Bijlage 4 - Achtergrondinformatie GR Bereikbaarheid

Bijlage: Achtergrondinformatie GR Bereikbaarheid Inhoud 1.

Wat is de GR Bereikbaarheid? ......................................................................................................... 2

2.

Beleidskader van de GR: Bereikbaarheidsvisie Zuid-Kennemerland............................................... 2

3.

Wisselwerking met Zuid-Kennemer Agenda ................................................................................... 2

4.

Organisatie GR ................................................................................................................................. 3

5.

Wat doet de GR? ............................................................................................................................. 3

6.

P&C cyclus: jaarstukken................................................................................................................... 4

7.

Kaders begroting mobiliteitsfonds .................................................................................................. 5

8.

Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten ................................................... 7

1. Wat is de GR Bereikbaarheid? In 2013 is de samenwerking van de vier gemeenten in ZKL op het gebied van bereikbaarheid geformaliseerd met de Gemeenschappelijke regeling Bereikbaarheid Zuid-Kennemerland (Hierna: GR), De wethouders verkeer en vervoer/mobiliteit van deze vier gemeenten nemen deel aan de ‘Stuurgroep GR’, die tenminste 2 keer per jaar samenkomt (vastgelegd in de regeling). De GR heeft een mobiliteitsfonds waarin de deelnemers jaarlijks een bijdrage storten naar rato van het aantal inwoners. De GR is opgericht voor onbepaalde tijd, het fonds heeft een afgesproken looptijd van 15 jaar en loopt in 2027 af. Met dit mobiliteitsfonds worden bereikbaarheidsprojecten van de ZKLgemeenten of derden voorzien van cofinanciering. De basis om toekenningen te doen uit dit mobiliteitsfonds ligt in vastgestelde Bereikbaarheidsvisie Zuid-Kennemerland (2021).

2. Beleidskader van de GR: Bereikbaarheidsvisie Zuid-Kennemerland De bereikbaarheidsvisie is door alle raden vastgesteld in december 2021. Deze visie is kaderstellend voor de deelnemers aan de GR, zijnde de vier colleges van B&W. Het raamwerk van de vastgestelde bereikbaarheidsvisie is gebaseerd op vier hoofdopgaven die vragen om een goede en slimme organisatie van mobiliteit: woningbouw, klimaat en energie, landschap en recreatie en economie. In de bereikbaarheidsvisie worden zeven oplossingsrichtingen benoemd. Deze oplossingsrichtingen vormen de kaders waarbinnen bijdragen uit het mobiliteitsfonds kunnen worden gedaan en hebben betrekking op alle modaliteiten. Deze oplossingsrichtingen komen ook terug in de opzet van de jaarstukken (zie P&C cyclus: jaarstukken). De zeven oplossingsrichtingen uit de regionale bereikbaarheidsvisie zijn: 1. Versterken netwerk fietspaden; 2. Vergroten OV-Capaciteiten 3. Ontwikkelen OV-knoop Haarlem Nieuw-Zuid 4. Versterken MRA OV-netwerk 5. Faciliteren overstappunten 6. Spreiden pendelstroom 7. Verbeteren doorstroming regioring

3. Wisselwerking met Zuid-Kennemer Agenda In 2021 is de Zuid-Kennemer Agenda vastgesteld, een samenwerkingsagenda tussen de gemeenten Bloemendaal, Heemstede, Zandvoort en Haarlem (specifiek de samenwerking tussen de vier gemeenteraden). Met deze agenda wordt breed ingespeeld op de belangrijkste ontwikkelingen in onze regio, met een focus op vijf pijlers. Bereikbaarheid is een van deze pijlers. Iedere pijler van de Zuid-Kennemer Agenda heeft een eigen portefeuillehoudersoverleg, waarin het betreffende thema voor de regio wordt afgestemd. De overlegstructuur van de GR wordt sinds medio 2022 benut voor deze afstemming. De Zuid-Kennemer Agenda van de vier raden is niet inhoudelijk leidend en

bepalend, maar wel procesmatig waar het de betrokkenheid van de raden aangaat (aansluitend bij het governancemodel van Zuid-Kennemerland). Het inhoudelijk kader voor de samenwerking op het thema bereikbaarheid is de vastgestelde Bereikbaarheidsvisie Zuid-Kennemerland.

