Bijlage 2 Onderzoek ICS Gemeentelijke huisvesting Raadhuis Zandvoort

11 April 2025 Projecten Zandvoort

Johan van Dijk Ludwin Budde Marieke Smelt ICS Carmen Buitenhuis ICS

Onderzoek gemeentelijke huisvesting

Raadhuis Zandvoort

Historisch beeld Raadhuis Zandvoort 1930

2

Historisch beeld Raadhuis Zandvoort

3

Raadhuis Zandvoort

4

Context Raadhuis Zandvoort

Gemeentelijke functies in aanvullende bebouwing

Rijksmonument Raadhuis Zandvoort 5

Inhoud 1. Inleiding • Opgave en onderzoeksvraag • Kaders en uitgangspunten • De huidige situatie 2. Onderzoek • Huidig ruimtegebruik • Rijksmonument

• Toekomstige ruimtebehoefte 3. Voorlopige bevindingen en conclusies 4. Scenario’s

5. Vervolgtraject Bijlage: aanvullend locatieonderzoek

Raadhuis Zandvoort

6

Inleiding

Opgave Einddoel: Het huisvesten volgens hedendaagse normen van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van Zandvoort in het monumentale Raadhuis en eventueel aanvullend bouwvolume. Startpunt raadsbesluit 2019/149854 (link 19-11-2019) Onderzoeksvragen: ▪ Wat is het benodigde ruimtebeslag van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie? ▪ Hoe kan het monument zo passend mogelijk hiertoe worden ingezet? ▪ Wat is daarvoor nodig? ▪ En wat zijn de daarbij horende kosten?

Raadhuis Zandvoort

8

Kaders en uitgangspunten

▪ Gemeentelijke organisatie huisvesten in Raadhuis en eventueel aanvullend bouwvolume ▪ Monument geschikt maken voor de ambtelijke en bestuurlijke organisatie ▪ Monument restaureren en verduurzamen ▪ Raadszaal en Trouwzaal op de huidige plek handhaven ▪ Ambtenaren wél een werkplek bieden in Zandvoort ▪ Bepalen totaal benodigd aantal werkplekken voor de ambtelijke medewerkers aan de hand van op basis van 0.7 * fte (waarvan een deel vast en een deel flex). ▪ Technische eisen, toegankelijkheid en Arbo-eisen

NB: In dit onderzoek wordt op gebouwniveau wordt gewerkt met BVO en op ruimteniveau met FNO. BVO staat voor bruto vloeroppervlak en wordt gebruikt voor totaaloverzicht in hoofdlijnen. FNO is functioneel netto oppervlak per ruimte en wordt gebruikt om minimale afmetingen te bepalen voor diverse functies. Van FNO naar BVO is voor nieuwbouw gemiddeld 1,4 en voor renovatie 1,6. In het geval van het oude Raadhuis wordt gewerkt met 1,8 omdat de zolder bruikbaar maken waarschijnlijk veel ruimteverlies kost.

Raadhuis Zandvoort

9

De huidige situatie Het Raadshuis bestaat uit 3 delen:

1

1 Rijksmonument uit 1912 BG en 1e verd 845 m² bvo Zolder 407 m² bvo (onbruikbaar door gebrek aan daglicht) Totaal 1.252 m² bvo 2

2 Tussenlid uit 1981 1.326 m² bvo 3

3 ‘Jaren negentig deel’ uit 1995 1.335 m² bvo

→ TOTAAL 3.510 m² bvo (ex zolder)

2 1 3

3.917 m² bvo (incl zolder) Raadhuis Zandvoort

10

Bouwdeel 1

Raadzaal

Paspoort balie

Vergaderruimten

Trouwzaal

Bouwdeel 2 en 3

Ontvangsthal verdieping

Werkplekken 11

Onderzoek Huidig ruimtegebruik

Inventarisatie huidig ruimtegebruik Ruimtegebruik / leegstand In gebruik door ambtelijke organisatie leegstand

2e verdieping

Trouwzaal

Raadzaal

• Rijksmonument ca 125 m² in gebruik ca 720 m² bvo leegstand (ex. 407 m² bvo onbruikbare zolder) • Tussenlid + Jaren 90-deel ca 2.100 m² bvo in gebruik ca 470 m² bvo leegstand

1e verdieping

• TOTAAL: ca 2.200 m² bvo in gebruik ca 1.200 m² bvo leegstand →Huidige situatie ca 50 % leegstand

