9:

Gedragslijn 10:

Gedragslijn 11:

Gedragslijn 12:

Gedragslijn 13:

Gedragslijn 14:

Een van derden verkregen specifieke investeringsbijdrage wordt eerst via de rekening van baten en lasten (exploitatie) verwerkt en vervolgens zichtbaar als vermindering op de betreffende investering verantwoord. Als voorwaarde voor een bijdrage in een investering door derden, wordt aan deze partijen de verplichting opgelegd om de investering en de gemeentelijke bijdrage gedurende de activeringsperiode zichtbaar te maken in de eigen administratie. Ook dient de derde partij tijdens de activeringsperiode te voldoen aan de regels waar de gemeente aan is gehouden en mee te werken aan bestaanscontroles. De afschrijvingen starten in het jaar na ingebruikname van de investering. Van activa die worden verwijderd, vervangen, vernietigd of niet langer gemeentelijk eigendom zijn, wordt een eventuele resterende boekwaarde direct afgewaardeerd ten laste van de exploitatie. Bij zaken die in bulk zijn geactiveerd gebeurt dit alleen als hiervan sprake is bij een significant deel van (de waarde van) het activum. Kredietverlening gebeurt met een duidelijk geformuleerd expliciet besluitpunt in een bestuurlijke nota. Daarin wordt aangegeven voor welk bedrag krediet wordt verleend, ten laste van welk budget. Bij investeringen vallen alle uitgaven onder het budgetrecht van de raad, ongeacht eventuele bijdragen van derden of dekking vanuit eigen reserves.

Er dient dan ook krediet te worden aangevraagd en verleend voor de volledige (bruto) uitgaven, niet alleen voor het netto te activeren bedrag. De raad verleent bij het vaststellen van de Programmabegroting krediet voor de stelposten wegen en riolering Deze stelposten mogen gedurende het begrotingsjaar worden ingevuld zonder nadere besluitvorming. waarna de raad bij de Jaarrekening wordt geïnformeerd over de invulling van de stelposten. In aanvulling op de bepalingen over dreigende kredietoverschrijdingen uit de Financiële verordening, wordt de raad ook vooraf geïnformeerd bij dreigende tegenvallers in bijdragen van derden in een investering. Daarbij gelden de zelfde grensbedragen als in de Financiële verordening voor de kredietoverschrijding zijn opgenomen. Wanneer blijkt dat uitgaven die ten laste van de exploitatie waren voorzien, als investeringen moeten worden aangemerkt wordt dit in de Voorjaars- of Najaarsnota gemeld waarbij een besluitpunt wordt opgenomen voor kredietverlening door de raad. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat kredietverlening door de raad procedureel niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed als investering verantwoord en wordt expliciet in de Jaarrekening benoemd dat deze uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring vooraf van de gemeenteraad.

Wanneer blijkt dat uitgaven die als investering waren voorzien, direct ten laste van de exploitatie moeten worden verantwoord, wordt dit in de Voorjaars- of Najaarsnota gemeld waarbij een voorstel tot begrotingswijziging wordt opgenomen indien de last niet binnen de vastgestelde begroting is op te vangen. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat begrotingswijziging door de raad procedureel niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed ten laste van de exploitatie verantwoord. Een eventuele begrotingsoverschrijding wordt dan vermeld in de Jaarrekening.

37

2.

Bijlage: kaders Financiële verordening Gemeentelijke (basis)regels met betrekking tot de activa zijn opgenomen in de Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet). Deze nota Activabeleid vloeit voort uit artikel 8 van de Financiële verordening waarin is bepaald dat het College periodiek nadere regels vaststelt betreffende de waardering en afschrijving van activa en deze ter vaststelling voorlegt aan de Raad. De basisregels voor kredietverlening, informeren van de raad, waardering en afschrijving zijn opgenomen in de financiële verordening. Het betreft de artikelen 5, 6 en 8: Artikel 5, lid 2 De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringen van het desbetreffende begrotingsjaar die in de Voorjaarsnota zijn voorgesteld. Het benodigde kapitaallastenbudget voortvloeiend uit de nog vast te stellen investeringen wordt in de begroting geraamd.