4. Organisatie GR De GR bestaat uit een stuurgroep en een ambtelijk kernteam en heeft geen eigen uitvoeringsorganisatie. Stuurgroep GR De stuurgroep GR bestaat uit de vier wethouders van de gemeenten Bloemendaal, Haarlem, Heemstede en Zandvoort die mobiliteit in hun portefeuille hebben. De stuurgroep wordt aangevuld met een bestuurssecretaris/regisseur en secretaris, die verantwoordelijk zijn voor de algemene secretariële en administratieve ondersteuning. Kernteam De GR heeft ook een ambtelijk kernteam die de besluitvorming van de stuurgroep voorbereid. Het kernteam bestaat uit vier ambtelijke leden (strategisch beleidsmedewerkers mobiliteit van de vier gemeenten), de bestuurssecretaris en secretaris. Het kernteam komt periodiek bijeen om de voortgang te bespreken van lopende projecten, aanvragen voor cofinanciering te beoordelen, inhoudelijk regionaal af te stemmen op het gebied van bereikbaarheid en mobiliteit en de advisering aan de stuurgroep voor te bereiden. Het kernteam is de ‘schakel’ tussen de GR, de vier gemeenten zelf en de regio m.b.t. mobiliteit. Daarnaast heeft het kernteam ook een connectie met de uitvoerende afdelingen van de eigen gemeenten waardoor de start en voortgang van de uitvoering kan worden gestimuleerd en gemonitord.

Bijkomende werkzaamheden De gemeente Haarlem is statutair aangewezen als faciliterende partij voor: - Beheer van de financiën van de GR; - Voeren van het secretariaat/managementondersteuning; - Werkgever voor vaste medewerkers met de rol bestuurssecretaris/regisseur en secretaris. De GR is geen zelfstandig opdrachtgever en beschikt niet over een eigen uitvoeringsorganisatie. Dat is ook niet noodzakelijk, maar directe sturing is hierdoor niet goed mogelijk. Dat wil zeggen, elke gemeente voert de projecten zelf en onder eigen verantwoordelijkheid uit. Over deze uitvoeringsprojecten wordt verantwoording (inhoudelijk en financieel) afgelegd aan de eigen gemeenteraad.

5. Wat doet de GR? De snel veranderende opgaven op het gebied van mobiliteit (landelijk en regionaal) én het besef dat de GR niet is ingericht met een zelfstandige uitvoeringsorganisatie, maken het noodzakelijk dat de GR zich duidelijk positioneert. Dit komt tot uiting in onze activiteiten die onlosmakelijk verbonden zijn aan bereikbaarheid en die zich richten op strategische samenwerking met omliggende gemeenten, regio’s en de provincie. De GR Bereikbaarheid heeft drie kerntaken/instrumenten: 1. Bestuurlijke samenwerking, 2. Strategie en lobby en 3. Cofinanciering uit ons mobiliteitsfonds.

Bestuurlijke samenwerking Bestuurlijke samenwerking, binnen Zuid-Kennemerland maar ook met buurtgemeenten als Haarlemmermeer en de regio IJmond, kan resulteren in gedragen doelen en resultaten waar gezamenlijk aan gewerkt kan worden. Gedragen doelen zijn een solide basis voor lobbyactiviteiten binnen de metropoolregio en de provincie. Met bestuurlijke samenwerking wordt ook bedoeld dat er gewerkt wordt aan het opstellen van gemeente-overstijgend beleid op het gebied van bereikbaarheid. Thema’s waaraan gedacht kan worden zijn bijvoorbeeld een regionale Zero emissie zone, regionaal deelscooterbeleid of de kust van onze regio beter bereikbaar maken op drukke dagen. Strategie en lobby In de bereikbaarheidsvisie zijn de ambities van de regio kenbaar gemaakt. In deze ambities wordt het grensoverschrijdend karakter van mobiliteit benadrukt op regionaal niveau maar ook op bovenregionaal en metropolitane schaal. Door de ambities op hogere schaalniveaus kenbaar te maken kan de regio Zuid-Kennemerland zich profileren richting andere overheden om zich strategisch te positioneren. Er speelt op het gebied van regionale mobiliteit al veel. Er bestaat een groot aantal overleg- en samenwerkingsverbanden. Variërend van een informeel portefeuillehouders overleg tot een formeel Provinciaal Verkeer en Vervoer Beraad (PVVB) en verschillende MRAplatforms.