Begane grond 13

Inventarisatie huidige functies

Burgemeester Griffie Wethouders Secretaris Burgerzaken Publieksbalie Handhaving Kantine

Werkplekken Overlegruimte

2e verdieping

Fractiekamers (ivm leegstand) Techniek / opslag

Trouwzaal

Raadzaal

• Rijksmonument ca 125 m² in gebruik (Trouwzaal en Raadzaal) 1e verdieping

• Tussenlid + Jaren 90-deel ca 2.100 m² bvo in gebruik

• TOTAAL ambtelijke organisatie Begane grond

→Huidige situatie ca 2.200 m² bvo in gebruik 14

Onderzoek Rijksmonument

Rijksmonument Wens Bestuur en Politiek in Rijksmonument Onderzoeken of dit past? → Overige gemeentelijke functies in aanvullende bouw volume

Zolder Rijkmonument Bruikbaarheid van de zolder afhankelijk van toegankelijkheid en daglicht: • Zolder toegankelijk maken, bijvoorbeeld d.m.v. lift • Zolder voorzien van daglicht door toevoeging van dakramen of dakkapellen → Mogelijkheden afstemmen met afdeling erfgoed en monumentenzorg → Inzetbaarheid zolder nader onderzoeken in vervolg fase

Schetsmatige inpassing Rijksmonument Bestuur en politiek passen op hoofdlijnen in het rijksmonument zie schets inpassing:

Weth Overl 1p eg Secret aris 1p

Burgerm 1p

Audio ICT Trouwzaal

Wethoude r 1p

t

Overleg/fractie ruimtes

t

t Secretar iaat 4p

Wet h

We th

1p

1p

Griffie 3p

p a nt ry

Grif fie

1p

Bo de 1p

17

Begane grond

1e verdieping

Zolder

Onderzoek Toekomstig ruimtebehoefte

Impressie activiteiten in Raadhuis Zandvoort

Ontmoeten

Vergaderen

Bijeenkomsten

Handhaven

Werkplekken

Overleggen / Fracties

Gemeente Raad

Informatie

Politiek & Bestuur

Trouwen

Gemeentelijke documenten

Ruimterelatieschema Ambtenarenwerkplekken

Handhaving

• • • • • • • • • •

• • • •

Kantine / HONK / aanlandplek Keuken Werkplek vaste medewerker Controler 1p Concentratie plek / bel-pod Projectruimte Formule 1 / overlegruimte 6p 2 Overlegruimten 6p / fractieruimte 2 overlegruimte 8p / fractieruimte Multifunctionele vergaderruimte 18p 12 Flex-werkplekken Toiletten, opslag, sleutelkast, repro, server, kolf, ehbo, techniek

6 werkplekken Informeel ontmoetingsplek Briefing overlegruimte (6p) Lockers / douches / kleedruimtes

Bestuur & Politiek • Trouwzaal 10p • • • • • • • • • • •

Raadzaal Burgermeesterskamer 4 Wethouderskamers Secretariaat B&W 4p Griffie 3p Griffie 1p Gemeente secretaris 1p Bode 1p Werkplek communicatie 2p Overlegruimtes 6p / fractieruimte Overlegruimtes 8p / fractieruimte Toiletten, berging, repro, pantry

Publieksbalie

Gezamenlijk Raadhuis Zandvoort

• • • • • •

Entree Ontmoeten Toiletten Repro Server Kolf EHBO

• • • • • • • • •

Balie burgenzaken 3 loketten Spreekkamer Wachtruimte Gastheer-vrouw/portier Backoffice Werkplek burgerzaken 1p Paspoortkluis Brandbeveiligde paspoortkluis Toiletten bezoekers 20

Ruimtebehoefte Bestuur & Politiek Trouwzaal 10p

Totaal 750 m² bvo 35 m² fno

Raadzaal (raadopstelling 17p / vergaderopstelling 40p)

85

1 Burgermeester

24

4 Wethouders

4 x 18

Secretariaat B&W 4p

24

Griffie 3p

18

Griffie 1p

16

Gemeente secretaris 1p

12

Bode 1p

12

Werkplek communicatie 2p

12

Overlegruimtes 6p / fractieruimte (dubbelgebruik)

12

Overlegruimtes 8p / fractieruimte (dubbelgebruik)

18

Toiletten, berging, repro, pantry Totaal 410 m² fno Bruto factor monument 1,8 Raadhuis Zandvoort