Artikel 5, lid 3 Investeringen die in het vastgestelde investeringsplan zoals opgenomen in de Voorjaarsnota zijn opgenomen, maar waarvan is aangegeven dat de raad daarvoor een afzonderlijk besluit zal worden aangeboden worden later geautoriseerd op basis van een afzonderlijk raadsbesluit Artikel 5, lid 5 Het college informeert de raad vooraf als een investeringskrediet met minimaal 5% van het krediet, met een minimum van € 25.000, dreigt te worden overschreden in de eerstvolgende tussenrapportage of via een afzonderlijk voorstel aan de raad. De raad wordt altijd geïnformeerd als een overschrijding van € 50.000 of meer wordt voorzien, ook al is dit minder dan 5% van het investeringskrediet. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het krediet en de (meerjaren)begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid. Artikel 5, lid 7 Nieuwe bestedingsvoorstellen en investeringen die nog niet zijn geautoriseerd worden behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten zoals de Voorjaarsnota, begroting en Najaarsnota. Bij nieuwe investeringen, die niet opgenomen zijn in het investeringsplan, groter dan €500.000, informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente. Artikel 6, lid 2 De tussentijdse rapportages bevatten een overzicht met de bijgestelde raming van: (…) f.

het verloop overzicht van de uitvoering van verleende kredieten. Artikel 6, lid 3 De tussentijdse rapportage (Voorjaarsnota) die voor de begrotingsbehandeling wordt uitgebracht, bevat tevens een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten. Artikel 8 Waardering en afschrijving van activa

38

Het college stelt periodiek nadere regels vast betreffende de waardering en afschrijving van activa en legt deze ter vaststelling aan de raad voor.

39

3.

Bijlage: tabel afschrijvingstermijnen Algemeen Activa Investeringen < 50.000 Onderzoek en ontwikkeling Voorbereiding grondexploitatie Onderwijshuisvesting Activa Gebouw Grond Renovatie Grote renovatie / vernieuwbouw Dak Lift Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen) Stoffering Buitenzonwering Sport (accommodaties) Activa Gebouw van steen / beton (sporthal, gymzaal, zwembad e.d.) Grond Renovatie Grote renovatie / vernieuwbouw Dak Lift Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen) Stoffering Buitenzonwering Sportvloer Stoffering Buitenzonwering Sport (complexen / buitensport) Activa Aanleg gras / sportpark Aanleg kunstgras: onderlaag Aanleg kunstgras: toplaag Veldverlichting / armaturen (LED) Lichtmasten Kleedlokaal, tribune (steen)

Afschrijvingstermijn Direct tlv exploitatie 5 5

Categorie Nvt IMVA IMVA

Afschrijvingstermijn 40 geen 20 40 20 20 10

Categorie EN EN EN EN EN EN EN

10 10

EN EN

Afschrijvingstermijn 40

Categorie EN

geen 20 40 20 20 10

EN EN EN EN EN EN

10 10 20 10 10

EN EN EN EN EN

Afschrijvingstermijn 30 30 10 30 30 40

Categorie EN EN EN EN EN EN

40

Cultuur Activa Gebouw Grond Renovatie Grote renovatie / vernieuwbouw Dak Lift Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen) Theater installaties (licht, geluid) Stoffering, meubilair Buitenzonwering Carillon, kerkorgel Renovatie carillon, kerkorgel Openbare ruimte Activa Aanleg, vervanging of reconstructie weg Brug, viaduct Tunnel Aanleg bos of park Renovatie bos of park Grootschalige renovatie bos of park (herinrichting, opnieuw aanleggen) Voorzieningen recreatiegebied Verkeersregelinstallaties Openbare verlichting (LED) Straatnaamborden Straatmeubilair Openbare ruimte: groen en recreatie Activa Aanleg bos of park Renovatie bos of park Brug voor fietsers / voetgangers (hout) Grootschalige renovatie bos of park (herinrichting, opnieuw aanleggen) Voorzieningen recreatiegebied Speelvoorzieningen, openbare speelplaatsen Straatmeubilair Bruggen Activa Brug, viaduct (beton) Brug voor fietsers / voetgangers (hout) De val (klep) van een brug Machine / installatie (beweegbare brug) Renovatie brug Remmingwerk bij een brug

