Bijlage 3 Offerte Zandvoort 2027

Offerte toetreding Zandvoort tot de GR Cocensus Voor u ligt de offerte gericht op het aansluiten van de gemeente Zandvoort bij de gemeenschappelijke regeling Cocensus. De offerte is opgesteld op basis van het prijspeil 2027 met inachtneming van de uitgangspunten die zijn verwerkt in de Kadernota 2027-2031 van de GR Cocensus.

De indeling van deze notitie is als volgt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Inleiding Cocensus Bestuur Klantencontacten Managementinformatie Wet- en regelgeving Software Personeel Financiën: offerte

pagina

1

2 2 4 4 5 5 6 7 8

1.

Inleiding

Voor het opstellen van een berekening is ervoor gekozen om op transparante wijze inzicht te geven in de financiële huishouding van Cocensus. Voor het opstellen van de berekeningen is gebruikt gemaakt van cijfers die zijn aangeleverd in de bestuursrapportage van GBKZ, de belastingverordeningen van de gemeente Zandvoort en cijfers van het CBS. Bij de berekeningen is rekening gehouden met het aantal inwoners, het aantal WOZobjecten, het karakter van deze WOZ-objecten (met name het onderscheid woningen, nietwoningen) en de variëteit aan heffingen per gemeente. Specifiek voor de naheffingsaanslagen parkeerbelastingen waarbij enkele jaren sprake is van uitbreiding van de handhaving via scanauto’s is een stelpost van 350.000 euro opgenomen, gebaseerd op 30.000 naheffingsaanslagen per jaar. Hierbij zijn de ervaringscijfers van de gemeente Haarlem gehanteerd. Deze stelposten kunnen worden aangepast op moment dat de werkelijke cijfers hier significant van afwijken. Er is niet uitgegaan van de overname van personeel van GBKZ. Wel krijgen medewerkers van GBKZ de mogelijkheid om als interne kandidaat te solliciteren op de benodigde functies bij Cocensus. Belangrijk uitgangspunt bij toetreding van gemeenten tot de GR Cocensus is het principe van schoonover. Dat betekent dat er geen onnodige werkvoorraden over voorgaande jaren worden meegenomen naar de GR.

Mocht dat toch het geval zijn, dan kunnen er individuele afspraken worden gemaakt over (de kosten van) het wegwerken van deze voorraden onder regie van Cocensus. In de berekening is geen rekening gehouden met activiteiten op het gebied van de BAG of de BGT, anders dan de verplichtingen die voortvloeien uit het gegevensbeheer vanuit met name de WOZ.

2.

Cocensus

Cocensus is een gemeenschappelijke regeling die vanaf 1 januari 2007 de uitvoeringswerkzaamheden van de gemeentelijke belastingen verricht voor de gemeente Haarlem en de gemeente Haarlemmermeer. In mei 2009 is de gemeente Hillegom toegetreden tot Cocensus; per 1 januari 2010 de gemeente Beverwijk en per 1 januari 2012 de gemeenten Wormerland en Oostzaan. Per 1 januari 2014 zijn de gemeenten Alkmaar, Heerhugowaard, Bergen, Langedijk, Graft-de Rijp en Schermer toegetreden tot Cocensus en is er een regionale vestiging in de gemeente Alkmaar geopend. Per 1 januari 2015 is de gemeente Den Helder toegetreden tot de GR. In het kader van de gemeentelijke herindeling zijn de gemeenten Alkmaar, Schermer en Graft-de Rijp per 1 januari 2015 samengevoegd tot één gemeente Alkmaar. Per 1 januari 2020 zijn de gemeenten Castricum, Heiloo en Uitgeest toegetreden tot Cocensus, waardoor feitelijk alle BUCH-gemeenten onderdeel uitmaken van Cocensus. Per 1 januari 2022 zijn de gemeenten Heerhugowaard en Langedijk verder gaan als één gemeente, de gemeente Dijk en Waard. Per 1 januari 2025 is de gemeente Landsmeer toegetreden. In totaal bedient de GR een gebied van ruim 800.000 inwoners (425.000 objecten).