Naast deze structurele overleggen zijn de afgelopen jaren verschillende gelegenheidsoverleggen ontstaan, in de vorm van samenwerkingsagenda’s met Haarlemmermeer en IJmond en de provincie. Bij al deze regionale overleggen is het van belang om als GR Bereikbaarheid te blijven focussen op de ontwikkelperspectieven en oplossingsrichtingen die zijn benoemd in de regionale bereikbaarheidsvisie. Cofinanciering uit mobiliteitsfonds Het derde instrument dat onder de kerntaken van de GR valt is cofinanciering van projecten. Hiermee wordt bedoeld dat de GR vanuit het mobiliteitsfonds middelen beschikbaar kan stellen voor projecten die van regionaal belang zijn. Ook hier geldt weer dat het gelieerd moet zijn aan de vastgestelde bereikbaarheidsvisie. Gemeenten kunnen projecten aandragen om in aanmerking te komen voor een financiële bijdrage. Deze aanvragen worden beoordeeld door het kernteam van de GR en voorgelegd ter besluitvorming aan de stuurgroep. De bijdragen worden opgenomen in dit jaarplan inclusief meerjarenbegroting van de GR, die jaarlijks wordt voorgelegd voor instemming aan de vier gemeenteraden.

6. P&C cyclus: jaarstukken Elk jaar stelt de GR – wettelijk verplicht – een jaarverslag over het afgelopen jaar en een jaarplan + begroting voor het aankomende jaar op. Sinds het jaarplan 2023 wordt het jaarplan opgebouwd langs de lijnen van de regionale bereikbaarheidsvisie. De zeven oplossingsrichtingen geven weer waar de GR een bijdrage aan kan leveren. Deze zijn een afgeleide van de vier modaliteiten zoals die voorheen (vóór 2022) in de jaarplannen stonden. In het Jaarplan wordt ingegaan op de projecten waar in het komend jaar aan wordt gewerkt en geeft een doorkijk naar de daaropvolgende jaren middels de meerjarenbegroting. Hieronder is de P&C cyclus van de GR schematisch weergegeven.

1. Jaarstukken worden opgesteld door de ambtelijke ondersteuning (Q1)

2. Jaarstukken worden door de Stuurgroep in concept aan de raden van de vier gemeenten toegezonden (Q2)

3. De raden krijgen de mogelijkheid om zienswijzen in te dienen op de jaarstukken (Q2)

4. Zienswijzen en jaarstukken worden ter verwerking en vervolgens vaststelling aangeboden aan de Stuurgroep (Q2)

5. Stuurgroep stelt de stukken vast en stuurt deze naar de toezichthouder van de GR, zijnde Gedeputeerde Staten van de provincie (Q2)

P&C Cyclus – Wettelijke deadlines jaarstukken GR Bereikbaarheid 7 april

Jaarstukken worden in concept naar de griffies toegezonden voor behandeling door raadsleden.

Tussen 7 april en vóór 1 juli

Behandeling van de concept jaarstukken in de commissies en raden van de vier gemeenten. Raden kunnen zienswijzen geven op de jaarstukken,

Vóór 1 juli

Stuurgroep GR verwerkt zienswijzen raden en stelt de jaarstukken vast.

Vóór 15 juli

Stuurgroep GR verzend definitieve jaarstukken naar de toezichthouder, zijnde Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland.