21

Ruimtebehoefte Handhaving Werkplekken 6p

Totaal 100 m² bvo 36 m² fno

Informeel ontmoetingsplek

8

Briefing overlegruimte

12

Lockers / douches / kleedruimtes Totaal 58 m² fno Bruto factor 1,4

Raadhuis Zandvoort

22

Ruimtebehoefte Burgerzaken Publieksbalie Balie burgenzaken 3 loketten

Totaal 250 m² bvo 24 m² fno

Spreekkamer

16

Wachtruimte

60

Gastheer-vrouw/portier

6

Backoffice

30

Werkplek burgerzaken 1p

8

Paspoortkluis

2

Brandbeveiligde paspoortkluis

8

Toiletten bezoekers Totaal 168 m² fno Bruto factor 1,4

Raadhuis Zandvoort

23

Werkomgeving ambtenaren Kantine / HONK / aanlandplek

Totaal 650 m² bvo 150 m² fno

Keuken

15

Werkplek vaste medewerker Controler 1p

8

Concentratie plek / bel-pod

2

Projectruimte Formule 1 / overlegruimte 6p

30

2 Overlegruimten 6p (dubbelgebruik fractieruimte)

2 x 12

2 overlegruimte 8p (dubbelgebruik fractieruimte)

2 x 18

Multifunctionele vergaderruimte 18p

36

12 Flex-werkplekken*

72

Toiletten, opslag, sleutelkast, repro, server, kolf, ehbo, techniek Samen 466 m² fno Bruto factor 1,4

* Op basis van 0.7 fte

Raadhuis Zandvoort

24

Ruimtebehoefte totaal Totaal ruimtebehoefte samengevat

m² BVO

Bestuur & Politiek (incl. trouwzaal en raadzaal)

750 m²

Handhaving

100 m²

Burgerzaken Publieksbalie (NB: op begane grond)

250 m²

Werkomgeving medewerkers

650 m²

Totaal m² bvo

1.750 m²

Ter vergelijking: Huidig oppervlakte in gebruik

Raadhuis Zandvoort

2.200 m² BVO

25

Inventarisatie aantal ambtenarenwerkplekken Onderzoek ruimtebehoefte • Interviews met medewerkers en teams • Bezettingsgraad gemeten in september 2023 gedurende 2 weken Uitgangspunten/conclusies • 0.7 x fte* voor het aantal benodigde flexplekken naast het gevraagde aantal vaste werkplekken. • 8 m2 fno per werkplek (arbovoorwaarden) • Afmetingen huidige raadzaal en trouwzaal zijn naar wens Wensen burgemeester en wethouders • Eigen kamer met werkplek en zitje Nog uit te voeren • Herhaling bezettingsgraadmeting in de zomer (i.v.m. seizoenspiek Formule 1) * Bij het project hybride werken in Haarlem wordt voor het berekenen van de ambtenarenwerkplekken gewerkt met de volgende methodiek: Piekbezetting x aantal huidige EWP’s + 25% marge. Bij het bepalen van het totaal aantal EWP’s telt een arboplek mee als 1 EWP en een aanland-, vergader, en andere plekken als 0.5 EWP. Na een nieuwe telling is het raadzaam deze methodiek naast de genoemde methodiek te leggen ter vergelijking.

Raadhuis Zandvoort

26

Voorlopige Bevindingen & conclusies

Voorlopige bevindingen en conclusies ▪ Voorkeur voor alle gemeentelijke functies op 1 locatie ▪ Bestuur en politiek passen op hoofdlijnen in het monument (in geval van bruikbare zolder inclusief overlegruimtes/fractieruimtes) ▪ Trouwzaal en Raadzaal kunnen in het rijksmonument worden behouden ▪ Overlegruimtes kunnen d.m.v. dubbelgebruik worden ingezet voor fractieruimtes ▪ Publieksbalie moet op de begane grond ▪ Andere onderzochte locaties bieden momenteel geen vrije beschikbare ruimte voor publieksbalie en/of handhaving ▪ Ruimtebehoefte gemeentelijke functies in totaal ca 1.750 m² bvo

Raadhuis Zandvoort

28

Scenario’s

Scenario’s

Nader onderzoek: bruikbaar maken zolder Afhankelijk: toegankelijkheid en daglicht