Naast zaken als kwaliteitsverbetering en het wegnemen van kwetsbaarheid was een andere belangrijke reden voor de oprichting van Cocensus het realiseren van een substantiële efficiencybesparing op de uitvoeringskosten. Bij de oprichting van Cocensus is aan de organisatie een pakket aan taakstellingen meegegeven. Tot nu toe zijn de jaarlijkse taakstellingen gerealiseerd.

2

Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges en ingericht als een uitvoeringsorganisatie op het gebied van gemeentelijke belastingen De uitvoeringswerkzaamheden betreffen de uitvoering van de wet WOZ (herwaardering), de aanslagoplegging, de afhandeling van bezwaar- en beroepschriften, de (dwang)invordering en de afhandeling van verzoeken om kwijtschelding. Cocensus verzorgt de contacten met de Waarderingskamer, CBS, kadaster en de afnemers (belastingdienst en waterschap). Vanaf 2023 verzorgt Cocensus de volledige klantencontacten voor al haar deelnemers. Daarnaast beschikt Cocensus over beleidscapaciteit die ingezet wordt bij de voorbereiding, ondersteuning en opstelling van belastingverordeningen, de berekening van de gemeentelijke tarieven en voor bijdragen aan de gemeentelijke producten in het kader van de planning & control cyclus (begroting, voorjaarsnota, bestuursrapportage, najaarsnota en jaarrekening). Cocensus rapporteert maandelijks over de aanslag- en opbrengstrealisatie (journalisering) en daarnaast via geconsolideerde managementrapportages (3x per jaar) over de realisatie, de prognose en de ontwikkelingen op het gebied van de waardeontwikkeling, de opbrengsten van de verschillende heffingen, de bezwaarschriften, de kwijtscheldingsverzoeken en de openstaande vorderingen. Het organogram van Cocensus ziet er als volgt uit:

Afdeling G&IT: Afdeling WOZ: Afdeling H&B: Afdeling Invordering:

gegevens en informatietechnologie waardering onroerende zaken heffingen en bezwaar, inclusief concerncontrol en KCC inclusief eigen deurwaarders

3

In maart 2021 is Cocensus verhuisd naar nieuwe huisvesting in Heemskerk. Nadat duidelijk werd dat het huurcontract in Hoofddorp niet zou worden verlengd is gezocht naar centrale huisvesting. In 2019 was de kantorenmarkt redelijk aangetrokken en was het moeilijk om huisvesting tegen een aanvaardbare prijs te vinden. Er is toen besloten om de optie van het kopen van een pand nader te onderzoeken, hetgeen heeft geleid tot de aankoop van een pand in Heemskerk, dat vervolgens is aangepast tot een zo duurzaam mogelijk pand.

3.

Bestuur

Cocensus kent een Algemeen Bestuur (AB) en een Dagelijks Bestuur (DB). Het DB bestaat uit 5 leden en vergadert vier keer per jaar. Twee van deze vergaderingen worden opgeschaald tot een ABvergadering, mede om de jaarrekening en de begroting vast te stellen. De vergaderingen kenmerken zich door slagvaardigheid en besluitvorming op basis van wederzijds vertrouwen. Het is nog niet voorgekomen, dat er besluiten zijn genomen op basis van het uitbrengen van stemmen. Daarnaast vindt er eveneens vier keer per jaar het opdrachtgeversoverleg plaats (OGO). Dat is een vergadering waarin de besluiten, de rapportages, de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten e.d. worden besproken met de ambtelijke opdrachtgevers. Het OGO dient daarnaast als voorbereidingsoverleg voor de bestuursvergaderingen. Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van colleges. De gemeenteraden van de gemeenten worden in staat gesteld om hun zienswijze kenbaar te maken bij de kadernota, die in november wordt aangeboden en bij de begroting van Cocensus, die in maart wordt aangeboden.

4.