7. Kaders begroting mobiliteitsfonds Toelichting begrotingsonderdelen De uitgaven variëren van jaar tot jaar, afhankelijk van de (meestal meerjarige) doorlooptijd van projecten. Middelen die in een specifiek jaar niet worden besteed, blijven beschikbaar in het spaarfonds. Bij sommige projecten is nog geen bedrag in te vullen, maar als wel een uitgave mag worden verwacht, is er vrije ruimte opgenomen voor nieuwe middelen. Ook kan het zijn dat activiteiten voor een bepaald project niet gepaard gaan met een financiële bijdrage, maar bijvoorbeeld bestaan uit bestuurlijke afstemming of lobby. Het fonds bestaat, overeenkomstig de afspraken uit de regeling, uit drie delen: 1. Het projectdeel; hieruit worden concrete projecten (mede) gefinancierd van de deelnemende gemeenten. Bedragen hieruit zijn netto (zonder btw). 2. Het werkdeel; hieruit worden beleidsuitwerkingen, gemeenschappelijke studies en onderzoeken gefinancierd. De jaarlijkse structurele kosten voor dynamisch verkeersmanagement (DVM) worden uit het werkdeel betaald. Evenals de bekostiging van de

interne en externe personele inzet voor de GR (bestuurssecretaris, secretaris en eventuele inhuur) en lobbyactiviteiten. Er vindt achteraf btw correctie plaats. 3. Het vrij-besteedbare deel. Per jaar is hier een bedrag van € 50.000 begroot. Binnen dit vrijbesteedbare deel kunnen o.a. (informatieve) bijeenkomsten voor de regio worden bekostigd (bijvoorbeeld zaalhuur), kosten voor ondersteuning (tekst, beeld en proces) en de jaarlijkse extra inspanning voor opstellen van de jaarstukken.

Toelichting op het overzicht van baten en lasten De begroting van de GR kent uitsluitend structurele inkomsten, bestaande uit de jaarlijkse bijdragen van de vier deelnemende gemeenten. Deze bijdragen bestaan uit een bedrag per inwoner, zoals vastgesteld bij de oprichting van de GR in 2013. De bijdragen worden als spaarfonds (het Regionaal Mobiliteitsfonds) ondergebracht in een voorziening binnen de Haarlemse begroting. In strikte zin heeft de GR hiermee een vordering op de gemeente Haarlem. Het spaarfonds is bedoeld om naast projecten van deelnemers die een bijdrage leveren aan de doelstellingen van de regionale bereikbaarheid, ook grotere projecten te ondersteunen. Incidenteel kan er dus zelfs sprake zijn van een overschrijding van de begroting, indien er een groot project gefinancierd wordt. Er zal nooit een structureel tekort zijn op de begroting. De uitgaven in het projectdeel zijn incidenteel; er zijn geen meerjarige verplichtingen. Eén uitzondering daarop vormt de bijdrage beheer Dynamisch Verkeer Management (DVM), die door de provincie wordt uitgevoerd voor de regio. Deze verplichting is, zonder indexering, afgesproken tot het einde van het mobiliteitsfonds. In het slotjaar van de GR zal daar rekening mee moeten worden gehouden.

Vanwege de beperkte omvang van de financiële stromen én omdat de GR zelf geen rechtspersoonlijkheid heeft, lopen de uitgaven (bijdragen aan projecten) altijd via een van de deelnemende gemeenten die voor een project feitelijk de uitvoering doet. De desbetreffende accountant neemt deze projecten mee in zijn/haar onderzoek. Baten begroting In de GR-regeling zoals door de vier gemeenteraden is afgesproken, is in artikel 15 (lid 1 t/m 3) de bijdrage per deelnemer vastgesteld en ook vastgelegd gedurende de gehele periode waarover de GRafspraken zijn gemaakt. Deze afspraken zijn gekoppeld aan een spaardoel voor het fonds (of inleg), dat aan het einde van de looptijd van het Fonds bereikt dient te worden (tot 2028). De jaarlijkse bijdrage van de deelnemers is als volgt: Begroting 2024 - Baten Bijdrage Deelnemers

Begroot

Toelichting

Bloemendaal

161.000

Haarlem

1.090.000

Heemstede

190.000

Dit zijn de bedragen zoals die bij vaststelling van de GRregeling zijn overeengekomen. Deze baten lopen -zonder aanpassing - door tot het eind van de looptijd van het regionale mobiliteitsfonds.