Afschrijvingstermijn 40 geen 20 40 20 20 10

Categorie EN EN EN EN EN EN EN

10 10 10 40 20

EN EN EN EN EN

Afschrijvingstermijn 30 Zie ‘bruggen’ 40 30 10 30

Categorie MN nvt MN MN MN MN

30 10 30 30 5

MN MN MN MN MN

Afschrijvingstermijn 30 10 20 30

Categorie MN MN MN MN

30 10

MN MN

5

MN

Afschrijvingstermijn 40 20 30 15 20 10

Categorie MN MN MN MN MN MN

41

Water en oevers Activa Watergang (aanleg) Walmuur (beton, staal) Oever. Beschoeiing (hout) Dukdalf Remmingwerk bij een brug

Afschrijvingstermijn 30 40 30 10 10

Categorie MN MN MN MN MN

Riolering Activa Riolering Relining (kunststof mantel) Drainage Rioolgemaal: gebouw Rioolgemaal: pompen / machines

Afschrijvingstermijn 50 50 45 40 10

Categorie MNH MNH MNH MNH MNH

Parkeren Activa Parkeergarage Fietsenstalling (steen / beton) Grond Installaties parkeergarages Paarkeerautomaten, parkeersystemen Automatisering Aanleg parkeerterrein

Afschrijvingstermijn 40 40 geen 10 7 5 30

Categorie EN EN EN EN EN EN EN

Afschrijvingstermijn 40 geen 20 40 20 20 10

Categorie EN EN EN EN EN EN EN

10 10

EN EN

Kantoorinrichting Activa Eerste inrichting (gemeentelijk eigendom) Vervanging inrichting, meubilair Stoffering, meubilair Buitenzonwering Installaties, telefooncentrale enz. Lift, roltrap

Afschrijvingstermijn 20 10 10 10 10 20

Categorie EN EN EN EN EN EN

Automatisering Activa Datacenter (gebouw)

Afschrijvingstermijn 40

Categorie EN

Gebouwen Activa Gebouw Grond Renovatie Grote renovatie / vernieuwbouw Dak Lift Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen) Stoffering, meubilair Buitenzonwering

42

Datacenter (hardware) Communicatie apparatuur (telefoon, tablet) ICT apparatuur (PC, laptop, wifi) Software, applicaties, website etc. Dataverbinding (glasvezel) Toelichting op categorieën Afkorting IMVA

MN

EN

ENH

5 4

EN EN

5 5 20

EN EN EN

Toelichting Immateriële vaste activa; dit zijn niet-tastbare bedrijfsmiddelen, in de gemeente zijn dit de kosten voor voorbereiding en onderzoek van een uiteindelijke investering of grondexploitatie. Investeringen met een maatschappelijk nut: deze zijn niet verhandelbaar en leveren geen inkomsten op, maar vervullen een publiek nut. Dit zijn met name investeringen in de openbare ruimte. Investeringen met een economisch nut: investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Investeringen met economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven: in de gemeente zijn dit investeringen in bijvoorbeeld riolering en afvalinzameling, welke kunnen worden gedekt uit de riool- en afvalstoffenheffing.

43

4.

Bijlage: ambtelijk proces investeringen en verantwoording Aanmelden nieuwe investeringen Om opgenomen te worden in het Investeringsplan moeten de investeringen in voldoende mate onderbouwd en gespecificeerd zijn. De volgende informatie is hierbij relevant: Duidelijke omschrijving van de investering: wat wordt er gemaakt, wat is het resultaat Onderbouwing investeringsaanvraag en –bedrag Liquiditeitsplanning: in welke jaren wordt de investering voorzien; Onderbouwing dat het gaat om activeerbare kosten Onderbouwing dat eventuele niet-activeerbare kosten in beeld zijn en dat deze geen onderdeel uitmaken van het investeringsbedrag Beschrijving van het maatschappelijk / economisch nut van de betreffende investering. Hierbij dient ook aangegeven wat het beoogde doel van de investering is en aan welk beleidsdoel wordt bijgedragen; Classificering investering in: Uitbreidings- of vervangingsinvesteringen Rendabele of niet rendabele investeringen Onvermijdelijk of Niet-noodzakelijk Componenten en afschrijvingstermijn Eventueel kostprijs verhogende BTW (compensabel / niet compensabel); Aan te vragen subsidies of andere bijdragen van derden; Dekking; Afwegingskader; Eventueel resterende boekwaarde van bestaande activa (bij vervangingsinvestering) Overig. Liquiditeitsplanning Bij het indienen van een investeringsvoorstel dient eveneens een liquiditeitsplanning te worden aangeleverd.