Klantencontacten

Cocensus is een uitvoerende organisatie op het gebied van lokale heffingen. Uiteraard behoudt de gemeente de beleidsverantwoordelijkheid, maar er is ook voor gekozen om in de richting van de inwoners het gezicht en de herkenbaarheid van de deelnemende gemeenten te behouden. Aanslagen zijn voorzien van de gemeentelijke logo’s. Vanaf 2023 verloopt de eerstelijns opvang van inwonervragen via Cocensus. Dat betekent dat op de belastingaanslagen de adressen en het telefoonnummer van Cocensus wordt vermeld. Een stap verder in de belastingprocessen worden de contacten met de inwoners ook vanzelfsprekend door Cocensus verzorgd. Dus op uitspraken op bezwaarschriften, kwijtscheldingsverzoeken, aanmaningen, dwangbevelen e.d. staat eveneens het adres en telefoonnummer van Cocensus. In plaats van een aanslag per post kunnen inwoners er voor kiezen om hun aanslag digitaal te ontvangen via MijnOverheid. Cocensus is daar in 2016 mee gestart. In 2025 is 45% van de aanslagen voor inwoners via MijnOverheid verstuurd. Naast rechtstreeks contact kunnen de inwoners ook terecht in het digitaal loket voor bijvoorbeeld kwijtscheldingsverzoeken, bezwaren, terugbelafspraken met een taxateur, automatische incasso aanvragen of betalingsregelingen op maat.

4

5.

Managementinformatie

Cocensus verstrekt per gemeente maandelijks (op de 3/4e werkdag van de maand) een zogenaamd journaliseringsoverzicht, waarin opgenomen de verstuurde aanslagen en de gerealiseerde opbrengsten per maand per belastingjaar. Hierdoor wordt er maandelijks aansluiting met de debiteurenstand verkregen. Immers de belastinggelden worden wel door Cocensus opgelegd, maar komen binnen op de gemeentelijke belastingrekening. Dat geldt ook voor de aanmaningskosten en kosten van dwanginvordering. Dit voorkomt geldstromen en renteverrekeningen. Driemaal per jaar wordt er per gemeente een uitgebreide managementrapportage opgesteld, gericht op de uitvoering van de gemeentelijke belastingen over de (drie) lopende belastingjaren. Een samenvatting van de managementrapportages, aangevuld met diverse Cocensus-brede productiecijfers en uitgebreid met de onderdelen klantencontacten, personeel en financiën wordt gepresenteerd in de bestuursrapportage. De accountantscontrole voor het onderdeel gemeentelijke belastingen vindt plaats bij Cocensus. De kosten van deze controle zijn opgenomen in de begroting van Cocensus. Door de accountant van Cocensus worden afspraken gemaakt met de gemeentelijke accountant voor de formele overdracht van het door de accountant van Cocensus te controleren deel.

Daarnaast wordt het normenkader en controleprotocol van de betreffende gemeente gehanteerd als input voor de te controleren werkzaamheden. Tot slot kan een gemeente of gemeentelijke accountant het verzoek indienen om specifieke onderdelen meer uitgebreid bij de controle te betrekken. Via een Europese aanbesteding is de opdracht voor de controle van de jaarrekening tot en met jaarrekening 2026 gegund aan Flynth. De accountantscontrole van de belastingverantwoordingen van de deelnemende gemeenten vindt plaats in de 3e week van januari. De jaarrekening die betrekking heeft op de bedrijfsvoering van Cocensus wordt gecontroleerd in de 2e week van februari. Uiteraard worden alle resultaten zo snel mogelijk verstrekt aan de deelnemende gemeenten ten behoeve van hun eigen jaarrekening. In de regel stelt het AB van Cocensus de jaarrekening in de eerste week van maart vast.

6.

