Bijlage 2. 100 dagen Zandvoort bevindingen ruimtelijke ontwikkelprojecten gemeente Zandvoort, directeur fysiek domein, maart 2023

Memo [Ondertitel]

Aan

Portefeuillehouder Projecten / college van B&W gemeente Zandvoort

Datum

14 maart 2023

Onderwerp

Bevindingen ruimtelijke ontwikkelprojecten gemeente Zandvoort

Van

Jaap Meindersma, directeur Fysiek Domein

Geachte wethouder, geacht college, Aan het einde van de vorige collegeperiode heeft u met de gemeentesecretaris en een delegatie van het Netwerkteam Fysiek Domein gesproken over de aansturing en organisatie van de ontwikkelprojecten in Zandvoort. Naast een aantal inhoudelijke vragen en zorgen was dat gesprek mede ingegeven door de openstelling van de vacature gebiedsmanager. Tot dat moment was het ambtelijk opdrachtgeverschap voor de ontwikkelprojecten belegd bij die gebiedsmanager. In dat gesprek is afgesproken dat de nieuwe gebiedsmanager (hetzij tijdelijk, hetzij permanent aangetrokken) als eerste een analyse zou maken van de totale werkportefeuille, waarbij separaat ingezoomd zou worden op het deel dat de projectontwikkeling betrof. Omdat er geen kandidaten waren voor deze functie is gekozen voor een tijdelijke invulling. De ingehuurde gebiedsmanager heeft in de periode waarin zij werkzaam was primair een analyse gemaakt van het gebiedsmanagement (uitvoering gebiedsopgave), inclusief de bijbehorende organisatie. Na haar vertrek was intussen een nieuw college geïnstalleerd, met een andere portefeuilleverdeling. Alle ruimtelijke ontwikkelprojecten waren ondergebracht bij één wethouder. Om een aantal redenen was opnieuw een vaste invulling van de functie van gebiedsmanager niet aan de orde.

De nieuwe bestuurlijke context was voor de afdelingsmanager Programma’s en Gebieden en mij aanleiding om voor te stellen een tijdelijke knip te maken in het werkpakket van de gebiedsmanager, waarbij het ambtelijk opdrachtgeverschap apart belegd zou worden. Naast praktische redenen bood dat ook de gelegenheid om met deze constructie in Zandvoort ervaring op te doen. Dit voorstel is door de toenmalige portefeuillehouder omarmd, en de tijdelijk aangestelde ontwikkelmanager kreeg de opdracht om alsnog de analyse te maken van de lopende projecten en de wijze van aansturing en organisatie op dit onderdeel, conform de afspraak met het vorige college. Na zijn eerste honderd dagen heeft Jasper Baas, de ontwikkelmanager, zijn advies aan mij opgeleverd. Door de toenmalige portefeuillehouder is gevraagd om inzage in de concept-notitie, voorafgaand aan interne bespreking in het netwerkteam en de directie. Die ruimte is door mij geboden, met de kanttekening dat mijn oordeelsvorming, over de notitie nog zou volgen. Voorliggend memo bevat die oordeelsvorming, gebaseerd op gesprekken met de ontwikkelmanager, NT en directie. De notitie van Jasper Baas is zonder wijzigingen of aanpassingen bijgevoegd, met de

1/4

kanttekening dat door de auteur is aangegeven dat bij nader inzien de opmerkingen over de kwaliteit van medewerkers nuance verdient. Hierop kom ik later in dit memo nog even terug. Algemeen: Elke organisatie vraagt om onderhoud en verbetering, zeker in een tijd waarin veel omstandigheden waarin we moeten werken aan verandering onderhevig zijn. Gemeentebreed werken we aan een helder organisatiekompas, leiderschapsontwikkeling, duidelijke rollen / taken / verantwoordelijkheden, versterking van het strategisch vermogen en een goede verhouding tussen vaste activiteiten en flexibele inzet. In die agenda is in de directie specifiek aandacht voor de organisatiewensen die het college van Zandvoort heeft meegegeven in de brief over de ambtelijke samenwerking. In aanvulling daarop versterken we met vijf veranderlijnen de samenhang en samenwerking in het Fysiek Domein, onze aantrekkelijkheid als werkgever en het intensiveren van de relaties met partners in de stad en het dorp. De ontwikkelorganisatie krijgt daarbij apart aandacht, gezien de snelgroeiende portefeuille van ontwikkelprojecten, de complexiteit van de markt en de wens om meer in samenhang te kunnen sturen. De analyse en aanbevelingen voor Zandvoort staan daarmee niet op zich, maar passen in een bredere verbetering en versterking van de organisatie waar we reeds mee bezig zijn.

De analyse van Jasper Baas levert in hoofdlijnen een herkenbaar beeld op. Ik zal in dit memo niet op elk onderdeel even precies ingaan, maar me beperken tot de kern van de adviezen die we uw bestuur willen geven. 1. Continueer het werken met een aparte ambtelijk opdrachtgever / ontwikkelmanager, naast de gebiedsmanager die verantwoordelijk is voor het opstellen en uitvoeren van het gebiedsprogramma. De ontwikkelmanager is voor het geheel van de projectenportefeuille het eerste aanspreekpunt voor het college; vanaf de definitiefase is de projectmanager voor zijn of haar project het eerste aanspreekpunt. 2. Maak bewuste bestuurlijke keuzes, gebaseerd op scherpe ambtelijke advisering, en leg die adviezen, keuzes en beslissingen ook vast; benut hiervoor een goed ingericht stafoverleg met dito verslaglegging. 3. Bij die keuzes gaat het bij nieuwe of fors bij te stellen projecten in ieder geval over: a. De inhoudelijke vraag of een project in ieder geval tot aan de startnotitie moet worden opgepakt b. De afweging tussen een snelle start van een project of de noodzaak tot een daarop vooruitlopende visie op het grotere geheel c. De benodigde capaciteit versus de spankracht van de organisatie 4. Benut de vastgelegde afspraken uit het Zandvoorts Ruimtelijk Planproces.

