Bijlage 2 - Wederhoor college Rekenkamerrapport Participeren door Anticiperen

Gemeente Zandvoort

Rekenkamer Zandvoort T.a.v. drs. RJ.E. Douma,

Ons kenmerk Datum Afdeling

2024/94054 6 februari 2024

Bestuur en Communicatie

Contact

Karin Nab

Telefoon

0646215436 k.nab@haarlem.nl

E-mail

Onderwerp: Reactie conceptrapport 'Onderzoek naar participatie'

Geachte meneer Douma,

Het college dankt u hartelijk voor het concept rekenkameronderzoek naar participatie: Participeren door Anticiperen, in uw opdracht uitgevoerd en opgesteld door de GBG-Adviesgroep. Het rapport is helder en geeft een goed beeld waar de verbeterpunten voor de toekomst liggen op het gebied van participatie. Deze komen overeen met de inzichten die vanuit gesprekken met bewoners, maatschappelijke organisaties en anderen naar boven kwamen. Deze inzichten zijn ook al verwerkt in het concept beleidskader participatie 2024. Het college wil voorts meegeven dat participatie ook gaat over de benaderbaarheid van het bestuur en over hoe Zandvoorters onderling samenwerken. Vooral dat laatste is van groot belang. Het college is trots op de wil om naar elkaar te luisteren en met elkaar samen te werken in de gemeente.

Alvorens in te gaan op de zeven aanbevelingen uit het onderzoek, eerst drie algemene opmerkingen. 1.

Het rapport beschrijft uitgebreid de participatieladder en geeft aan dat de gemeente

Zandvoort slechts twee treden hanteert, raadplegen en coproduceren. De gemeenteraad heeft op 18 april 2023 ingestemd met de startnotitie Actualisatie Participatiebeleid waarin we afscheid nemen van de participatieladder omdat deze een zekere mate van hiërarchie suggereert: hoe hoger hoe beter. Terecht geeft u in uw onderzoek aan dat in sommige processen dominante stakeholders (Welstand, Vastgoedeigenaren, Provincie) meebeslissen en daarmee een grotere invloed hebben dan andere participanten. Voor alle participanten moet aan het begin van een traject helder zijn wie nog meer participeren en wat het niveau van invloed is voor elke deelnemer.

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie. [Kies adres]

Kenmerk: 2024/94054 Telefoonnummer: 14 023 | www.zandvoort.nl

1/5

In Zandvoort willen we in de toekomst alleen nog werken met meedenken (raadplegen en adviseren), meedoen (co-produceren) en (mee)beslissen. Het kan zo zijn dat bij bijvoorbeeld het realiseren van een nieuw winkelcentrum, het hele dorp mag participeren op het niveau van meedenken, de direct omwonenden en de middenstand participeren op het niveau van meedoen en andere lokale overheden participeren op het niveau van meebeslissen. Participatie is daarmee maatwerk.

De tweede opmerking gaat over draagvlak. U geeft aan dat ook in de startnotitie Actualisatie Participatiebeleid draagvlak als leidend principe wordt opgevoerd, waarmee de gemeente probeert een afspiegeling van de bewoners te krijgen. Dit hebben wij niet zo bedoeld en is het nieuwe kader ook niet zo opgenomen. Het doel van burgerparticipatie is om inwoners en andere belanghebbenden in een vroeg stadium te informeren en te betrekken én de verschillende belangen en uitgangsposities van eenieder in beeld te brengen. De kwaliteit van besluitvorming over beleid of een project kan verbeteren door verschillende (soms tegengestelde) belangen en argumenten tegen elkaar af te wegen. Draagvlak is wel het streven, 2.

maar nooit het doel op zich. Een afspiegeling van bewoners, die het aangaan, streven wij na. In het nieuwe beleidskader spreken we van een inspanningsverplichting om zoveel mogelijk belanghebbenden te bereiken. In de initiatieffase wordt de gewenste representativiteit vastgelegd. Daarnaast, en daar schrijft u ook over in uw onderzoek, kan participatie wel bijdragen aan legitimiteit

van het besluit als van tevoren afstemming is bereikt over de gevolgde procedure.