Scenario 1 Restauratie monument + aanvullende nieuwbouw

Nieuwbouw of hergebruik ontwikkellocatie voor woningbouw → ander project

Scenario 2 Restauratie monument + casco hergebruik tussenlid

Raadhuis Zandvoort

30

Scenario’s Scenario 1 Restauratie monument + aanvullende nieuwbouw

Scenario 1a incl zolder monument

700 m²

Scenario 2 Restauratie monument + casco hergebruik tussenlid

1.252 m²

Totaal: 1.950 m2 (inclusief 200 m2 inpassingsverlies)

Scenario 2a incl zolder monument

Hier uitgaande van 21 m breed Alleen publieksbalie op begane grond Breedte is flexibel *

Totaal: 1.845 m2 (inclusief 105 m2 inpassingsverlies)

Scenario 1b ex zolder 1000 m²

845 m²

Totaal: 2.578 m2 (op basis van huidig beschikbare meters)

1.326 m²

1.252 m²

34 m breed conform bestaand

Scenario 2b ex zolder 1.326 m²

845 m²

Totaal: 2.171 m2 (op basis van huidig beschikbare meters)

*Scenario 1: Breedte gekozen met alléén publieksbalie op de begane grond. Dit geeft meer ruimte voor woningbouw. **Diepte bij beide scenario’s gelijk. Namelijk 12 meter. Bij keuze publieksbalie en handhaving op begane grond wordt de breedte 30 meter. Volgens huidige bestemmingsplan zijn 4 bouwlagen mogelijk.

31

Scenario 1 3e verdieping

Burgemeester Griffie Wethouders Secretaris

lift

2e verdieping

lift

1e verdieping

lift

Burgerzaken Publieksbalie Handhaving Kantine

Ambtelijke organisatie werkplekken

Raadhuis Zandvoort

Begane grond

lift

Scenario 2 ▪ Tussenlid casco hergebruiken ▪ Bestaande bouwcontour behouden? ▪ Architectuur en uitstraling van het tussenlid uitwerken in vervolgfase ▪ Onderzoeken naar mogelijkheden voor een extra verdieping optoppen?

Burgemeester Griffie Wethouders Secretaris

3e verdieping

2e verdieping

lift

lift

1e verdieping

Burgerzaken Publieksbalie Handhaving Kantine

Ambtelijke organisatie werkplekken

lift Raadhuis Zandvoort

Begane grond

33

Fasering Fase 1 (scenario 1 en 2) Rijksmonument restaureren Alle gemeentelijke functies passen tijdens de werkzaamheden in het Jaren-90-deel. Grootste gedeelte van de gemeentelijke functie zitten hier al. Alleen raadzaal tijdelijk verhuizen naar grote projectruimte op de 2e verdieping (deze projectruimte wordt in zomer seizoen gebruikt door Formule 1) Fase 2 Jaren-90 deel blijft in gebruik tijdens werkzaamheden Scenario 1 → Tussenlid slopen en aanvullende nieuwbouw realiseren Scenario 2 → renoveren van tussenlid d.m.v. hergebruik casco Fase 3 In gebruik name

Raadhuis Zandvoort

Vervolgtraject ▪ Startnotitie in maart 2025 ter besluitvoering naar de Raad ▪ Vervolgens van initiatieffase naar definitiefase ▪ In definitiefase diverse thema’s klaarmaken voor besluitvorming, onder andere: ▪ Vaststellen benodigde aantal meters en vormvrijheid voor het aanvullend volume ➢Bruikbaar maken zolder nader onderzoeken. Gebruik zolder van invloed op aanvullend volume. ➢Bezettingsgraad nieuwe meting uitvoeren ➢Impact bestemmingsplan bepalen ➢….

Raadhuis Zandvoort

35

11 April 2025 Projecten Zandvoort

Johan van Dijk Ludwin Budde Marieke Smelt ICS Carmen Buitenhuis ICS

Einde

Bijlagen • Aanvullend onderzoek alternatieve locaties voor publieksbalie en/of handhaving • Impressie activiteiten in Raadhuis Zandvoort

Raadhuis Zandvoort

37

Inventarisatie andere locatie In hoeverre passen Publiekbalie en/of handhaving in gebouwen Blauwe Tram, HDMZ of politiebureau?

Blauwe tram

HDMZ

▪ Blauwe tram heeft geen beschikbare vrije ruimte. ▪ HDMZ in gebruik door museum en heeft geen beschikbare ruimte. ▪ Politiebureau heeft momenteel geen ruimte voor de huisvesting van handhaving. ▪ Indien ruimte vrijgemaakt wordt, gelden hoge aanvullende verbouwingskosten en huur/aankoop nieuwe locaties. Raadhuis Zandvoort

38