Wet- en regelgeving

De verplichtingen van Cocensus om de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te volgen, alsmede de aanwijzingen die zijn opgenomen in de gemeentelijke belastingverordeningen zijn vastgelegd in de Gemeenschappelijke regeling (GR), en in dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) die voor alle individuele gemeenten zijn opgesteld en vastgesteld. In de praktijk van Cocensus is geconstateerd, dat de kennis van lokale belastingen bij de aangesloten gemeenten vermindert of verdwijnt. En hoewel Cocensus zich puur richt op de uitvoering is gebleken dat de behoefte aan beleidsvoorbereiding of beleidsondersteuning is toegenomen. Dat betekent voor de huidige deelnemers aan de GR dat Cocensus intensief betrokken wordt bij het opstellen van de belastingverordeningen. Daarnaast volgt Cocensus alle ontwikkelingen op gebied van lokale heffingen; bijvoorbeeld op het gebied van initiatieven of maatregelen van de rijksoverheid en alle relevante jurisprudentie. Deze ontwikkelingen worden kortgesloten met de ambtelijk opdrachtgevers van de aangesloten gemeenten. In overleg met de privacy-officers en/of FG’s van alle aangesloten gemeenten is een format vastgesteld teneinde te voldoen aan de in mei 2018 vastgestelde Europese richtlijn zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV).

5

7.

Software

Cocensus maakt voor de heffing van belastingen en aanverwante zaken gebruik van het systeem van Gouw IT. Bij toetreding van een gemeente aan de gemeenschappelijke regeling worden de gegevens geconverteerd naar bovengenoemde applicatie. De kosten voor het conversietraject komen voor rekening van Cocensus, met uitzondering van kosten die mogelijk moeten worden gemaakt voor ontsluiting van de gegevens uit de bestaande gemeentelijke systemen. Deze kosten komen voor rekening van de gemeente. In 2018 zijn er en tweetal belangrijke wijzigingen in de software aangebracht. Ten eerste is het EGouw portaal per 1 maart 2018 ontsloten, een portaal waar de inwoner via het inloggen met DigiD rechtstreeks producten kan afnemen. En ten tweede is het Zaaksysteem van Gouw geïmplementeerd. Dit heeft als voordeel dat de gehele work-flow en archieftaak binnen één applicatie gerealiseerd kunnen worden en er geen sprake meer is van onderhoudsgevoelige en vaak kostbare koppelvlakken. Ten behoeve van de (gedigitaliseerde) archieffunctie, ook waar het zgn klantendossiers van gemeenten betreft (denk aan kwijtscheldingsverzoeken of bezwaar- en beroepschriften) voert Cocensus de bewaarplicht uit. Hieraan ten grondslag ligt een Archiefverordening, die is afgestemd met het Noord-Hollands Archief.

Daarnaast is een afzonderlijke dienstverleningsovereenkomst met het Noord-Hollands Archief gesloten voor de jaarlijkse inspectiewerkzaamheden.

6

8.

Personeel

Het personeelsbestand van Cocensus bestaat voor een deel uit voormalig belastingmedewerkers van de aangesloten gemeenten. Ook de staf en het bedrijfsbureau is grotendeels gevuld met (omgeschoolde) belastingmedewerkers. Het formatie-overzicht per 1 juli 2025 luidt als volgt: Formatie 2025

Prognose

01-07-2025

Vacatures

Staf/directie

8,56

6,89

1,67

WOZ

44,7

42,17

2,53

Invordering

31,63

27,43

4,2

Heffingen en Bezwaar

31,89

30,21

1,67

KCC

5,79

5,79

0

Gegevensbeheer en IT

23,53

22,53

1

Totaal

146,1

135,02

11,07

Het volledige technisch netwerk (inclusief servers) alsmede het technisch ICT-beheer zijn in 2024 via Europese aanbesteding door middel van een SLA (service level agreement) uitbesteed aan één externe partij. Voor het technisch beheer rond de belastingapplicatie en de hosting is een overeenkomst gesloten met de leverancier Gouw IT. In de offerte is rekening gehouden met het inpassen van 3,0 fte uitbreiding van de formatie als gevolg van de toetreding van de gemeente Zandvoort, verdeeld over de afdelingen, maar wel met het accent op WOZ-werkzaamheden.

7

9.