3.

De derde opmerking gaat over het nieuwe participatiekader, dat binnenkort door de

gemeenteraad besproken gaat worden. Dat kader is tot stand gekomen door vele gesprekken met diverse stakeholders. Er is ook tussentijds contact geweest met de onderzoekers van de GBG-Adviesgroep. De aanbevelingen in dit rapport komen dan ook niet als een verrassing en zijn grotendeels ook al verwerkt in het nieuwe participatiekader.

Aanbeveling 1: Identificeer alle stakeholders Participatie dient zich niet te beperken tot alleen het consulteren van 'inwoners' van Zandvoort maar alle belanghebbenden te omvatten, ook instanties en organisaties die een bepaalde wette lijke taak of bevoegdheid hebben. Het college is het eens met deze aanbeveling. In de initiatieffase wordt een stakeholdersanalyse gemaakt en de beleidskaders geïnventariseerd. Van elke stakeholder moet vanaf het begin helder zijn welke rol zij vervult (meedenken, meedoen of meebeslissen). En voor alle deelnemende

participanten moet dit vooraf helder zijn.

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2024/94054 Telefoonnummer: 14 023 | www.zandvoort.nl

2/5

Aanbeveling 2: Betrek alle stakeholders De huidige manier van participatie moet gezien worden als één manier van participeren, maar er moeten ook andere vormen worden ingezet (enquêtes, onlinebijeenkomsten et cetera), maar ook individuele gesprekken. Zo zal een provincie of een waterschap, of de politie individueel moeten worden benaderd, maar wel worden beschouwd als stakeholder. In de participatiefase betrekt de gemeente alle stakeholders. U geeft aan dat de gemeente tot nu toe slechts voor een manier van participeren kiest. Dat klopt niet helemaal. Al geruime tijd kiest de gemeente voor meerdere aanpakken en zal dat in de toekomst nog meer gaan doen. Dus naast fysieke bijeenkomsten, ook digitale bijeenkomsten, enquêtes, een-op-een gesprekken, werkgroepen, ontwerpsessies. En dat ook op verschillende tijdstippen met verschillende doelgroepen, 's avonds, overdag en soms in het weekend (de beschikbaarheid van de stakeholder is leidend).

Aanbeveling 3: Denk na over wat je vraagt van de stakeholders Een dominante stakeholder die veel invloed heeft kan je niet alleen mee laten denken. Die heeft beslissingsbevoegdheid. Wees daar op voorhand duidelijk over. Datzelfde geldt voor de participatie bijeen komsten. Geef aan wat je maximaal kunt doen met opvattingen en meningen. Is men gezamenlijk aan het ontwerpen, of is de gemeente ideeën aan het ophalen die ze eventueel ook nog naast zich neer kan leggen. Datzelfde geldt voor een enquête. Neemt men de resultaten over, of is het een van de instrumenten. Kortom, de gemeente moet heel expliciet zijn. Het komt sympathiek over dat men uitgaat van coproductie, maar op het moment dat men dit feitelijk niet doet, snijdt de gemeente zichzelf in de vingers en verliest men makkelijk het vertrouwen.

In deze aanbeveling geeft u aan vooral expliciet te zijn richting de stakeholders. Wat is het niveau van invloed? Mogen ze meedenken en bepaalt het college wat er met de inbreng gebeurt of mogen de stakeholders meedoen en daarmee een zwaardere stem in het eindresultaat? In het nieuwe beleidskader wordt vooraf bepaald wat het doel van participatie is, wat de mate van invloed is en welke kaders er gelden. Bewoners hebben het college heel duidelijk meegegeven dat hun tijd kostbaar is en dat zij vooraf willen weten of het college of raad ook daadwerkelijk van plan is om iets met de inbreng te doen.