Maak van de startnotitie het eerste politiek-bestuurlijke document, waarin die hiervoor genoemde keuzes expliciet terugkomen, zodat ze ook bestuurlijk bekrachtigd kunnen worden.

2/4

5. In diezelfde lijn: houd de proces/projectopdracht ambtelijk, zodat die opdracht zich beperkt tot een aantal organisatorische afspraken. De bestuurlijk relevante inhoud (scope, aanpak) krijgt z’n plek in de hiervoor genoemde startnotitie. Dat voorkomt dat op het verkeerde moment discussie wordt gevoerd, leidend tot verwarring en vertraging. 6. Koester het informele karakter van Zandvoort, maar blijf wel zorg dragen voor een inzichtelijke en transparante advisering en besluitvorming, in de hiervoor genoemde staf. In die lijn: bespreek ook de voortgang en bijstelling van projecten in een formelere setting. Dat kan eveneens in voornoemd stafoverleg of in een ander overleg waarin met regelmaat de voortgang van lopende projecten wordt geagendeerd. De ontwikkelmanager is verantwoordelijk voor agendering, verslaglegging en samenstelling (naast projectmanagers waar nodig ook planeconoom, stedenbouwkundige of andere voor dat onderwerp relevante adviseurs). 7. Continueer de eerder ingezette rapportages voor college en gemeenteraad, zodat over de hele projectenportefeuille overzicht wordt geboden op inhoudelijke en financiële voortgang. Een deel van de onderliggende analyse richt zich niet zozeer op het bestuurlijk proces of op de dynamiek tussen bestuur en ambtelijke organisatie, maar op de organisatie zelf.

In overleg met het Netwerkteam en de directie pakken we de komende tijd de volgende verbeteringen op en zetten we op die punten de reeds eerder ingezette verbeteringen door: 8. We gaan medewerkers (zowel projectmanagers als inhoudelijk adviseurs) bij voorkeur inzetten op meerdere projecten in Zandvoort, zodat daarmee de samenhang wordt bevorderd. Een verantwoorde bedrijfsvoering is en blijft daarbij randvoorwaardelijk (voorkom te grote afhankelijkheid van te weinig medewerkers; enkelvoudige inzet voor Zandvoort beperkt onze mogelijkheden op de arbeidsmarkt). 9. Bij de bespreking van de adviezen van het bureau Rijnconsult en de verdere uitwerking van de rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen het Fysiek Domein staan we expliciet stil bij de verantwoordelijkheid van ontwikkel- en projectmanagers versus de leden van een projectteam. Uitgangspunt: opdrachtgever en projectmanager zijn eindverantwoordelijk voor de realisatie van producten en de advisering aan het bestuur. Zij brengen zoveel mogelijk de verschillende inhoudelijke ambities bij elkaar (daarin ondersteund door de ontwerpende disciplines). Daar waar nodig maken zijn in hun advisering de eventuele keuzes en afwegingen zichtbaar. In diezelfde lijn zijn procesmanagers (en uiteindelijk de ambtelijk opdrachtgever ook verantwoordelijk voor budgetbewaking en kostenconsequenties van te nemen beslissingen.

Uiteraard kan het zijn dat projectkosten oplopen als gevolg van externe omstandigheden of van bestuurlijke heroverweging. De afweging die daaruit voortvloeit dient altijd expliciet gemaakt te worden. 10. In de organisatie waarderen we de professionaliteit van onze medewerkers. Zij zien en weten vaak heel goed wat er moet gebeuren, om Zandvoort beter te maken. Die afweging heeft echter ook consequenties die vanuit één medewerker moeilijk gezien kunnen worden, zoals andere bestuurlijke afwegingen en inzet van capaciteit van andere teams en afdelingen. Ruimte voor eigen professionaliteit moet gepaard gaan met actieve verantwoording over

3/4

start en aanpak van werkzaamheden, zowel in de lijn als binnen een project. We maken dit thema onderdeel van onze personeelsgesprekken in het komende jaar. Voor omvangrijkere studies of opdrachten geldt sowieso: geen opdracht, geen werk. Op één onderdeel vinden we de analyse van Jasper Baas te scherp geformuleerd. Uiteraard is een kritische blik op de competenties, kennis en ervaring van medewerkers die we inzetten in Zandvoort (en in Haarlem) een onderdeel van ons werk. We kijken daarbij altijd naar een goede match tussen de kwaliteiten van onze collega’s en de inzet die in het betreffende project nodig is. Daarin is ons aanbod net zo divers als de projecten. Projecten kunnen eenvoudig of complex zijn; de verschillende fases in een project vragen om verschillende competenties. Zo differentieert onze groep collega’s ook: junior - senior, ervaren - nieuw, vast - inhuur. Verwachtingen moeten dus verschillend zijn, zeker als de samenstelling van teams beïnvloed wordt door de mogelijkheden die we in de organisatie hebben (mede als gevolg van de soms extreem krappe arbeidsmarkt). Over die verwachtingen kunnen en moeten we als management explicieter zijn; een duidelijke aansturing (zie veel van de opmerkingen hierboven) kunnen bijdragen aan realistische verwachtingen. Ik stel u voor om over de onderliggende analyse en vooral over deze aanbevelingen verder door te spreken.

Met vriendelijke groet,

Jaap Meindersma, Directeur Fysiek Domein

4/4