In de voortgangsrapportages dient aangegeven te worden indien afgeweken gaat worden van de (meest recente) planning. Reden hiervoor is dat zodoende in een vroeg stadium afwijkingen van de Investeringsplanning en consequenties voor de treasury kunnen worden geconstateerd. Afschrijvingstermijn De aangegeven afschrijvingstermijn dient gebaseerd te zijn op de afschrijvingstabel, zoals vastgesteld in de bijlagen van de nota Activabeleid en de financiële verordening. Indien een afschrijvingstermijn gewijzigd dient te worden of geheel nieuw is, zal dit tussentijds via de voortgangsrapportages vastgelegd worden. Btw (compensabel/niet compensabel) Voor het opnemen van investeringen in het Investeringsplan zal zoveel mogelijk duidelijk moeten zijn welk Btw-regime van toepassing is. Het Investeringsplan wordt opgesteld exclusief de compensabele en/of aftrekbare Btw. Voor posten waarbij de btw niet compensabel of aftrekbaar is, moeten deze kosten onderdeel uitmaken van de geraamde investeringskosten.

44

Subsidies Reeds bij de investeringsaanvraag dient te worden bezien in hoeverre er aanspraak kan worden gemaakt op bepaalde subsidies. Subsidies, die specifiek voor een bepaalde investering worden verstrekt, mogen wel direct ten laste van het investeringsbedrag worden gebracht (netto waarderingsmethode). Indien een beschikking voor een subsidie wordt ontvangen, dan dient bij de centrale financiële administratie gemeld te worden dat er een bedrag ontvangen gaat worden. Indien het voorkomt dat een niet geraamde subsidie wordt ontvangen, dan wordt dit bedrag alsnog in mindering gebracht op het betreffende investeringskrediet. Dekking Naast subsidies moeten ook andere bijdrages betrokken worden bij de investeringsaanvraag. Hierbij moet gedacht worden aan bijdrages van derden, aanwending beschikbare budgetten, verkoopopbrengsten etc.. Aangegeven moet worden in hoeverre de aangegeven financierings- en dekkingsbronnen haalbaar zijn, anderzijds zal ook moeten worden aangegeven wanneer de inkomsten worden gerealiseerd. Overige Het is niet toegestaan om tussen afzonderlijke investeringen te schuiven of reeds in het Investeringsplan opgenomen reserveringen in te zetten voor een andere investering. Het is wel mogelijk om dit als ‘dekking’ te benoemen en aan de raad voor te leggen bij de afweging van nieuwe en bestaande investeringsramingen.

Jaarlijks zal voor deze uitvraag een format worden uitgezet, waarin de gevraagde onderbouwing en toelichtingen zijn opgenomen. Toetsing nieuwe investeringen Voordat investeringen worden opgenomen in het Investeringsplan wordt door concerncontrol getoetst of er sprake is van een noodzakelijke of onvermijdbare of 100% rendabele investering. Voor alle investeringen geldt dat deze beleidsmatig moeten zijn verankerd (in programmabegroting / onderhoudsplannen) en dat vaststaat dat ze bedrijfseconomisch het beste alternatief zijn (sober versus levensduur). Alle nieuwe investeringen worden expliciet getoetst op het aspect duurzaamheid. Investeringen die voldoen aan bovenstaande eisen worden door de coördinator Investeringsplan verzameld en afgezet tegen het bestaande kader. Hierbij moet naast de regels uit deze nota bijvoorbeeld gedacht worden aan de kaders die de raad heeft gesteld rondom de totale omvang of hoogte van investeringen. Autorisatie, kredietverlening De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust bij de gemeenteraad. De vaststelling van de investeringskredieten vindt plaats bij de begrotingsbehandeling of via separate raadsvoorstellen. Buiten de toegekende of verleende investeringskredieten mogen dus geen investeringsuitgaven worden gedaan.

Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan welke nieuwe investeringen op een later tijdstip apart ter autorisatie moeten worden voorgelegd. In de Financiële verordening zijn hiervoor de volgende categorieën benoemd: A: reeds besloten door de raad Er is reeds een raadsvoorstel vastgesteld door de raad of de investering wordt voor het begrotingsjaar met het vaststellen van de Programmabegroting als krediet verleend.