Aanbeveling 4: Denk na over je eigen bewegingsvrijheid Op het moment dat een participatietraject wordt ingezet waarbij men de deelnemers bepaalde bevoegdheden geeft, beperkt men zichzelf als gemeenteraad. Participatie en besluitvorming in de raad zijn in die zin communicerende vaten. Op het moment dat men hieraan voorbij gaat voelen degenen die hebben geparticipeerd zich niet serieus genomen. Mocht de gemeenteraad maximale bewegingsvrijheid willen houden, dan moet men de participatie niet verder laten gaan dan het ophalen van meningen en opvattingen, en de dominante stakeholders wel hun plek geven. Dan behoudt men maximale vrijheid.

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2024/94054 Telefoonnummer: 14 023 | www.zandvoort.nl

3/5

Het college is van mening dat wanneer de raad (of het college zelf) haar maximale bewegingsruimte wil behouden, er helemaal geen burgerparticipatie kan plaatsvinden. Het doel van participatie is namelijk om het beleid, de besluitvorming en de uitvoering te verrijken met de kennis van de

bewoners. In het nieuwe beleidskader is er veel aandacht voor de initiatieffase. Daarin wordt bepaald wat ieders rol is en de mate van invloed. De gemeenteraad kiest bij het vaststellen van de startnotitie en de daarbij behorende participatieparagraaf welke mate van invloed zij geeft aan de verschillende stakeholders en daarmee dus ook de eigen invloed.

Aanbeveling 5: Communiceer over wat stakeholders kunnen verwachten Deze aanbevelingen lijkt een open deur, maar is het niet. Ogenschijnlijk vindt de ambtelijke organisatie het lastig om te communiceren wat men bedoelt, anders had men dit in het verleden al wel eerder gedaan. Communiceer ook duidelijk wat men NIET kan verwachten. Het college is het eens met deze aanbeveling. Nadrukkelijker dan voorheen zal de gemeente vooraf moeten aangeven wat het doel van de participatie is, wat het niveau is (meedenken, meedoen of meebeslissen) en wie welke rol vervult. Ook zal aan het begin reeds duidelijk moeten zijn dat de gemeente bijna nooit aan alle verwachtingen kan voldoen. Er zullen vaak tegengestelde belangen

zijn.

Aanbeveling 6: Communiceer over de uitkomsten Het feit dat men niet iedereen ter wille kan zijn moet men ook gaan communiceren. Communiceren ook wat er NIET is opgepakt.

Het college is het ook eens met deze aanbeveling. Regelmatig wordt niet tegemoet gekomen aan alle verschillende belangen van inwoners en belanghebbenden. In het nieuwe beleidskader wordt een participatieverslag op hoofdlijnen na de participatiefase verplicht en openbaar gemaakt. Alle participanten krijgen na afloopt het verslag waarin staat wat er gedaan wordt met de inbreng. De gemeenteraad krijgt het verslag en kan daarmee toetsen of het proces zoals afgesproken in de startnotitie is nagekomen. Aanbeveling 7: Reflecteer Reflecteer als ambtelijke organisatie op ieder participatietraject. Bekijk wat goed ging, en wat minder is gelopen. Men zou kunnen beginnen door een van de onderzochte trajecten gezamenlijk langs te lopen.

Het college is het eens. Jaarlijks wordt de uitvoering van burgerparticipatie geëvalueerd. Hierover

wordt gerapporteerd bij de jaarrekening.

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2024/94054 Telefoonnummer: 14 023 | www.zandvoort.nl

4/5

Concluderend ziet het college dat de hoofdlijnen van de aanbevelingen van het onderzoek reeds verwerkt zijn in het nieuwe beleidskader participatie en ziet het onderzoek dan vooral als een bevestiging van de goed ingeslagen weg.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Zandvoort,

de secretaris,

de burgemeester

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2024/94054 Telefoonnummer: 14 023 | www.zandvoort.nl

5/5