Financiën: offerte

Er is een berekening opgesteld voor de bijdrage per gemeente aan de gemeenschappelijke regeling. Als uitgangspunt daartoe is de Kadernota 2027. Voor de eerste afweging voor de gemeente Zandvoort is een offerte afgegeven op basis van de begroting 2025. Ten opzichte van de begroting 2025 zijn de bijdragen van alle deelnemers aangepast voor loon- en prijsontwikkelingen (gebaseerd op de indexcijfers van Centraal Planbureau) en daarnaast voor 2027 met het accres (dit heeft betrekking op de groei van het aantal objecten in de gemeente). Voor 2026 is uitgegaan van een indexering van 3,2%; voor 2027 is uitgegaan van een indexering van 4,84% en van een accres van 1%. Per saldo is de gemeentelijke bijdrage voor 2027 gestegen met 9,04% ten opzichte van 2025. De offerte is derhalve vastgesteld op basis van het prijspeil 2027. Cocensus hanteert daarbij geen systematiek van kostprijzen per product, maar een integrale kostenbenadering. Er is derhalve ook geen sprake van eindafrekeningen voor meerwerk, tenzij de gemeente specifieke opdrachten aan Cocensus verstrekt. Omdat Cocensus volledig zelfstandig opereert, zijn in de begroting ook alle overhead-componenten verwerkt.

Dat betreft niet alleen huisvesting en (kantoor-)automatisering, maar bijvoorbeeld ook de HR-functie en de personeelsadministratie, de financiële administratie inclusief planning en control, de functie KAM (kwaliteit, arbo en milieu), het klantencontactcentrum en de facilitaire functie met eigen postkamer. Op de volgende pagina wordt de begroting 2027 gepresenteerd met daarbij in het geel gearceerde gedeelte de berekende bijdrage voor de gemeente Zandvoort, met een uitsplitsing naar de kostencomponenten conform de opzet van de begroting van Cocensus. Uitgangspunt voor de berekeningen is het overnemen van alle huidige werkzaamheden die voor de gemeente Zandvoort bij GBKZ zijn ondergebracht. Geen rekening is gehouden met extra werkzaamheden op het gebied van de BAG of de BGT, wel is rekening gehouden met alle KCCwerkzaamheden met betrekking tot gemeentelijke belastingen. Omdat alle opbrengsten lopen via de belastingrekening van de gemeente Zandvoort, komen ook additionele, niet geraamde opbrengsten vanuit dwanginvordering (aanmaningskosten- en dwangbevelkosten) rechtstreeks binnen bij de gemeente Zandvoort. Hiertegenover staat dat de wettelijk uitgekeerde proceskostenvergoedingen in het kader van bezwaar- en beroep ook rechtstreeks ten laste worden gebracht van de rekening van de gemeente Zandvoort.

Naast de reguliere belastingheffingen zal Cocensus ook de leges voor zover die via de normale kohier-gang lopen op aanslag brengen inclusief bezwaarafhandeling. Belangrijk is dat er vooraf afspraken worden gemaakt over de wijze waarop deze gegevens worden aangeleverd, zowel wat betreft format, als wat betreft beveiliging in het kader van de AGV.

8

Begroting 2027 Cocensus inclusief de gemeente Zandvoort

Begroting 2027

Baten Bijdragen deelnemers GR Haarlemmermeer Haarlem Beverwijk Hillegom Oostzaan Wormerland Alkmaar Dijk en Waard Bergen Landsmeer Den Helder Uitgeest Castricum Heiloo

Zandvoort 2027

4.852.000 4.084.000 986.000 434.000 269.000 451.000 2.154.000 1.609.000 1.000.000 295.000 1.152.000 318.000 722.000 446.000

Zandvoort Totaal bijdragen deelnemers GR

858.900

858.900

19.630.900

858.900

Lasten Personeel Salarissen Woon-/werkverkeer Tijdelijke inhuur Opleidingen Overig Totaal Personeel

263.000 2.000 18.000 5.200 5.000 293.200

Huisvesting Onderhoud huisvesting Energie en water Kapitaallasten Diensten Voorziening groot onderhoud Totaal Huisvesting

2.000 15.000 8.400 4.200 800 30.400

ICT Netwerk/infrastructuur PC's en randapparatuur Belastingapplicaties Kantoorapplicaties Telefonie Totaal Automatisering

14.400 34.800 32.000 3.200 4.200 88.600

Diverse posten Stelpost naheffingsaanslagen parkeren Rente langlopende lening KCC-frontoffice Totaal Overige uitgaven