45

B: besluitvorming door college Investeringen worden als B-investering aangemerkt als: • Er sprake is van een onontkoombare vervangingsinvestering of • Het gaat om erkende stelposten • De investering voortvloeit uit een reeds door de raad vastgesteld plan (bijv. onderwijshuisvestingsplan, meerjaren onderhoudsplannen, ICT-plan etc.). In deze gevallen heeft de raad eerder al de inhoudelijke kaders voor de investering vastgesteld of is geen sprake van beleidsvrijheid. Met de reservering van het budget in het Investeringsplan heeft de raad de investeringsraming vastgesteld. Verdere besluitvorming door de raad geen toegevoegde waarde voor het budgetrecht van de raad. Binnen de door de raad vastgestelde financiële kaders mag het college de nadere onderbouwingen accorderen. C: raadsbesluit volgt In het Investeringsplan is reeds rekening gehouden met de kapitaallasten voortvloeiend uit de investering. Een gedetailleerde onderbouwing en kostenraming dient nog opgesteld te worden. De definitieve raming wordt als kredietvoorstel voorgelegd aan de gemeenteraad, waarna de raad besluit over kredietverlening. Bij het aanvragen en verlenen van een raadskrediet is belangrijk dat de raad een krediet verleent voor het volledige uit te geven bedrag, ongeacht of dat gedeeltelijk wordt gedekt door bijdragen van derden.

Een investering van vier ton, waarvan drie ton wordt gedekt dosubsidies, vraagt evengoed om een krediet van vier ton. Uitvoering investeringen Na kredietverlening wordt de investering uitgevoerd. In de begrotingscyclus wordt de raad geïnformeerd over de besteding van verleende kredieten. In de Najaarsnota wordt op hoofdlijnen de voortgang van het gemeentelijk investeringsplan gepresenteerd. In de Jaarrekening wordt de staat van restantkredieten opgenomen. Daarin wordt per krediet aangegeven welk bedrag er is verleend, hoe veel daarvan is besteed en wat het resterende krediet is. In de Financiële verordening is vastgelegd dat de raad vooraf wordt geïnformeerd over dreigende krediet overschrijdingen. Hoewel niet benoemd in de Financiële verordening, geldt het zelfde voor dreigende tegenvallers in bijdragen van derden die als dekking van een krediet waren voorzien. Als dit zich voordoet wordt niet méér uitgegeven dan het bedrag waar de raad krediet voor had verleend (bruto uitgaven) maar dient de gemeente wel netto een groter bedrage zelf te activeren dan eerder was besloten. Tussentijdse wijziging van inzicht: verplicht wel of niet activeren Investeringen worden in de gemeente veelal ruim van te voren aangekondigd en na besluitvorming van de raad opgenomen in het Investeringsplan. Vervolgens mogen na kredietverlening door de raad kosten worden gemaakt.

Het kan gebeuren dat uitgaven vooraf worden voorzien als kosten ten laste van de exploitatie, waarbij blijkt dat de uitgaven toch de aard hebben van een investering. Dit kan met name gebeuren bij onderhoud in en aan gebouwen, waar niet altijd vooraf duidelijk is of het werk beperkt blijft tot onderhoud of dat uiteindelijk sprake is van een renovatie. Ook kan het gebeuren dat bij uitgaven waarvan de verwachte kosten net onder de activeringsgrens liggen, door een toename van de kosten de uitgaven toch als investering moeten worden gezien.

46

In dergelijke gevallen verschuift het budgetrecht van het college naar de raad. Uitgaven ten laste van de exploitatie mogen door het college worden gedaan, maar investeringen mogen niet eerder worden gedaan dan na kredietverlening door de raad. Wanneer tijdens het doen van uitgaven blijkt dat deze toch als investering moeten worden verantwoord, is strikt gezien sprake van uitgaven die nog niet door de raad zijn geautoriseerd. Omdat de beoogde dekking van deze kosten al was voorzien in de (door de raad goedgekeurde) begroting, volstaat in dergelijke gevallen een melding aan de raad bij de Voorjaars- of Najaarsnota. Daarbij wordt een besluitpunt opgenomen voor kredietverlening door de raad en wordt voorgesteld de begroting met een zelfde bedrag te verlagen. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat kredietverlening in de Voorjaars- of Najaarsnota niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed als investering verantwoord en wordt expliciet in de Jaarrekening benoemd dat deze uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring vooraf van de gemeenteraad. In dit geval gaan een juiste verslaglegging (de kosten moeten verplicht worden geactiveerd) vóór begrotingsrechtmatigheid (investeringen mogen pas worden gedaan na goedkeuring van de raad). Financieel en administratief worden de beoogde uitgaven verschoven van de begroting naar het Investeringsplan.