Zandvoort

121.000

Totaal

1.562.000

Er vindt geen indexatie en/of actualisatie plaats over deze bijdragen. De gemaakte afspraken over de jaarlijkse bijdrage door de deelnemers kunnen worden aangepast (artikel 1, lid 3). Enkele jaren

geleden heeft het bestuur een compact onderzoek gedaan naar de eventuele impact van een aanpassing van de grondslag van de bepaling van de baten voor de GR. Daaruit bleek dat een aanpassing van de bijdrage op basis van de gewijzigde inwonersaantallen zeer geringe financiële veranderingen tot gevolg had. Het bestuur van de GR heeft besloten om de grondslag ongewijzigd te laten.

8. Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten De jaarrekening van de GR Bereikbaarheid Zuid-Kennemerland wordt opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft. •

Grondslagen voor de waardering Algemeen De waardering van de activa en de passiva vindt plaats op basis van de historische kosten. Tenzij hierna bij het desbetreffende balansonderdeel anders is vermeld, zijn de activa en de passiva gewaardeerd tegen de nominale waarde. Vorderingen Vorderingen zijn, onder aftrek van eventuele voorzieningen voor oninbaarheid, tegen de nominale waarde gewaardeerd. De GR heeft geen eigen bankrekeningen. De gelden van de organisatie zijn kortlopend in beheer gegeven bij de gemeente Haarlem.

•

Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen De bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van de historische kosten. De lasten en baten zijn toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Alle lasten en baten die betrekking hebben op het boekjaar en ten tijde van het opstellen van de jaarrekening bekend zijn, zijn in het boekjaar verwerkt. Lasten en verliezen Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het boekjaar zijn in acht genomen, indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Baten en winsten Baten en winsten zijn slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd.

•

Paragrafen Weerstandsvermogen risicobeheersing De GR is gericht op de uitvoering van specifieke activiteiten en houdt in beginsel geen weerstandvermogen aan. Het totale vermogen is beschikbaar voor de doelstelling. Er spelen geen bijzondere risico’s die een financiële impact kunnen hebben. Financiering

De GR financiert alle uitgaven door middel van de bijdragen van de deelnemers. Er is geen eigen bankrekening voor de GR; de gelden van de organisatie zijn kortlopend in beheer gegeven bij de gemeente Haarlem. Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering van de GR is in 2022 verzorgd door gemeente Haarlem. Deze gemeente faciliteert de GR op het gebied van “ondersteunende diensten” (huisvesting, financiën, HRM, enz.) Afspraken over de werkwijze, inclusief de bedrijfsvoering zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling. Verbonden partijen Naast de deelnemende gemeenten zijn er geen organisaties aan te merken als verbonden partij. Overige De overige via het BBV verplicht gestelde paragrafen zijn niet van toepassing voor deze GR, te weten: Lokale heffingen, Onderhoud kapitaalgoederen en Grondbeleid.

•

Controleverklaring Vanwege de bescheiden omvang van de activiteiten en geldstromen is geen accountant ingeschakeld. Een controleverklaring vormt daarom (nog) geen onderdeel van deze jaarrekening. De gemeente Haarlem voert het financiële beheer, dat onderdeel vormt van de financiële administratie van Haarlem, die uiteraard wel aan zowel interne als externe accountantscontrole onderworpen is. Het werkdeel en vrije deel wordt via gemeente Haarlem ingezet en is daarmee onderdeel van de jaarrekening van gemeente Haarlem. Mede omdat de GR zelf geen rechtspersoonlijkheid heeft, lopen de uitgaven (bijdragen aan projecten) altijd via een van de deelnemende gemeenten die voor een project feitelijk de uitvoering doet. De desbetreffende accountant neemt deze projecten mee in zijn/haar controle. Het projectendeel is onderwerp van accountantscontrole via de jaarrekening van de voor het project verantwoordelijke gemeente.