57.300 378.000 900 5.500 441.700

Projecten Uitvoering WOZ m2 Mutatie signalering Totaal Projecten

5.000 5.000 5.000

TOTAAL LASTEN

858.900

SALDO

0

9

Toelichting begroting 2027. Bijdragen deelnemers aan de GR De bijdragen 2027 zijn berekend op basis van model dat Cocensus hanteert voor toetredingen en is gebaseerd op het aantal inwoners, aantal objecten en de verscheidene heffingen van de gemeenten. In het model wordt ook rekening gehouden met het karakter van de gemeente (stedelijk, agrarisch). De bijdrage wordt jaarlijks aangepast voor loon- en prijscompensatie op basis van bekende loonakkoorden en de cijfers van het Centraal Planbureau.

Personeel Bij de uitbreiding van Cocensus is rekening gehouden met een toename van de formatie met 3,0 fte. Er is geen sprake van een noodzakelijke verdere uitbreiding van de overhead functies bij de Staf en Bedrijfsbureau. Het opleidingsbudget betreft afgerond 2% van de loonsom. De overige personeelsuitgaven betreffen zaken als personeelsfeest, lief en leed en gedifferentieerd belonen. Hierbij is rekening gehouden met de werkkostenregeling. Huisvesting Bij de huisvesting uitgegaan van een aandeel van 2,6% in de totale huisvestingskosten van Cocensus, verdeeld over de diverse categorieën. De diensten betreffen zaken als koffie/thee-voorziening, schoonmaak, beveiliging e.d. Automatisering De diverse posten voor automatisering spreken voor zich. Uitgangspunt voor de berekeningen zijn de uitbreiding van de GR, waarbij rekening is gehouden met het huisvesting en het ICT-concept. Bij de belastingapplicaties worden de implementatiekosten als investering gezien. Overige uitgaven Onder deze post zijn de uitgaven voor zaken als porti, druk- en kopieerwerk, print-service, accountantscontrole, abonnementen, verzekeringen e.d. ondergebracht. De huidige kosten zijn daarbij geëxtrapoleerd naar uitbreiding van de GR. Bij de gemeente Zandvoort is rekening gehouden met een relatief groot aandeel van de toeristenbelasting.

Stelpost parkeren Voor parkeren is rekening gehouden met 30.000 naheffingsaanslagen per jaar. Gebaseerd op de ervaringen met de gemeente Haarlem waar sprake is van vergelijkbare handhaving zijn de kosten becijferd op 378.000 euro. Dat betreft verzendkosten en printservice, afhandeling bezwaren (gerekend wordt met 22% bezwaren) en de kosten van (dwang-)invordering.

10

Bijdrage gemeente Zandvoort

De bijdrage voor de gemeente Zandvoort op basis van prijspeil 2027 is gelijk aan:

Bijdrage algemeen + Bijdrage parkeren

€

Totaal

€

480.900 378.000 858.900

Zoals gesteld kunnen de kosten voor parkeren gebaseerd op 30.000 naheffingsaanslagen. De bijdrage kan afwijken indien dit aantal significant afwijkt.

Overige kosten Zoals vermeld zijn de conversiekosten reeds verdisconteerd in de offerte. Software leverancier Gouw heeft reeds ervaring opgedaan met een conversie van GBKZ naar Cocensus (in het kader van de herindeling Spaarnwoude, Haarlemmerliede). Wel dient rekening gehouden te worden met kosten van het ontsluiten van gegevens uit de database van GBKZ. Ervaringen van de genoemde herindeling Spaarnwoude, Haarlemmerliede waren voor wat betreft het meewerken van de huidige leverancier moeizaam. Aangeraden wordt om een bedrag van € 25.000 hiervoor te reserveren. Tot slot zouden er nog kosten kunnen voortvloeien uit oude (anders dan reguliere) werkvoorraden. Er kan voor worden gekozen om deze door GBKZ te laten afwikkelen of om deze werkzaamheden onder regie van Cocensus te laten uitvoeren. In dat geval zal er overleg dienen plaats te vinden over de kosten van dit maatwerk.

11