De begroting op het product of beleidsveld waar de uitgaven oorspronkelijk gedekt waren, wordt eenmalig verlaagd met het bedrag van de investering. Vervolgens wordt de investering bij de eerstvolgende actualisatie opgenomen in het Investeringsplan en worden de kapitaallasten begroot. Voor het saldo begroting geeft dit een eenmalig voordeel in wegvallende lasten, waar verspreid over de afschrijvingstermijn in latere jaren een nadeel van jaarlijkse kapitaallasten tegenover staat. Een wijziging van inzicht is ook andersom mogelijk. Van uitgaven, die als investering waren beoogd, kan blijken dat deze (deels) niet als investering zijn aan te merken. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren in projecten waar naast een vervanging of renovatie ook meteen onderhoud wordt uitgevoerd. Het kan ook gebeuren dat bij een relatief kleine investering de kosten lager blijken te zijn dan vooraf was ingeschat waarna deze onder de activeringsgrens komt. In deze gevallen moeten kosten direct ten laste van de exploitatie worden verantwoord. Dit kan leiden tot een nadeel ten opzichte van de vastgestelde begroting of, als begrotingswijziging niet meer mogelijk is, tot een begrotingsoverschrijding in het lopende jaar.

Hoewel tegenover het nadeel van de hogere last inééns een voordeel staat van een lager te investeren bedrag en dus lagere lasten van rente en afschrijving in de toekomst, is dit toch geen wenselijke situatie. Dit wordt daarom zo veel als mogelijk voorkomen door hier voorafgaand aan de opname van een investering in het Investeringsplan en nogmaals voorafgaand aan kredietverlening op te toetsen. Oplevering of in gebruik name investeringen Voor het opnemen van de investering in de activa administratie wordt een opleverdocument gebruikt waarin de noodzakelijke informatie is opgenomen om tot activeren over te kunnen gaan. In dit document worden o.a. datum en bewijsstukken van oplevering / ingebruikname, motivatie van de gekozen afschrijvingstermijn, het investeringsbedrag, de activacategorie, de kostenplaats voor de kapitaallasten en de te hanteren omschrijving vermeld. Als bijlagen bij het opleverdocument worden nadere omschrijvingen en foto’s gevoegd om duidelijk vast te leggen wat de investering is geweest. Voor het gebruik van dit document is het belangrijk om te beseffen dat het moet worden ingevuld zodra een investering in gebruik wordt genomen, niet pas na de (financiële) afronding van de investering. In de regel is dit het moment waarop een werk wordt open gesteld voor publiek of gebruikers.

47

Bestaanscontrole van activa op de balans Om een oordeel te kunnen geven over de juistheid en het getrouwe beeld van de op balans opgenomen activa is het noodzakelijk om periodiek vast te stellen of de onderliggende activa daadwerkelijk nog aanwezig zijn, nog in gemeentelijk eigendom zijn en of de boekwaardes nog representatief is voor de werkelijke waarde. Hiervoor wordt jaarlijks een bestaanscontrole uitgevoerd. Voor een steekproef uit de activa boven de activeringsgrens wordt de juistheid met onderbouwingen aangetoond. De overige activa (boven de activeringsgrens) worden ook beoordeeld, hiervan wordt geen bewijs vastgelegd. Bij het voornemen tot investeren wordt vooraf gecontroleerd of sprake is van de vervanging van nog niet afgeschreven activa. Bij de verkoop van gronden en opstallen wordt gecontroleerd op een resterende boekwaarde, welk wordt afgewogen tegen de verkoopopbrengst. Dit is een belangrijke waarborg om te zorgen dat activa bij verkoop of vervanging tijdig worden afgeboekt en verwijderd uit de administratie.

48

5.

Bijlage: Schema duurzame waardevermindering

Duurzame waardevermindering toepassen JA Maatschappelijke functie?

NEE

Directe opbrengstwaarde < boekwaarde? NEE

Geen duurzame waardevermindering toepassen

JA Duurzame waardevermindering toepassen JA Intentie duurzaam exploiteren?

NEE

Directe opbrengstwaarde < boekwaarde? NEE

Geen duurzame waardevermindering toepassen

JA

Duurzame waardevermindering speelt geen rol

49